Entegrasyonlar

Lawzana Flow, nereden başlarsa başlasın yeni talepleri tek bir yerde toplar: web siteniz, kendi iletişim sayfanız, e-postanız, Zapier veya Lawzana Rehberi. Ayrıca bir fatura kestiğinizde veya ödeme aldığınızda diğer araçlarınızı da bilgilendirebilir. Bu kılavuz, her bir kanalı ve bunların nereden kurulacağını ele almaktadır. Bunların çoğu Ayarlar altında, Entegrasyonlar bölümünde yer alır.

Müşteri Adayı Toplama Bileşeni#

Talepleri Lawzana Flow'da otomatik olarak almak için web sitenize bir müşteri adayı toplama formu yerleştirin.

Bileşenin Kurulumu#

1. Ayarlar → Web Sitesi Bileşeni bölümüne gidin
2. Bileşen Anahtarı Oluştur'a tıklayın (anahtarı yalnızca büro sahibi yönetebilir ve özelleştiriciyi açabilir)
3. Özelleştiriciyi Aç'a tıklayın ve bir Bileşen Modu seçin:

Bileşeni Özelleştirme#

Form İçeriği:

• Form Başlığı — Form ana başlığı (varsayılan: "İletişime Geçin")
• Açıklama — Alt başlık veya talimatlar
• Gönder Düğmesi Metni — Gönder düğmesi etiketi (varsayılan: "Gönder")
• Başarı Mesajı — Gönderimden sonra gösterilir (varsayılan: "Teşekkür ederiz! En kısa sürede sizinle iletişime geçeceğiz.")

Stil:

• Birincil Renk — Düğme ve vurgu rengi
• Arka Plan — Form arka planı
• Metin Rengi — Etiket ve gövde metni rengi
• Kenarlık Rengi — Form kenarlığı
• Köşe Yuvarlama — Köşe yuvarlaklığı

Hızlı Hazır Ayarlar: Varsayılan, Mavi, Yeşil, Mor, Gül, Kehribar, Koyu

Düğme modu: Düğme Metni'ni ayarlayın (varsayılan: "Bize Ulaşın").

Kayan mod:

• Konum: ekranın alt kısmında solda, ortada veya sağda
• Düğme Boyutu
• Simge Stili: Sohbet veya Form

Form Alanları:

• Ad Soyad (her zaman zorunlu)
• E-posta (her zaman zorunlu)
• Telefon (isteğe bağlı: Telefon Alanını Göster ve isterseniz Telefon Zorunlu)
• Mesaj (isteğe bağlı: Mesaj Alanını Göster)

Web Sitenize Yerleştirme#

Özelleştiricideki Yerleştirme Kodu sekmesini açın, Kodu Kopyala'ya tıklayın ve web sitenizin HTML'ine yapıştırın. Şu şekilde görünür:

<div data-lawzana-widget data-options='{"mode":"inline","title":"Get in Touch"}'></div>
<script src="https://flow.lawzana.com/api/widget/embed.js?key=YOUR_KEY" async></script>

Bileşenden gelen müşteri adaylarının kaynağı "Web Sitesi" olarak gösterilir.

Bileşen Güvenliği#

• Her bileşen anahtarı kuruluşunuza bağlıdır
• Eski anahtarı geçersiz kılmak için Anahtarı Yeniden Oluştur'u kullanın (mevcut bileşen kurulumları siz güncelleyene kadar çalışmayı durdurur)
• Bileşeni tamamen kapatmak için Anahtarı İptal Et'i kullanın
• Kötüye kullanımı önlemek için gönderimler hız sınırına tabidir ve 24 saat içinde aynı e-postadan yapılan gönderimler yalnızca tek bir müşteri adayı oluşturur

İletişim Sayfası#

Flow, büronuz için kendi bağlantısı ve QR kodu olan basit bir iletişim sayfası barındırabilir. Buradan gönderilen her mesaj, "İletişim sayfası" kaynağıyla Müşteri Adayları bölümüne ulaşır ve ekibinize her zamanki yeni müşteri adayı e-postası iletilir.

