Integrări

Lawzana Flow centralizează noile solicitări într-un singur loc, indiferent de unde provin: de pe site-ul dvs. web, din propria pagină de contact, de pe e-mail, din Zapier sau din Directorul Lawzana. De asemenea, poate notifica celelalte instrumente pe care le utilizați atunci când emiteți o factură sau încasați o plată. Acest ghid acoperă fiecare canal și locul în care se configurează. Majoritatea se află în Settings, la secțiunea Integrations.

Widgetul de captare a potențialilor clienți#

Integrați un formular de captare a potențialilor clienți pe site-ul dvs. web pentru a primi solicitările automat în Lawzana Flow.

Configurarea widgetului#

1. Accesați Settings → Website Widget
2. Faceți clic pe Generate Widget Key (doar titularul societății poate gestiona cheia și accesa modulul de personalizare)
3. Faceți clic pe Open Customizer și alegeți un Widget Mode:

Personalizarea widgetului#

Conținutul formularului:

• Form Title — Titlul formularului (implicit: „Get in Touch”)
• Description — Subtitlu sau instrucțiuni
• Submit Button Text — Textul butonului de trimitere (implicit: „Submit”)
• Success Message — Afișat după trimitere (implicit: „Thank you! We'll be in touch soon.”)

Stil:

• Primary Color — Culoarea butonului și a accentelor
• Background — Fundalul formularului
• Text Color — Culoarea etichetelor și a textului
• Border Color — Bordura formularului
• Border Radius — Rotunjirea colțurilor

Presetări rapide: Default, Blue, Green, Purple, Rose, Amber, Dark

Modul Button: setați Button Text (implicit: „Contact Us”).

Modul Floating:

• Poziție: stânga, centru sau dreapta, în partea de jos a ecranului
• Dimensiunea butonului
• Stilul pictogramei: Chat sau Form

Câmpurile formularului:

• Nume (întotdeauna obligatoriu)
• E-mail (întotdeauna obligatoriu)
• Telefon (opțional: Show Phone Field și Phone Required dacă doriți să fie obligatoriu)
• Mesaj (opțional: Show Message Field)

Integrarea pe site-ul dvs. web#

Deschideți fila Embed Code din modulul de personalizare, faceți clic pe Copy Code și inserați codul în structura HTML a site-ului dvs. Acesta arată astfel:

<div data-lawzana-widget data-options='{"mode":"inline","title":"Get in Touch"}'></div>
<script src="https://flow.lawzana.com/api/widget/embed.js?key=YOUR_KEY" async></script>

Potențialii clienți proveniți din widget vor avea sursa „Website”.

Securitatea widgetului#

• Fiecare cheie de widget este asociată organizației dvs.
• Folosiți Regenerate Key pentru a invalida vechea cheie (instalările existente ale widgetului vor înceta să funcționeze până când le actualizați)
• Folosiți Revoke Key pentru a dezactiva widgetul complet
• Trimiterile sunt limitate ca frecvență pentru a preveni abuzurile, iar același e-mail trimis de două ori în decurs de 24 de ore creează un singur potențial client

Pagina de contact#

Flow poate găzdui o pagină de contact simplă pentru societatea dvs., cu propriul link și cod QR. Fiecare mesaj trimis de pe aceasta ajunge în Leads cu sursa „Contact page”, iar echipa dvs. primește e-mailul obișnuit de notificare pentru un potențial client nou.

1. Accesați Settings → Contact page
2. Faceți clic pe Create my page (o pregătim pe baza datelor societății dvs.). Dacă societatea dvs. este conectată la Directorul Lawzana, puteți face clic în schimb pe Create it from my lawzana.com profile
3. Editați-o în cele patru file: Design, Text, Contact details și Link and visibility. Alegeți un stil (Classic, Modern, Minimal, Bold sau Custom) și o culoare principală.
4. Faceți clic pe Publish my page, apoi distribuiți linkul sau codul QR

Nimeni nu vede pagina până când nu o publicați. De asemenea, puteți solicita asistentului (Assistant) să modifice pagina pe baza instrucțiunilor dvs. în limbaj natural (2 credite AI per solicitare); modificările acestuia sunt salvate în ciornă până când le confirmați. Pagina afișează numărul de vizite și de mesaje din ultimele 30 de zile.

Motoarele de căutare nu indexează pagina decât dacă activați opțiunea Let search engines find this page. În cadrul planurilor cu plată, puteți ascunde linkul „Powered by Lawzana Flow”. Numai titularii și administratorii pot crea sau modifica pagina.

