Müvekkil Emanet Hesapları (Trust Accounting)

Her dosya için ayrı bir defter ve banka hesap özetinizle mutabakat sağlayabileceğiniz büro emanet hesapları ile elinizde bulunan müvekkil paralarının kaydını tutun.

Not

Emanet hesap yönetimi yalnızca hesap sahipleri ve yöneticiler içindir. Diğer roller Emanet (Trust) sekmesini veya emanet hesaplarını göremez. Flow bir kayıt tutma aracıdır: baronuzun kurallarını bilmez; bu nedenle ne kadar bakiye tutabileceğiniz, vekâlet ücretleri için parayı ne zaman çekebileceğiniz, mutabakat sıklığı ve hataların nasıl düzeltileceği konularında bağlı olduğunuz düzenleyici kurumun kurallarına uyun.

Büro Emanet Hesapları#

Emanet hesaplarını Faturalandırma Kontrol Paneli'ndeki Emanet hesapları bölümünden yönetin. Bir dosyaya kayıt ekleyebilmek için en az bir hesaba ihtiyacınız vardır.

Yeni emanet hesabı seçeneğine tıklayın ve şunları girin:

Hesap adı, örneğin "Müvekkil Emanet Hesabı"
Banka (isteğe bağlı)
Para birimi, EUR veya GBP gibi üç harfli bir kod
Yetki alanı, etiket olarak gösterilen serbest metin

Gerçek her banka hesabı için bir emanet hesabı oluşturun. Bir hesap tek bir para birimi tutar; bu nedenle müvekkil parasını iki farklı para biriminde tutan bir hukuk bürosunun iki hesaba ihtiyacı vardır. Her hesap, bünyesindeki dosyaların bakiyeleri toplamı olan defter bakiyesini gösterir.

Dosya Bazlı Emanet Defteri#

Her dosyanın müvekkil parası Faturalandırma sekmesi → Emanet altında yer alır. Bu sekme, ilgili dosya için her hesapta tutulan bakiyeyi (hesaplar arasında asla toplanmaz) ve her bir kaydı, referansını ve güncel bakiyeyi içeren bir defteri gösterir.

Kayıt gir seçeneğine tıklayın ve şu alanları doldurun:

Hesap: dosyanın para birimindeki hesapla başlar
Tür: aşağıdaki tabloya bakın
Tutar, hesabın para birimi cinsinden
Tarih
Referans, örneğin bir çek numarası veya transfer referansı
Açıklama

Tür	Kullanım amacı
Yatırma (Deposit)	Müvekkilden veya müvekkil adına emanet hesabına yatırılan para
Masraf/Ödeme (Disbursement)	Müvekkil için emanet hesabından yapılan harcama: mahkeme harçları, üçüncü bir tarafa yapılan ödeme veya bir fatura için büro hesabınıza yapılan transfer
Gelen transfer / Giden transfer	Müvekkil parasını dosyalar veya hesaplar arasında taşıma. Her iki taraf da ayrı ayrı kaydedilir, bu nedenle iki kaydı da girin

Kayıtlar düzenlenemez veya silinemez. Bir hatayı düzeltmek için, kurallarınızın gerektirdiği şekilde, işlemi tersine çeviren yeni bir kayıt oluşturun.

GBP cinsinden müvekkil fonları hesabı, Yatırma türü, 2000 tutarı, bir referans ve bir açıklama içeren emanet kaydı iletişim kutusu — Avans yatırma kaydı oluşturma.

Bir yatırma, bir masraf/ödeme, bunların referansları ve güncel bakiyeyi içeren bir dosya emanet defteri — Bir dosyanın defteri: tutulan bakiye ve güncel bakiyesiyle birlikte her bir kayıt.

Not

Emanet kayıtları faturalarla bağlantılı değildir. Bir faturayı müvekkil parasından ödüyorsanız, ödemeyi fatura üzerine ve emanet hesabından eşleşen bir Masraf/Ödeme (Disbursement) olarak kaydedin.

Eksi Bakiye (Overdraw) Kuralı#

Bir dosyadaki müvekkil parası hiçbir tarihte sıfırın altına düşemez. Flow defteri tarih sırasına göre kontrol eder ve giden bir ödemeyi iki nedenden biriyle reddeder:

O tarihte yeterli bakiye yok. Mesaj mevcut tutarı belirtir.
O tarihte yeterli, ancak daha sonraki bir tarihte yetersiz. Geçmiş tarihli bir ödeme, sonraki bir ödemeyi karşılıksız bırakabilir. Daha ileri bir tarih kullanın veya sonraki kayıtları kontrol edin.

Mutabakat#

Faturalandırma Kontrol Paneli'nde, bir hesap üzerindeki Mutabakat yap seçeneğine tıklayın. Bankanın Hesap özeti tarihini (gelecekte bir tarih olamaz) ve Banka hesap özeti bakiyesini girin, ardından Mutabakat yap seçeneğine tıklayın. Flow bunu ilgili tarihteki defter bakiyesiyle karşılaştırır (hesap özeti tarihinden sonraki kayıtlar hariç tutulur) ve dosya defterlerinin hesap toplamına eşit olduğunu doğrular.

Sonuç Dengede veya incelenmesi gereken farkla (hesap özeti eksi defter) birlikte Dengede değil olarak görüntülenir. Her ikisi de saklanır ve Geçmiş, hesap özeti tarihi, banka ve defter bakiyeleri ile sonucuyla birlikte geçmişteki tüm mutabakatları listeler.

Defter bakiyesini, banka hesap özeti bakiyesini ve farkı gösteren Dengede değil mesajını içeren mutabakat penceresi — Dengede olmayan bir mutabakat, incelenmesi gereken farkı gösterir.

Mutabakat Sağlanan Dönem#

Bir hesabın mutabakatı Dengede olarak tamamlandığında, dönem kapatılır: söz konusu hesap özeti tarihinde veya öncesinde tarihlenen kayıtlar reddedilir. Kaydı bu tarihten sonraki bir güne tarihlendirin.

Dengede olmayan bir mutabakat hiçbir dönemi kapatmaz. Sebebi bulun (genellikle henüz kaydedilmemiş bir para yatırma veya ödeme işlemidir), eksik kaydı gerçek tarihinde oluşturun ve ardından aynı hesap özeti için mutabakatı yeniden gerçekleştirin.

Arşivleme#

Arşivle seçeneği yalnızca bir hesabın bakiyesi sıfır olduğunda görünür. Arşivlenen bir hesaba yeni kayıt girilemez ve hesap listeden kaldırılır.