Klientmedelsredovisning

Håll ordning på de klientmedel ni förvaltar, med en transaktionslista per ärende och byråns klientmedelskonton som ni kan stämma av mot era kontoutdrag.

Observera

Klientmedelsredovisning är endast tillgänglig för ägare och administratörer. Övriga roller ser inte fliken Klientmedel eller klientmedelskontona. Flow är ett verktyg för registerföring: systemet känner inte till ert advokatsamfunds specifika regelverk. Följ därför alltid er tillsynsmyndighets regler för vilka medel ni får förvalta, när ni får lyfta arvoden, hur ofta avstämningar ska göras och hur felaktigheter ska korrigeras.

Byråns klientmedelskonton#

Hantera klientmedelskonton under sektionen Klientmedelskonton i Faktureringsöversikten. Ni behöver minst ett konto innan ni kan registrera transaktioner på ett ärende.

Klicka på Nytt klientmedelskonto och ange:

Kontonamn, till exempel "Klientmedelskonto"
Bank (valfritt)
Valuta, en treställig valutakod såsom EUR eller SEK
Jurisdiktion, ett fritextfält som visas som en tagg

Skapa ett klientmedelskonto per verkligt bankkonto. Ett konto rymmer endast en valuta, så en byrå som förvaltar klientmedel i två valutor behöver två konton. Varje konto visar sitt bokförda saldo, vilket är summan av saldona på dess tillhörande ärenden.

Ärendespecifik klientmedelshuvudbok#

Varje ärendes klientmedel finns under fliken Fakturering → Klientmedel. Fliken visar det innestående saldot för ärendet på varje konto (läggs aldrig ihop över flera konton) samt en transaktionslista med varje post, dess referens och det löpande saldot.

Klicka på Registrera transaktion och fyll i:

Konto: är förvalt på kontot i ärendets valuta
Typ: se tabellen nedan
Belopp, i kontots valuta
Datum
Referens, till exempel ett checknummer eller en överföringsreferens
Beskrivning

Typ	Används för
Insättning	Medel som tagits emot från eller för klienten på klientmedelskontot
Utlägg	Medel som betalats ut från klientmedelskontot för klientens räkning: domstolsavgifter, betalning till tredje part eller en överföring till ert rörelsekonto för en faktura
Överföring in / Överföring ut	Flytt av klientmedel mellan ärenden eller konton. Varje sida registreras separat, så registrera båda

Transaktioner kan inte redigeras eller raderas. För att korrigera ett fel registrerar ni en ny transaktion som reverserar posten, i enlighet med ert regelverk.

Dialogrutan Registrera klientmedelstransaktion med ett klientmedelskonto i GBP, typen Insättning, ett belopp på 2000, en referens och en beskrivning — Registrering av en förskottsinsättning.

Ett ärendes transaktionslista för klientmedel med en insättning, ett utlägg, deras referenser och det löpande saldot — Ett ärendes transaktionslista: det innestående saldot och varje post med dess löpande saldo.

Observera

Klientmedelstransaktioner är inte kopplade till fakturor. Om ni betalar en faktura med klientmedel registrerar ni betalningen på fakturan och ett matchande Utlägg från klientmedelskontot.

Övertrasseringsregeln#

Ett ärendes klientmedel kan aldrig understiga noll, oavsett datum. Flow kontrollerar transaktionslistan i datumordning och avvisar en utbetalning av en av två anledningar:

Otillräckligt saldo per det datumet. Meddelandet anger det tillgängliga beloppet.
Tillräckligt saldo då, men inte senare. En bakåtdaterad utbetalning skulle leda till att en senare utbetalning saknar täckning. Välj ett senare datum eller granska de senare transaktionerna.

Avstämning#

Klicka på Stäm av på ett konto i Faktureringsöversikten. Ange bankens Kontoutdragsdatum (inte i framtiden) och Saldo enligt kontoutdrag, och klicka sedan på Stäm av. Flow jämför detta med det bokförda saldot per det datumet (transaktioner daterade efter kontoutdragsdatumet exkluderas) och kontrollerar att ärendenas transaktionslistor stämmer överens med kontots totala saldo.

Resultatet blir Avstämt, eller Ej avstämt med en differens (kontoutdrag minus bokfört) att undersöka. Båda sparas, och under Historik listas varje tidigare avstämning med dess kontoutdragsdatum, banksaldo, bokfört saldo samt resultat.

Avstämningsdialogruta som visar det bokförda saldot, saldot enligt kontoutdraget och meddelandet Ej avstämt med differensen — En avstämning som inte går jämnt upp visar differensen som behöver undersökas.

Den avstämda perioden#

När ett konto har stämts av som Avstämt stängs perioden: transaktioner daterade på eller före det kontoutdragsdatumet avvisas. Datera dem efter den dagen. Kontoutdragsdatumet utgår från kalenderdagen för den person som utförde avstämningen, så att en kollega i en annan tidszon får samma resultat.

En avstämning som inte går jämnt upp stänger ingenting. Identifiera orsaken (ofta en insättning eller betalning som ännu inte registrerats), registrera den saknade transaktionen på dess faktiska datum och stäm därefter av samma kontoutdrag igen.

Arkivering#

Arkivera visas endast när ett kontos saldo är noll. Ett arkiverat konto kan inte ta emot nya transaktioner och tas bort från listan.