Integrazioni

Lawzana Flow raccoglie tutte le nuove richieste in un unico posto, indipendentemente dal canale di origine: il vostro sito web, la pagina dei contatti, la vostra email, Zapier o la Lawzana Directory. Può anche comunicare agli altri vostri strumenti quando emettete una fattura o ricevete un pagamento. Questa guida illustra ogni canale e spiega dove configurarlo. La maggior parte delle opzioni si trova in Impostazioni, alla voce Integrazioni.

Widget di acquisizione lead#

Inserite un modulo di acquisizione lead sul vostro sito web per ricevere automaticamente le richieste in Lawzana Flow.

Configurazione del widget#

1. Andate su Impostazioni → Widget sito web
2. Cliccate su Genera chiave widget (solo il titolare dello studio può gestire la chiave e aprire lo strumento di personalizzazione)
3. Cliccate su Apri personalizzazione e scegliete una Modalità widget:

Personalizzazione del widget#

Contenuto del modulo:

• Titolo del modulo — Intestazione del modulo (predefinito: "Get in Touch")
• Descrizione — Sottotitolo o istruzioni
• Testo pulsante di invio — Etichetta del pulsante di invio (predefinito: "Submit")
• Messaggio di operazione riuscita — Mostrato dopo l'invio (predefinito: "Thank you! We'll be in touch soon.")

Stile:

• Colore primario — Colore del pulsante e degli accenti
• Sfondo — Sfondo del modulo
• Colore del testo — Colore delle etichette e del testo
• Colore del bordo — Bordo del modulo
• Raggio del bordo — Arrotondamento degli angoli

Preimpostazioni rapide: Default, Blue, Green, Purple, Rose, Amber, Dark

Modalità pulsante: impostate il Testo del pulsante (predefinito: "Contact Us").

Modalità flottante:

• Posizione: a sinistra, al centro o a destra, in fondo allo schermo
• Dimensione del pulsante
• Stile icona: Chat o Modulo

Campi del modulo:

• Nome (sempre obbligatorio)
• Email (sempre obbligatorio)
• Telefono (opzionale: Mostra campo telefono, e Telefono obbligatorio se desiderato)
• Messaggio (opzionale: Mostra campo messaggio)

Inserimento nel vostro sito web#

Aprite la scheda Codice di incorporamento nello strumento di personalizzazione, cliccate su Copia codice e incollatelo nell'HTML del vostro sito web. Il codice ha questo aspetto:

<div data-lawzana-widget data-options='{"mode":"inline","title":"Get in Touch"}'></div>
<script src="https://flow.lawzana.com/api/widget/embed.js?key=YOUR_KEY" async></script>

I lead provenienti dal widget mostrano come fonte "Website".

Sicurezza del widget#

• Ogni chiave del widget è associata alla vostra organizzazione
• Usate Rigenera chiave per invalidare la vecchia chiave (le installazioni del widget esistenti smetteranno di funzionare fino all'aggiornamento del codice)
• Usate Revoca chiave per disattivare completamente il widget
• Gli invii sono soggetti a limitazioni di frequenza per prevenire abusi; la stessa email inviata due volte entro 24 ore genera un solo lead

Pagina dei contatti#

Flow può ospitare una semplice pagina di contatto per il vostro studio, completa di link dedicato e codice QR. Ogni messaggio inviato da questa pagina arriva in Lead con la fonte "Contact page", e il vostro team riceverà la consueta email di notifica per i nuovi lead.

1. Andate su Impostazioni → Pagina contatti
2. Cliccate su Crea la mia pagina (la prepareremo a partire dai dati del vostro studio). Se il vostro studio è collegato alla Lawzana Directory, potete cliccare invece su Crea dal mio profilo lawzana.com
3. Modificatela attraverso le quattro schede: Design, Testo, Dati di contatto e Link e visibilità. Scegliete uno stile (Classico, Moderno, Minimale, Audace o Personalizzato) e un colore principale.
4. Cliccate su Pubblica la mia pagina, quindi condividete il link o il codice QR

Nessuno vedrà la pagina finché non la pubblicherete. Potete anche chiedere all'Assistente di modificare la pagina usando parole vostre (2 crediti IA per richiesta); le modifiche rimarranno nella bozza finché non le salverete. La pagina mostra le visite e i messaggi ricevuti negli ultimi 30 giorni.

I motori di ricerca non indicizzano la pagina a meno che non attiviate l'opzione Consenti ai motori di ricerca di trovare questa pagina. Nei piani a pagamento è possibile nascondere il link "Powered by Lawzana Flow". Solo i titolari e gli amministratori possono creare o modificare la pagina.

