Akuntansi Trust
Catat dana klien yang Anda pegang, lengkap dengan buku besar per perkara dan rekening trust firma yang dapat Anda rekonsiliasikan dengan rekening koran bank Anda.
Rekening Trust Firma#
Kelola rekening trust dari bagian Trust accounts di Billing Dashboard. Anda memerlukan setidaknya satu rekening sebelum dapat mencatat entri pada suatu perkara.
Klik New trust account dan masukkan:
- Account name, misalnya "Client Trust Account"
- Bank (opsional)
- Currency, kode mata uang tiga huruf seperti EUR atau GBP
- Jurisdiction, label teks bebas yang ditampilkan sebagai tag
Buat satu rekening trust untuk setiap rekening bank riil. Satu rekening menampung satu mata uang, sehingga firma yang menyimpan dana klien dalam dua mata uang memerlukan dua rekening. Setiap rekening menampilkan saldo buku (book balance), yaitu total dari seluruh saldo perkaranya.
Buku Besar Trust Per Perkara#
Dana klien untuk setiap perkara berada di bawah tab Billing → Trust. Tab ini menampilkan saldo yang tersimpan untuk perkara tersebut di setiap rekening (tidak pernah digabungkan lintas rekening) serta buku besar yang memuat setiap entri, referensinya, dan saldo berjalan.
Klik Record entry dan isi:
- Account: secara default mengarah ke rekening dengan mata uang perkara tersebut
- Type: lihat tabel di bawah
- Amount, dalam mata uang rekening terkait
- Date
- Reference, misalnya nomor cek atau referensi transfer
- Description
| Type | Gunakan untuk |
|---|---|
| Deposit | Uang yang diterima dari atau atas nama klien ke dalam rekening trust |
| Disbursement | Uang yang dibayarkan keluar dari rekening trust untuk kepentingan klien: biaya pengadilan, pembayaran ke pihak ketiga, atau transfer ke rekening kantor Anda untuk pembayaran tagihan |
| Transfer in / Transfer out | Memindahkan dana klien antarperkara atau antarrekening. Setiap sisi dicatat secara terpisah, jadi catat keduanya |
Entri tidak dapat diedit atau dihapus. Untuk memperbaiki kesalahan, catat entri baru yang membatalkannya (reverse), sesuai ketentuan yang berlaku bagi Anda.
Aturan Penarikan Berlebih (Overdraw)#
Dana klien pada suatu perkara tidak boleh bernilai di bawah nol, pada tanggal berapa pun. Flow memeriksa buku besar secara kronologis berdasarkan tanggal dan akan menolak pembayaran keluar karena salah satu dari dua alasan berikut:
- Saldo tidak mencukupi pada tanggal tersebut. Pesan peringatan akan mencantumkan jumlah saldo yang tersedia.
- Mencukupi pada saat itu, namun tidak setelahnya. Pembayaran keluar bertanggal mundur (back-dated) akan menyebabkan pembayaran di tanggal berikutnya tidak tertutupi. Gunakan tanggal yang lebih baru atau periksa entri-entri setelahnya.
Rekonsiliasi#
Pada Billing Dashboard, klik Reconcile pada suatu rekening. Masukkan Statement date bank (tidak boleh di masa depan) dan Bank statement balance, lalu klik Reconcile. Flow akan membandingkannya dengan saldo buku pada tanggal tersebut (entri bertanggal setelah tanggal rekening koran akan diabaikan) dan memastikan bahwa jumlah buku besar perkara sesuai dengan total rekening.
Hasilnya adalah Balanced, atau Not balanced disertai selisihnya (saldo rekening koran dikurangi saldo buku) untuk ditelusuri. Keduanya akan disimpan, dan History mencantumkan setiap rekonsiliasi terdahulu beserta tanggal rekening koran, saldo bank dan saldo buku, serta hasilnya.
Periode yang Telah Direkonsiliasi#
Setelah rekening berstatus Balanced, periode tersebut akan ditutup: entri bertanggal pada atau sebelum tanggal rekening koran tersebut akan ditolak. Beri tanggal setelah hari tersebut.
Rekonsiliasi yang tidak seimbang tidak menutup periode apa pun. Temukan penyebabnya (sering kali berupa deposit atau pembayaran yang belum dicatat), catat entri yang kurang tersebut sesuai tanggal aslinya, lalu lakukan rekonsiliasi ulang untuk rekening koran yang sama.
Pengarsipan#
Opsi Archive hanya muncul saat saldo rekening bernilai nol. Rekening yang diarsipkan tidak dapat menerima entri baru dan akan dihilangkan dari daftar utama.