Account clienti

Un account cliente contiene tutto ciò di cui il vostro studio ha bisogno per fatturare a un cliente: l'intestatario delle fatture, l'email di fatturazione, l'indirizzo, la partita IVA o il codice fiscale, i termini di pagamento e, se necessario, la valuta e le tariffe specifiche del cliente. In Flow questi dati corrispondono ai Dati di fatturazione del cliente. Essendo associati al cliente, vengono utilizzati per tutte le pratiche a lui intestate. Possono essere modificati in un unico punto: la pagina del contatto del cliente.

Configurazione della fatturazione di un cliente#

I dati di fatturazione di un cliente possono essere configurati in due modi:

• Da una pratica. Aprite la scheda Fatturazione della pratica → Dati di fatturazione e fate clic su Configura fatturazione cliente. Flow compila automaticamente nome, email e indirizzo prendendoli dal contatto del cliente (o dalla società per cui lavora), quindi apre la pagina del contatto del cliente per consentirvi di verificarli. Se la pratica non ha ancora un contatto cliente associato, Flow collega il contatto associato all'email del cliente indicata nella pratica, oppure ne crea uno nuovo, e lo imposta come cliente della pratica.
• Dalla pagina del contatto. Un contatto impostato come cliente in una pratica mostra il pulsante Configura fatturazione. Facendo clic su di esso, i dati di fatturazione vengono creati a partire dall'email e dall'indirizzo del contatto.

Finché un cliente non dispone di dati di fatturazione, le fatture vengono intestate al nome e all'email del cliente indicati nella pratica.

Una pratica il cui cliente dispone già dei dati di fatturazione li applica automaticamente. Se sostituite il cliente di una pratica con un altro contatto, la pratica adotterà i dati di fatturazione del nuovo cliente, oppure non ne utilizzerà alcuno fino a quando il nuovo cliente non li avrà configurati.

Dati di fatturazione nella pagina del contatto#

Aprite la pagina del contatto del cliente. La scheda Dati di fatturazione contiene:

• Nome sulle fatture e All'attenzione di
• Email di fatturazione: le fatture e i solleciti di pagamento vengono inviati a questo indirizzo. Lasciate il campo vuoto per utilizzare l'email del contatto
• Indirizzo, CAP, Città e Paese
• Codice fiscale / Partita IVA del cliente
• Termini di pagamento (giorni): lasciate il campo vuoto per utilizzare le impostazioni predefinite dello studio
• Valuta del cliente: la valuta in cui vengono fatturate le pratiche del cliente, a meno che una pratica non ne definisca una propria

Fate clic su Salva dati di fatturazione. La modifica si applica a tutte le pratiche del cliente. I titolari, gli amministratori e i membri possono modificare la scheda. I visualizzatori possono consultarla in sola lettura, così come chiunque sia escluso da una delle pratiche del cliente tramite una muraglia cinese (ethical wall), poiché la modifica si rifletterebbe sulle fatture di tale pratica.

Dati di fatturazione su una pratica#

La scheda Fatturazione di una pratica → Dati di fatturazione mostra i dati di fatturazione del cliente in sola lettura. Fate clic su Modifica nella pagina del cliente per variarli (i visualizzatori vedranno Visualizza nella pagina del cliente).

L'unico elemento che una pratica definisce autonomamente è la propria Valuta. Selezionatene una e fate clic su Salva valuta. I titolari, gli amministratori e i membri autorizzati a modificare la pratica possono cambiarla.

Come viene scelta la valuta di una pratica#

Ogni pratica viene fatturata in un'unica valuta. Flow applica la prima opzione impostata tra le seguenti:

1. La valuta impostata sulla pratica nei relativi Dati di fatturazione
2. La Valuta del cliente, presente nella scheda Dati di fatturazione della pagina del contatto del cliente
3. La valuta dello studio, indicata in Impostazioni → Fatturazione e tariffe (oppure, se non specificata, il valore predefinito di fatturazione in Impostazioni → Lettere d'incarico)
4. La valuta del paese dello studio e, solo come ultima risorsa, il dollaro statunitense

Sotto la voce Valuta, la sezione Dati di fatturazione della pratica indica l'origine della valuta corrente: Scelta per questa pratica., Valuta del cliente. o Valuta dello studio. Il tempo e le spese registrati assumono la valuta della pratica al momento dell'inserimento e la mantengono.