Integrazione API#

Per inviare lead dai vostri moduli o sistemi interni, andate su Impostazioni → Integrazione API. La schermata mostra l'endpoint, i campi della richiesta (nome, email, telefono, messaggio, fonte, referrer), esempi di codice e il pulsante Invia lead di prova. Utilizza la stessa chiave del widget del sito web.

• Limiti di frequenza: 5 richieste al minuto per indirizzo IP, 10 al minuto per chiave
• La stessa email inviata due volte entro 24 ore genera un solo lead
• I nuovi lead vengono inseriti nella prima fase della pipeline, non assegnati

Inoltro email#

A ogni persona viene assegnato un indirizzo di acquisizione riservato. Inoltrate le email dei clienti a questo indirizzo, automaticamente dalla vostra casella di posta o singolarmente, e Flow archivierà ciascun messaggio associandolo al cliente corrispondente.

1. Andate su Impostazioni → Inoltro email
2. Cliccate su Crea connessione email e copiate Il tuo indirizzo di acquisizione
3. Configurate l'inoltro in Gmail, Outlook o nel vostro gestore di posta (la pagina include istruzioni dettagliate)

Flow rileva solo le email che raggiungono il vostro indirizzo di acquisizione; non accede mai alla vostra casella di posta. Quando il mittente non è ancora presente tra i vostri clienti, l'email viene trattenuta in Revisione email, dove potete convertirla in un lead o scartarla. I lead creati con questa modalità indicano come fonte "Email".

Pagina di prenotazione#

I clienti possono prenotare un appuntamento con voi online tramite la pagina pubblica dello studio, un link condiviso o il loro portale clienti. La funzione è inclusa in tutti i piani.

Attivazione della pagina di prenotazione#

1. Andate su Impostazioni → Prenotazione (disponibile per titolari, amministratori e collaboratori; non per i visualizzatori)
2. Impostate il vostro nome per le prenotazioni, il fuso orario e un link facoltativo per la riunione (la vostra stanza Meet, Teams o Zoom), quindi cliccate su Salva. Se lo studio non ha ancora un indirizzo per la pagina pubblica, un titolare o un amministratore può configurarlo dalla stessa scheda: verrà inizialmente creato come bozza privata, quindi nulla sarà visibile pubblicamente
3. Cliccate su Aggiungi un tipo di prenotazione: definite nome, durata, orari settimanali, intervalli di pausa, preavviso minimo e modalità di incontro (video, telefono o di persona)
4. Facoltativo: inserite l'indirizzo iCal privato del vostro calendario in Blocca il tempo dal tuo calendario, così i clienti non potranno prenotare fasce orarie in cui siete già occupati

Le prenotazioni saranno attive non appena avrete configurato almeno un tipo di prenotazione. Ogni professionista imposta i propri parametri; i titolari e gli amministratori possono visualizzare tutti gli organizzatori dello studio e, se necessario, disattivare le prenotazioni per un collega.

Dove possono prenotare i clienti#

• I vostri link di prenotazione: copiateli da Impostazioni → Prenotazione. Il link a un tipo specifico di prenotazione porta direttamente al relativo calendario
• La vostra pagina dei contatti: mostra il pulsante Prenota un appuntamento quando almeno un professionista è disponibile per le prenotazioni. Se inserite un link a Calendly o a uno strumento analogo in Impostazioni → Pagina contatti, verrà utilizzato quest'ultimo
• Il portale clienti: i clienti con accesso al portale vedono l'opzione Prenota una riunione, con in primo piano l'avvocato responsabile della loro pratica

Le riunioni prenotate compaiono nel calendario di Flow e vengono collegate a un lead o a una pratica. Un nuovo cliente diventa un lead contrassegnato dalla fonte "Booking". I clienti ricevono una conferma con il link per riprogrammare o annullare, e voi riceverete una notifica per ogni nuova prenotazione, modifica o cancellazione. Per sospendere il servizio, disattivate Accetta prenotazioni online: le impostazioni configurate verranno mantenute.

Zapier#

Utilizzate la chiave API di Zapier per inviare a Flow i lead provenienti da altri strumenti collegati a Zapier, come ad esempio moduli web, e per sincronizzare fatture e pagamenti con gli altri vostri applicativi.