1. Ayarlar → İletişim sayfası bölümüne gidin
2. Sayfamı oluştur'a tıklayın (büro bilgilerinizden yola çıkarak hazırlarız). Büronuz Lawzana Rehberi'ne bağlıysa bunun yerine lawzana.com profilimden oluştur'a tıklayabilirsiniz
3. Dört sekmede düzenleyin: Tasarım, Metin, İletişim bilgileri ve Bağlantı ve görünürlük. Bir stil (Klasik, Modern, Minimal, Dikkat Çekici veya Özel) ve bir ana renk seçin.
4. Sayfamı yayınla'ya tıklayın, ardından bağlantıyı veya QR kodunu paylaşın

Siz yayınlayana kadar sayfayı kimse göremez. Ayrıca Asistan'dan sayfayı kendi ifadelerinizle değiştirmesini de isteyebilirsiniz (istek başına 2 Yapay Zeka kredisi); asistanın değişiklikleri siz kaydedene kadar taslağınızda kalır. Sayfa, son 30 güne ait ziyaretleri ve mesajları gösterir.

Arama motorlarının bu sayfayı bulmasına izin ver seçeneğini açmadığınız sürece arama motorları sayfayı listelemez. Ücretli planlarda "Powered by Lawzana Flow" bağlantısını gizleyebilirsiniz. Sayfayı yalnızca sahipler ve yöneticiler oluşturabilir veya değiştirebilir.

API Entegrasyonu#

Kendi formlarınızdan veya sistemlerinizden müşteri adayı göndermek için Ayarlar → API Entegrasyonu bölümüne gidin. Burada uç nokta, istek alanları (ad soyad, e-posta, telefon, mesaj, kaynak, yönlendiren), kod örnekleri ve bir Test Müşteri Adayı Gönder düğmesi gösterilir. Web sitesi bileşeniyle aynı anahtarı kullanır.

• Hız sınırları: IP adresi başına dakikada 5 istek, anahtar başına dakikada 10 istek
• 24 saat içinde gönderilen aynı e-posta yalnızca tek bir müşteri adayı oluşturur
• Yeni müşteri adayları atanmamış olarak ilk müşteri adayı aşamanıza gider

E-posta Yönlendirme#

Her kullanıcıya özel bir giriş e-posta adresi verilir. İstemci e-postalarını gelen kutunuzdan otomatik olarak veya tek tek bu adrese yönlendirin; Flow her mesajı eşleşen istemcinin altına kaydeder.

1. Ayarlar → E-posta Yönlendirme bölümüne gidin
2. E-posta Bağlantısı Oluştur'a tıklayın ve Giriş Adresiniz'i kopyalayın
3. Gmail, Outlook veya e-posta sağlayıcınızda yönlendirmeyi ayarlayın (sayfada adım adım talimatlar bulunmaktadır)

Flow yalnızca giriş adresinize ulaşan e-postaları görür; e-posta kutunuzda asla oturum açmaz. Gönderen henüz istemcilerinizden biri olmadığında, e-posta onu bir müşteri adayına dönüştürebileceğiniz veya silebileceğiniz E-posta İnceleme bölümünde bekler. Bu şekilde oluşturulan müşteri adayları "E-posta" kaynağını gösterir.

Randevu Sayfası#

İstemciler sizinle büronuzun herkese açık sayfasından, paylaştığınız bir bağlantıdan veya kendi istemci portallarından çevrim içi toplantı ayarlayabilir. Tüm planlara dahildir.

Randevu sayfanızı açma#

1. Ayarlar → Randevu bölümüne gidin (sahipler, yöneticiler ve üyeler; görüntüleyicilerde bu yetki yoktur)
2. Randevu adınızı, saat diliminizi ve isteğe bağlı bir toplantı bağlantısını (Meet, Teams veya Zoom odanız) belirleyin, ardından Kaydet'e tıklayın. Büronuzun henüz herkese açık bir sayfa adresi yoksa, bir sahip veya yönetici aynı sekmeden bir adres ayarlayabilir: özel bir taslak olarak başlar, bu nedenle hiçbir şey yayınlanmaz
3. Randevu türü ekle'ye tıklayın: bir ad, süre, haftalık çalışma saatleri, aralıklar, minimum bildirim süresi ve nasıl görüşeceğiniz (video, telefon veya yüz yüze)
4. İsteğe bağlı: istemcilerin meşgul olduğunuz zamanlara randevu alamaması için takviminizin özel iCal adresini Kendi takviminizden zamanı bloke edin altına yapıştırın

Aktif bir randevu türünüz olduğu anda randevu sistemi kullanıma açılır. Her çalışma arkadaşı kendi ayarlarını yapar; sahipler ve yöneticiler büronun ev sahiplerini görebilir ve bir çalışma arkadaşının randevu alımını kapatabilir.

