Integrasi

Lawzana Flow menyatukan pertanyaan baru ke dalam satu tempat, dari mana pun asalnya: situs web Anda, halaman kontak Anda sendiri, email Anda, Zapier, atau Lawzana Directory. Sistem ini juga dapat memberi tahu alat Anda yang lain saat Anda menerbitkan faktur atau menerima pembayaran. Panduan ini membahas setiap saluran dan tempat pengaturannya. Sebagian besar berada di Settings, di bawah Integrations.

Widget Pengumpulan Prospek#

Sematkan formulir pengumpulan prospek di situs web Anda untuk menerima pertanyaan di Lawzana Flow secara otomatis.

Menyiapkan Widget#

1. Buka Settings → Website Widget
2. Klik Generate Widget Key (hanya pemilik firma yang dapat mengelola kunci dan membuka alat penyesuai)
3. Klik Open Customizer dan pilih Widget Mode:

Menyesuaikan Widget#

Konten Formulir:

• Form Title — Judul formulir (default: "Get in Touch")
• Description — Subjudul atau instruksi
• Submit Button Text — Label tombol kirim (default: "Submit")
• Success Message — Ditampilkan setelah pengiriman (default: "Thank you! We'll be in touch soon.")

Gaya:

• Primary Color — Warna tombol dan aksen
• Background — Latar belakang formulir
• Text Color — Warna teks label dan isi
• Border Color — Batas formulir
• Border Radius — Tingkat kebulatan sudut

Preset Cepat: Default, Blue, Green, Purple, Rose, Amber, Dark

Mode tombol: atur Button Text (default: "Contact Us").

Mode melayang:

• Position: kiri, tengah, atau kanan, di bagian bawah layar
• Button Size
• Icon Style: Obrolan (Chat) atau Formulir (Form)

Bidang Formulir:

• Nama (selalu wajib)
• Email (selalu wajib)
• Telepon (opsional: Show Phone Field, dan Phone Required jika Anda menginginkannya)
• Pesan (opsional: Show Message Field)

Menyematkan di Situs Web Anda#

Buka tab Embed Code di alat penyesuai, klik Copy Code dan tempelkan ke dalam HTML situs web Anda. Tampilannya seperti ini:

<div data-lawzana-widget data-options='{"mode":"inline","title":"Get in Touch"}'></div>
<script src="https://flow.lawzana.com/api/widget/embed.js?key=YOUR_KEY" async></script>

Prospek dari widget menampilkan sumber "Website".

Keamanan Widget#

• Setiap kunci widget terikat ke organisasi Anda
• Regenerate Key untuk membatalkan kunci lama (pemasangan widget yang ada akan berhenti berfungsi hingga Anda memperbaruinya)
• Revoke Key untuk menonaktifkan widget sepenuhnya
• Pengiriman dibatasi kecepatannya untuk mencegah penyalahgunaan, dan email yang sama yang dikirim dua kali dalam 24 jam hanya menghasilkan satu prospek

Halaman Kontak#

Flow dapat menghosting halaman kontak sederhana untuk firma Anda, lengkap dengan tautan dan kode QR miliknya sendiri. Setiap pesan yang dikirim dari halaman tersebut akan masuk ke Leads dengan sumber "Contact page", dan tim Anda akan menerima email prospek baru seperti biasa.

1. Buka Settings → Contact page
2. Klik Create my page (kami menyiapkannya dari detail firma Anda). Jika firma Anda terhubung ke Lawzana Directory, Anda dapat mengeklik Create it from my lawzana.com profile sebagai gantinya
3. Edit dalam empat tab: Design, Text, Contact details, dan Link and visibility. Pilih gaya (Classic, Modern, Minimal, Bold, atau Custom) dan warna utama.
4. Klik Publish my page, lalu bagikan tautan atau kode QR tersebut

Tidak ada yang dapat melihat halaman tersebut sampai Anda memublikasikannya. Anda juga dapat meminta Assistant untuk mengubah halaman dengan kata-kata Anda sendiri (2 kredit AI per permintaan); perubahannya akan masuk ke draf Anda sampai Anda menyimpannya. Halaman ini menampilkan kunjungan dan pesan selama 30 hari terakhir.

Mesin pencari tidak akan mencantumkan halaman ini kecuali Anda mengaktifkan Let search engines find this page. Pada paket berbayar, Anda dapat menyembunyikan tautan "Powered by Lawzana Flow". Hanya pemilik dan admin yang dapat membuat atau mengubah halaman tersebut.

