Mga Client Account

Naglalaman ang isang client account ng mga kailangan ng iyong law firm upang masingil ang isang kliyente: kung kanino nakapangalan ang mga invoice, ang billing email, address, tax ID, mga tuntunin sa pagbabayad (payment terms), at, kung kinakailangan, ang sariling currency at mga rate ng kliyente. Sa Flow, ito ang mga Billing details ng kliyente. Pag-aari ito ng kliyente, kaya ginagamit ito ng bawat matter para sa kliyenteng iyon. Mae-edit mo ang mga ito sa iisang lugar: ang contact page ng kliyente.

Pag-set Up ng Billing ng Kliyente#

Nagkakaroon ng mga billing detail ang isang kliyente sa isa sa dalawang paraan:

Mula sa isang matter. Buksan ang tab na Billing ng matter → Billing details at i-click ang Set up client billing. Ilalagay ng Flow ang pangalan, email, at address mula sa contact ng kliyente (o sa kumpanyang pinagtatrabahuhan nila), pagkatapos ay bubuksan ang contact page ng kliyente upang masuri mo ang mga ito. Kung wala pang contact ng kliyente ang matter, iuugnay ng Flow ang contact na naglalaman ng email ng kliyente ng matter, o gagawa ng bago, at idaragdag ito bilang kliyente ng matter.
Mula sa contact page. Ang isang contact na siyang kliyente sa isang matter ay magpapakita ng button na Set up billing. I-click ito upang gawin ang mga billing detail mula sa email at address ng contact.

Hangga't wala pang mga billing detail ang isang kliyente, ang mga invoice ay nakapangalan sa pangalan at email ng kliyente sa matter.

Awtomatikong ginagamit ng isang matter ang mga billing detail kung mayroon na nito ang kliyente. Kung papalitan mo ang kliyente ng isang matter ng ibang contact, lilipat ang matter sa mga billing detail ng bagong kliyente, o mawawalan nito hanggang sa magkaroon ang bagong kliyente.

Mga Billing Detail sa Contact Page#

Buksan ang contact page ng kliyente. Naglalaman ang card ng Billing details ng:

Name on invoices at For the attention of
Billing email: dito ipinapadala ang mga invoice at paalala sa pagbabayad. Iwanan itong blangko upang gamitin ang email ng contact
Address, Postcode, City, at Country
Client tax ID
Payment terms (days): iwanan itong blangko upang gamitin ang default ng iyong firm
Client currency: ang currency na gagamitin sa pagsingil sa mga matter ng kliyente, maliban kung magtakda ang isang matter ng sarili nito

I-click ang Save billing details. Malalapat ang pagbabago sa lahat ng matter ng kliyente. Maaaring i-edit ng mga owner, admin, at member ang card. Makikita naman ito ng mga viewer bilang read-only, gayundin ng sinumang pinaghihigpitan ng isang ethical wall mula sa isa sa mga matter ng kliyente, dahil maaapektuhan ng pagbabago ang mga invoice ng matter na iyon.

Ang card ng Billing details sa contact page ng isang kliyente sa UK: name on invoices, attention line, billing email, address, bansa, client tax ID, payment terms na 21 araw at client currency GBP — Ang card ng Billing details ng kliyente, kung saan ine-edit ang billing ng kliyente.

Paalala

Pinananatili ng isang naibigay nang invoice ang mga detalye ng sinisingil (bill-to details) kung kailan ito inilabas. Ang pagbabago sa mga ito sa hinaharap ay makakaapekto lamang sa mga bagong invoice, ngunit ang mga email at paalala ay palaging ipapadala sa kasalukuyang billing email ng kliyente.

Mga Billing Detail sa Isang Matter#

Ipinapakita ng tab na Billing ng isang matter → Billing details ang mga billing detail ng kliyente bilang read-only. I-click ang Edit on client page upang baguhin ang mga ito (makikita ng mga viewer ang View on client page).

Ang tanging bagay na itinatakda ng isang matter para sa sarili nito ay ang Currency nito. Pumili ng isa at i-click ang Save currency. Maaari itong baguhin ng mga owner, admin, at member na may pahintulot na mag-edit ng matter.

Ang mga Billing detail ng isang matter para sa isang kliyenteng Pranses: ang pangalan ng kliyente sa mga invoice, billing email, address, tax ID at payment terms na ipinapakita bilang read-only na may link na Edit on client page, at ang currency ng matter, EUR — Mga Billing detail ng isang matter: read-only ang mga detalye ng kliyente, mae-edit ang sariling currency ng matter.

