Konta klientów
Konto klienta zawiera informacje niezbędne do fakturowania klienta przez kancelarię: dane odbiorcy faktur, adres e-mail do rozliczeń, adres siedziby/zamieszkania, NIP/identyfikator podatkowy, warunki płatności oraz – w razie potrzeby – indywidualną walutę i stawki klienta. W Flow są to Dane do fakturowania (Billing details) klienta. Są one przypisane bezpośrednio do klienta, dlatego korzysta z nich każda prowadzona dla niego sprawa. Edytuje się je w jednym miejscu: na karcie kontaktu klienta.
Konfiguracja danych rozliczeniowych klienta#
Dane do fakturowania klienta można skonfigurować na jeden z dwóch sposobów:
- Z poziomu sprawy. Otwórz zakładkę Rozliczenia (Billing) w sprawie → Dane do fakturowania (Billing details) i kliknij Skonfiguruj fakturowanie klienta (Set up client billing). Flow uzupełni nazwę, adres e-mail oraz adres fizyczny na podstawie kontaktu klienta (lub firmy, w której pracuje), a następnie otworzy kartę kontaktu klienta w celu ich weryfikacji. Jeśli sprawa nie ma jeszcze przypisanego kontaktu klienta, Flow połączy kontakt powiązany z adresem e-mail klienta w sprawie lub utworzy nowy i doda go jako klienta sprawy.
- Z poziomu karty kontaktu. Przy kontakcie będącym klientem w danej sprawie widoczny jest przycisk Skonfiguruj fakturowanie (Set up billing). Kliknij go, aby utworzyć dane do fakturowania na podstawie adresu e-mail i adresu fizycznego kontaktu.
Dopóki klient nie posiada skonfigurowanych danych do fakturowania, faktury są wystawiane na imię i nazwisko / nazwę oraz adres e-mail klienta przypisanego do sprawy.
Sprawa, której klient ma już uzupełnione dane do fakturowania, korzysta z nich automatycznie. W przypadku zastąpienia klienta w sprawie innym kontaktem, sprawa przełącza się na dane do fakturowania nowego klienta – lub pozostaje bez nich do czasu ich uzupełnienia.
Dane do fakturowania na karcie kontaktu#
Otwórz kartę kontaktu klienta. Karta Dane do fakturowania (Billing details) zawiera:
- Nazwa na fakturze (Name on invoices) oraz Do rąk własnych / Do wiadomości (For the attention of)
- Adres e-mail do faktur (Billing email): na ten adres wysyłane są faktury i przypomnienia o płatnościach. Pozostaw to pole puste, aby używać głównego adresu e-mail kontaktu
- Adres, Kod pocztowy, Miejscowość i Kraj
- Identyfikator podatkowy / NIP klienta (Client tax ID)
- Termin płatności (dni) (Payment terms (days)): pozostaw to pole puste, aby zastosować domyślny termin kancelarii
- Waluta klienta (Client currency): waluta, w której rozliczane są sprawy klienta, chyba że w danej sprawie ustawiono inaczej
Kliknij Zapisz dane do fakturowania (Save billing details). Wprowadzona zmiana obejmie wszystkie sprawy tego klienta. Kartę mogą edytować właściciele (Owners), administratorzy (Admins) oraz członkowie zespołu (Members). Użytkownicy z uprawnieniami do przeglądania (Viewers) widzą ją w trybie tylko do odczytu – podobnie jak każda osoba objęta chińskim murem (ethical wall) w odniesieniu do którejkolwiek ze spraw klienta, ponieważ zmiana wpłynęłaby na faktury w tej sprawie.
Dane do fakturowania w sprawie#
Zakładka Rozliczenia (Billing) → Dane do fakturowania (Billing details) w sprawie wyświetla dane rozliczeniowe klienta w trybie tylko do odczytu. Kliknij Edytuj na karcie klienta (Edit on client page), aby je zmienić (użytkownicy z uprawnieniami do podglądu widzą opcję Zobacz na karcie klienta [View on client page]).
Jedynym parametrem, który określa się bezpośrednio w sprawie, jest jej Waluta (Currency). Wybierz walutę i kliknij Zapisz walutę (Save currency). Zmiany mogą dokonywać właściciele, administratorzy oraz członkowie zespołu posiadający uprawnienia do edycji sprawy.
