एकीकरण (Integrations)

Lawzana Flow नई पूछताछों को एक ही स्थान पर लाता है, चाहे वे कहीं से भी शुरू हों: आपकी वेबसाइट, आपका अपना संपर्क पृष्ठ, आपका ईमेल, Zapier या Lawzana Directory। जब आप कोई इनवॉइस जारी करते हैं या भुगतान प्राप्त करते हैं, तो यह आपके अन्य टूल्स को भी सूचित कर सकता है। यह मार्गदर्शिका प्रत्येक चैनल और उसे सेट करने के स्थान के बारे में बताती है। इनमें से अधिकांश Settings में Integrations के अंतर्गत उपलब्ध हैं।

लीड कैप्चर विजेट (Lead Capture Widget)#

Lawzana Flow में पूछताछ स्वतः प्राप्त करने के लिए अपनी वेबसाइट पर एक लीड कैप्चर फ़ॉर्म एम्बेड करें।

विजेट सेट अप करना#

1. Settings → Website Widget पर जाएं
2. Generate Widget Key पर क्लिक करें (केवल फ़र्म का स्वामी ही कुंजी प्रबंधित कर सकता है और कस्टमाइज़र खोल सकता है)
3. Open Customizer पर क्लिक करें और एक Widget Mode चुनें:

विजेट को कस्टमाइज़ करना#

फ़ॉर्म सामग्री:

• Form Title — फ़ॉर्म का शीर्षक (डिफ़ॉल्ट: "Get in Touch")
• Description — उपशीर्षक या निर्देश
• Submit Button Text — सबमिट बटन का लेबल (डिफ़ॉल्ट: "Submit")
• Success Message — सबमिट करने के बाद दिखने वाला संदेश (डिफ़ॉल्ट: "Thank you! We'll be in touch soon.")

शैली (Style):

• Primary Color — बटन और एक्सेंट रंग
• Background — फ़ॉर्म की पृष्ठभूमि
• Text Color — लेबल और मुख्य टेक्स्ट का रंग
• Border Color — फ़ॉर्म का बॉर्डर
• Border Radius — कोनों की गोलाई

त्वरित प्रीसेट: Default, Blue, Green, Purple, Rose, Amber, Dark

बटन मोड: Button Text सेट करें (डिफ़ॉल्ट: "Contact Us")।

फ्लोटिंग मोड:

• Position: स्क्रीन के नीचे बाईं, मध्य या दाईं ओर
• Button Size
• Icon Style: Chat या Form

फ़ॉर्म फ़ील्ड्स:

• Name (हमेशा अनिवार्य)
• Email (हमेशा अनिवार्य)
• Phone (वैकल्पिक: Show Phone Field, और यदि आप चाहें तो Phone Required)
• Message (वैकल्पिक: Show Message Field)

अपनी वेबसाइट पर एम्बेड करना#

कस्टमाइज़र में Embed Code टैब खोलें, Copy Code पर क्लिक करें और इसे अपनी वेबसाइट के HTML में पेस्ट करें। यह इस तरह दिखता है:

<div data-lawzana-widget data-options='{"mode":"inline","title":"Get in Touch"}'></div>
<script src="https://flow.lawzana.com/api/widget/embed.js?key=YOUR_KEY" async></script>

विजेट से आने वाली लीड्स का स्रोत "Website" दिखाई देता है।

विजेट सुरक्षा#

• प्रत्येक विजेट कुंजी आपके संगठन से जुड़ी होती है
• पुरानी कुंजी को अमान्य करने के लिए Regenerate Key का उपयोग करें (मौजूदा विजेट इंस्टॉलेशन तब तक काम करना बंद कर देते हैं जब तक आप उन्हें अपडेट नहीं करते)
• विजेट को पूरी तरह से बंद करने के लिए Revoke Key पर क्लिक करें
• दुरुपयोग को रोकने के लिए सबमिशन दर सीमित (rate-limited) हैं, और 24 घंटों के भीतर एक ही ईमेल दो बार भेजे जाने पर केवल एक ही लीड बनती है