Integrare prin API#

Pentru a trimite potențiali clienți din propriile formulare sau sisteme, accesați Settings → API Integration. Acolo găsiți punctul final (endpoint), câmpurile de solicitare (nume, e-mail, telefon, mesaj, sursă, referrer), exemple de cod și butonul Send Test Lead. Se utilizează aceeași cheie ca pentru widgetul de pe site.

• Limite de frecvență: 5 solicitări pe minut per adresă IP, 10 pe minut per cheie
• Același e-mail trimis de două ori în decurs de 24 de ore creează un singur potențial client
• Noii potențiali clienți ajung în prima etapă a fluxului, neatribuiți

Redirecționarea e-mailurilor#

Fiecare persoană primește o adresă privată de preluare. Redirecționați e-mailurile clienților către aceasta, fie automat din căsuța dvs. poștală, fie individual, iar Flow va clasa fiecare mesaj la dosarul clientului corespunzător.

1. Accesați Settings → Email Forwarding
2. Faceți clic pe Create Email Connection și copiați Your Intake Address
3. Configurați redirecționarea în Gmail, Outlook sau la furnizorul dvs. de e-mail (pagina conține instrucțiuni pas cu pas)

Flow accesează doar e-mailurile care ajung la adresa dvs. de preluare; nu se conectează niciodată direct la căsuța dvs. de e-mail. Când expeditorul nu este încă înregistrat ca fiind unul dintre clienții dvs., e-mailul rămâne în Email Review, de unde îl puteți transforma într-un potențial client sau îl puteți elimina. Potențialii clienți creați în acest mod afișează sursa „Email”.

Pagina de programări#

Clienții pot programa o întâlnire cu dvs. online, din pagina publică a societății, printr-un link pe care îl distribuiți sau din portalul clienților. Această funcționalitate este inclusă în toate planurile tarifare.

Activarea paginii dvs. de programări#

1. Accesați Settings → Booking (titulari, administratori și membri; vizualizatorii nu au acces)
2. Configurați numele pentru programare, fusul orar și, opțional, un link de întâlnire (sala dvs. Meet, Teams sau Zoom), apoi faceți clic pe Save. Dacă societatea dvs. nu are încă o adresă de pagină publică, un titular sau un administrator poate configura una din aceeași filă: aceasta începe ca o ciornă privată, așadar nimic nu este publicat
3. Faceți clic pe Add a booking type: introduceți un nume, durata, intervalele orare săptămânale, timpii tampon (buffers), termenul minim de notificare prealabilă și modalitatea de întâlnire (video, telefonic sau în persoană)
4. Opțional: introduceți adresa privată iCal a calendarului dvs. la Block time from your own calendar, astfel încât clienții să nu poată rezerva intervale în care sunteți ocupat(ă)

Programările devin disponibile imediat ce aveți un tip de programare activ. Fiecare coleg își configurează propriile opțiuni; titularii și administratorii pot vedea toți membrii disponibili pentru programări și pot dezactiva opțiunea de programare pentru un coleg.

Unde se pot programa clienții#

• Linkurile dvs. de programare: copiați-le din Settings → Booking. Un link către un anumit tip de programare redirecționează direct la calendarul aferent
• Pagina dvs. de contact: afișează un buton Book an appointment atunci când cel puțin un coleg este disponibil pentru programări. Dacă introduceți un link Calendly sau similar în Settings → Contact page, va fi utilizat linkul respectiv
• Portalul clienților: clienții care au primit un link către portal văd opțiunea Book a meeting, având preselectat avocatul alocat dosarului lor

Întâlnirile programate apar în calendarul dvs. Flow și sunt asociate unui potențial client sau unui dosar. Un client nou devine automat un potențial client cu sursa „Booking”. Clienții primesc o confirmare ce conține un link pentru reprogramare sau anulare, iar dvs. sunteți notificat(ă) ori de câte ori aceștia programează, reprogramează sau anulează o întâlnire. Pentru a suspenda temporar rezervările, dezactivați Accept online bookings: setările dvs. vor fi păstrate.

Zapier#

Utilizați cheia API Zapier pentru a trimite în Flow potențiali clienți din alte aplicații pe care le conectați la Zapier, cum ar fi formularele web, și pentru a transmite informații despre facturi și plăți către celelalte instrumente pe care le folosiți.

