Integrasi

Lawzana Flow mengumpulkan pertanyaan baru ke dalam satu tempat, dari mana pun asalnya: situs web Anda, halaman kontak Anda sendiri, alamat pertanyaan Anda, Zapier, atau Direktori Lawzana. Sistem ini juga dapat memberi tahu alat Anda yang lain saat Anda menerbitkan faktur atau menerima pembayaran. Panduan ini membahas setiap saluran dan tempat pengaturannya. Sebagian besar terdapat di Settings, di bawah Integrations.

Sumber Prospek#

Settings → Lead sources (pemilik dan admin) mencantumkan setiap saluran yang dapat menjadi asal pertanyaan Anda: Lawzana Directory, Enquiry address, Website form, Contact page, Booking page, serta Zapier and API. Masing-masing menampilkan status pengaturannya, tanggal prospek terakhirnya, dan jumlah prospek yang diperoleh dalam 30 hari terakhir. Klik Set up (atau Settings) untuk membuka tab saluran tersebut.

Halaman yang sama memiliki sakelar Client intake, yaitu Start the client intake automatically. Jika diaktifkan, setiap pertanyaan baru dari sumber-sumber ini akan menerima formulir intake Anda. Lihat Manajemen Prospek.

Alamat Pertanyaan#

Alamat pertanyaan Anda adalah satu alamat email untuk seluruh firma. Kirimkan pertanyaan yang diterima firma Anda melalui email ke alamat ini, dan Flow akan mengubah setiap pertanyaan baru menjadi prospek. Email lainnya akan disisihkan untuk Anda periksa.

Pemilik dan admin dapat menemukannya di Settings → Lead sources, di bawah Your enquiry address. Klik Copy untuk menyalinnya. Flow membuatnya saat pertama kali pemilik atau admin membuka halaman tersebut.

Apa yang Harus Dikirimkan ke Alamat Ini#

• Kotak masuk info@ Anda: terusan salinan email masuk
• Formulir situs web Anda: tambahkan alamat tersebut ke email notifikasi formulir
• Direktori dan platform (Avvo, Justia, Google Business Profile, dan lainnya): tetapkan sebagai email notifikasi mereka, atau teruskan email mereka dari kotak masuk Anda

Menyiapkannya#

1. Buka Settings → Lead sources
2. Di bawah How to set it up, pilih Where your enquiries arrive: Gmail or Google Workspace, Outlook or Microsoft 365, WordPress forms, Wix, Squarespace, Webflow, atau Other directories and platforms
3. Ikuti tiga langkah yang ditampilkan. Alamat pertanyaan Anda sudah terisi secara otomatis

Untuk Gmail: buka Settings, lalu See all settings, lalu Forwarding and POP/IMAP, klik Add a forwarding address dan masukkan alamat pertanyaan Anda. Gmail akan mengirimkan kode konfirmasi. Kode tersebut akan muncul di halaman Lead sources, dan pemilik serta admin juga akan menerima notifikasi yang memuat kode tersebut. Masukkan kode di Gmail, pilih untuk meneruskan salinan email masuk, simpan salinan Gmail di kotak masuk, lalu simpan.

Untuk Outlook di web: buka Settings, lalu Mail, lalu Forwarding, aktifkan penerusan, masukkan alamat pertanyaan Anda, centang Keep a copy of forwarded messages, lalu simpan. Jika Microsoft 365 memblokirnya, admin Anda dapat mengizinkan penerusan otomatis dalam kebijakan spam keluar (outbound spam policy).

Untuk formulir situs web, tetap cantumkan alamat Anda sendiri pada notifikasi, atur Reply-To ke bidang email pengunjung jika formulir mengizinkannya, lalu kirim pesan uji coba.

Halaman akan menampilkan "No email has arrived yet" hingga email pertama masuk. Setelah itu, status akan berubah menjadi "Email is arriving" disertai tanggal email terakhir, sehingga Anda mengetahui bahwa penerusan berfungsi dengan baik.

