Клиентские счета

Клиентский счет содержит всю информацию, необходимую вашей фирме для выставления счетов клиенту: кому адресованы счета, адрес электронной почты для выставления счетов, физический адрес, налоговый номер (ИНН/Tax ID), условия оплаты и, при необходимости, персональную валюту и ставки клиента. В Flow эти данные называются Платежные реквизиты (Billing details). Они закрепляются за клиентом, поэтому применяются ко всем его делам. Редактировать их можно в одном месте — на странице контакта клиента.

Настройка выставления счетов клиенту#

Платежные реквизиты клиента можно настроить одним из двух способов:

• Из дела. Перейдите во вкладку дела Выставление счетов (Billing) → Платежные реквизиты (Billing details) и нажмите Настроить выставление счетов клиенту (Set up client billing). Flow автоматически подставит имя, email и адрес из контакта клиента (или компании, в которой он работает), а затем откроет страницу контакта клиента для проверки данных. Если у дела еще нет связанного контакта клиента, Flow привяжет контакт с совпадающим адресом электронной почты или создаст новый и укажет его в качестве клиента дела.
• Со страницы контакта. У контакта, назначенного клиентом по какому-либо делу, отображается кнопка Настроить выставление счетов (Set up billing). Нажмите ее, чтобы создать платежные реквизиты на основе email и адреса этого контакта.

Пока у клиента не настроены платежные реквизиты, счета выставляются на имя клиента и email, указанные в деле.

Дело, у клиента которого уже есть платежные реквизиты, использует их автоматически. Если вы замените клиента в деле на другой контакт, дело переключится на реквизиты нового клиента (или останется без них до тех пор, пока они не будут настроены для нового клиента).

Платежные реквизиты на странице контакта#

Откройте страницу контакта клиента. Карточка Платежные реквизиты (Billing details) содержит:

• Имя в счетах (Name on invoices) и строку Вниманию (For the attention of)
• Email для счетов (Billing email): сюда отправляются счета и напоминания об оплате. Оставьте поле пустым, чтобы использовать основной email контакта
• Адрес (Address), Почтовый индекс (Postcode), Город (City) и Страна (Country)
• Налоговый номер клиента (Client tax ID)
• Срок оплаты (дни) (Payment terms (days)): оставьте поле пустым, чтобы использовать стандартные условия вашей фирмы
• Валюта клиента (Client currency): валюта, в которой выставляются счета по делам клиента, если для конкретного дела не задана собственная валюта

Нажмите Сохранить платежные реквизиты (Save billing details). Изменения применятся ко всем делам этого клиента. Владельцы (Owners), администраторы (admins) и участники (members) могут редактировать эту карточку. Пользователи с правами наблюдателя (Viewers), а также сотрудники, доступ которых ограничен «этическими стенами» (ethical walls) по любому из дел этого клиента, видят данные только для чтения, поскольку изменения повлияют на счета по закрытому делу.

Платежные реквизиты в деле#

Во вкладке дела Выставление счетов (Billing) → Платежные реквизиты (Billing details) отображаются платежные реквизиты клиента в режиме только для чтения. Нажмите Редактировать на странице клиента (Edit on client page), чтобы изменить их (наблюдатели видят кнопку Посмотреть на странице клиента / View on client page).

Единственный параметр, который настраивается индивидуально для дела, — это его Валюта (Currency). Выберите нужную валюту и нажмите Сохранить валюту (Save currency). Изменять ее могут владельцы, администраторы и участники с правами редактирования дела.

