Kế toán Quỹ Tín thác
Lưu trữ hồ sơ về khoản tiền khách hàng mà bạn nắm giữ, với sổ cái cho từng vụ việc và các tài khoản tín thác của công ty mà bạn có thể đối soát với sao kê ngân hàng của mình.
Tài khoản Tín thác của Công ty#
Quản lý các tài khoản tín thác từ mục Tài khoản tín thác của Bảng thông tin Thanh toán. Bạn cần có ít nhất một tài khoản trước khi có thể ghi nhận các bút toán cho một vụ việc.
Nhấp vào Tài khoản tín thác mới và nhập:
- Tên tài khoản, ví dụ "Tài khoản Tín thác Khách hàng"
- Ngân hàng (tùy chọn)
- Tiền tệ, mã gồm ba chữ cái như EUR hoặc GBP
- Khu vực pháp lý, một nhãn văn bản tự do được hiển thị dưới dạng thẻ
Tạo một tài khoản tín thác cho mỗi tài khoản ngân hàng thực tế. Một tài khoản chỉ giữ một loại tiền tệ, vì vậy công ty nắm giữ tiền của khách hàng bằng hai loại tiền tệ sẽ cần hai tài khoản. Mỗi tài khoản hiển thị số dư sổ sách của nó, chính là tổng số dư các vụ việc thuộc tài khoản đó.
Sổ cái Tín thác Theo Vụ việc#
Tiền của khách hàng cho từng vụ việc nằm trong tab Thanh toán → Tín thác. Tab này hiển thị số dư nắm giữ cho vụ việc trong từng tài khoản (không bao giờ cộng gộp giữa các tài khoản) và một sổ cái với từng bút toán, mã tham chiếu cùng số dư lũy kế.
Nhấp vào Ghi nhận bút toán và điền vào:
- Tài khoản: mặc định ban đầu là tài khoản theo loại tiền tệ của vụ việc
- Loại: xem bảng bên dưới
- Số tiền, theo loại tiền tệ của tài khoản
- Ngày
- Tham chiếu, ví dụ như số séc hoặc mã tham chiếu chuyển khoản
- Mô tả
| Loại | Dùng cho |
|---|---|
| Tiền gửi | Tiền nhận được từ khách hàng hoặc thay mặt khách hàng vào tài khoản tín thác |
| Khoản chi trả | Tiền thanh toán từ tài khoản tín thác cho khách hàng: án phí, thanh toán cho bên thứ ba hoặc chuyển khoản vào tài khoản hoạt động của công ty bạn cho một hóa đơn |
| Chuyển vào / Chuyển ra | Di chuyển tiền của khách hàng giữa các vụ việc hoặc các tài khoản. Mỗi chiều được ghi nhận riêng biệt, vì vậy hãy ghi nhận cả hai |
Không thể chỉnh sửa hoặc xóa các bút toán. Để sửa sai sót, hãy ghi nhận một bút toán mới để hoàn lại, theo đúng quy định của bạn.
Quy tắc Thấu chi#
Tiền của khách hàng cho một vụ việc không bao giờ được xuống dưới mức 0, vào bất kỳ ngày nào. Flow kiểm tra sổ cái theo thứ tự ngày tháng và từ chối một khoản thanh toán chi ra vì một trong hai lý do:
- Không đủ tiền vào ngày đó. Thông báo sẽ cho biết số tiền hiện có.
- Đủ vào thời điểm đó, nhưng không đủ về sau. Một khoản thanh toán chi ra ghi lùi ngày sẽ khiến một khoản thanh toán sau đó không có tiền bảo đảm. Hãy sử dụng một ngày muộn hơn hoặc kiểm tra các bút toán sau đó.
Đối soát#
Trên Bảng thông tin Thanh toán, nhấp vào Đối soát trên một tài khoản. Nhập Ngày sao kê của ngân hàng (không phải ngày trong tương lai) và Số dư sao kê ngân hàng, sau đó nhấp vào Đối soát. Flow sẽ so sánh số liệu này với số dư sổ sách vào ngày đó (các bút toán ghi ngày sau ngày sao kê sẽ được loại trừ) và kiểm tra xem tổng các sổ cái vụ việc có khớp với tổng tài khoản hay không.
Kết quả sẽ là Đã khớp, hoặc Chưa khớp kèm theo khoản chênh lệch (số dư sao kê trừ số dư sổ sách) để điều tra. Cả hai kết quả đều được lưu lại, và mục Lịch sử sẽ liệt kê mọi lần đối soát trước đây cùng với ngày sao kê, số dư ngân hàng, số dư sổ sách và kết quả.
Kỳ Đã Đối soát#
Khi một tài khoản được đối soát là Đã khớp, kỳ kế toán đó sẽ được đóng: một bút toán ghi ngày vào hoặc trước ngày sao kê đó sẽ bị từ chối. Hãy ghi ngày sau ngày đó. Ngày sao kê là ngày theo lịch của người thực hiện đối soát, vì vậy một đồng nghiệp ở múi giờ khác cũng sẽ nhận được cùng một kết quả.
Một lần đối soát chưa khớp sẽ không đóng bất kỳ kỳ nào. Hãy tìm nguyên nhân (thường là một khoản tiền gửi hoặc thanh toán chưa được ghi nhận), ghi nhận bút toán còn thiếu vào đúng ngày thực tế của nó, sau đó tiến hành đối soát lại cùng bản sao kê đó.
Lưu trữ#
Nút Lưu trữ chỉ xuất hiện khi số dư của tài khoản bằng 0. Một tài khoản đã lưu trữ sẽ không nhận thêm bút toán mới và rời khỏi danh sách.