Mengirimkan Langkah-Langkah ke Pengelola Web Anda#

Jika orang lain yang mengelola situs web atau email Anda, klik Email these steps to my web person. Masukkan Their email dan catatan opsional, lalu klik Send. Mereka akan menerima langkah-langkah untuk platform yang Anda pilih beserta alamat pertanyaan Anda, dan balasan mereka akan masuk ke Anda. Email tersebut juga mencantumkan cara lain untuk menghubungkan situs web Anda (Widget Pengumpulan Prospek, API, dan Zapier) disertai tautan ke artikel ini. Email ini tidak pernah memuat kunci Anda: Anda menyalin kode widget atau membuat kunci API di Flow lalu meneruskannya kepada mereka.

• Catatan berupa teks biasa, sehingga tidak dapat memuat tautan
• Alamat yang sama hanya dapat menerima langkah-langkah ini maksimal dua kali sehari

Apa yang Terjadi pada Setiap Email#

• Pertanyaan baru menjadi prospek dengan sumber "Email", belum ditetapkan, dan email tersebut dilampirkan padanya
• Email dari klien atau prospek yang sudah ada, atau balasan dalam percakapan yang sudah dikenal, akan diarsipkan pada prospek atau perkara tersebut
• Email dari seseorang yang telah menjadi prospek dalam 24 jam terakhir akan diarsipkan pada prospek tersebut
• Hal lainnya akan disisihkan di Email Review selama 30 hari, untuk diperiksa oleh pemilik dan admin
• Spam dan email internal firma Anda akan diabaikan

Flow membaca hingga 100 email per hari untuk setiap firma, tanpa biaya kredit AI. Dengan intake otomatis yang aktif, email intake hanya dikirimkan ke klien yang alamatnya dapat diverifikasi oleh Flow, atau yang emailnya tercantum dalam notifikasi formulir atau platform. Lihat Manajemen Prospek untuk rinciannya.

Widget Pengumpulan Prospek#

Sematkan formulir pengumpulan prospek di situs web Anda untuk menerima pertanyaan di Lawzana Flow secara otomatis.

Menyiapkan Widget#

1. Buka Settings → Website Widget
2. Klik Generate Widget Key (hanya pemilik firma yang dapat mengelola kunci dan membuka alat penyesuaian)
3. Klik Open Customizer dan pilih Widget Mode:

Menyesuaikan Widget#

Konten Formulir:

• Form Title: Judul formulir (default: "Get in Touch")
• Description: Subjudul atau petunjuk
• Submit Button Text: Label tombol kirim (default: "Submit")
• Success Message: Ditampilkan setelah pengiriman (default: "Thank you! We'll be in touch soon.")

Gaya:

• Primary Color: Warna tombol dan aksen
• Background: Latar belakang formulir
• Text Color: Warna label dan teks isi
• Border Color: Batas formulir
• Border Radius: Kebulatan sudut

Preset Cepat: Default, Blue, Green, Purple, Rose, Amber, Dark

Mode Button: atur Button Text (default: "Contact Us").

Mode Floating:

• Position: kiri, tengah, atau kanan, di bagian bawah layar
• Button Size
• Icon Style: Chat atau Form

Bidang Formulir:

• Nama (selalu wajib diisi)
• Email (selalu wajib diisi)
• Telepon (opsional: Show Phone Field, dan Phone Required jika Anda menginginkannya)
• Pesan (opsional: Show Message Field)

Menyematkan di Situs Web Anda#

Buka tab Embed Code di alat penyesuaian, klik Copy Code dan tempelkan ke dalam HTML situs web Anda. Tampilannya seperti ini:

<div data-lawzana-widget data-options='{"mode":"inline","title":"Get in Touch"}'></div>
<script src="https://flow.lawzana.com/api/widget/embed.js?key=YOUR_KEY" async></script>

Prospek dari widget akan menampilkan sumber "Website".

