Conturi de clienți
Un cont de client conține elementele de care firma dumneavoastră are nevoie pentru a factura un client: cui îi sunt adresate facturile, adresa de e-mail pentru facturare, adresa poștală, codul de identificare fiscală, termenele de plată și, dacă este cazul, moneda și tarifele proprii ale clientului. În Flow, acestea reprezintă Detalii de facturare ale clientului. Ele aparțin clientului, astfel încât fiecare dosar al acelui client le utilizează. Le editați într-un singur loc: pagina de contact a clientului.
Configurarea facturării unui client#
Un client primește detalii de facturare în două moduri posibile:
- Dintr-un dosar. Deschideți fila Facturare a dosarului → Detalii de facturare și faceți clic pe Configurează facturarea clientului. Flow completează numele, adresa de e-mail și adresa poștală din datele de contact ale clientului (sau ale companiei pentru care lucrează), apoi deschide pagina de contact a clientului pentru a le putea verifica. Dacă dosarul nu are încă un contact asociat ca și client, Flow conectează contactul care deține adresa de e-mail a clientului din dosar, sau creează unul, și îl adaugă drept client al dosarului.
- Din pagina de contact. Un contact care este client într-un dosar afișează un buton Configurează facturarea. Faceți clic pe acesta pentru a crea detaliile de facturare pe baza adresei de e-mail și a adresei poștale a contactului.
Până când un client are detalii de facturare, facturile sunt adresate folosind numele și adresa de e-mail a clientului din dosar.
Un dosar al cărui client are deja detalii de facturare le utilizează automat. Dacă înlocuiți clientul unui dosar cu un alt contact, dosarul trece la detaliile de facturare ale noului client sau la niciuna până când noul client le va avea configurate.
Detalii de facturare pe pagina de contact#
Deschideți pagina de contact a clientului. Cardul Detalii de facturare conține:
- Nume pe facturi și În atenția
- E-mail de facturare: facturile și notificările de plată sunt trimise aici. Lăsați câmpul necompletat pentru a utiliza adresa de e-mail a contactului
- Adresă, Cod poștal, Oraș și Țară
- Cod fiscal client
- Termen de plată (zile): lăsați câmpul necompletat pentru a utiliza valoarea implicită a firmei
- Monedă client: moneda în care se facturează dosarele clientului, cu excepția cazului în care un dosar își stabilește propria monedă
Faceți clic pe Salvează detaliile de facturare. Modificarea se aplică tuturor dosarelor clientului. Proprietarii, administratorii și membrii pot edita cardul. Utilizatorii cu rol de vizualizare îl văd doar în citire, la fel ca oricine este blocat de un zid etic (ethical wall) pe unul dintre dosarele clientului, deoarece modificarea ar influența facturile acelui dosar.
Detalii de facturare pe un dosar#
Fila Facturare a unui dosar → Detalii de facturare afișează detaliile de facturare ale clientului în mod doar-citire. Faceți clic pe Editează pe pagina clientului pentru a le modifica (utilizatorii cu rol de vizualizare văd Vizualizează pe pagina clientului).
Singurul element pe care un dosar îl stabilește individual este Monedă. Alegeți una și faceți clic pe Salvează moneda. Proprietarii, administratorii și membrii care pot edita dosarul pot schimba această opțiune.
Cum se alege moneda unui dosar#
Fiecare dosar facturează într-o singură monedă. Flow utilizează prima dintre următoarele opțiuni care este definită:
- Moneda setată pe dosar în secțiunea Detalii de facturare
- Monedă client, din cardul Detalii de facturare de pe pagina de contact a clientului
- Moneda firmei dumneavoastră, din Setări → Facturare și tarife (sau, dacă nu este setată acolo, valoarea implicită de facturare din Setări → Scrisori de colaborare)
- Moneda țării firmei dumneavoastră, iar dolarii americani (USD) doar ca ultimă soluție
Sub secțiunea Monedă, opțiunea Detalii de facturare din dosar vă indică sursa monedei curente: Aleasă pentru acest dosar., Moneda clientului. sau Moneda firmei dumneavoastră. Timpul și cheltuielile noi preiau moneda dosarului la înregistrare și o păstrează.
Moneda unui dosar poate fi modificată doar dacă nimic nu ar rămâne nerezolvat. Cât timp dosarul are timp sau cheltuieli nefacturate și tarifate, sau o factură ciornă într-o altă monedă, Flow refuză modificarea și nimic nu se salvează. Facturați sau ștergeți mai întâi acele înregistrări. Timpul fără tarif nu blochează modificarea, iar revenirea la moneda în care se află deja activitatea funcționează întotdeauna. Aceeași regulă se aplică pentru Monedă client, pentru fiecare dosar asociat acesteia.
Atunci când un dosar începe să utilizeze detaliile de facturare ale unui client (sau trece la cele ale unui client nou), iar moneda clientului ar lăsa în urmă activitate nefacturată a dosarului, dosarul își păstrează moneda curentă drept monedă proprie.
Tarife de facturare#
Majoritatea clienților sunt facturați în moneda firmei, la tarifele firmei dumneavoastră, situație în care puteți sări peste acest pas. Pentru un client facturat la tarife speciale, utilizați cardul Tarife de facturare de pe pagina de contact a clientului:
- Tarif implicit client: un tarif orar pentru acest client
- Câte un tarif pentru fiecare fee earner, care suprascrie tariful implicit al clientului pentru persoana respectivă
Faceți clic pe Salvează tarifele. Lăsați un tarif necompletat pentru a utiliza tariful firmei. Cardul apare după ce clientul are detalii de facturare.
Tarifele de aici sunt exprimate în moneda clientului (Monedă client din Detalii de facturare, sau cea a firmei dacă nu este setată) și se aplică doar timpului din dosarele care facturează în acea monedă. Un client facturat în lire sterline are nevoie de tarife în lire: tarifele în euro nu se aplică, iar timpul pentru acel client va afișa Necesită tarif până la configurarea unuia. Consultați Monitorizarea timpului pentru a vedea ce tarif are prioritate.
Dacă modificați opțiunea Monedă client în timp ce clientul are tarife stabilite, actualizați și tarifele: valorile numerice rămân neschimbate, dar vor fi citite în noua monedă. Timpul care așteaptă un tarif este evaluat la următorul clic pe Salvează tarifele, nu la modificarea monedei.
Utilizatorii cu rol de vizualizare și oricine este restricționat printr-un zid etic de pe unul dintre dosarele clientului văd acest card doar în citire.
Găsirea conturilor de clienți#
- Accesați Contacte în bara laterală și deschideți fila Conturi de clienți. Fiecare cont deschide pagina de contact a clientului la secțiunea cu detaliile de facturare
- În secțiunea Prezentare generală a unui dosar, cardul clientului include un link către contactul clientului și, dacă sunt configurate, către opțiunea Detalii de facturare a acestuia
- Secțiunea Detalii de facturare a unui dosar include un link către pagina de contact a clientului
Pagina de contact a clientului afișează dosarele clientului, detaliile de facturare și tarifele acestuia.
Accesul la portal#
Accesul la portal se configurează la nivel de dosar, prin intermediul butonului Partajează cu clientul din dosar. Acesta le permite clienților să vadă documentele partajate, să urmărească etapele de referință și să trimită mesaje echipei dumneavoastră. Consultați Portalul clienților pentru detalii complete.