संपर्क पृष्ठ (Contact Page)#

Flow आपकी फ़र्म के लिए एक सरल संपर्क पृष्ठ होस्ट कर सकता है, जिसका अपना लिंक और QR कोड होता है। इससे भेजा गया प्रत्येक संदेश स्रोत "Contact page" के साथ Leads में आता है, और आपकी टीम को सामान्य नया-लीड ईमेल प्राप्त होता है।

1. Settings → Contact page पर जाएं
2. Create my page पर क्लिक करें (हम इसे आपकी फ़र्म के विवरण से तैयार करते हैं)। यदि आपकी फ़र्म Lawzana Directory से जुड़ी है, तो आप इसके बजाय Create it from my lawzana.com profile पर क्लिक कर सकते हैं
3. इसे चार टैब में संपादित करें: Design, Text, Contact details और Link and visibility। एक शैली (Classic, Modern, Minimal, Bold या Custom) और एक मुख्य रंग चुनें।
4. Publish my page पर क्लिक करें, फिर लिंक या QR कोड साझा करें

जब तक आप इसे प्रकाशित नहीं करते, तब तक कोई भी इस पृष्ठ को नहीं देख सकता। आप Assistant से अपने शब्दों में पृष्ठ को बदलने के लिए भी कह सकते हैं (प्रति अनुरोध 2 AI क्रेडिट); इसके परिवर्तन आपके ड्राफ्ट में तब तक रहते हैं जब तक आप सहेज नहीं लेते। यह पृष्ठ पिछले 30 दिनों के विज़िट और संदेश दिखाता है।

सर्च इंजन इस पृष्ठ को तब तक सूचीबद्ध नहीं करते जब तक आप Let search engines find this page चालू नहीं करते। सशुल्क प्लान्स पर आप "Powered by Lawzana Flow" लिंक को छिपा सकते हैं। केवल स्वामी और व्यवस्थापक (admins) ही पृष्ठ बना या बदल सकते हैं।

API एकीकरण (API Integration)#

अपने स्वयं के फ़ॉर्म या सिस्टम से लीड भेजने के लिए, Settings → API Integration पर जाएं। यह एंडपॉइंट, अनुरोध फ़ील्ड्स (नाम, ईमेल, फ़ोन, संदेश, स्रोत, रेफ़रलकर्ता), कोड उदाहरण और एक Send Test Lead बटन दिखाता है। यह वेबसाइट विजेट के समान ही कुंजी का उपयोग करता है।

• दर सीमाएं (Rate limits): प्रति IP पता 5 अनुरोध प्रति मिनट, प्रति कुंजी 10 प्रति मिनट
• 24 घंटों के भीतर एक ही ईमेल दो बार भेजे जाने पर केवल एक ही लीड बनती है
• नई लीड्स आपके पहले लीड चरण में असाइन किए बिना (unassigned) जाती हैं

ईमेल फ़ॉरवर्डिंग (Email Forwarding)#

प्रत्येक व्यक्ति को एक निजी इनटेक पता मिलता है। अपने इनबॉक्स से स्वचालित रूप से या एक-एक करके क्लाइंट ईमेल इस पते पर फ़ॉरवर्ड करें, और Flow प्रत्येक संदेश को संबंधित क्लाइंट के अंतर्गत फ़ाइल कर देता है।

1. Settings → Email Forwarding पर जाएं
2. Create Email Connection पर क्लिक करें और Your Intake Address कॉपी करें
3. Gmail, Outlook या अपने ईमेल प्रदाता में फ़ॉरवर्डिंग सेट करें (पृष्ठ पर चरण-दर-चरण निर्देश दिए गए हैं)

Flow केवल उन्हीं ईमेल को देखता है जो आपके इनटेक पते तक पहुँचते हैं; यह कभी भी आपके मेलबॉक्स में लॉग इन नहीं करता है। जब प्रेषक अभी तक आपका क्लाइंट नहीं होता है, तो ईमेल Email Review में प्रतीक्षा करता है, जहाँ आप इसे एक लीड में बदल सकते हैं या हटा सकते हैं। इस तरह बनाई गई लीड्स का स्रोत "Email" दिखाई देता है।