Configurazione di Zapier#

1. Andate su Impostazioni → Zapier (titolari e amministratori)
2. Cliccate su Genera chiave API e copiatela immediatamente: la chiave non verrà più mostrata per intero
3. Aprite l'app Lawzana Flow in Zapier e accettate l'invito. L'applicazione è attualmente accessibile solo su invito, pertanto la ricerca interna di Zapier non la mostrerà finché non avrete accettato. Il link è disponibile anche in Impostazioni → Zapier.
4. Create uno Zap, selezionate Lawzana Flow e incollate la vostra chiave API quando Zapier richiede di connettere l'account

Per trasmettere i lead a Flow, utilizzate l'azione Create Lead. Mappate il nome del lead (obbligatorio) e, facoltativamente, email, telefono, messaggio e nome della fonte. Ogni esecuzione dello Zap genera un lead con fonte "Zapier". Se nelle ultime 24 ore è già stato registrato un lead con la stessa email, non ne verrà creato uno nuovo.

Utilizzate un altro strumento, come Make? Inviate una richiesta POST a https://flow.lawzana.com/api/zapier/leads includendo la chiave nell'intestazione X-API-KEY, insieme al campo name (obbligatorio) e, facoltativamente, a email, phone, message e source_name.

Trigger di fatturazione#

L'app Lawzana Flow in Zapier include quattro trigger di fatturazione:

• New Invoice Issued
• New Payment Received
• Invoice Paid (saldata per intero)
• Invoice Voided

Ciascun trigger include il numero di fattura, le date, lo stato, la valuta, gli importi (subtotale, sconto, imposte, totale, pagato, stralciato e saldo), i dati di fatturazione con cui è stato emesso il documento, la pratica, il link della fattura per il cliente e le singole voci della fattura. I trigger di pagamento riportano inoltre data, importo, metodo e riferimento. Un caso d'uso comune consiste nel copiare fatture e pagamenti nel proprio software di contabilità, come Xero. Il supporto per Make sarà presto disponibile.

Per consentire ai trigger di leggere i dati di fatturazione, un titolare o amministratore deve attivare l'opzione Consenti alle integrazioni di leggere i dati di fatturazione in Impostazioni → Zapier, accanto alla chiave API. L'opzione è disattivata per impostazione predefinita, per evitare che una chiave creata per i lead condivida autonomamente nomi di clienti e importi. Finché resta disattivata, i trigger di fatturazione verranno bloccati.

Copia delle fatture in Xero#

Flow non si sincronizza ancora direttamente con Xero. Fino a quando la funzione non sarà disponibile, tre Zap vi consentiranno di mantenere Xero aggiornato. Xero fungerà da partitario crediti, mentre continuerete a registrare ore, fatture e pagamenti su Flow.

1. New Invoice Issued → fattura in Xero. Individuate il contatto Xero tramite l'indirizzo email del cliente, oppure createlo con nome, email, codice fiscale/partita IVA e paese del cliente. Create una fattura di vendita con lo stesso numero, le stesse date e valuta, indicando la pratica come riferimento. Aggiungete una riga in Xero per ogni voce presente in Flow, impostando la quantità su 1 per l'importo della riga (quantità × tariffa può causare scostamenti di pochi centesimi sulle voci di tempo molto brevi), applicando il conto contabile e l'aliquota fiscale indicati dal vostro commercialista. Inserite gli eventuali sconti come riga con importo negativo.
2. New Payment Received → pagamento in Xero. Individuate la fattura in Xero tramite il suo numero e registrate importo, data e riferimento del pagamento associandoli al vostro conto bancario. Non registrate l'incasso anche su Invoice Paid: è già stato conteggiato con i singoli pagamenti.
3. Invoice Voided → annullamento in Xero. Individuate la fattura in Xero tramite il numero e procedete all'annullamento.

Utilizzate gli importi in formato decimale (ad esempio 1250.00) e non in centesimi, e conservate l'ID dell'evento (ad esempio nel campo di riferimento in Xero) per evitare che la riesecuzione di uno Zap generi duplicati. Le fatture emesse in una valuta diversa da quella predefinita della vostra organizzazione Xero richiedono un piano Xero con supporto multivaluta. Ciascun trigger supporta fino a 500 righe fattura. Poiché non esistono trigger per gli stralci e le cancellazioni di pagamenti, queste rettifiche vanno gestite manualmente in Xero.