Jak określana jest waluta sprawy#
Każda sprawa jest rozliczana w jednej walucie. Flow stosuje pierwszą zdefiniowaną walutę według następującej hierarchii:
- Waluta ustawiona bezpośrednio w sprawie w zakładce Dane do fakturowania
- Waluta klienta, z karty Dane do fakturowania na karcie kontaktu klienta
- Waluta kancelarii, z menu Ustawienia → Fakturowanie i stawki (Settings → Invoicing & rates) (lub, jeśli jej tam nie określono, domyślna waluta rozliczeniowa w Ustawienia → Umowy z klientem [Settings → Engagement Letters])
- Waluta kraju, w którym zarejestrowana jest kancelaria, a w ostateczności – dolary amerykańskie (USD)
W sekcji Waluta w Danych do fakturowania sprawy wyświetlana jest informacja o źródle bieżącego ustawienia: Wybrano dla tej sprawy. (Chosen for this matter.), Waluta klienta. (The client's currency.) lub Waluta Twojej kancelarii. (Your firm's currency.). Nowe wpisy czasu pracy i wydatków przyjmują walutę sprawy w momencie ich rejestracji i zachowują ją na stałe.
Walutę sprawy można zmienić tylko wtedy, gdy żadne zarejestrowane pozycje nie zostaną bez przypisania. Dopóki sprawa zawiera nierozliczony, wyceniony czas pracy lub wydatki bądź wersję roboczą faktury w innej walucie, Flow zablokuje zmianę i nic nie zostanie zapisane. Należy najpierw zafakturować lub usunąć te pozycje. Czas pracy bez przypisanej stawki nie blokuje zmiany, a powrót do waluty, w której praca została już zarejestrowana, jest zawsze możliwy. Ta sama zasada dotyczy Waluty klienta – w odniesieniu do wszystkich spraw, które z niej korzystają.
Gdy sprawa zaczyna korzystać z danych do fakturowania klienta (lub zostaje przepisana na nowego klienta), a waluta klienta spowodowałaby konflikt z nierozliczonymi pracami w sprawie, sprawa zachowuje swoją dotychczasową walutę jako własną.
Stawki rozliczeniowe#
Większość klientów jest rozliczana w walucie kancelarii według jej standardowych stawek – w takim przypadku można pominąć tę sekcję. W przypadku klienta rozliczanego według stawek indywidualnych należy skorzystać z karty Stawki rozliczeniowe (Billing rates) na karcie kontaktu klienta:
- Domyślna stawka klienta (Client default rate): stawka godzinowa przypisana do tego klienta
- Indywidualna stawka dla każdego prawnika / pracownika rozliczanego (fee earner), która zastępuje domyślną stawkę klienta dla danej osoby
Kliknij Zapisz stawki (Save rates). Pozostawienie pola stawki pustego spowoduje zastosowanie standardowej stawki kancelarii. Karta pojawia się w momencie, gdy klient posiada już skonfigurowane dane do fakturowania.
Wprowadzane tu stawki wyrażone są w walucie klienta (Waluta klienta w Danych do fakturowania lub waluta kancelarii, jeśli jej nie ustawiono) i służą do wyceny czasu wyłącznie w sprawach rozliczanych w tej walucie. Klient rozliczany w funtach wymaga stawek w funtach: stawki w euro nie mają zastosowania, a czas pracy dla takiego klienta będzie oznaczony jako Wymaga stawki (Needs rate) do momentu jej zdefiniowania. Zobacz artykuł Śledzenie czasu pracy, aby dowiedzieć się, która stawka ma pierwszeństwo.
W przypadku zmiany Waluty klienta, gdy zdefiniowano dla niego indywidualne stawki, należy zaktualizować również stawki: wartości liczbowe pozostaną bez zmian, lecz będą odczytywane w nowej walucie. Czas oczekujący na wycenę zostanie przeliczony po kolejnym kliknięciu przycisku Zapisz stawki, a nie w momencie samej zmiany waluty.
Użytkownicy z uprawnieniami do podglądu (Viewers) oraz osoby objęte chińskim murem w odniesieniu do którejkolwiek ze spraw klienta widzą tę kartę wyłącznie w trybie do odczytu.
Wyszukiwanie kont klientów#
- Przejdź do sekcji Kontakty (Contacts) na pasku bocznym i otwórz zakładkę Konta klientów (Client Accounts). Wybranie danego konta otwiera kartę kontaktu klienta bezpośrednio w sekcji danych do fakturowania
- Na karcie Przegląd (Overview) sprawy moduł klienta zawiera link do kontaktu klienta oraz – gdy są one skonfigurowane – do jego Danych do fakturowania
- Sekcja Dane do fakturowania w sprawie zawiera bezpośredni odnośnik do karty kontaktu klienta
Karta kontaktu klienta prezentuje powiązane z nim sprawy, dane do fakturowania oraz obowiązujące stawki.
Dostęp do portalu klienta#
Dostęp do portalu jest konfigurowany indywidualnie dla każdej sprawy za pomocą przycisku Udostępnij klientowi (Share with Client). Umożliwia on klientom przeglądanie udostępnionych dokumentów, śledzenie etapów prac oraz komunikację z zespołem prowadzącym sprawę. Szczegółowe informacje znajdują się w artykule Portal klienta.