बुकिंग पृष्ठ (Booking Page)#

क्लाइंट आपकी फ़र्म के सार्वजनिक पृष्ठ, आपके द्वारा साझा किए गए लिंक या उनके क्लाइंट पोर्टल से आपके साथ ऑनलाइन बैठक बुक कर सकते हैं। यह प्रत्येक प्लान में शामिल है।

अपना बुकिंग पृष्ठ खोलना#

1. Settings → Booking पर जाएं (स्वामी, व्यवस्थापक और सदस्य; दर्शक स्तर के उपयोगकर्ताओं के पास यह नहीं होता)
2. अपना बुकिंग नाम, समय क्षेत्र (time zone) और एक वैकल्पिक मीटिंग लिंक (आपका Meet, Teams या Zoom रूम) सेट करें, फिर Save पर क्लिक करें। यदि आपकी फ़र्म का अभी तक कोई सार्वजनिक पृष्ठ पता नहीं है, तो एक स्वामी या व्यवस्थापक उसी टैब से इसे सेट कर सकता है: यह एक निजी ड्राफ्ट के रूप में शुरू होता है, इसलिए कुछ भी प्रकाशित नहीं होता है
3. Add a booking type पर क्लिक करें: एक नाम, अवधि, साप्ताहिक घंटे, बफ़र्स, न्यूनतम सूचना समय (minimum notice) और आप कैसे मिलते हैं (वीडियो, फ़ोन या व्यक्तिगत रूप से)
4. वैकल्पिक: Block time from your own calendar के अंतर्गत अपने कैलेंडर का निजी iCal पता पेस्ट करें, ताकि जब आप व्यस्त हों तो क्लाइंट वह समय बुक न कर सकें

जैसे ही आपके पास एक सक्रिय बुकिंग प्रकार होता है, बुकिंग खुल जाती है। प्रत्येक सहकर्मी अपना स्वयं का सेट अप करता है; स्वामी और व्यवस्थापक फ़र्म के होस्ट देख सकते हैं और किसी सहकर्मी की बुकिंग बंद कर सकते हैं।

क्लाइंट कहाँ से बुक करते हैं#

• आपके बुकिंग लिंक: उन्हें Settings → Booking से कॉपी करें। किसी एक बुकिंग प्रकार का लिंक सीधे उसके कैलेंडर पर जाता है
• आपका संपर्क पृष्ठ: जब कम से कम एक सहकर्मी बुकिंग के लिए उपलब्ध होता है, तो यह Book an appointment बटन दिखाता है। यदि आप Settings → Contact page में Calendly या समान लिंक पेस्ट करते हैं, तो इसके बजाय उस लिंक का उपयोग किया जाता है
• क्लाइंट पोर्टल: पोर्टल लिंक वाले क्लाइंट Book a meeting देखते हैं, जिसमें उनके मामले (matter) से जुड़े वकील को पहले दिखाया जाता है

बुक की गई बैठकें आपके Flow कैलेंडर में दिखाई देती हैं और किसी लीड या मामले से जुड़ जाती हैं। एक नया क्लाइंट स्रोत "Booking" के साथ एक लीड बन जाता है। क्लाइंट्स को पुनर्निर्धारित (reschedule) करने या रद्द करने के लिंक के साथ एक पुष्टिकरण प्राप्त होता है, और जब वे बुक, पुनर्निर्धारित या रद्द करते हैं तो आपको सूचित किया जाता है। रोकने के लिए, Accept online bookings को बंद करें: आपकी सेटिंग्स सुरक्षित रहती हैं।

Zapier#

अन्य टूल्स जिन्हें आप Zapier से जोड़ते हैं (जैसे वेब फ़ॉर्म) से Flow में लीड भेजने के लिए और अपने टूल्स को इनवॉइस और भुगतानों के बारे में सूचित करने के लिए अपनी Zapier API कुंजी का उपयोग करें।

