Fakturering

Skapa fakturor från ett ärendes ofakturerade tid och utlägg, skicka dem till din klient och registrera betalningar när pengarna anländer. Allt sker i ärendet, under fliken Fakturering → Fakturor.

Arbetet rör sig i en riktning: tid och utlägg förblir ofakturerade tills en faktura skapas utifrån dem. Fakturan börjar som ett utkast som du kan redigera. När du slutför den får den ett nummer och låses. Du skickar den via e-post, klienten betalar utanför Flow (vanligtvis via banköverföring) och en ägare eller administratör registrerar betalningen.

Före din första faktura på ett ärende#

Kontrollera två saker i ärendet:

• Faktureringsuppgifter (under Fakturering): vem fakturan är ställd till, faktura-e-postadressen som fakturor och påminnelser skickas till, klientens adress, land, organisationsnummer/momsregistreringsnummer och betalningsvillkor, samt ärendets valuta. Klientens uppgifter redigeras på klientens kontaktsida (Redigera på klientsida); om klienten inte har några än, klicka på Konfigurera klientfakturering. Se Klientkonton.
• Arvodesupplägg (under Fakturor): vad Ny faktura lägger till på fakturan. Klicka på Spara bredvid. Om du glömmer det sparar Ny faktura det först.

Ett fast arvode eller riskarvode läggs endast på en faktura. Om du makulerar den fakturan kan arvodet faktureras igen.

Undvik misstag på den första fakturan#

De flesta problem med en första faktura beror på ett steg som hoppades över under konfigurationen. Kontrollera detta innan du klickar på Slutför:

• Taxor. Tid utan taxa visas som Kräver taxa och tas inte med på fakturan. Ställ in standardtaxan och medarbetartaxor i Inställningar → Fakturering och taxor; när du sparar dem prissätts den tid som redan loggats.
• Valuta. Kontrollera byråns valuta innan någon loggar tid, och ställ in varje utländsk klients ärendevaluta innan arbetet påbörjas. Så snart prissatt arbete finns i en valuta kan ärendets valuta inte ändras förrän det arbetet har fakturerats eller tagits bort. Se Fakturering i en annan valuta.
• Taxor i rätt valuta. Ett ärende som faktureras i pund kräver taxor i pund (klientens Faktureringstaxor) eller ett taxundantag på varje post. Eurotaxor gäller inte.
• Skatt/moms för utländska klienter. Om utkastet visar meddelandet om gränsöverskridande skatt, ställ in Moms % och en anteckning i enlighet med din revisors rekommendationer.
• Betalningsinstruktioner. Fyll i dem först: en utfärdad faktura behåller de instruktioner som den utfärdades med.
• Faktura-e-post. Kontrollera den i ärendets Faktureringsuppgifter: fakturor och påminnelser skickas dit, och utan en e-postadress kan de inte skickas. Ändra den på klientens kontaktsida.
• Arvodesupplägg. Ärenden med fast pris eller riskarvode fakturerar inte tid. Välj Löpande räkning eller Hybrid om tid ska faktureras.
• Prefix för fakturanummer. Ställ in det före din första faktura; utfärdade nummer ändras aldrig.
• Exempelärende. Utfärda inte riktiga fakturor eller registrera klientmedel på exempelärendet. Se Kom igång.

Skapa ett utkast#

Klicka på Ny faktura. Flow skapar ett utkast från allt ofakturerat på ärendet, enligt arvodesupplägget, i ärendets valuta och med din standardmomssats. Om något utelämnades förklarar Flow varför, till exempel "1 post utan taxa lämnades ofakturerad" eller "1 post i GBP inkluderades inte: denna faktura är i EUR". Om det inte finns något att fakturera visas Inget att fakturera på detta ärende ännu.

Att skapa ett utkast markerar ingenting som fakturerat. Det sker först när du slutför.