Keamanan Widget#

• Setiap kunci widget terikat pada organisasi Anda
• Regenerate Key untuk membatalkan kunci lama (pemasangan widget yang ada akan berhenti berfungsi hingga Anda memperbaruinya)
• Revoke Key untuk menonaktifkan widget sepenuhnya
• Pengiriman dibatasi kecepatannya untuk mencegah penyalahgunaan, dan email yang sama yang dikirim dua kali dalam 24 jam hanya akan menghasilkan satu prospek

Halaman Kontak#

Flow dapat menghosting halaman kontak sederhana untuk firma Anda, lengkap dengan tautan dan kode QR tersendiri. Setiap pesan yang dikirim dari halaman tersebut akan masuk ke Leads dengan sumber "Contact page", dan tim Anda akan menerima email prospek baru seperti biasa.

1. Buka Settings → Contact page
2. Klik Create my page (kami menyiapkannya dari rincian firma Anda). Jika firma Anda terhubung ke Direktori Lawzana, Anda dapat mengeklik Create it from my lawzana.com profile sebagai gantinya
3. Edit melalui empat tab: Design, Text, Contact details, dan Link and visibility. Pilih gaya (Classic, Modern, Minimal, Bold, atau Custom) dan warna utama.
4. Klik Publish my page, lalu bagikan tautan atau kode QR tersebut

Tidak ada yang dapat melihat halaman tersebut sampai Anda memublikasikannya. Anda juga dapat meminta Assistant untuk mengubah halaman dengan kata-kata Anda sendiri (2 kredit AI per permintaan); perubahannya akan masuk ke draf Anda sampai Anda menyimpannya. Halaman ini menampilkan kunjungan dan pesan selama 30 hari terakhir.

Mesin pencari tidak akan menampilkan halaman ini kecuali Anda mengaktifkan Let search engines find this page. Pada paket berbayar, Anda dapat menyembunyikan tautan "Powered by Lawzana Flow". Hanya pemilik dan admin yang dapat membuat atau mengubah halaman ini.

Integrasi API#

Untuk mengirim prospek dari formulir atau sistem Anda sendiri, buka Settings → API Integration. Halaman ini menampilkan endpoint, bidang permintaan (nama, email, telepon, pesan, sumber, perujuk), contoh kode, dan tombol Send Test Lead. Integrasi ini menggunakan kunci yang sama dengan widget situs web.

• Batas kecepatan: 5 permintaan per menit per alamat IP, 10 per menit per kunci
• Email yang sama yang dikirim dua kali dalam 24 jam hanya menghasilkan satu prospek
• Prospek baru masuk ke tahap prospek pertama Anda, belum ditetapkan

Penerusan Email#

Setiap orang mendapatkan alamat intake pribadi. Teruskan email klien ke alamat tersebut, baik secara otomatis dari kotak masuk Anda maupun satu per satu, dan Flow akan mengarsipkan setiap pesan di bawah klien yang cocok. Ini ditujukan untuk korespondensi Anda sendiri; pertanyaan baru untuk firma diarahkan ke alamat pertanyaan.

1. Buka Settings → Email Forwarding
2. Klik Create Email Connection dan salin Your Intake Address
3. Atur penerusan di Gmail, Outlook, atau penyedia email Anda (halaman ini menyediakan petunjuk langkah demi langkah)

Flow hanya melihat email yang sampai di alamat intake Anda; Flow tidak pernah masuk ke kotak surat Anda. Jika pengirim belum menjadi salah satu klien Anda, email akan menunggu di Email Review, tempat Anda dapat mengeklik Create lead atau Discard. Pilih berapa lama email disimpan di bawah Unmatched email retention. Prospek yang dibuat dengan cara ini akan menampilkan sumber "Email" dan tidak menerima intake otomatis.

Halaman Pemesanan#

Klien dapat memesan pertemuan dengan Anda secara daring, dari halaman publik firma Anda, tautan yang Anda bagikan, atau portal klien mereka. Fitur ini disertakan dalam setiap paket.