Integrasi API#

Untuk mengirim prospek dari formulir atau sistem Anda sendiri, buka Settings → API Integration. Halaman ini menampilkan titik akhir (endpoint), bidang permintaan (nama, email, telepon, pesan, sumber, perujuk), contoh kode, dan tombol Send Test Lead. Integrasi ini menggunakan kunci yang sama dengan widget situs web.

• Batas kecepatan: 5 permintaan per menit per alamat IP, 10 per menit per kunci
• Email yang sama yang dikirim dua kali dalam 24 jam hanya menghasilkan satu prospek
• Prospek baru masuk ke tahap prospek pertama Anda, tanpa penetapan (unassigned)

Penerusan Email#

Setiap orang mendapatkan alamat penerimaan (intake) pribadi. Teruskan email klien ke alamat tersebut, secara otomatis dari kotak masuk Anda atau satu per satu, dan Flow akan mencatat setiap pesan di bawah klien yang cocok.

1. Buka Settings → Email Forwarding
2. Klik Create Email Connection dan salin Your Intake Address
3. Atur penerusan di Gmail, Outlook, atau penyedia email Anda (halaman ini memiliki petunjuk langkah demi langkah)

Flow hanya melihat email yang masuk ke alamat penerimaan Anda; sistem tidak pernah masuk ke kotak surat Anda. Ketika pengirim belum menjadi salah satu klien Anda, email tersebut akan menunggu di Email Review, tempat Anda dapat mengubahnya menjadi prospek atau membuangnya. Prospek yang dibuat dengan cara ini menampilkan sumber "Email".

Halaman Pemesanan Jadwal#

Klien dapat memesan pertemuan dengan Anda secara daring, dari halaman publik firma Anda, tautan yang Anda bagikan, atau portal klien mereka. Fitur ini disertakan dalam setiap paket.

Membuka halaman pemesanan Anda#

1. Buka Settings → Booking (pemilik, admin, dan anggota; pengguna dengan peran viewer tidak memilikinya)
2. Atur nama pemesanan, zona waktu, dan tautan pertemuan opsional Anda (ruang Meet, Teams, atau Zoom Anda), lalu klik Save. Jika firma Anda belum memiliki alamat halaman publik, pemilik atau admin dapat menyiapkannya dari tab yang sama: halaman ini dimulai sebagai draf privat, jadi belum ada yang dipublikasikan
3. Klik Add a booking type: nama, durasi, jam mingguan, jeda waktu (buffer), pemberitahuan minimum, dan cara Anda bertemu (video, telepon, atau tatap muka langsung)
4. Opsional: tempelkan alamat iCal privat kalender Anda di bawah Block time from your own calendar, sehingga klien tidak dapat memesan waktu saat Anda sibuk

Pemesanan akan terbuka segera setelah Anda memiliki tipe pemesanan yang aktif. Setiap rekan kerja menyiapkan pengaturannya sendiri; pemilik dan admin dapat melihat penyelenggara di firma dan dapat menonaktifkan pemesanan milik rekan kerja.

Tempat klien memesan#

• Tautan pemesanan Anda: salin tautan tersebut dari Settings → Booking. Tautan ke satu tipe pemesanan akan langsung mengarah ke kalendernya
• Halaman kontak Anda: menampilkan tombol Book an appointment saat setidaknya ada satu rekan kerja yang membuka jadwal pemesanan. Jika Anda menempelkan tautan Calendly atau tautan serupa di Settings → Contact page, tautan tersebut yang akan digunakan
• Portal klien: klien dengan tautan portal akan melihat Book a meeting, dengan pengacara pada perkara mereka di urutan pertama

Pertemuan yang dipesan akan muncul di kalender Flow Anda dan ditautkan ke prospek atau perkara. Klien baru akan menjadi prospek dengan sumber "Booking". Klien menerima konfirmasi dengan tautan untuk menjadwalkan ulang atau membatalkan, dan Anda akan diberi tahu saat mereka memesan, menjadwalkan ulang, atau membatalkan. Untuk menjeda, nonaktifkan Accept online bookings: pengaturan Anda akan tetap tersimpan.

Zapier#

Gunakan kunci API Zapier Anda untuk mengirim prospek ke Flow dari alat lain yang Anda hubungkan ke Zapier, seperti formulir web, serta untuk memberi tahu alat Anda tentang faktur dan pembayaran.