Zapier सेट अप करना#

1. Settings → Zapier पर जाएं (स्वामी और व्यवस्थापक)
2. Generate API Key पर क्लिक करें और इसे तुरंत कॉपी करें: आपको पूरी कुंजी दोबारा नहीं दिखेगी
3. Zapier में Lawzana Flow ऐप खोलें और निमंत्रण स्वीकार करें। ऐप फ़िलहाल केवल निमंत्रण पर उपलब्ध है, इसलिए जब तक आप ऐसा नहीं करते तब तक Zapier की खोज में यह नहीं मिलेगा। Settings → Zapier भी इससे लिंक करता है।
4. एक Zap बनाएं, Lawzana Flow चुनें और जब Zapier आपके खाते को कनेक्ट करने के लिए कहे तो अपनी API कुंजी पेस्ट करें

Flow में लीड भेजने के लिए, Create Lead एक्शन का उपयोग करें। लीड का नाम (अनिवार्य), और वैकल्पिक रूप से ईमेल, फ़ोन, संदेश और स्रोत नाम मैप करें। प्रत्येक Zap रन स्रोत "Zapier" के साथ एक लीड बनाता है। यदि पिछले 24 घंटों में उसी ईमेल के साथ कोई लीड आई थी, तो कोई नई लीड नहीं बनाई जाती है।

किसी अन्य टूल, जैसे कि Make का उपयोग कर रहे हैं? X-API-KEY हेडर में अपनी कुंजी के साथ, और लीड के name (अनिवार्य), और वैकल्पिक रूप से email, phone, message और source_name के साथ https://flow.lawzana.com/api/zapier/leads पर एक POST अनुरोध भेजें।

बिलिंग ट्रिगर (Billing Triggers)#

Zapier में Lawzana Flow ऐप में चार बिलिंग ट्रिगर हैं:

• New Invoice Issued
• New Payment Received
• Invoice Paid (पूर्ण भुगतान किया गया)
• Invoice Voided

प्रत्येक ट्रिगर में इनवॉइस संख्या, तिथियां, स्थिति, मुद्रा, राशियां (उपयोगिता/सबटोटल, छूट, कर, कुल, भुगतान किया गया, बट्टे खाते डाला गया (written off) और शेष राशि), इनवॉइस जारी किए गए बिलिंग विवरण, मामला, क्लाइंट का इनवॉइस लिंक और इनवॉइस लाइनें शामिल होती हैं। एक भुगतान में उसकी तिथि, राशि, विधि और संदर्भ भी शामिल होता है। इसका एक सामान्य उपयोग इनवॉइस और भुगतानों को आपके अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर, जैसे कि Xero में कॉपी करना है। Make के लिए समर्थन जल्द ही आ रहा है।

ट्रिगर्स को आपका बिलिंग डेटा पढ़ने की अनुमति देने के लिए, एक स्वामी या व्यवस्थापक API कुंजी के बगल में Settings → Zapier में Allow integrations to read billing data को चालू करता है। यह डिफ़ॉल्ट रूप से बंद रहता है, ताकि लीड्स के लिए बनाई गई कुंजी अपने आप क्लाइंट के नाम और राशियां साझा करना शुरू न कर दे। जब तक यह बंद है, तब तक बिलिंग ट्रिगर्स अस्वीकार कर दिए जाते हैं।

इनवॉइस को Xero में कॉपी करना#

Flow अभी तक सीधे Xero के साथ सिंक नहीं करता है। जब तक ऐसा नहीं होता, तीन Zaps Xero को अद्यतित रखते हैं। Xero आपका प्राप्य खाता बही (receivables ledger) बन जाता है; आप Flow में समय, इनवॉइस और भुगतान रिकॉर्ड करना जारी रखते हैं।