Membuka halaman pemesanan Anda#

1. Buka Settings → Booking (pemilik, admin, dan anggota; penampil tidak memilikinya)
2. Atur nama pemesanan Anda, zona waktu, dan tautan pertemuan opsional (ruang Meet, Teams, atau Zoom Anda), lalu klik Save. Jika firma Anda belum memiliki alamat halaman publik, pemilik atau admin dapat menyiapkannya dari tab yang sama: halaman ini dimulai sebagai draf privat, sehingga tidak ada yang dipublikasikan
3. Klik Add a booking type: nama, durasi, jam mingguan, waktu jeda (buffer), pemberitahuan minimum, dan cara Anda bertemu (video, telepon, atau tatap muka)
4. Opsional: tempelkan alamat iCal privat kalender Anda di bawah Block time from your own calendar, agar klien tidak dapat memesan waktu saat Anda sibuk

Pemesanan akan terbuka segera setelah Anda memiliki jenis pemesanan yang aktif. Setiap rekan kerja mengatur pemesanannya masing-masing; pemilik dan admin dapat melihat penyelenggara firma dan dapat menonaktifkan pemesanan rekan kerja.

Tempat klien melakukan pemesanan#

• Tautan pemesanan Anda: salin dari Settings → Booking. Tautan ke satu jenis pemesanan akan langsung mengarah ke kalendernya
• Halaman kontak Anda: menampilkan tombol Book an appointment jika setidaknya satu rekan kerja membuka pemesanan. Jika Anda menempelkan tautan Calendly atau tautan serupa di Settings → Contact page, tautan tersebut yang akan digunakan
• Portal klien: klien yang memiliki tautan portal akan melihat Book a meeting, dengan pengacara yang menangani perkara mereka berada di urutan pertama

Pertemuan yang dipesan akan muncul di kalender Flow Anda dan terhubung ke prospek atau perkara. Klien baru akan menjadi prospek dengan sumber "Booking". Klien menerima konfirmasi beserta tautan untuk menjadwalkan ulang atau membatalkan, dan Anda akan diberi tahu saat mereka memesan, menjadwalkan ulang, atau membatalkan. Untuk menjeda, nonaktifkan Accept online bookings: pengaturan Anda akan tetap tersimpan.

Zapier#

Gunakan kunci API Zapier Anda untuk mengirim prospek ke Flow dari alat lain yang Anda hubungkan ke Zapier, seperti formulir web, serta untuk memberi tahu alat Anda tentang faktur dan pembayaran.

Menyiapkan Zapier#

1. Buka Settings → Zapier (pemilik dan admin)
2. Klik Generate API Key dan segera salin kuncinya: Anda tidak akan dapat melihat kunci lengkapnya lagi
3. Buka aplikasi Lawzana Flow di Zapier dan terima undangannya. Aplikasi ini saat ini hanya dapat diakses melalui undangan, sehingga pencarian Zapier tidak akan menemukannya sampai Anda menerima undangan tersebut. Settings → Zapier juga menyediakan tautan ke aplikasi ini.
4. Buat Zap, pilih Lawzana Flow, dan tempelkan kunci API Anda saat Zapier meminta Anda untuk menghubungkan akun Anda

Untuk mengirim prospek ke Flow, gunakan tindakan Create Lead. Petakan nama prospek (wajib), dan secara opsional email, telepon, pesan, dan nama sumber, lalu pilih New enquiry (lihat di bawah). Setiap eksekusi Zap akan membuat prospek dengan sumber "Zapier". Jika prospek dengan email yang sama telah masuk dalam 24 jam terakhir, tidak ada prospek baru yang akan dibuat.

Menggunakan alat lain, seperti Make? Kirim permintaan POST ke https://flow.lawzana.com/api/zapier/leads dengan kunci Anda di header X-API-KEY, serta name prospek (wajib), dan secara opsional email, phone, message, source_name, dan new_enquiry.

Pertanyaan Baru dan Intake Otomatis#

Dalam tindakan Create Lead, atur New enquiry ke Yes jika prospek tersebut adalah orang yang baru saja meminta bantuan ke firma Anda, seperti dari iklan prospek atau formulir. Dengan Start the client intake automatically yang aktif, prospek tersebut akan menerima email intake Anda. Biarkan pada opsi No (default) untuk impor dan kontak yang sudah ada: prospek tersebut tidak akan pernah dihubungi. Zap yang dibuat sebelum bidang ini ada akan dianggap sebagai No, jadi buka Zap tersebut dan pilih Yes jika sesuai.