Menyiapkan Zapier#

1. Buka Settings → Zapier (pemilik dan admin)
2. Klik Generate API Key dan segera salin kuncinya: Anda tidak akan dapat melihat kunci lengkapnya lagi
3. Buka aplikasi Lawzana Flow di Zapier dan terima undangannya. Aplikasi ini saat ini hanya dapat diakses melalui undangan, sehingga pencarian di Zapier tidak akan menemukannya sampai Anda menerima undangan tersebut. Halaman Settings → Zapier juga menautkan ke aplikasi ini.
4. Buat Zap, pilih Lawzana Flow, dan tempelkan kunci API Anda saat Zapier meminta Anda menghubungkan akun

Untuk mengirim prospek ke Flow, gunakan tindakan Create Lead. Petakan nama prospek (wajib), serta opsional: email, telepon, pesan, dan nama sumber. Setiap eksekusi Zap akan membuat prospek dengan sumber "Zapier". Jika prospek dengan email yang sama telah masuk dalam 24 jam terakhir, tidak ada prospek baru yang dibuat.

Menggunakan alat lain, seperti Make? Kirim permintaan POST ke https://flow.lawzana.com/api/zapier/leads dengan kunci Anda di header X-API-KEY, serta name prospek (wajib), dan opsional: email, phone, message, dan source_name.

Pemicu Penagihan#

Aplikasi Lawzana Flow di Zapier memiliki empat pemicu penagihan:

• New Invoice Issued
• New Payment Received
• Invoice Paid (lunas)
• Invoice Voided

Setiap pemicu memuat nomor faktur, tanggal, status, mata uang, jumlah (subtotal, diskon, pajak, total, dibayar, dihapusbukukan, dan saldo), detail tujuan penagihan saat faktur diterbitkan, perkara, tautan faktur klien, serta baris faktur. Pembayaran juga memuat tanggal, jumlah, metode, dan referensinya. Penggunaan umum adalah menyalin faktur dan pembayaran ke perangkat lunak akuntansi Anda, seperti Xero. Dukungan untuk Make akan segera hadir.

Untuk mengizinkan pemicu membaca data penagihan Anda, pemilik atau admin mengaktifkan Allow integrations to read billing data di Settings → Zapier, di samping kunci API. Opsi ini nonaktif secara default, sehingga kunci yang dibuat untuk prospek tidak akan membagikan nama klien dan jumlah penagihan secara otomatis. Selama opsi ini nonaktif, pemicu penagihan akan ditolak.

Menyalin Faktur ke Xero#

Flow belum tersinkronisasi langsung dengan Xero. Hingga integrasi langsung tersedia, tiga Zap dapat menjaga Xero tetap mutakhir. Xero menjadi buku besar piutang Anda; Anda tetap mencatat waktu, faktur, dan pembayaran di Flow.

1. New Invoice Issued → faktur Xero. Temukan kontak Xero berdasarkan email klien, atau buat kontak baru dengan nama, email, NPWP/identitas pajak, dan negara klien. Buat faktur penjualan dengan nomor, tanggal, dan mata uang yang sama, serta jadikan perkara sebagai referensi. Tambahkan satu baris Xero per baris Flow, dengan kuantitas 1 untuk jumlah baris tersebut (kuantitas × tarif dapat berselisih beberapa sen pada entri waktu yang singkat), beserta kode akun dan tarif pajak yang dipilih akuntan Anda. Tambahkan diskon apa pun sebagai baris negatif.
2. New Payment Received → pembayaran Xero. Temukan faktur Xero berdasarkan nomornya dan terapkan jumlah, tanggal, serta referensi pembayaran ke rekening bank Anda. Jangan mencatat uang pada Invoice Paid juga: pembayaran sudah dicatat sebelumnya.
3. Invoice Voided → batalkan (void) di Xero. Temukan faktur Xero berdasarkan nomornya dan batalkan faktur tersebut.

Gunakan jumlah desimal (seperti 1250.00), bukan jumlah dalam sen, dan simpan ID peristiwa (misalnya pada referensi Xero) agar Zap yang diputar ulang tidak membuat duplikat. Faktur dalam mata uang selain mata uang dasar organisasi Xero Anda memerlukan paket Xero dengan fitur multi-mata uang. Setiap pemicu memuat hingga 500 baris faktur. Penghapusbukuan (write-off) dan pembayaran yang dihapus tidak memiliki pemicu, jadi sesuaikan hal tersebut di Xero secara manual.

