Integrazioni

Lawzana Flow raccoglie le nuove richieste in un unico posto, indipendentemente dalla loro origine: il vostro sito web, la vostra pagina contatti, il vostro indirizzo per le richieste, Zapier o la Lawzana Directory. Può inoltre notificare agli altri vostri strumenti l'emissione di una fattura o la ricezione di un pagamento. Questa guida illustra ciascun canale e dove configurarlo. La maggior parte di essi si trova in Impostazioni, alla voce Integrazioni.

Fonti di lead#

Impostazioni → Fonti di lead (titolari e amministratori) elenca tutti i canali da cui possono provenire le vostre richieste: Lawzana Directory, Indirizzo per le richieste, Modulo del sito web, Pagina contatti, Pagina di prenotazione e Zapier e API. Per ciascuno di essi viene indicato se è configurato, la data dell'ultimo lead e quanti lead ha generato negli ultimi 30 giorni. Fate clic su Configura (o Impostazioni) per aprire la scheda del canale corrispondente.

Nella stessa pagina è presente l'interruttore Client intake, Avvia automaticamente il client intake. Quando è attivo, ogni nuova richiesta proveniente da queste fonti riceve il vostro modulo di intake. Consultate Gestione dei lead.

Indirizzo per le richieste#

L'indirizzo per le richieste è un unico indirizzo email per l'intero studio. Inoltrategli le richieste che il vostro studio riceve via email e Flow trasformerà ogni nuova richiesta in un lead. Qualsiasi altra comunicazione verrà messa da parte per una vostra verifica.

I titolari e gli amministratori lo trovano in Impostazioni → Fonti di lead, sotto Il tuo indirizzo per le richieste. Fate clic su Copia per copiarlo. Flow lo crea la prima volta che un titolare o un amministratore apre la pagina.

Cosa inviare a questo indirizzo#

• La vostra casella di posta info@: inoltrate una copia della posta in arrivo
• I moduli del vostro sito web: aggiungete l'indirizzo alle email di notifica del modulo
• Directory e piattaforme (Avvo, Justia, Google Business Profile e altre): impostatelo come email di notifica oppure inoltrate le relative email dalla vostra casella di posta

Configurazione#

1. Andate su Impostazioni → Fonti di lead
2. Sotto Come configurarlo, scegliete Dove arrivano le tue richieste: Gmail o Google Workspace, Outlook o Microsoft 365, Moduli WordPress, Wix, Squarespace, Webflow o Altre directory e piattaforme
3. Seguite i tre passaggi mostrati. Il vostro indirizzo per le richieste è già precompilato

Per Gmail: aprite Impostazioni, poi Visualizza tutte le impostazioni, quindi Inoltro e POP/IMAP, fate clic su Aggiungi un indirizzo di inoltro e inserite il vostro indirizzo per le richieste. Gmail invierà un codice di conferma. Il codice apparirà nella pagina Fonti di lead, e anche i titolari e gli amministratori riceveranno una notifica con il codice. Inserite il codice in Gmail, scegliete di inoltrare una copia della posta in arrivo, conservate la copia di Gmail nella casella di posta e salvate.

Per Outlook sul web: aprite Impostazioni, poi Posta, quindi Inoltro, attivate l'inoltro, inserite il vostro indirizzo per le richieste, selezionate Conserva una copia dei messaggi inoltrati e salvate. Se Microsoft 365 lo blocca, l'amministratore dovrà consentire l'inoltro automatico nei criteri antispam in uscita.

Per il modulo di un sito web, mantenete anche il vostro indirizzo personale nella notifica, impostate Reply-To sul campo email del visitatore (ove consentito dal modulo) e inviate un messaggio di prova.

La pagina mostrerà "Nessuna email è ancora arrivata" fino all'arrivo della prima email. Successivamente mostrerà "Le email stanno arrivando" con la data dell'ultima ricevuta, a conferma del corretto funzionamento dell'inoltro.