Как определяется валюта дела#

Счета по каждому делу выставляются в одной валюте. Flow выбирает первую заданную валюту из следующего списка:

1. Валюта, указанная непосредственно в деле в разделе Платежные реквизиты (Billing details)
2. Валюта клиента (Client currency) из карточки Платежные реквизиты на странице контакта клиента
3. Валюта вашей фирмы из раздела Настройки → Выставление счетов и ставки (Settings → Invoicing & rates) (или, если она там не указана, валюта по умолчанию в разделе Настройки → Договоры об оказании услуг / Settings → Engagement Letters)
4. Валюта страны вашей фирмы, а доллары США — только в качестве резервного варианта

В блоке Валюта (Currency) раздела Платежные реквизиты дела отображается источник текущей валюты: Выбрана для этого дела. (Chosen for this matter.), Валюта клиента. (The client's currency.) или Валюта вашей фирмы. (Your firm's currency.). Новые записи времени и расходов принимают валюту дела в момент внесения и сохраняют ее.

Валюту дела можно изменить только в том случае, если это не приведет к конфликту данных. Если в деле есть невыставленное оплачиваемое время или расходы с установленной стоимостью, либо черновик счета в другой валюте, Flow заблокирует изменение, и данные не сохранятся. Сначала выставьте счет за эти позиции или удалите их. Записи времени без назначенной ставки не препятствуют изменению валюты; также всегда можно переключиться обратно на ту валюту, в которой уже зафиксирована работа. То же правило применяется к Валюте клиента (Client currency) для всех относящихся к нему дел.

Если дело переходит на платежные реквизиты клиента (или переключается на нового клиента), а валюта клиента конфликтует с невыставленной работой по делу, дело сохраняет свою текущую валюту в качестве индивидуальной.

Ставки для выставления счетов#

Для большинства клиентов счета выставляются в валюте фирмы по ее стандартным ставкам — в этом случае данный раздел можно пропустить. Если для клиента действуют индивидуальные тарифы, используйте карточку Ставки для выставления счетов (Billing rates) на странице контакта клиента:

• Ставка клиента по умолчанию (Client default rate): почасовая ставка для данного клиента
• Индивидуальные ставки для каждого исполнителя (fee earner), которые переопределяют ставку клиента по умолчанию

Нажмите Сохранить ставки (Save rates). Оставьте поле ставки пустым, чтобы использовать стандартную ставку фирмы. Карточка становится доступной после настройки платежных реквизитов клиента.

Ставки в этом блоке указываются в валюте клиента (Валюта клиента в Платежных реквизитах или валюта фирмы, если она не задана) и определяют стоимость времени только для дел с этой валютой счетов. Для клиента, расчеты с которым ведутся в фунтах стерлингов, требуются ставки в фунтах: ставки в евро к нему не применяются, и для списанного времени будет отображаться статус Требуется ставка (Needs rate), пока она не будет задана. Подробнее о приоритете ставок читайте в статье Учет времени.

Если вы измените Валюту клиента, имеющего персональные ставки, обновите и сами ставки: числовые значения останутся прежними, но будут пересчитаны в новую валюту. Стоимость времени, ожидавшего назначения ставки, будет рассчитана при следующем нажатии кнопки Сохранить ставки, а не в момент смены валюты.

Пользователи с правами наблюдателя и сотрудники, доступ которых ограничен «этическими стенами» по любому из дел клиента, видят эту карточку только для чтения.

Поиск клиентских счетов#

• Перейдите в раздел Контакты (Contacts) на боковой панели и откройте вкладку Клиентские счета (Client Accounts). При выборе счета открывается страница контакта клиента в блоке платежных реквизитов
• Во вкладке Обзор (Overview) дела карточка клиента содержит ссылку на его контакт, а при наличии реквизитов — на его Платежные реквизиты (Billing details)
• Раздел дела Платежные реквизиты (Billing details) содержит ссылку на страницу контакта клиента

На странице контакта клиента отображаются его дела, платежные реквизиты и ставки.

Доступ к порталу#

Доступ к клиентскому порталу настраивается отдельно для каждого дела с помощью кнопки Поделиться с клиентом (Share with Client). Портал позволяет клиентам просматривать предоставленные документы, отслеживать ключевые этапы и обмениваться сообщениями с вашей командой. Подробности см. в статье Клиентский портал.