İstemcilerin randevu aldığı yerler#

• Randevu bağlantılarınız: bunları Ayarlar → Randevu bölümünden kopyalayın. Belirli bir randevu türünün bağlantısı doğrudan ilgili takvime gider
• İletişim sayfanız: en az bir çalışma arkadaşı randevuya uygun olduğunda Randevu al düğmesi gösterilir. Ayarlar → İletişim sayfası bölümüne bir Calendly veya benzeri bir bağlantı yapıştırırsanız, bunun yerine o bağlantı kullanılır
• İstemci portalı: portal bağlantısı olan istemciler, ilk sırada dosyalarındaki avukat olmak üzere Toplantı ayarla seçeneğini görür

Alınan randevular Flow takviminizde görünür ve bir müşteri adayı ya da dosya ile ilişkilendirilir. Yeni bir istemci, "Randevu" kaynaklı bir müşteri adayı haline gelir. İstemcilere yeniden planlama veya iptal etme bağlantısı içeren bir onay iletilir ve randevu aldıklarında, ertelediklerinde veya iptal ettiklerinde size bildirim gönderilir. Duraklatmak için Çevrim içi randevuları kabul et seçeneğini kapatın: ayarlarınız korunur.

Zapier#

Web formları gibi Zapier'e bağladığınız diğer araçlardan Flow'a müşteri adayları göndermek ve araçlarınızı faturalar ve ödemeler hakkında bilgilendirmek için Zapier API anahtarınızı kullanın.

Zapier Kurulumu#

1. Ayarlar → Zapier bölümüne gidin (sahipler ve yöneticiler)
2. API Anahtarı Oluştur'a tıklayın ve hemen kopyalayın: anahtarın tamamını bir daha göremezsiniz
3. Zapier'deki Lawzana Flow uygulamasını açın ve daveti kabul edin. Uygulama şimdilik yalnızca davetle kullanılabilir; bu nedenle daveti kabul edene kadar Zapier'in arama kısmında bulunamaz. Ayarlar → Zapier bölümünden de bağlantısına ulaşılabilir.
4. Bir Zap oluşturun, Lawzana Flow'u seçin ve Zapier hesabınızı bağlamanızı istediğinde API anahtarınızı yapıştırın

Flow'a müşteri adayları göndermek için Create Lead eylemini kullanın. Müşteri adayının adını (zorunlu) ve isteğe bağlı olarak e-postasını, telefonunu, mesajını ve kaynak adını eşleyin. Çalıştırılan her Zap, kaynağı "Zapier" olan bir müşteri adayı oluşturur. Son 24 saat içinde aynı e-postaya sahip bir müşteri adayı geldiyse yeni bir müşteri adayı oluşturulmaz.

Make gibi başka bir araç mı kullanıyorsunuz? X-API-KEY başlığında anahtarınız ve müşteri adayının name (zorunlu) ile isteğe bağlı olarak email, phone, message ve source_name alanlarıyla birlikte https://flow.lawzana.com/api/zapier/leads adresine bir POST isteği gönderin.

Faturalandırma Tetikleyicileri (Triggers)#

Zapier'deki Lawzana Flow uygulamasında dört faturalandırma tetikleyicisi bulunur:

• New Invoice Issued (Yeni Fatura Kesildi)
• New Payment Received (Yeni Ödeme Alındı)
• Invoice Paid (Fatura Ödendi - tamamı ödendi)
• Invoice Voided (Fatura İptal Edildi)

Her tetikleyici; fatura numarasını, tarihleri, durumu, para birimini, tutarları (ara toplam, indirim, vergi, toplam, ödenen, silinen ve bakiye), faturanın kesildiği fatura adresi bilgilerini, dosyayı, istemcinin fatura bağlantısını ve fatura satırlarını taşır. Bir ödeme ayrıca tarihini, tutarını, yöntemini ve referansını da taşır. Yaygın bir kullanım alanı, faturaları ve ödemeleri Xero gibi muhasebe yazılımlarınıza aktarmaktır. Make desteği yakında gelecektir.