Inviare i passaggi al responsabile del sito web#

Se un'altra persona gestisce il vostro sito web o le vostre email, fate clic su Invia questi passaggi via email al responsabile del sito. Inserite La sua email e una nota facoltativa, quindi fate clic su Invia. Riceverà i passaggi relativi alla piattaforma scelta e il vostro indirizzo per le richieste; le sue risposte arriveranno direttamente a voi. L'email elenca anche gli altri modi per collegare il vostro sito web (il Widget di acquisizione lead, l' API e Zapier) con un link a questo articolo. Non conterrà mai le vostre chiavi: dovrete copiare il codice del widget o creare una chiave API in Flow e trasmetterla personalmente.

• La nota è in testo normale, pertanto non può contenere link
• Lo stesso indirizzo può ricevere i passaggi al massimo due volte al giorno

Cosa succede a ciascuna email#

• Una nuova richiesta diventa un lead con fonte "Email", non assegnato, e l'email viene allegata ad esso
• Un'email proveniente da un cliente o da un lead già esistente, o una risposta all'interno di una conversazione nota, viene archiviata sotto quel lead o fascicolo
• Un'email proveniente da una persona diventata lead nelle ultime 24 ore viene archiviata sotto quel lead
• Tutto il resto viene conservato in Revisione email per 30 giorni, affinché titolari e amministratori possano verificarlo
• Lo spam e le email interne dello studio vengono ignorati

Flow legge fino a 100 email al giorno per studio, senza alcun consumo di crediti IA. Con l'intake automatico attivo, l'email di intake viene inviata solo ai clienti il cui indirizzo è stato verificato da Flow o la cui email è indicata nella notifica di un modulo o di una piattaforma. Consultate Gestione dei lead per ulteriori dettagli.

Widget di acquisizione lead#

Integrate un modulo di acquisizione lead nel vostro sito web per ricevere automaticamente le richieste in Lawzana Flow.

Configurazione del widget#

1. Andate su Impostazioni → Widget del sito web
2. Fate clic su Genera chiave del widget (solo il titolare dello studio può gestire la chiave e aprire lo strumento di personalizzazione)
3. Fate clic su Apri personalizzatore e scegliete una Modalità widget:

Personalizzazione del widget#

Contenuto del modulo:

• Titolo del modulo: Intestazione del modulo (predefinito: "Mettiti in contatto")
• Descrizione: Sottotitolo o istruzioni
• Testo del pulsante di invio: Etichetta del pulsante di invio (predefinito: "Invia")
• Messaggio di successo: Visualizzato dopo l'invio (predefinito: "Grazie! Ti ricontatteremo presto.")

Stile:

• Colore primario: Colore del pulsante e degli elementi in risalto
• Sfondo: Sfondo del modulo
• Colore del testo: Colore delle etichette e del corpo del testo
• Colore del bordo: Bordo del modulo
• Raggio del bordo: Arrotondamento degli angoli

Preset rapidi: Predefinito, Blu, Verde, Viola, Rosa, Ambra, Scuro

Modalità pulsante: impostate il Testo del pulsante (predefinito: "Contattaci").

Modalità fluttuante:

• Posizione: a sinistra, al centro o a destra, nella parte inferiore dello schermo
• Dimensioni del pulsante
• Stile icona: Chat o Modulo

Campi del modulo:

• Nome (sempre obbligatorio)
• Email (sempre obbligatorio)
• Telefono (facoltativo: Mostra campo telefono, e Telefono obbligatorio se desiderato)
• Messaggio (facoltativo: Mostra campo messaggio)

Integrazione nel vostro sito web#

Aprite la scheda Codice di incorporamento nel personalizzatore, fate clic su Copia codice e incollatelo nell'HTML del vostro sito web. Il codice si presenta così:

<div data-lawzana-widget data-options='{"mode":"inline","title":"Get in Touch"}'></div>
<script src="https://flow.lawzana.com/api/widget/embed.js?key=YOUR_KEY" async></script>

I lead provenienti dal widget mostrano la fonte "Sito web".