Configurarea Zapier#

1. Accesați Settings → Zapier (titulari și administratori)
2. Faceți clic pe Generate API Key și copiați-o imediat: cheia completă nu va mai fi afișată ulterior
3. Deschideți aplicația Lawzana Flow în Zapier și acceptați invitația. În prezent, aplicația este accesibilă doar pe bază de invitație, astfel că nu va apărea la căutările din Zapier până când nu acceptați invitația. Găsiți linkul și în Settings → Zapier.
4. Creați un Zap, alegeți Lawzana Flow și inserați cheia API atunci când Zapier vă solicită conectarea contului

Pentru a trimite potențiali clienți în Flow, utilizați acțiunea Create Lead. Asociați numele potențialului client (obligatoriu) și, opțional, e-mailul, telefonul, mesajul și denumirea sursei. Fiecare rulare a Zap-ului creează un potențial client cu sursa „Zapier”. Dacă a fost înregistrat deja un potențial client cu aceeași adresă de e-mail în ultimele 24 de ore, nu va fi creat unul nou.

Utilizați un alt instrument, cum ar fi Make? Trimiteți o solicitare de tip POST la https://flow.lawzana.com/api/zapier/leads cu cheia dvs. în antetul X-API-KEY, specificând parametrul name (obligatoriu) și, opțional, email, phone, message și source_name.

Declanșatori de facturare (Billing Triggers)#

Aplicația Lawzana Flow din Zapier include patru declanșatori de facturare:

• New Invoice Issued
• New Payment Received
• Invoice Paid (achitată integral)
• Invoice Voided

Fiecare declanșator include numărul facturii, datele calendaristice, stadiul, moneda, sumele (subtotal, reducere, taxe, total, sumă achitată, sumă anulată prin write-off și sold restant), datele de facturare cu care a fost emisă factura, dosarul, linkul facturii pentru client și liniile facturii. De asemenea, o plată include data, suma, metoda și referința tranzacției. O utilizare frecventă este duplicarea facturilor și plăților în programul dvs. de contabilitate, precum Xero. Suportul pentru Make va fi disponibil în curând.

Pentru a permite declanșatorilor să acceseze datele de facturare, un titular sau un administrator trebuie să activeze opțiunea Allow integrations to read billing data din Settings → Zapier, lângă cheia API. Aceasta este dezactivată în mod implicit, astfel încât o cheie creată pentru potențiali clienți să nu înceapă să partajeze automat numele clienților și sumele facturate. Cât timp este dezactivată, declanșatorii de facturare vor fi refuzați.

Sincronizarea facturilor în Xero#

Flow nu se sincronizează încă direct cu Xero. Până la lansarea acestei funcționalități, trei Zap-uri pot menține Xero la zi. Xero devine registrul dvs. de creanțe, în timp ce pontajul, facturile și plățile continuă să fie înregistrate în Flow.

1. New Invoice Issued → factură în Xero. Găsiți contactul în Xero după adresa de e-mail a clientului sau creați-l folosind numele, e-mailul, codul de identificare fiscală și țara clientului. Creați o factură de vânzare cu același număr, aceleași date calendaristice și monedă, specificând dosarul ca referință. Adăugați o linie în Xero pentru fiecare linie din Flow, cu cantitatea 1 pentru suma aferentă liniei (cantitate × tarif poate genera diferențe de câțiva cenți la înregistrările scurte de timp), folosind codul de cont și cota de TVA stabilite de contabilul dvs. Adăugați eventualele reduceri ca linie cu valoare negativă.
2. New Payment Received → plată în Xero. Găsiți factura în Xero după numărul acesteia și înregistrați suma, data și referința plății în contul dvs. bancar. Nu înregistrați încasarea și la evenimentul Invoice Paid: plățile au fost deja înregistrate.
3. Invoice Voided → anulare în Xero. Găsiți factura în Xero după numărul acesteia și anulați-o.

Utilizați sumele exprimate zecimal (cum ar fi 1250.00), nu sumele în cenți, și păstrați identificatorul evenimentului (de exemplu, în referința din Xero) pentru a evita crearea de dubluri în cazul reexecutării unui Zap. Facturile emise într-o altă monedă decât moneda de bază a organizației dvs. din Xero necesită un abonament Xero cu funcționalitate multi-valută. Fiecare declanșator poate conține până la 500 de linii de factură. Anulările de creanțe (write-offs) și plățile șterse nu dispun de declanșatori, motiv pentru care acestea trebuie ajustate manual în Xero.