Tetikleyicilerin faturalandırma verilerinizi okumasına izin vermek için bir sahip veya yönetici, Ayarlar → Zapier bölümünde API anahtarının yanındaki Entegrasyonların faturalandırma verilerini okumasına izin ver seçeneğini açmalıdır. Bu seçenek varsayılan olarak kapalıdır; böylece müşteri adayları için oluşturulan bir anahtar, istemci adlarını ve tutarları kendi kendine paylaşmaya başlamaz. Kapalı olduğu sürece faturalandırma tetikleyicileri reddedilir.

Faturaları Xero'ya Kopyalama#

Flow henüz Xero ile doğrudan senkronize olmamaktadır. Bu özellik gelene kadar üç Zap, Xero'yu güncel tutar. Xero alacaklar defteriniz haline gelir; zaman kayıtlarını, faturaları ve ödemeleri Flow'da kaydetmeye devam edersiniz.

1. New Invoice Issued → Xero faturası. Xero kişisini istemcinin e-postasına göre bulun veya istemcinin adı, e-postası, vergi numarası ve ülkesiyle oluşturun. Aynı numara, tarihler ve para birimiyle ve dosya referans olacak şekilde bir satış faturası oluşturun. Flow satırı başına bir Xero satırı ekleyin; satır tutarı için miktar 1 olmalıdır (miktar × birim fiyat kısa zaman kayıtlarında birkaç kuruş fark edebilir), muhasebecinizin seçtiği hesap kodu ve vergi oranını kullanın. Varsa indirimi negatif bir satır olarak ekleyin.
2. New Payment Received → Xero ödemesi. Xero faturasını numarasına göre bulun ve ödemenin tutarını, tarihini ve referansını banka hesabınıza uygulayın. Ayrıca Invoice Paid üzerinde de para kaydetmeyin: ödemeler bunu zaten yapmıştır.
3. Invoice Voided → Xero'da iptal etme. Xero faturasını numarasına göre bulun ve iptal edin (void).

Kuruş cinsinden tutarları değil, ondalıklı tutarları (1250.00 gibi) kullanın ve olayın kimliğini (ID) saklayın (örneğin Xero referansında); böylece yeniden çalıştırılan bir Zap mükerrer kayıt oluşturmaz. Xero kuruluşunuzun temel para biriminden farklı bir para birimindeki faturalar, çoklu para birimi (multi-currency) destekleyen bir Xero planı gerektirir. Her tetikleyici en fazla 500 fatura satırı taşır. Borç silme (write-off) ve silinen ödemeler için tetikleyici yoktur, bu nedenle bunları Xero'da manuel olarak düzeltin.

API Anahtarı Güvenliği#

• API anahtarınız, elinde bulunduran herkesin kuruluşunuzda müşteri adayları oluşturmasına ve faturalandırma erişimi açıkken faturalarınızı ve ödemelerinizi okumasına olanak tanır
• Onu bir şifre gibi koruyun: herkese açık yerlerde paylaşmayın
• Ele geçirildiğinden şüpheleniyorsanız Anahtarı Yeniden Oluştur'u, tüm Zap'leri durdurmak içinse Anahtarı İptal Et'i kullanın. Mevcut Zap'ler yeni anahtarı alana kadar çalışmayı durdurur

Lawzana Rehberi#

Lawzana Flow çalışma alanınızı, Lawzana hukuk rehberindeki büro kaydınıza bağlayın. Bağlantı kurmak kaydınızı, profilinizi veya sıralamanızı değiştirmez.