Sicurezza delle chiavi API#

• Chiunque sia in possesso della vostra chiave API può creare lead nella vostra organizzazione e, se l'accesso alla fatturazione è abilitato, consultare fatture e pagamenti
• Trattatela come una password: non condividetela pubblicamente
• Usate Rigenera chiave se sospettate che sia stata compromessa, oppure Revoca chiave per bloccare tutti gli Zap. Gli Zap esistenti smetteranno di funzionare fino all'inserimento della nuova chiave

Lawzana Directory#

Collegate il vostro spazio di lavoro Lawzana Flow al profilo del vostro studio sulla directory legale di Lawzana. Il collegamento non modifica la vostra scheda, il profilo o il posizionamento.

Cosa offre l'integrazione#

• Ricezione dei lead: i lead riscattati e i messaggi diretti ricevuti nella Directory vengono creati automaticamente come lead in Lawzana Flow, contrassegnati con la fonte "Lawzana"
• Accesso diretto da Lawzana: cliccando su Apri in Flow all'interno di un lead nella dashboard di Lawzana, accederete a Flow senza dover reinserire la password
• Licenze e crediti IA: la sottoscrizione di un piano a pagamento della Directory aggiunge licenze Flow e crediti IA al vostro spazio di lavoro

Connessione#

La procedura standard consiste nel cliccare su Apri in Flow all'interno di un qualsiasi lead nella dashboard di Lawzana. Al primo accesso, Flow mostrerà una schermata di conferma, creerà il vostro spazio di lavoro Free (qualora non ne abbiate già uno), collegherà lo studio e aprirà la scheda del lead. Verranno importati i lead e i messaggi degli ultimi 90 giorni (selezionate Importa anche i lead più vecchi per includerne altri). Una volta stabilito il collegamento, il comando Apri in Flow rimanderà direttamente al lead selezionato.

Se avete creato lo spazio di lavoro Flow separatamente, un titolare o un amministratore può collegarlo manualmente: andate su Impostazioni → Lawzana Directory, cliccate su Genera token di associazione e incollate il token nella dashboard di Lawzana sotto Settings > Lawzana Flow CRM entro 30 minuti. Il collegamento resterà attivo fino a un'eventuale disconnessione.

Gestione dei lead#

Quando riscattate un lead o ricevete un messaggio nella Directory:

1. In Lawzana Flow viene generato un nuovo lead con nome, email, telefono e messaggio del cliente
2. La fonte viene registrata come "Lawzana"
3. Il nominativo del cliente viene confrontato con le pratiche esistenti per verificare eventuali conflitti di interesse
4. Il membro del team assegnato (oppure, in mancanza di assegnazione, i titolari e gli amministratori) riceve una notifica, e il lead viene inserito in cima alla successiva email dell'agenda giornaliera

L'opzione Avvia pre-screening IA automaticamente (disattivata per impostazione predefinita) consente all'assistente IA di inviare immediatamente un'email al nuovo lead della Directory ponendogli alcune domande preliminari, utilizzando la connessione email del professionista assegnato. Se il professionista non dispone di una connessione email configurata, il potenziale cliente riceverà invece il link al modulo di acquisizione. I lead importati in archivio non vengono mai contattati.

Feed del calendario#

Visualizzate le scadenze di Flow e i promemoria dei lead direttamente in Google Calendar, Outlook o Apple Calendar.

1. Andate su Impostazioni → Feed calendario
2. Cliccate su Crea link al calendario
3. Cliccate su Aggiungi a Google Calendar o su uno dei pulsanti di Outlook, oppure incollate il link in Apple Calendar

Il feed visualizza le scadenze relative alle pratiche di vostra competenza, i promemoria dei lead e gli appuntamenti prenotati dai clienti. La sincronizzazione è unidirezionale: le modifiche apportate sul vostro calendario non si rifletteranno in Flow. Le applicazioni di calendario si aggiornano secondo intervalli propri, pertanto la comparsa di una nuova scadenza può richiedere diverse ore (su Outlook, talvolta, l'aggiornamento avviene una sola volta al giorno). Chiunque sia in possesso del link può visualizzare questi eventi; cliccate su Rigenera link qualora sia stato divulgato.

Stripe (Abbonamento)#

Stripe gestisce i pagamenti per l'abbonamento a Lawzana Flow. La configurazione avviene in automatico e non richiede alcun intervento da parte vostra. Il sistema non viene utilizzato per incassare i pagamenti dai vostri clienti.

• I metodi di pagamento si gestiscono all'interno del portale di fatturazione di Stripe
• È possibile accedervi da Impostazioni → Abbonamento → Gestisci fatturazione
• Per ulteriori informazioni, consultate Piani e fatturazione