Redigera ett utkast#

Medan en faktura är ett utkast kan du:

• Ändra en rads formulering. Klicka på pennan, redigera och klicka sedan på Spara rad. Tids- och utläggsrader fakturerar exakt det som registrerats, så endast deras beskrivning kan ändras. För att fakturera mindre, lägg till en justering eller en rabatt, eller korrigera tidsposten och skapa fakturan på nytt.
• Ändra en rad för fast pris eller justering. Dess beskrivning, antal och taxa kan alla ändras.
• Ta bort en rad med ×. Tiden eller utlägget återgår till ofakturerat för en senare faktura.
• Lägga till en justering. Skriv en beskrivning och ett belopp, och klicka sedan på Lägg till. Ett negativt belopp är en kreditering, till exempel "Konditionsrabatt" på −100.
• Ange en rabatt som ett belopp eller som en procentsats av delsumman. En procentsats följer delsumman om raderna ändras. Rabatten tillämpas före moms.
• Ange Moms %. En skattesats för hela fakturan, ifylld från dina inställningar.
• Lägga till Anteckningar för klienten. De skrivs ut längst ned på fakturan.

Klicka på Tillämpa efter att du har ändrat rabatt, moms eller anteckningar. Ta bort raderar utkastet; dess tid och utlägg förblir ofakturerade. Utfärdade fakturor kan inte tas bort: en ägare eller administratör makulerar eller skriver av dem istället (se nedan).

Slutföra#

Det finns ingen separat förhandsgranskning, så läs igenom utkastet innan du klickar på Slutför. Om totalbeloppet eller någon rad är noll frågar Flow först och förklarar varför (rader utan taxa, en rabatt som ger noll, eller rader som tar ut varandra). Att slutföra:

• Ger fakturan nästa nummer: ditt prefix plus fyra siffror, till exempel INV-0001. Nummer återanvänds aldrig, även om fakturan makuleras senare
• Sätter utfärdandedatumet till idag och förfallodatumet utifrån klientens betalningsvillkor (eller byråns)
• Låser faktureringsuppgifterna och betalningsinstruktionerna som de är nu, så att senare ändringar inte påverkar en utfärdad faktura
• Låser raderna och markerar tid och utlägg som Fakturerat

Om något har ändrats sedan utkastet skapades (en post har redigerats, tagits bort eller fakturerats på en annan faktura), nekar Slutför och ber dig bygga om. Ta bort utkastet och klicka på Ny faktura igen.

Skicka till klienten#

När den är slutförd kan du:

• Skriv ut / PDF: en ren utskriftsvänlig sida med din byrås uppgifter och organisationsnummer/momsregistreringsnummer, fakturamottagare, datum, rader, totalbelopp, betalningsinstruktioner och anteckningar
• Skicka faktura via e-post: Flow visar först vem som kommer att ta emot den och skickar sedan en länk till klienten till en säker sida där de kan se och ladda ner fakturan, utan inloggning

E-postmeddelandet skickas till faktura-e-postadressen i ärendets Faktureringsuppgifter; om det inte finns någon, lägg först till en i kortet Faktureringsuppgifter på klientens kontaktsida. Det visar byråns namn som avsändare, och svar går till personen som skickade det. Det är skrivet på avsändarens språk (engelska, spanska eller franska), och klientens sida öppnas på engelska, spanska eller franska, utifrån klientens webbläsare. Du kan skicka igen när som helst. En betald faktura skickas som ett kvitto. Utkast, makulerade och avskrivna fakturor kan inte skickas via e-post.

Klientens sida öppnas med fakturans status:

Utkast är aldrig synliga för klienten. Ladda ner PDF på den sidan öppnar webbläsarens utskriftsfönster, där klienten väljer Spara som PDF.

Registrera betalningar#

Flow tar inte emot kortbetalningar online. Klienter betalar med hjälp av betalningsinstruktionerna som är tryckta på fakturan, och en ägare eller administratör registrerar varje betalning. På en utfärdad eller delvis betald faktura, fyll i Registrera betalning och klicka på Registrera:

• Belopp, i fakturans valuta
• Metod: Banköverföring, Kontant, Kort (offline) eller Övrigt
• Datumet då pengarna anlände: idag om det lämnas tomt; datum mer än en dag framåt i tiden nekas
• Referens: bankens överföringsreferens är idealisk

Delbetalningar går bra: fakturan blir Delvis betald och listar varje betalning med dess referens. När betalningarna når totalsumman blir den Betald och tar inte emot fler betalningar.

Om du anger mer än det förfallna saldot frågar Flow Mer än det förfallna saldot innan det registreras. Det är vanligtvis ett skrivfel, så klicka på Avbryt; klicka endast på Registrera ändå om klienten faktiskt har betalat mer.