Ne İşe Yarar?#

• Müşteri adayları alma: Rehber'de talep ettiğiniz (claim) müşteri adayları ve aldığınız doğrudan mesajlar, Lawzana Flow'da kaynağı "Lawzana" olarak işaretlenmiş müşteri adayları olarak oluşturulur
• Lawzana'dan giriş yapma: Lawzana kontrol panelinizdeki bir müşteri adayında bulunan Flow'da Aç seçeneği, Flow şifresine gerek kalmadan Flow'da oturum açmanızı sağlar
• Kullanıcı hakları ve Yapay Zeka kredileri: Ücretli bir Rehber planı, çalışma alanınıza Flow kullanıcı hakları (seats) ve Yapay Zeka kredileri ekler

Bağlantı Kurma#

Her zamanki yöntem, Lawzana kontrol panelinizdeki herhangi bir müşteri adayında Flow'da Aç'a tıklamaktır. İlk seferde Flow tek bir onay ekranı gösterir, yoksa Ücretsiz (Free) çalışma alanınızı oluşturur, büroyu bağlar ve müşteri adayını açar. Son 90 güne ait müşteri adayları ve mesajlar içe aktarılır (daha fazlası için Daha eski müşteri adaylarını da içe aktar'ı seçin). Bağlandıktan sonra, Flow'da Aç doğrudan müşteri adayına gider.

Flow çalışma alanınızı ayrı olarak oluşturduysanız, bir sahip veya yönetici bunu manuel olarak bağlayabilir: Ayarlar → Lawzana Rehberi bölümüne gidin, Eşleme Belirteci Oluştur'a tıklayın ve belirteci 30 dakika içinde Lawzana kontrol panelinizde Settings > Lawzana Flow CRM altına yapıştırın. Bağlantı, siz kesene kadar aktif kalır.

Müşteri Adayı Akışı#

Rehber'de bir müşteri adayını talep ettiğinizde veya bir mesaj aldığınızda:

1. Lawzana Flow'da kişinin adı, e-postası, telefonu ve mesajıyla bir müşteri adayı oluşturulur
2. Kaynağı "Lawzana" olarak işaretlenir
3. Çıkar çatışması açısından istemcinin adı dosyalarınıza karşı kontrol edilir
4. Atanan ekip üyesine (veya atanmamışsa sahiplere ve yöneticilere) bildirim gönderilir ve müşteri adayı bir sonraki günlük ajanda e-postasının en başında yer alır

Yapay Zeka ön elemesini otomatik olarak başlat (varsayılan olarak kapalıdır), Yapay Zeka asistanının atanan avukatın e-posta bağlantısını kullanarak her yeni Rehber müşteri adayına birkaç ön kabul sorusu içeren bir e-postayı hemen göndermesini sağlar. İlgili avukatın e-posta bağlantısı yoksa, potansiyel istemciye bunun yerine kabul formu bağlantısı gönderilir. İçe aktarılan müşteri adaylarıyla asla iletişime geçilmez.

Takvim Akışı#

Flow son teslim tarihlerinizi ve müşteri adayı takiplerinizi Google Calendar, Outlook veya Apple Calendar'da görün.

1. Ayarlar → Takvim akışı bölümüne gidin
2. Takvim bağlantısı oluştur'a tıklayın
3. Google Calendar'a Ekle'ye veya Outlook düğmelerinden birine tıklayın ya da bağlantıyı Apple Calendar'a yapıştırın

Akış, görebildiğiniz dosyalardaki son teslim tarihlerini, müşteri adayı hatırlatıcılarınızı ve istemcilerin sizinle ayarladığı toplantıları gösterir. Tek yönlüdür: takviminizde yapılan değişiklikler Flow'a geri yansımaz. Takvim uygulamaları kendi belirledikleri sıklıkta yenilenir; bu nedenle yeni bir son teslim tarihinin görünmesi birkaç saat sürebilir (Outlook bazen günde yalnızca bir kez yeniler). Bağlantıya sahip olan herkes bu etkinlikleri görebilir; bu nedenle bağlantı açığa çıkarsa Bağlantıyı yeniden oluştur'u kullanın.

Stripe (Abonelik)#

Lawzana Flow aboneliğinizin ödemelerini Stripe gerçekleştirir. Bu işlem otomatik olarak yapılandırılır, sizin tarafınızda herhangi bir kurulum gerekmez. İstemcilerinizden ödeme almak için kullanılmaz.

• Ödeme yöntemleri Stripe faturalandırma portalı üzerinden yönetilir
• Buraya Ayarlar → Abonelik → Faturalandırmayı Yönet bölümünden erişebilirsiniz
• Ayrıntılar için Faturalandırma ve Planlar sayfasına bakın