1. New Invoice Issued → Xero invoice. क्लाइंट के ईमेल द्वारा Xero संपर्क ढूंढें, या क्लाइंट के नाम, ईमेल, टैक्स आईडी और देश के साथ इसे बनाएं। समान संख्या, तिथियों और मुद्रा के साथ एक बिक्री इनवॉइस बनाएं, और मामले को संदर्भ के रूप में रखें। प्रति Flow लाइन एक Xero लाइन जोड़ें, लाइन की राशि के लिए मात्रा 1 पर (कम समय की प्रविष्टियों पर मात्रा × दर कुछ पैसे भिन्न हो सकती है), आपके अकाउंटेंट द्वारा चुने गए खाता कोड और कर दर के साथ। किसी भी छूट को नकारात्मक लाइन के रूप में जोड़ें।
2. New Payment Received → Xero payment. Xero इनवॉइस को उसकी संख्या से ढूंढें और भुगतान की राशि, तिथि और संदर्भ को अपने बैंक खाते में लागू करें। Invoice Paid पर भी पैसे रिकॉर्ड न करें: भुगतान पहले ही ऐसा कर चुके हैं।
3. Invoice Voided → void in Xero. Xero इनवॉइस को उसकी संख्या से ढूंढें और उसे शून्य (void) करें।

दशमलव राशियों (जैसे 1250.00) का उपयोग करें, पैसों (cents) में राशियों का नहीं, और इवेंट की ID रखें (उदाहरण के लिए Xero संदर्भ में) ताकि दोबारा चलाए गए Zap से कोई डुप्लिकेट न बने। आपके Xero संगठन की मूल मुद्रा के अलावा किसी अन्य मुद्रा में इनवॉइस के लिए बहु-मुद्रा वाले Xero प्लान की आवश्यकता होती है। प्रत्येक ट्रिगर में 500 तक इनवॉइस लाइनें शामिल हो सकती हैं। राइट-ऑफ़ और हटाए गए भुगतानों का कोई ट्रिगर नहीं होता है, इसलिए उन्हें Xero में मैन्युअल रूप से समायोजित करें।

API कुंजी सुरक्षा#

• आपकी API कुंजी किसी भी व्यक्ति को जिसके पास यह है, आपके संगठन में लीड बनाने की अनुमति देती है और बिलिंग एक्सेस चालू होने पर आपके इनवॉइस और भुगतान पढ़ने की अनुमति देती है
• इसे पासवर्ड की तरह समझें: इसे सार्वजनिक रूप से साझा न करें
• यदि आपको संदेह है कि इससे छेड़छाड़ हुई है तो Regenerate Key करें, या सभी Zaps को रोकने के लिए Revoke Key करें। मौजूदा Zaps तब तक काम करना बंद कर देते हैं जब तक उन्हें नई कुंजी नहीं मिल जाती

Lawzana Directory#

अपने Lawzana Flow वर्कस्पेस को Lawzana कानूनी निर्देशिका (legal directory) पर अपनी फ़र्म की लिस्टिंग से कनेक्ट करें। कनेक्ट करने से आपकी लिस्टिंग, प्रोफ़ाइल या रैंकिंग में कोई बदलाव नहीं होता है।

यह क्या करता है#

• लीड्स प्राप्त करें: आपके द्वारा क्लेम की गई लीड्स और Directory में प्राप्त प्रत्यक्ष संदेश Lawzana Flow में लीड्स के रूप में बन जाते हैं, जिन्हें स्रोत "Lawzana" के रूप में चिह्नित किया जाता है
• Lawzana से साइन इन करें: आपके Lawzana डैशबोर्ड में किसी लीड पर Open in Flow आपको Flow में साइन इन करता है, किसी Flow पासवर्ड की आवश्यकता नहीं होती है
• सीटें और AI क्रेडिट: एक सशुल्क Directory प्लान आपके वर्कस्पेस में Flow सीटें और AI क्रेडिट जोड़ता है

कनेक्ट करना#

सामान्य तरीका आपके Lawzana डैशबोर्ड में किसी भी लीड पर Open in Flow पर क्लिक करना है। पहली बार, Flow एक पुष्टिकरण स्क्रीन दिखाता है, यदि आपके पास नहीं है तो आपका Free वर्कस्पेस बनाता है, फ़र्म को जोड़ता है और लीड खोलता है। पिछले 90 दिनों की लीड्स और संदेश आयात किए जाते हैं (अधिक के लिए Import older leads too चुनें)। एक बार कनेक्ट होने के बाद, Open in Flow सीधे लीड पर जाता है।