Sicurezza del widget#

• Ciascuna chiave del widget è associata alla vostra organizzazione
• Rigenera chiave per invalidare quella precedente (le installazioni esistenti del widget smetteranno di funzionare fino al loro aggiornamento)
• Revoca chiave per disattivare completamente il widget
• Gli invii sono soggetti a limitazione della frequenza per prevenire abusi; la stessa email inviata due volte nell'arco di 24 ore genera un solo lead

Pagina contatti#

Flow può ospitare una semplice pagina contatti per il vostro studio, dotata di un proprio link e codice QR. Ogni messaggio inviato da questa pagina arriva in Lead con la fonte "Pagina contatti", e il vostro team riceve la consueta email di notifica per i nuovi lead.

1. Andate su Impostazioni → Pagina contatti
2. Fate clic su Crea la mia pagina (la predisporremo a partire dai dati del vostro studio). Se il vostro studio è collegato alla Lawzana Directory, potete invece fare clic su Creala dal mio profilo lawzana.com
3. Modificatela in quattro schede: Design, Testo, Dati di contatto e Link e visibilità. Scegliete uno stile (Classico, Moderno, Minimale, Audace o Personalizzato) e un colore principale.
4. Fate clic su Pubblica la mia pagina, quindi condividete il link o il codice QR

Nessuno potrà visualizzare la pagina finché non la pubblicherete. Potete anche chiedere all'Assistente di modificare la pagina descrivendo i cambiamenti a parole vostre (2 crediti IA per richiesta); le modifiche rimarranno nella bozza fino al salvataggio. La pagina mostra le visite e i messaggi degli ultimi 30 giorni.

I motori di ricerca non indicizzano la pagina a meno che non attiviate Consenti ai motori di ricerca di trovare questa pagina. Nei piani a pagamento è possibile nascondere il link "Powered by Lawzana Flow". Solo titolari e amministratori possono creare o modificare la pagina.

Integrazione API#

Per inviare lead dai vostri moduli o sistemi personali, andate su Impostazioni → Integrazione API. La sezione mostra l'endpoint, i campi della richiesta (name, email, phone, message, source, referrer), esempi di codice e un pulsante Invia lead di prova. Utilizza la stessa chiave del widget del sito web.

• Limiti di frequenza: 5 richieste al minuto per indirizzo IP, 10 al minuto per chiave
• La stessa email inviata due volte nell'arco di 24 ore genera un solo lead
• I nuovi lead vengono inseriti nella prima fase della pipeline dei lead, non assegnati

Inoltro email#

Ciascun utente riceve un indirizzo di intake riservato. Inoltrate le email dei clienti a questo indirizzo, automaticamente dalla vostra casella di posta o una alla volta, e Flow archivierà ciascun messaggio sotto il cliente corrispondente. Questo indirizzo è destinato alla vostra corrispondenza personale; le nuove richieste per lo studio vanno inviate all'indirizzo per le richieste.

1. Andate su Impostazioni → Inoltro email
2. Fate clic su Crea connessione email e copiate Il tuo indirizzo di intake
3. Configurate l'inoltro in Gmail, Outlook o nel vostro provider di posta elettronica (la pagina contiene istruzioni dettagliate)

Flow visualizza solo le email che raggiungono il vostro indirizzo di intake; non accede mai alla vostra casella di posta. Se il mittente non è ancora censito tra i clienti, l'email rimarrà in attesa in Revisione email, dove potrete fare clic su Crea lead o Ignora. Scegliete il tempo di conservazione alla voce Conservazione email non associate. I lead creati in questo modo mostrano la fonte "Email" e non ricevono l'intake automatico.

Pagina di prenotazione#

I clienti possono prenotare un appuntamento online con voi dalla pagina pubblica dello studio, da un link condiviso o dal portale clienti. La funzionalità è inclusa in tutti i piani.