Securitatea cheii API#

• Cheia dvs. API permite oricărei persoane care o deține să creeze potențiali clienți în cadrul organizației dvs. și, dacă accesul la facturare este activat, să vă citească facturile și plățile
• Tratați-o ca pe o parolă: nu o partajați în mod public
• Folosiți Regenerate Key dacă suspectați că a fost compromisă sau Revoke Key pentru a opri toate Zap-urile. Zap-urile existente vor înceta să funcționeze până la introducerea noii chei

Directorul Lawzana#

Conectați spațiul de lucru Lawzana Flow la profilul societății dvs. din directorul juridic Lawzana. Conectarea nu modifică profilul, detaliile afișate sau poziționarea în clasament.

Ce oferă această integrare#

• Preluarea potențialilor clienți: solicitările revendicate și mesajele directe primite în Director sunt create automat ca potențiali clienți în Lawzana Flow, având atribuită sursa „Lawzana”
• Autentificare direct din Lawzana: opțiunea Open in Flow de pe pagina unui potențial client din panoul dvs. Lawzana vă autentifică direct în Flow, fără a fi necesară introducerea parolei Flow
• Utilizatori și credite AI: un abonament plătit în Director adaugă utilizatori suplimentari și credite AI în spațiul dvs. de lucru Flow

Conectarea#

Modalitatea standard constă în a face clic pe Open in Flow la nivelul oricărui potențial client din panoul dvs. Lawzana. La prima utilizare, Flow va afișa un ecran de confirmare, va crea spațiul dvs. de lucru gratuit (Free) dacă nu aveți deja unul, va asocia societatea și va deschide potențialul client. Solicitările și mesajele din ultimele 90 de zile sunt importate automat (bifați Import older leads too pentru a importa mai multe). Odată realizată conexiunea, Open in Flow va deschide direct potențialul client respectiv.

Dacă ați creat spațiul de lucru Flow separat, un titular sau un administrator îl poate conecta manual: accesați Settings → Lawzana Directory, faceți clic pe Generate Pairing Token și introduceți tokenul în panoul dvs. Lawzana la Settings > Lawzana Flow CRM în termen de 30 de minute. Conexiunea rămâne activă până la revocarea acesteia.

Fluxul de preluare a potențialilor clienți#

Atunci când revendicați o solicitare sau primiți un mesaj în Director:

1. Se creează un potențial client în Lawzana Flow cu numele, e-mailul, telefonul și mesajul persoanei respective
2. Sursa acestuia este marcată ca „Lawzana”
3. Numele clientului este verificat automat în raport cu dosarele dvs. pentru a identifica eventuale conflicte de interese
4. Membrul alocat din echipă (sau titularii și administratorii, dacă nu este alocat) este notificat, iar potențialul client este poziționat în capul listei din următorul e-mail zilnic de agendă

Opțiunea Start AI pre-screening automatically (dezactivată implicit) permite asistentului AI să trimită automat un e-mail fiecărui nou potențial client din Director, adresându-i câteva întrebări preliminare, direct de pe conexiunea de e-mail a avocatului alocat. Dacă respectivul avocat nu are o conexiune de e-mail configurată, potențialul client va primi în schimb linkul formularului de preluare. Solicitările importate nu sunt niciodată contactate automat.

Flux de calendar (Calendar Feed)#

Vizualizați termenele-limită și mementourile pentru potențialii clienți din Flow direct în Google Calendar, Outlook sau Apple Calendar.

1. Accesați Settings → Calendar feed
2. Faceți clic pe Create calendar link
3. Faceți clic pe Add to Google Calendar sau pe unul dintre butoanele pentru Outlook, ori inserați linkul în Apple Calendar

Fluxul afișează termenele din dosarele pe care aveți permisiunea să le vizualizați, mementourile pentru potențialii clienți și întâlnirile pe care clienții le programează cu dvs. Sincronizarea este unidirecțională: modificările efectuate direct în calendarul dvs. extern nu se transmit în Flow. Aplicațiile de calendar se actualizează conform propriului program, astfel că apariția unui termen nou poate dura câteva ore (în Outlook, uneori doar o singură dată pe zi). Orice persoană care deține linkul poate vizualiza aceste evenimente; folosiți Regenerate link dacă linkul a fost divulgat.

Stripe (Abonament)#

Stripe gestionează plățile pentru abonamentul dvs. Lawzana Flow. Acesta este configurat automat, fără a necesita intervenții din partea dvs. Nu este utilizat pentru încasarea plăților de la clienții dvs.

• Metodele de plată sunt gestionate prin portalul de facturare Stripe
• Îl puteți accesa din Settings → Subscription → Manage Billing
• Consultați Facturare și planuri tarifare pentru detalii suplimentare