Dari alat lain, kirim new_enquiry sebagai true untuk hasil yang sama. Jangan sertakan bidang ini (default-nya adalah false) untuk impor.

Pemicu Penagihan#

Aplikasi Lawzana Flow di Zapier memiliki empat pemicu penagihan:

• New Invoice Issued
• New Payment Received
• Invoice Paid (dibayar lunas)
• Invoice Voided

Setiap pemicu memuat nomor faktur, tanggal, status, mata uang, jumlah (subtotal, diskon, pajak, total, dibayar, dihapusbukukan, dan saldo), rincian tujuan penagihan saat faktur diterbitkan, perkara, tautan faktur klien, dan baris faktur. Pembayaran juga memuat tanggal, jumlah, metode, dan referensinya. Penggunaan yang umum adalah menyalin faktur dan pembayaran ke perangkat lunak akuntansi Anda, seperti Xero. Dukungan untuk Make akan segera hadir.

Untuk mengizinkan pemicu membaca data penagihan Anda, pemilik atau admin harus mengaktifkan Allow integrations to read billing data di Settings → Zapier, di samping kunci API. Pengaturan ini nonaktif secara default, sehingga kunci yang dibuat untuk prospek tidak akan membagikan nama klien dan jumlah nominal dengan sendirinya. Selama pengaturan ini nonaktif, pemicu penagihan akan ditolak.

Menyalin Faktur ke Xero#

Flow belum melakukan sinkronisasi langsung dengan Xero. Hingga fitur tersebut tersedia, tiga Zap dapat menjaga Xero tetap mutakhir. Xero menjadi buku besar piutang Anda; Anda tetap mencatat waktu, faktur, dan pembayaran di Flow.

1. New Invoice Issued → faktur Xero. Temukan kontak Xero berdasarkan email klien, atau buat kontak baru dengan nama, email, NPWP/ID pajak, dan negara klien. Buat faktur penjualan dengan nomor, tanggal, dan mata uang yang sama, serta perkara sebagai referensi. Tambahkan satu baris Xero per baris Flow, dengan kuantitas 1 untuk jumlah nominal baris tersebut (kuantitas × tarif dapat berselisih beberapa sen pada entri waktu singkat), dengan kode akun dan tarif pajak yang dipilih akuntan Anda. Tambahkan diskon apa pun sebagai baris bernilai negatif.
2. New Payment Received → pembayaran Xero. Temukan faktur Xero berdasarkan nomornya dan terapkan jumlah, tanggal, dan referensi pembayaran ke rekening bank Anda. Jangan mencatat penerimaan uang pada Invoice Paid juga: pembayaran sudah mencatatnya.
3. Invoice Voided → pembatalan di Xero. Temukan faktur Xero berdasarkan nomornya dan batalkan (void).

Gunakan jumlah desimal (seperti 1250.00), bukan jumlah dalam sen, dan simpan ID aktivitas (misalnya pada referensi Xero) agar Zap yang dijalankan ulang tidak membuat duplikat. Faktur dalam mata uang selain mata uang dasar organisasi Xero Anda memerlukan paket Xero dengan multi-mata uang. Setiap pemicu memuat hingga 500 baris faktur. Penghapusbukuan dan pembayaran yang dihapus tidak memiliki pemicu, jadi sesuaikan hal tersebut di Xero secara manual.

Keamanan Kunci API#

• Kunci API Anda memungkinkan siapa pun yang memilikinya untuk membuat prospek di organisasi Anda dan, jika akses penagihan aktif, membaca faktur serta pembayaran Anda
• Perlakukan kunci ini seperti kata sandi: jangan membagikannya secara publik
• Lakukan Regenerate Key jika Anda mencurigai kunci telah disusupi, atau Revoke Key untuk menghentikan semua Zap. Zap yang ada akan berhenti berfungsi hingga menerima kunci baru

Direktori Lawzana#

Hubungkan ruang kerja Lawzana Flow Anda ke cantuman firma Anda di direktori hukum Lawzana. Menghubungkannya tidak akan mengubah cantuman, profil, atau peringkat Anda.