Attivazione della pagina di prenotazione#

1. Andate su Impostazioni → Prenotazione (titolari, amministratori e membri; i visualizzatori non vi hanno accesso)
2. Impostate il nome per le prenotazioni, il fuso orario e un link opzionale per la riunione (la vostra stanza Meet, Teams o Zoom), quindi fate clic su Salva. Se lo studio non ha ancora un indirizzo per la pagina pubblica, un titolare o amministratore può configurarlo dalla stessa scheda: inizierà come bozza privata, quindi nulla verrà pubblicato
3. Fate clic su Aggiungi un tipo di prenotazione: specificate nome, durata, orari settimanali, intervalli cuscinetto, preavviso minimo e modalità di incontro (video, telefono o di persona)
4. Facoltativo: incollate l'indirizzo iCal privato del vostro calendario sotto Blocca orari dal tuo calendario personale, affinché i clienti non possano prenotare quando siete occupati

Le prenotazioni si aprono non appena è attivo almeno un tipo di prenotazione. Ciascun collega configura le proprie; titolari e amministratori vedono gli organizzatori dello studio e possono disattivare le prenotazioni di un collega.

Dove prenotano i clienti#

• I vostri link di prenotazione: copiateli da Impostazioni → Prenotazione. Il link a un singolo tipo di prenotazione porta direttamente al relativo calendario
• La vostra pagina contatti: mostra il pulsante Prenota un appuntamento quando almeno un collega è disponibile per le prenotazioni. Se incollate un link Calendly o simile in Impostazioni → Pagina contatti, verrà utilizzato quel link
• Il portale clienti: i clienti dotati di link al portale vedono l'opzione Prenota una riunione, con l'avvocato responsabile del loro fascicolo mostrato per primo

Le riunioni prenotate appaiono nel calendario di Flow e si collegano a un lead o a un fascicolo. Un nuovo cliente diventa un lead con fonte "Prenotazione". I clienti ricevono una conferma con il link per riprogrammare o annullare, e riceverete una notifica a ogni prenotazione, riprogrammazione o annullamento. Per sospendere il servizio, disattivate Accetta prenotazioni online: le impostazioni verranno mantenute.

Zapier#

Utilizzate la vostra chiave API di Zapier per inviare lead a Flow da altri strumenti collegati a Zapier, come i moduli web, e per comunicare ai vostri applicativi l'emissione di fatture e la ricezione di pagamenti.

Configurazione di Zapier#

1. Andate su Impostazioni → Zapier (titolari e amministratori)
2. Fate clic su Genera chiave API e copiatela subito: la chiave completa non verrà mostrata di nuovo
3. Aprite l'app Lawzana Flow su Zapier e accettate l'invito. L'app è attualmente accessibile solo su invito, quindi la ricerca di Zapier non la troverà finché non lo accetterete. Il link è presente anche in Impostazioni → Zapier.
4. Create uno Zap, scegliete Lawzana Flow e incollate la chiave API quando Zapier richiede di connettere l'account

Per inviare lead a Flow, utilizzate l'azione Create Lead. Mappate il nome del lead (obbligatorio) e, facoltativamente, email, telefono, messaggio e nome della fonte, quindi selezionate New enquiry (vedere sotto). Ogni esecuzione dello Zap crea un lead con fonte "Zapier". Se nelle ultime 24 ore è arrivato un lead con la stessa email, non verrà creato alcun nuovo lead.

Utilizzate un altro strumento, come Make? Inviate una richiesta POST a https://flow.lawzana.com/api/zapier/leads inserendo la vostra chiave nell'header X-API-KEY, insieme al name del lead (obbligatorio) e, facoltativamente, email, phone, message, source_name e new_enquiry.

Nuove richieste e intake automatico#

Nell'azione Create Lead, impostate New enquiry su Yes quando il lead è una persona che ha appena richiesto assistenza al vostro studio, ad esempio tramite un'inserzione per lead o un modulo. Con l'opzione Avvia automaticamente il client intake attiva, quel lead riceverà la vostra email di intake. Lasciate l'impostazione su No (predefinita) per importazioni e contatti esistenti: questi lead non verranno mai contattati. Gli Zap creati prima dell'introduzione di questo campo sono considerati come No; apriteli e selezionate Yes ove opportuno.

