Akuntansi Trust

Catat dana klien yang Anda kelola, dilengkapi buku besar per perkara dan rekening trust firma yang dapat direkonsiliasi dengan rekening koran bank Anda.

Catatan

Akuntansi trust hanya ditujukan bagi pemilik (owner) dan admin. Peran lain tidak dapat melihat tab Trust maupun rekening trust. Flow adalah alat pencatatan: sistem ini tidak mengetahui peraturan asosiasi advokat Anda, jadi patuhi aturan regulator Anda sendiri mengenai apa yang boleh Anda simpan, kapan Anda dapat mengambil dana untuk biaya honorarium, seberapa sering rekonsiliasi harus dilakukan, dan cara memperbaiki kesalahan pencatatan.

Rekening Trust Firma#

Kelola rekening trust dari bagian Trust accounts di Dasbor Penagihan. Anda memerlukan setidaknya satu rekening sebelum dapat mencatat entri pada suatu perkara.

Klik New trust account dan masukkan:

Account name, misalnya "Rekening Trust Klien"
Bank (opsional)
Currency, kode mata uang tiga huruf seperti EUR atau GBP
Jurisdiction, label teks bebas yang ditampilkan sebagai tag

Pada paket Free, Anda dapat memiliki 1 rekening trust yang aktif; Essentials tidak memiliki batasan (lihat Penagihan & Paket). Pencatatan entri dan rekonsiliasi tidak pernah dibatasi.

Buat satu rekening trust untuk setiap rekening bank riil. Satu rekening menampung satu mata uang, sehingga firma yang mengelola dana klien dalam dua mata uang memerlukan dua rekening. Setiap rekening menampilkan saldo buku, yang merupakan jumlah total dari saldo perkara-perkaranya.

Buku Besar Trust Per Perkara#

Dana klien untuk setiap perkara berada di bawah tab Billing → Trust. Tab ini menampilkan saldo yang dikelola untuk perkara tersebut di setiap rekening (tidak pernah digabungkan antar-rekening) beserta buku besar yang memuat setiap entri, nomor referensinya, dan saldo berjalan.

Klik Record entry dan isi:

Account: secara baku mengarah ke rekening dengan mata uang perkara tersebut
Type: lihat tabel di bawah
Amount, dalam mata uang rekening
Date
Reference, misalnya nomor cek atau referensi transfer
Description

Type	Gunakan untuk
Deposit	Dana yang diterima dari atau atas nama klien ke dalam rekening trust
Disbursement	Dana yang dibayarkan keluar dari rekening trust untuk keperluan klien: biaya pengadilan, pembayaran kepada pihak ketiga, atau transfer ke rekening kantor Anda untuk pembayaran faktur
Transfer in / Transfer out	Memindahkan dana klien antar-perkara atau antar-rekening. Setiap sisi dicatat secara terpisah, jadi catatlah kedua sisi tersebut

Entri tidak dapat diedit atau dihapus. Untuk memperbaiki kesalahan, catat entri baru yang membatalkannya (reverse entry), sesuai dengan ketentuan regulasi Anda.

Buku besar trust suatu perkara dengan deposit, disbursement, referensi, dan saldo berjalan — Buku besar perkara: saldo yang dikelola dan setiap entri beserta saldo berjalannya.

Catatan

Entri trust tidak terhubung dengan faktur. Jika Anda membayar faktur menggunakan dana klien, catat pembayaran pada faktur tersebut dan catat Disbursement yang sesuai dari rekening trust.

Aturan Penarikan Berlebih (Overdraw)#

Dana klien untuk suatu perkara tidak boleh bernilai minus, pada tanggal berapa pun. Flow memeriksa buku besar secara berurutan berdasarkan tanggal dan akan menolak pembayaran keluar karena salah satu dari dua alasan berikut:

Saldo tidak mencukupi pada tanggal tersebut. Pesan akan menampilkan jumlah dana yang tersedia.
Mencukupi saat itu, namun tidak mencukupi di kemudian hari. Pembayaran keluar dengan tanggal mundur (back-dated) akan menyebabkan pembayaran berikutnya tidak tertutupi. Gunakan tanggal yang lebih baru atau periksa entri-entri setelahnya.

Rekonsiliasi#

Pada Dasbor Penagihan, klik Reconcile pada suatu rekening. Masukkan Statement date rekening koran (tidak boleh tanggal di masa depan) dan Bank statement balance, lalu klik Reconcile. Flow akan membandingkannya dengan saldo buku pada tanggal tersebut (entri bertanggal setelah tanggal rekening koran akan diabaikan) dan memastikan bahwa total buku besar perkara cocok dengan total rekening.

Hasilnya adalah Balanced, atau Not balanced disertai selisihnya (saldo rekening koran dikurangi saldo buku) untuk diperiksa lebih lanjut. Keduanya disimpan, dan History mencantumkan setiap rekonsiliasi terdahulu beserta tanggal rekening koran, saldo bank, saldo buku, dan hasilnya.

Dialog rekonsiliasi yang menampilkan saldo buku, saldo rekening koran bank, dan pesan Not balanced beserta selisihnya — Rekonsiliasi yang tidak seimbang menampilkan selisih untuk diperiksa.

Periode yang Telah Direkonsiliasi#

Setelah rekening berstatus Balanced, periode tersebut ditutup: entri yang bertanggal pada atau sebelum tanggal rekening koran tersebut akan ditolak. Tetapkan tanggalnya setelah hari tersebut. Tanggal rekening koran mengacu pada hari kalender orang yang melakukan rekonsiliasi, sehingga rekan kerja di zona waktu lain akan memperoleh hasil yang sama.

Rekonsiliasi yang tidak seimbang tidak menutup periode apa pun. Temukan penyebabnya (sering kali berupa setoran atau pembayaran yang belum dicatat), catat entri yang kurang pada tanggal yang sebenarnya, lalu lakukan rekonsiliasi ulang untuk rekening koran yang sama.

Pengarsipan#

Archive hanya muncul jika saldo rekening bernilai nol. Rekening yang diarsipkan tidak dapat menerima entri baru dan akan dihapus dari daftar.