यदि आपने अपना Flow वर्कस्पेस अलग से बनाया है, तो कोई स्वामी या व्यवस्थापक इसे मैन्युअल रूप से कनेक्ट कर सकता है: Settings → Lawzana Directory पर जाएं, Generate Pairing Token पर क्लिक करें और 30 मिनट के भीतर टोकन को अपने Lawzana डैशबोर्ड में Settings > Lawzana Flow CRM के अंतर्गत पेस्ट करें। यह कनेक्शन तब तक सक्रिय रहता है जब तक आप इसे डिस्कनेक्ट नहीं करते।

लीड प्रवाह (Lead Flow)#

जब आप Directory में कोई लीड क्लेम करते हैं या कोई संदेश प्राप्त करते हैं:

1. उस व्यक्ति के नाम, ईमेल, फ़ोन और संदेश के साथ Lawzana Flow में एक लीड बनाई जाती है
2. इसका स्रोत "Lawzana" के रूप में चिह्नित किया जाता है
3. हितों के टकराव (conflicts) के लिए आपके मामलों के विरुद्ध क्लाइंट के नाम की जांच की जाती है
4. सौंपे गए टीम सदस्य (या, यदि असाइन नहीं किया गया है, तो स्वामियों और व्यवस्थापकों) को सूचित किया जाता है, और लीड अगले दैनिक एजेंडा ईमेल में सबसे ऊपर होती है

Start AI pre-screening automatically (डिफ़ॉल्ट रूप से बंद) AI सहायक को सौंपे गए वकील के ईमेल कनेक्शन से कुछ इनटेक प्रश्नों के साथ प्रत्येक नई Directory लीड को तुरंत ईमेल करने की अनुमति देता है। यदि उस वकील के पास कोई ईमेल कनेक्शन नहीं है, तो संभावित क्लाइंट को इसके बजाय इनटेक फ़ॉर्म लिंक मिलता है। आयातित लीड्स से कभी संपर्क नहीं किया जाता है।

कैलेंडर फ़ीड (Calendar Feed)#

Google Calendar, Outlook या Apple Calendar में अपनी Flow समय-सीमाएं (deadlines) और लीड फ़ॉलो-अप देखें।

1. Settings → Calendar feed पर जाएं
2. Create calendar link पर क्लिक करें
3. Add to Google Calendar या Outlook बटनों में से किसी एक पर क्लिक करें, या Apple Calendar में लिंक पेस्ट करें

यह फ़ीड उन मामलों की समय-सीमाएं दिखाता है जिन्हें आप देख सकते हैं, आपके लीड रिमाइंडर और क्लाइंट आपके साथ जो बैठकें बुक करते हैं। यह एकतरफ़ा (one-way) है: आपके कैलेंडर में किए गए परिवर्तन Flow में वापस नहीं आते हैं। कैलेंडर ऐप्स अपने स्वयं के शेड्यूल पर रीफ़्रेश होते हैं, इसलिए एक नई समय-सीमा दिखने में कई घंटे लग सकते हैं (Outlook कभी-कभी दिन में केवल एक बार करता है)। लिंक वाला कोई भी व्यक्ति इन इवेंट्स को देख सकता है, इसलिए यदि यह बाहर लीक हो जाए तो Regenerate link करें।

Stripe (सदस्यता)#

Stripe आपके Lawzana Flow सदस्यता (सब्सक्रिप्शन) के भुगतानों को संभालता है। यह स्वचालित रूप से कॉन्फ़िगर किया गया है, जिसमें आपकी ओर से किसी सेटअप की आवश्यकता नहीं है। इसका उपयोग आपके क्लाइंट्स से भुगतान एकत्र करने के लिए नहीं किया जाता है।

• भुगतान विधियों को Stripe बिलिंग पोर्टल के माध्यम से प्रबंधित किया जाता है
• इसे Settings → Subscription → Manage Billing से एक्सेस करें
• विवरण के लिए बिलिंग और प्लान (Billing & Plans) देखें