Da un altro strumento, inviate new_enquiry come true per ottenere lo stesso risultato. Omettetelo (valore predefinito: false) per le importazioni.

Trigger di fatturazione#

L'app Lawzana Flow su Zapier dispone di quattro trigger di fatturazione:

• New Invoice Issued
• New Payment Received
• Invoice Paid (saldata per intero)
• Invoice Voided

Ciascun trigger trasmette numero di fattura, date, stato, valuta, importi (subtotale, sconto, imposta, totale, pagato, stornato e saldo), i dati di fatturazione con cui la fattura è stata emessa, il fascicolo, il link alla fattura per il cliente e le voci di fattura. Un pagamento include inoltre data, importo, metodo e riferimento. Un utilizzo tipico consiste nel duplicare fatture e pagamenti nel software di contabilità, come Xero. Il supporto per Make sarà presto disponibile.

Per consentire ai trigger di leggere i dati di fatturazione, un titolare o amministratore deve attivare Consenti alle integrazioni di leggere i dati di fatturazione in Impostazioni → Zapier, accanto alla chiave API. L'opzione è disattivata per impostazione predefinita, affinché una chiave creata per i lead non condivida autonomamente nomi di clienti e importi. Finché resta disattivata, i trigger di fatturazione verranno rifiutati.

Copiare le fatture in Xero#

Flow non si sincronizza ancora direttamente con Xero. Fino ad allora, tre Zap consentono di mantenere Xero aggiornato. Xero fungerà da partitario crediti, mentre continuerete a registrare ore, fatture e pagamenti in Flow.

1. New Invoice Issued → fattura Xero. Cercate il contatto Xero tramite l'email del cliente, oppure createlo con nome, email, codice fiscale/partita IVA e paese del cliente. Create una fattura di vendita con lo stesso numero, le stesse date e la stessa valuta, indicando il fascicolo come riferimento. Aggiungete una riga Xero per ciascuna riga di Flow, con quantità 1 pari all'importo della riga (quantità × tariffa può differire di pochi centesimi nelle registrazioni orarie brevi), applicando il codice conto e l'aliquota fiscale scelti dal vostro commercialista. Aggiungete eventuali sconti come riga negativa.
2. New Payment Received → pagamento Xero. Cercate la fattura Xero in base al numero e imputate l'importo, la data e il riferimento del pagamento al vostro conto bancario. Non registrate l'importo anche su Invoice Paid: è già stato registrato con i singoli pagamenti.
3. Invoice Voided → annullamento in Xero. Cercate la fattura Xero in base al numero e annullatela.

Utilizzate gli importi decimali (ad esempio 1250.00), non gli importi in centesimi, e conservate l'ID dell'evento (ad esempio nel riferimento Xero) affinché l'esecuzione ripetuta di uno Zap non crei duplicati. Le fatture in una valuta diversa da quella di base dell'organizzazione Xero richiedono un piano Xero con supporto multi-valuta. Ciascun trigger trasmette fino a 500 righe di fattura. Gli storni e i pagamenti eliminati non dispongono di un trigger, pertanto andranno rettificati manualmente in Xero.

Sicurezza della chiave API#

• La chiave API consente a chiunque ne sia in possesso di creare lead nella vostra organizzazione e, con l'accesso alla fatturazione attivo, di visualizzare fatture e pagamenti
• Trattatela come una password: non condividetela pubblicamente
• Utilizzate Rigenera chiave se sospettate che sia stata compromessa, oppure Revoca chiave per arrestare tutti gli Zap. Gli Zap esistenti smetteranno di funzionare finché non riceveranno la nuova chiave

Lawzana Directory#

Collegate il vostro spazio di lavoro Lawzana Flow alla scheda del vostro studio sulla directory legale Lawzana. Il collegamento non modifica la scheda, il profilo né il posizionamento.