La valuta di una pratica può essere modificata solo se non vi sono elementi in sospeso. Se la pratica contiene voci di tempo o spese tariffate e non fatturate, oppure una bozza di fattura in un'altra valuta, Flow rifiuterà la modifica e non salverà nulla. In tal caso, è necessario fatturare o eliminare prima tali voci. Le ore registrate senza una tariffa assegnata non impediscono il cambio, e il ripristino della valuta in cui il lavoro è già presente è sempre consentito. La stessa regola vale per la Valuta del cliente, per ciascuna pratica associata.

Quando una pratica inizia a utilizzare i dati di fatturazione di un cliente (o passa a quelli di un nuovo cliente) e la valuta del cliente comporterebbe la mancata corrispondenza con il lavoro non fatturato della pratica, quest'ultima mantiene come propria la valuta attuale.

Tariffe di fatturazione#

La maggior parte dei clienti viene fatturata nella valuta dello studio secondo le tariffe standard dello studio; in tal caso, questa sezione può essere ignorata. Per un cliente a cui si applicano tariffe speciali, utilizzate la scheda Tariffe di fatturazione nella pagina del contatto del cliente:

• Tariffa predefinita del cliente: una tariffa oraria specifica per questo cliente
• Una tariffa per ciascun professionista (fee earner), che sovrascrive la tariffa predefinita del cliente per quella specifica persona

Fate clic su Salva tariffe. Lasciate il campo vuoto per applicare la tariffa standard dello studio. La scheda viene visualizzata non appena il cliente dispone dei dati di fatturazione.

Le tariffe indicate in questa sezione sono espresse nella valuta del cliente (la Valuta del cliente nei Dati di fatturazione, oppure quella dello studio se non impostata) e determinano il valore del tempo unicamente per le pratiche fatturate in tale valuta. Un cliente fatturato in sterline richiede tariffe in sterline: le tariffe in euro non saranno applicate e il tempo registrato per quel cliente mostrerà l'indicazione Richiede tariffa fino a quando non ne sarà associata una. Consultate Rilevamento del tempo per comprendere l'ordine di priorità delle tariffe.

Se modificate la Valuta del cliente in presenza di tariffe specifiche del cliente già configurate, è necessario aggiornare anche le tariffe: i valori numerici rimangono invariati, ma verranno interpretati nella nuova valuta. Le ore in attesa di tariffazione verranno calcolate al successivo clic su Salva tariffe, non al momento del cambio di valuta.

I visualizzatori e chiunque sia escluso da una delle pratiche del cliente a causa di una muraglia cinese possono consultare la scheda solo in modalità lettura.

Individuare gli account clienti#

• Accedete a Contatti nella barra laterale e aprite la scheda Account clienti. Ciascun account apre la pagina del contatto del cliente direttamente sui relativi dati di fatturazione
• Nella sezione Panoramica di una pratica, la scheda del cliente contiene il link al contatto del cliente e, qualora presenti, ai suoi Dati di fatturazione
• I Dati di fatturazione di una pratica rimandano direttamente alla pagina del contatto del cliente

La pagina del contatto del cliente mostra le pratiche del cliente, i suoi dati di fatturazione e le sue tariffe.

Accesso al portale#

L'accesso al portale viene configurato per singola pratica, tramite il pulsante Condividi con il cliente della pratica stessa. Consente ai clienti di visualizzare i documenti condivisi, monitorare le tappe fondamentali e inviare messaggi al vostro team. Per tutti i dettagli, consultate Portale clienti.