Fungsinya#

• Menerima prospek: prospek yang Anda klaim dan pesan langsung yang Anda terima di Direktori akan dibuat sebagai prospek di Lawzana Flow, ditandai dengan sumber "Lawzana"
• Masuk dari Lawzana: opsi Open in Flow pada prospek di dasbor Lawzana Anda akan memasukkan Anda ke Flow, tanpa memerlukan kata sandi Flow
• Kursi dan kredit AI: paket Direktori berbayar menambahkan kursi Flow dan kredit AI ke ruang kerja Anda

Menghubungkan#

Cara umum adalah dengan mengeklik Open in Flow pada prospek mana pun di dasbor Lawzana Anda. Untuk pertama kali, Flow akan menampilkan satu layar konfirmasi, membuat ruang kerja Gratis jika Anda belum memilikinya, menghubungkan firma, dan membuka prospek tersebut. Prospek dan pesan dari 90 hari terakhir akan diimpor (pilih Import older leads too untuk mengimpor lebih banyak). Setelah terhubung, Open in Flow akan langsung menuju ke prospek.

Jika Anda membuat ruang kerja Flow secara terpisah, pemilik atau admin dapat menghubungkannya secara manual: buka Settings → Lawzana Directory, klik Generate Pairing Token, dan tempelkan token tersebut ke dasbor Lawzana Anda di bawah Settings > Lawzana Flow CRM dalam waktu 30 menit. Sambungan akan tetap aktif hingga Anda memutuskannya.

Alur Prospek#

Saat Anda mengklaim prospek atau menerima pesan di Direktori:

1. Prospek dibuat di Lawzana Flow dengan nama, email, telepon, dan pesan orang tersebut
2. Sumbernya ditandai sebagai "Lawzana"
3. Prospek ditetapkan kepada orang yang tercantum di bawah Who gets new Directory leads untuk bidang praktiknya di Settings → Practice Areas, atau kepada pemilik firma
4. Nama klien diperiksa terhadap perkara Anda untuk memastikan tidak ada konflik kepentingan
5. Anggota tim yang ditugaskan akan diberi tahu, dan prospek tersebut akan berada di urutan teratas pada email agenda harian berikutnya

Dengan Start the client intake automatically yang aktif (di Settings → Lead sources), setiap prospek Direktori baru yang memiliki alamat email akan menerima email intake Anda dalam beberapa menit, dari alamat pengacara yang ditugaskan. Fitur ini tidak menggunakan kredit AI. Prospek yang diimpor saat Anda menghubungkan akun tidak akan pernah dihubungi. Lihat Manajemen Prospek.

Umpan Kalender#

Lihat tenggat waktu Flow dan tindak lanjut prospek Anda di Google Calendar, Outlook, atau Apple Calendar.

1. Buka Settings → Calendar feed
2. Klik Create calendar link
3. Klik Add to Google Calendar atau salah satu tombol Outlook, atau tempelkan tautan ke Apple Calendar

Umpan ini menampilkan tenggat waktu pada perkara yang dapat Anda lihat, pengingat prospek Anda, dan pertemuan yang dipesan klien dengan Anda. Umpan ini bersifat satu arah: perubahan yang dibuat di kalender Anda tidak akan disinkronkan kembali ke Flow. Aplikasi kalender diperbarui sesuai jadwalnya masing-masing, sehingga tenggat waktu baru mungkin memerlukan waktu beberapa jam untuk muncul (Outlook terkadang hanya sekali sehari). Siapa pun yang memiliki tautan dapat melihat aktivitas ini, jadi lakukan Regenerate link jika tautan tersebut tersebar.

Stripe (Langganan)#

Stripe menangani pembayaran untuk langganan Lawzana Flow Anda. Ini dikonfigurasi secara otomatis, tanpa perlu pengaturan apa pun dari pihak Anda. Fitur ini tidak digunakan untuk menagih pembayaran dari klien Anda.

• Metode pembayaran dikelola melalui portal penagihan Stripe
• Akses melalui Settings → Subscription → Manage Billing
• Lihat Penagihan & Paket untuk rinciannya