Cosa consente di fare#

• Ricevere lead: i lead reclamati e i messaggi diretti ricevuti nella Directory vengono creati come lead in Lawzana Flow, contrassegnati con la fonte "Lawzana"
• Accedere da Lawzana: facendo clic su Apri in Flow su un lead nella dashboard di Lawzana, accederete a Flow senza dover inserire la password di Flow
• Postazioni e crediti IA: un piano a pagamento della Directory aggiunge postazioni Flow e crediti IA al vostro spazio di lavoro

Connessione#

La procedura standard consiste nel fare clic su Apri in Flow su qualsiasi lead nella dashboard di Lawzana. La prima volta, Flow mostrerà una schermata di conferma, creerà lo spazio di lavoro Free se non ne possedete già uno, collegherà lo studio e aprirà il lead. I lead e i messaggi degli ultimi 90 giorni verranno importati (selezionate Importa anche i lead meno recenti per recuperarli tutti). Una volta stabilita la connessione, Apri in Flow porterà direttamente al lead.

Se avete creato lo spazio di lavoro Flow separatamente, un titolare o amministratore può collegarlo manualmente: andate su Impostazioni → Lawzana Directory, fate clic su Genera token di abbinamento e incollate il token nella dashboard di Lawzana sotto Settings > Lawzana Flow CRM entro 30 minuti. La connessione rimarrà attiva fino alla disconnessione.

Flusso dei lead#

Quando reclamate un lead o ricevete un messaggio nella Directory:

1. Viene creato un lead in Lawzana Flow con nome, email, telefono e messaggio della persona
2. La fonte viene contrassegnata come "Lawzana"
3. Il lead viene assegnato alla persona indicata sotto Chi riceve i nuovi lead della Directory per la relativa area di attività in Impostazioni → Aree di attività, oppure al titolare dello studio
4. Il nome del cliente viene verificato rispetto ai vostri fascicoli per verificare l'eventuale presenza di conflitti
5. Il membro del team assegnato riceve una notifica e il lead compare in cima all'email con l'agenda del giorno successivo

Con l'opzione Avvia automaticamente il client intake attiva (in Impostazioni → Fonti di lead), ciascun nuovo lead della Directory provvisto di indirizzo email riceverà l'email di intake entro pochi minuti, inviata dall'indirizzo dell'avvocato assegnato. L'operazione non consuma crediti IA. I lead importati al momento della connessione non vengono mai contattati. Consultate Gestione dei lead.

Feed del calendario#

Visualizzate le scadenze e i follow-up dei lead di Flow in Google Calendar, Outlook o Apple Calendar.

1. Andate su Impostazioni → Feed del calendario
2. Fate clic su Crea link del calendario
3. Fate clic su Aggiungi a Google Calendar o su uno dei pulsanti di Outlook, oppure incollate il link in Apple Calendar

Il feed mostra le scadenze dei fascicoli a cui avete accesso, i promemoria dei lead e le riunioni prenotate dai clienti. La sincronizzazione è unidirezionale: le modifiche apportate nel vostro calendario non vengono riportate in Flow. Le applicazioni di calendario si aggiornano secondo una propria pianificazione, pertanto una nuova scadenza può richiedere diverse ore per comparire (in Outlook talvolta solo una volta al giorno). Chiunque disponga del link può visualizzare questi eventi; utilizzate Rigenera link qualora dovesse essere divulgato.

Stripe (Abbonamento)#

Stripe gestisce i pagamenti dell'abbonamento a Lawzana Flow. La configurazione avviene automaticamente, senza alcun intervento da parte vostra. Non viene utilizzato per incassare i pagamenti dai vostri clienti.

• I metodi di pagamento vengono gestiti tramite il portale di fatturazione di Stripe
• Vi si accede da Impostazioni → Abbonamento → Gestisci fatturazione
• Consultate Fatturazione e piani per ulteriori dettagli