Keamanan Kunci API#

• Kunci API Anda memungkinkan siapa pun yang memilikinya membuat prospek di organisasi Anda dan, jika akses penagihan aktif, membaca faktur serta pembayaran Anda
• Perlakukan kunci ini seperti kata sandi: jangan membagikannya secara publik
• Lakukan Regenerate Key jika Anda mencurigai kunci telah disusupi, atau Revoke Key untuk menghentikan semua Zap. Zap yang ada akan berhenti berfungsi hingga mendapatkan kunci baru

Lawzana Directory#

Hubungkan ruang kerja Lawzana Flow Anda ke cantuman firma Anda di direktori hukum Lawzana. Menghubungkannya tidak akan mengubah cantuman, profil, atau peringkat Anda.

Fungsinya#

• Menerima prospek: prospek yang Anda klaim dan pesan langsung yang Anda terima di Directory akan dibuat sebagai prospek di Lawzana Flow, ditandai dengan sumber "Lawzana"
• Masuk dari Lawzana: opsi Open in Flow pada prospek di dasbor Lawzana Anda akan memasukkan Anda ke Flow, tanpa memerlukan kata sandi Flow
• Kursi dan kredit AI: paket Directory berbayar menambahkan kursi Flow dan kredit AI ke ruang kerja Anda

Cara Menghubungkan#

Cara yang umum adalah mengeklik Open in Flow pada prospek mana pun di dasbor Lawzana Anda. Saat pertama kali, Flow akan menampilkan satu layar konfirmasi, membuat ruang kerja Free jika Anda belum memilikinya, menghubungkan firma, dan membuka prospek. Prospek dan pesan dari 90 hari terakhir akan diimpor (pilih Import older leads too untuk mengambil lebih banyak). Setelah terhubung, Open in Flow akan langsung membuka prospek tersebut.

Jika Anda membuat ruang kerja Flow secara terpisah, pemilik atau admin dapat menghubungkannya secara manual: buka Settings → Lawzana Directory, klik Generate Pairing Token, lalu tempelkan token tersebut ke dalam dasbor Lawzana Anda di bawah Settings > Lawzana Flow CRM dalam waktu 30 menit. Sambungan akan tetap aktif hingga Anda memutuskannya.

Alur Prospek#

Saat Anda mengklaim prospek atau menerima pesan di Directory:

1. Prospek dibuat di Lawzana Flow dengan nama, email, telepon, dan pesan orang tersebut
2. Sumbernya ditandai sebagai "Lawzana"
3. Nama klien diperiksa terhadap perkara Anda untuk mendeteksi konflik kepentingan
4. Anggota tim yang ditugaskan (atau, jika belum ditetapkan, pemilik dan admin) akan diberi tahu, dan prospek tersebut akan berada di urutan teratas pada email agenda harian berikutnya

Start AI pre-screening automatically (nonaktif secara default) memungkinkan asisten AI mengirim email ke setiap prospek Directory baru secara langsung berisi beberapa pertanyaan penerimaan awal, dari koneksi email pengacara yang ditugaskan. Jika pengacara tersebut tidak memiliki koneksi email, calon klien akan menerima tautan formulir penerimaan sebagai gantinya. Prospek yang diimpor tidak akan pernah dihubungi.

Umpan Kalender#

Lihat tenggat waktu Flow Anda dan tindak lanjut prospek di Google Calendar, Outlook, atau Apple Calendar.

1. Buka Settings → Calendar feed
2. Klik Create calendar link
3. Klik Add to Google Calendar atau salah satu tombol Outlook, atau tempelkan tautan ke Apple Calendar

Umpan ini menampilkan tenggat waktu pada perkara yang dapat Anda lihat, pengingat prospek Anda, dan pertemuan yang dipesan klien dengan Anda. Umpan ini bersifat satu arah: perubahan yang dibuat di kalender Anda tidak akan dikirim kembali ke Flow. Aplikasi kalender menyegarkan data sesuai jadwalnya masing-masing, sehingga tenggat waktu baru memerlukan waktu beberapa jam untuk muncul (Outlook terkadang hanya sekali sehari). Siapa pun yang memiliki tautan dapat melihat acara-acara ini, jadi lakukan Regenerate link jika tautan tersebut bocor.

Stripe (Langganan)#

Stripe menangani pembayaran untuk langganan Lawzana Flow Anda. Ini dikonfigurasi secara otomatis, tanpa perlu pengaturan apa pun dari pihak Anda. Layanan ini tidak digunakan untuk menagih pembayaran dari klien Anda.

• Metode pembayaran dikelola melalui portal penagihan Stripe
• Akses melalui Settings → Subscription → Manage Billing
• Lihat Billing & Plans untuk detail selengkapnya