Paano Pinipili ang Currency ng Isang Matter#

Sinisigil ang bawat matter sa iisang currency. Ginagamit ng Flow ang una sa mga sumusunod na naitakda:

Ang currency na nakatakda sa matter sa Billing details nito
Ang Client currency, mula sa card ng Billing details sa contact page ng kliyente
Ang currency ng iyong firm, mula sa Settings → Invoicing & rates (o, kung walang nakatakda roon, ang billing default sa Settings → Engagement Letters)
Ang currency ng bansa ng iyong firm, at US dollars lamang bilang huling opsyon

Sa ilalim ng Currency, ipinapaalam sa iyo ng Billing details ng matter kung saan nagmula ang kasalukuyang currency: Chosen for this matter., The client's currency. o Your firm's currency. Gagamitin ng mga bagong oras at gastusin (expenses) ang currency ng matter kapag naitala ang mga ito at pananatilihin ito.

Maaari lamang mabago ang currency ng isang matter kung walang maiiwang datos. Habang ang matter ay may hindi pa nasisingil, may presyong oras o gastusin, o isang draft na invoice sa ibang currency, tatanggihan ng Flow ang pagbabago at walang mase-save. Singilin o i-delete muna ang gawaing iyon. Hindi humahadlang sa pagbabago ang oras na walang rate, at palaging gumagana ang pagbabalik sa currency kung saan naroroon na ang gawain. Nalalapat din ang parehong panuntunan sa isang Client currency, para sa bawat matter na sumusunod dito.

Kapag nagsimulang gumamit ang isang matter ng mga billing detail ng isang kliyente (o lumipat sa bago), at maiiwan ng currency ng kliyente ang hindi pa nasisingil na gawain sa matter, pananatilihin ng matter ang kasalukuyang currency nito bilang sarili nito.

Tip

Itakda ang currency ng iyong firm bago magtala ng oras ang sinuman, at itakda ang currency ng bawat dayuhang kliyente bago magsimula ang trabaho sa kanilang mga matter. Para sa sunod-sunod na halimbawa, tingnan ang Pagsingil sa Ibang Currency.

Mga Rate ng Pagsingil (Billing Rates)#

Karamihan sa mga kliyente ay sinisingil sa currency ng iyong firm batay sa mga rate ng iyong firm, at maaari mo na itong laktawan. Para sa isang kliyenteng sinisingil sa mga espesyal na rate, gamitin ang card ng Billing rates sa contact page ng kliyente:

Client default rate: isang hourly rate para sa kliyenteng ito
Isang rate para sa bawat fee earner, na pumapalit sa default ng kliyente para sa taong iyon

I-click ang Save rates. Iwanang blangko ang isang rate upang gamitin ang rate ng firm. Lalabas ang card kapag may mga billing detail na ang kliyente.

Ang mga rate dito ay nakasaad sa currency ng kliyente (ang Client currency sa Billing details, o ang currency ng iyong firm kung hindi ito nakatakda) at nagpepresyo lamang ng oras sa mga matter na naniningil sa currency na iyon. Ang isang kliyenteng sinisingil sa pounds ay nangangailangan ng mga rate sa pounds: hindi nalalapat ang iyong mga euro rate, at magpapakita ang oras ng kliyenteng iyon ng Needs rate hanggang sa magkaroon ito ng isa. Tingnan ang Pagsubaybay sa Oras para sa kung aling rate ang mangingibabaw.

Kung babaguhin mo ang Client currency ng isang kliyente habang may mga rate ito, i-update din ang mga rate: mananatiling pareho ang mga numero ngunit babasahin na sa bagong currency. Ang oras na naghihintay ng rate ay mapepresyohan sa susunod na i-click mo ang Save rates, hindi kapag nagbago ang currency.

Ang card ng Billing rates sa contact page ng isang kliyente sa UK: isang client default rate na 200 GBP bawat oras at ang rate ng fee earner na 210 GBP bawat oras — Ang card ng Billing rates para sa isang kliyente sa UK na sinisingil sa pounds.

Makikita ng mga viewer, at ng sinumang pinaghihigpitan ng isang ethical wall mula sa isa sa mga matter ng kliyente, ang card bilang read-only.

Paghahanap ng mga Client Account#

Pumunta sa Contacts sa sidebar at buksan ang tab na Client Accounts. Binubuksan ng bawat account ang contact page ng kliyente sa mga billing detail nito
Sa Overview ng isang matter, nagli-link ang client card sa contact ng kliyente at, kapag mayroon ang kliyente, sa mga Billing details nito
Nagli-link ang Billing details ng isang matter sa contact page ng kliyente

Ipinapakita ng contact page ng kliyente ang mga matter ng kliyente, ang mga billing detail nito, at ang mga rate nito. Ang isang kliyente na ang lahat ng matter ay nasa likod ng isang ethical wall na naghihigpit sa iyo ay hindi lalabas sa tab na Client Accounts.

Pag-access sa Portal#

Itinatakda ang pag-access sa portal bawat matter, mula sa button na Share with Client ng matter. Nagbibigay-daan ito sa mga kliyente na tingnan ang mga ibinahaging dokumento, subaybayan ang mga milestone, at magpadala ng mga mensahe sa iyong team. Tingnan ang Client Portal para sa kumpletong mga detalye.