Счета клиентов
Счет клиента содержит все данные, необходимые вашей фирме для выставления счетов: имя или наименование получателя, электронную почту для счетов, адрес, ИНН/налоговый номер, условия оплаты, а также при необходимости индивидуальную валюту и ставки клиента. В Flow эти данные называются Платежные реквизиты клиента. Они привязаны непосредственно к клиенту, поэтому используются во всех его делах. Редактировать их можно в одном месте: на странице контакта клиента.
Настройка выставления счетов клиенту#
Платежные реквизиты клиента можно настроить одним из двух способов:
- Из дела. Откройте в деле вкладку Счета → Платежные реквизиты и нажмите Настроить выставление счетов клиенту. Flow автоматически заполнит имя, электронную почту и адрес из контакта клиента (или компании, в которой он работает), после чего откроет страницу контакта клиента для проверки. Если в деле еще нет контакта клиента, Flow привяжет контакт с адресом электронной почты клиента из дела (или создаст новый) и назначит его клиентом по данному делу.
- Со страницы контакта. Если контакт указан в качестве клиента по делу, у него отображается кнопка Настроить выставление счетов. Нажмите ее, чтобы создать платежные реквизиты на основе адреса и электронной почты контакта.
Пока у клиента не настроены платежные реквизиты, счета выставляются на имя и электронную почту клиента, указанные в деле.
Дело, у клиента которого уже есть платежные реквизиты, применяет их автоматически. Если заменить клиента в деле другим контактом, дело переключится на платежные реквизиты нового клиента либо останется без них, пока они не будут настроены для нового клиента.
Платежные реквизиты на странице контакта#
Откройте страницу контакта клиента. Карточка Платежные реквизиты содержит:
- Имя в счетах и Кому (внимание)
- Электронная почта для счетов: сюда отправляются счета и напоминания об оплате. Оставьте поле пустым, чтобы использовать основной адрес электронной почты контакта
- Адрес, Почтовый индекс, Город и Страна
- ИНН/налоговый номер клиента
- Срок оплаты (дней): оставьте поле пустым, чтобы использовать стандартные условия вашей фирмы
- Валюта клиента: валюта, в которой выставляются счета по делам клиента, если в конкретном деле не задана собственная валюта
Нажмите Сохранить платежные реквизиты. Изменения применятся ко всем делам клиента. Владельцы (Owners), администраторы (admins) и участники (members) могут редактировать эту карточку. Пользователи с правами наблюдателя (Viewers) видят ее только для чтения. Это также относится ко всем, для кого доступ хотя бы к одному из дел клиента ограничен этической стеной (ethical wall), поскольку изменения повлияли бы на счета по этому делу.
Платежные реквизиты в деле#
На вкладке дела Счета → Платежные реквизиты данные клиента отображаются только для чтения. Нажмите Редактировать на странице клиента, чтобы изменить их (пользователи с правами наблюдателя видят кнопку Посмотреть на странице клиента).
Единственный параметр, который настраивается индивидуально в самом деле, — это его Валюта. Выберите валюту и нажмите Сохранить валюту. Изменять ее могут владельцы, администраторы и участники с правами на редактирование дела.
Как выбирается валюта дела#
Счета по каждому делу выставляются только в одной валюте. Flow использует первый заданный вариант из следующего списка:
- Валюта, выбранная в самом деле в разделе Платежные реквизиты
- Валюта клиента из карточки Платежные реквизиты на странице контакта клиента
- Валюта вашей фирмы из раздела Настройки → Выставление счетов и ставки (или, если она там не указана, валюта по умолчанию в разделе Настройки → Договоры об оказании услуг)
- Валюта страны вашей фирмы, а доллары США — только в качестве крайней меры
В разделе Валюта в платежных реквизитах дела указано, откуда взята текущая валюта: Выбрана для этого дела., Валюта клиента. или Валюта вашей фирмы. Новые записи времени и расходов при добавлении принимают текущую валюту дела и сохраняют ее.
Валюту дела можно изменить только в том случае, если ни одна запись не останется несохраненной в прежней валюте. Если в деле есть невыставленное оплачиваемое время, расходы или черновик счета в другой валюте, Flow отклонит изменение, и настройки не сохранятся. Сначала выставьте счет за эти позиции или удалите их. Записи времени без ставки не блокируют изменение, а возврат к той валюте, в которой работа уже зафиксирована, возможен всегда. То же правило распространяется на изменение параметра Валюта клиента для каждого дела, которое ее использует.
Когда дело начинает использовать платежные реквизиты клиента (или переключается на нового клиента), и при этом валюта клиента вступила бы в конфликт с невыставленной работой по делу, дело сохраняет свою текущую валюту в качестве индивидуальной.
Ставки для выставления счетов#
Для большинства клиентов счета выставляются в валюте вашей фирмы по стандартным ставкам фирмы — в этом случае данный раздел можно пропустить. Если для клиента действуют индивидуальные тарифы, используйте карточку Ставки для счетов на странице контакта клиента:
- Ставка клиента по умолчанию: почасовая ставка для этого клиента
- Индивидуальная ставка для каждого специалиста, которая переопределяет стандартную ставку клиента для данного сотрудника
Нажмите Сохранить ставки. Оставьте поле ставки пустым, чтобы использовать стандартную ставку фирмы. Карточка появится после того, как у клиента будут настроены платежные реквизиты.
Указанные здесь ставки выражены в валюте клиента (Валюта клиента в разделе Платежные реквизиты или валюта вашей фирмы, если валюта клиента не задана) и применяются только к учету времени по делам с расчетами в этой валюте. Если счета клиенту выставляются в фунтах стерлингов, ставки также должны быть в фунтах: ваши ставки в евро применяться не будут, а для списанного времени по этому клиенту будет отображаться статус Требуется ставка, пока она не будет задана. О приоритете применения ставок читайте в статье Учет времени.
Если вы измените параметр Валюта клиента при уже настроенных ставках клиента, обновите и сами ставки: числовые значения останутся прежними, но будут интерпретироваться уже в новой валюте. Стоимость записей времени, ожидающих назначения ставки, будет рассчитана при следующем нажатии кнопки Сохранить ставки, а не в момент смены валюты.
Пользователи с правами наблюдателя, а также любые сотрудники, доступ которых хотя бы к одному из дел клиента ограничен этической стеной, видят эту карточку только для чтения.
Поиск счетов клиентов#
- Перейдите в раздел Контакты на боковой панели и откройте вкладку Счета клиентов. При выборе любого счета откроется страница контакта клиента на этапе просмотра платежных реквизитов
- В разделе Обзор дела карточка клиента содержит ссылку на контакт клиента и, если они уже настроены, на его Платежные реквизиты
- В разделе дела Платежные реквизиты доступна ссылка на страницу контакта клиента
На странице контакта клиента отображаются дела клиента, его платежные реквизиты и ставки. Клиент, все дела которого находятся за закрывающей вам доступ этической стеной, не будет отображаться на вкладке Счета клиентов.
Доступ к порталу#
Доступ к клиентскому порталу настраивается отдельно для каждого дела с помощью кнопки Поделиться с клиентом. Он позволяет клиентам просматривать общие документы, отслеживать ключевые этапы и обмениваться сообщениями с вашей командой. Подробности см. в статье Портал клиента.