Om banken drog av avgifter och mindre pengar anlände än vad som förföll till betalning, registrera beloppet som anlände. Rådfråga din revisor om huruvida resten ska krävas in eller skrivas av.

Korrigera en betalning#

Om du har angett fel belopp klickar en ägare eller administratör på × bredvid betalningen och bekräftar Ta bort denna betalning?. Saldot räknas om, så en betald faktura återgår till Delvis betald eller Utfärdad. Registrera sedan rätt belopp. Betalningar på en makulerad eller avskriven faktura kan inte ändras.

Betalningspåminnelser#

På en utfärdad eller delvis betald faktura med ett förfallet saldo, klicka på Skicka påminnelse bredvid Skicka faktura via e-post. Flow visar vem som tar emot den, fakturanumret och saldot samt när den senaste påminnelsen skickades. E-postmeddelandet anger saldot, upplyser om när fakturan förfaller eller hur många dagar den är förfallen och länkar till klientens sida. Ägare och administratörer kan även använda Påminn i listan över öppna fakturor på Faktureringsöversikten.

Varje faktura får högst en påminnelse var 24:e timme, oavsett varifrån den skickas. Om du försöker igen tidigare skickas ingenting och Flow meddelar dig när den senaste skickades. Efter att den skickats visas Påmind med datum och tid bredvid knappen.

När en påminnelse inte kan skickas#

• En påminnelse har redan skickats under de senaste 24 timmarna. Flow visar när; försök igen efter det.
• Det finns ingen faktura-e-postadress. Lägg till en i kortet Faktureringsuppgifter på klientens kontaktsida.
• Fakturan är inte längre utestående. Den betalades, makulerades eller skrevs av sedan sidan lästes in.
• Det finns ingen knapp för Skicka påminnelse. Den visas endast på utfärdade eller delvis betalda fakturor med ett förfallet saldo, och endast för personer som kan redigera ärendet, inte för läsare eller skrivskyddade delningar.

Skriv av och Makulera#

Båda funktionerna är till för ägare och administratörer, båda frågar först och ingen av dem kan ångras.

• Skriv av stänger en utfärdad eller delvis betald faktura och efterskänker det som fortfarande är obetalt. Använd detta endast för pengar du inte kommer att driva in. Det räknas fortfarande som fakturerat i dina rapporter, och den obetalda delen sänker din inkasseringsgrad.
• Makulera annullerar en utfärdad faktura som inte har någon betalning registrerad. Den finns kvar i dina register markerad som Makulerad och dess nummer återanvänds aldrig. Dess tid och utlägg återgår till ofakturerade, ett fast pris eller riskarvode kan faktureras igen och klientens länk visar fakturan som makulerad utan något förfallet belopp. Om en betalning registrerades av misstag, ta bort den först.

För att korrigera en utfärdad faktura, makulera den, justera tiden, utläggen eller faktureringsuppgifterna och klicka på Ny faktura igen. Den nya fakturan får nästa nummer i serien.

Fakturastatus#

Vem kan göra vad#

Ägare, administratörer och medlemmar med tillgång till ärendet kan ställa in arvodesupplägget och ärendets valuta, redigera en klients faktureringsuppgifter, bygga, redigera och ta bort utkast, slutföra, skicka via e-post och skicka påminnelser. Att registrera eller ta bort betalningar, skriva av och makulera är förbehållet ägare och administratörer. Läsare kan se fakturor och öppna Skriv ut / PDF. Se Team och roller.

Vad Flow inte gör än#

• En momssats per faktura. Ingen moms per rad eller per klient, och ingen källskatt. Om två satser är tillämpliga, utfärda två fakturor.
• Inga kreditnotor eller acontoräkningar. Se Vanliga frågor för tillfälliga lösningar.
• Inga onlinebetalningar. Klienter betalar via banköverföring eller andra metoder utanför Flow.
• Inga e-fakturaformat såsom Factur-X, Verifactu eller CFDI, och ingen återkommande eller samlingsfakturering.
• Inget redigerbart fakturadatum. Utfärdandedatumet är den dag du slutför fakturan.
• Ingen valutaomräkning. Se Fakturering i en annan valuta.