Klientmedelsredovisning

Håll ordning på de klientmedel ni förvaltar, med en transaktionslista per ärende och byråns klientmedelskonton som ni kan stämma av mot era kontoutdrag från banken.

Observera

Klientmedelsredovisning är endast tillgänglig för ägare och administratörer. Övriga roller ser inte fliken Klientmedel eller klientmedelskontona. Flow är ett verktyg för dokumentation och bokföring: systemet känner inte till ert advokatsamfunds regler, så följ alltid er tillsynsmyndighets regler gällande vilka medel ni får förvalta, när ni får ta betalt för arvoden, hur ofta avstämning ska göras och hur felaktigheter ska korrigeras.

Byråns klientmedelskonton#

Hantera klientmedelskonton under sektionen Klientmedelskonton på faktureringsöversikten. Ni behöver minst ett konto innan ni kan registrera poster på ett ärende.

Klicka på Nytt klientmedelskonto och fyll i:

Kontonamn, till exempel "Klientmedelskonto"
Bank (valfritt)
Valuta, en trebokstavskod som till exempel EUR eller SEK
Jurisdiktion, ett fritextfält som visas som en tagg

På Free-planen kan ni ha 1 öppet klientmedelskonto; Essentials har ingen begränsning (se Fakturering och abonnemang). Registrering av poster och avstämning är aldrig begränsade.

Skapa ett klientmedelskonto per verkligt bankkonto. Ett konto rymmer en valuta, så en byrå som förvaltar klientmedel i två valutor behöver två konton. Varje konto visar sitt bokförda saldo, vilket är summan av dess ärendesaldon.

Ärendespecifik transaktionslista för klientmedel#

Varje ärendes klientmedel finns under fliken Fakturering → Klientmedel. Fliken visar saldot som förvaltas för ärendet på varje konto (slås aldrig ihop över flera konton) samt en transaktionslista med varje post, dess referens och det löpande saldot.

Klicka på Registrera post och fyll i:

Konto: startar på kontot i ärendets valuta
Typ: se tabellen nedan
Belopp, i kontots valuta
Datum
Referens, till exempel ett checknummer eller en överföringsreferens
Beskrivning

Typ	Används för
Insättning	Medel som tagits emot från eller för klientens räkning till klientmedelskontot
Utlägg/Utbetalning	Medel som betalats ut från klientmedelskontot för klientens räkning: domstolsavgifter, betalning till tredje part eller en överföring till ert rörelsekonto för en faktura
Överföring in / Överföring ut	Flytt av klientmedel mellan ärenden eller konton. Varje sida registreras separat, så registrera båda

Poster kan inte redigeras eller raderas. För att korrigera ett misstag registrerar ni en ny post som backar transaktionen, i enlighet med vad era regler kräver.

Dialogrutan för registrering av klientmedelspost med ett GBP-klientmedelskonto, typen Insättning, ett belopp på 2000, en referens och en beskrivning — Registrering av en insättning för förskott/arvodesdeposition.

Ett ärendes transaktionslista för klientmedel med en insättning, en utbetalning, deras referenser och det löpande saldot — Ett ärendes transaktionslista: det innestående saldot och varje post med dess löpande saldo.

Observera

Klientmedelsposter är inte kopplade till fakturor. Om ni betalar en faktura med klientmedel registrerar ni betalningen på fakturan och ett matchande Utlägg/Utbetalning från klientmedelskontot.

Regeln mot övertrassering#

Ett ärendes klientmedel kan aldrig understiga noll, oavsett datum. Flow kontrollerar transaktionslistan i datumordning och nekar en utbetalning av en av två anledningar:

Otillräckligt saldo det datumet. Meddelandet anger vilket belopp som finns tillgängligt.
Tillräckligt då, men inte senare. En bakåtdaterad utbetalning skulle lämna en senare utbetalning utan täckning. Använd ett senare datum eller kontrollera de senare posterna.

Avstämning#

Klicka på Stäm av på ett konto i faktureringsöversikten. Ange bankens Kontoutdragsdatum (inte i framtiden) och Saldo enligt kontoutdrag, klicka sedan på Stäm av. Flow jämför detta med det bokförda saldot på det datumet (poster daterade efter kontoutdragsdatumet exkluderas) och kontrollerar att ärendenas transaktionslistor stämmer överens med kontots totala saldo.

Resultatet blir Avstämd eller Inte avstämd med differensen (kontoutdrag minus bokfört) att undersöka. Båda sparas, och Historik visar varje tidigare avstämning med dess kontoutdragsdatum, banksaldo, bokförda saldo samt resultat.

Avstämningsdialog som visar det bokförda saldot, kontoutdragets saldo och ett Inte avstämd-meddelande med differensen — En avstämning som inte stämmer visar differensen som behöver undersökas.

Den avstämda perioden#

När ett konto stämts av som Avstämd stängs perioden: en post daterad på eller före det kontoutdragsdatumet nekas. Datera den efter den dagen. Kontoutdragsdatumet baseras på kalenderdagen för den person som utförde avstämningen, så att en kollega i en annan tidszon får samma resultat.

En avstämning som inte stämmer låser ingenting. Ta reda på orsaken (ofta en insättning eller betalning som ännu inte har registrerats), registrera den saknade posten på dess korrekta datum och gör sedan en ny avstämning mot samma kontoutdrag.

Arkivering#

Arkivera visas endast när ett kontos saldo är noll. Ett arkiverat konto kan inte ta emot nya poster och tas bort från listan.