Fakturering

Skapa fakturor från ofakturerat arbete, skicka dem till era klienter och registrera betalningar — allt från ett ärendes flik Fakturering → Fakturor.

En faktura skapas från pågående arbete (WIP): ofakturerad tid och ofakturerade utlägg på ett ärende. Flow tar inte emot kortbetalningar online — ni registrerar betalningar efter hand som de inkommer.

Arvodesupplägg#

Ställ in hur ett ärende faktureras med kontrollen Arvodesupplägg ovanför fakturalistan och klicka sedan på Spara:

• Löpande räkning — fakturan listar ärendets ofakturerade, debiterbara tid enligt de taxor som sparats på varje registrering
• Fast pris — ange arvodet; varje ny faktura får en rad för fast pris med det beloppet, och loggad tid faktureras inte
• Riskavtal — registrerar procentsatsen på ärendet. Flow beräknar inte arvodet automatiskt: fakturan innehåller endast fakturerbara utlägg, och ni lägger till arvodet som en justeringsrad
• Hybrid — ofakturerad debiterbar tid plus raden för fast pris

Fakturerbara utlägg läggs till på fakturan oavsett arvodesupplägg.

Skapa en faktura#

Klicka på Ny faktura för att skapa ett utkast från ärendets ofakturerade tid och utlägg, i enlighet med dess arvodesupplägg. Om det inte finns något att fakturera meddelar Flow detta och ingen faktura skapas. I ett riskavtalsärende utan utlägg ändrar ni upplägget till Fast pris med arvodesbeloppet för att skapa fakturan.

Redigera ett utkast#

Medan en faktura är ett utkast kan ni:

• Ta bort enskilda radartiklar (borttagen tid och borttagna utlägg förblir ofakturerade för en senare faktura)
• Lägga till justerings- eller kreditrader (en beskrivning med ett positivt eller negativt belopp)
• Ange en Rabatt (ett fast belopp) och en Momssats %, och klicka sedan på Tillämpa. Moms beräknas på delsumman efter rabatten
• Radera utkastet

Fakturan visar en artikeltabell — Beskrivning, Antal, Taxa/á-pris, Belopp — samt summeringar för Delsumma, Rabatt, Moms, Totalt, Betalt och Saldo.

Valuta, moms, numrering och byråuppgifter#

Dessa hämtas från Inställningar → Fakturering & taxor (ägare och administratörer):

• Valuta — valfri valutakod med tre bokstäver; era taxor och fakturor använder denna
• Standardmomssats % och Momsetikett (t.ex. moms eller VAT) — momsraden på fakturan använder denna etikett
• Fakturaprefix (t.ex. INV-) — läggs till före det löpande numret
• Byråns organisationsnummer/momsregistreringsnummer — visas på fakturadokumentet
• Betalningsvillkor (dagar) — anger förfallodatumet när ni slutför fakturan

Slutföra en faktura#

Slutför låser fakturan, tilldelar dess löpnummer (t.ex. INV-0001), sätter fakturadatumet till dagens datum och förfallodatumet utifrån era betalningsvillkor. Dess tidsregistreringar och utlägg ändras till Fakturerad. Flow varnar först om någon rad har ett nollbelopp, så att ni inte skickar en rad på 0 kr av misstag.

Skicka till klienten#

När fakturan är slutförd kan ni:

• Skriv ut / PDF — öppna en ren, utskriftsvänlig version utan appens gränssnittselement
• E-posta faktura — mejla klienten en länk till en säker, webbaserad kopia som denne kan granska och ladda ner som en PDF, utan inloggning

E-postmeddelandet skickas till klientens e-postadress som sparats på ärendet. Det visar er byrås namn som avsändare, med svarsadressen inställd till juristen som skickade det, så att klientens svar når en verklig person. E-postmeddelandet författas på avsändarens språkinställning (engelska, spanska eller franska), och den webbaserade fakturan öppnas på engelska, spanska eller franska, utifrån klientens webbläsarspråk. Utskicket noteras i ärendets aktivitetshistorik.

Registrera betalningar#

Flow registrerar betalningar manuellt — systemet tar inte emot kortbetalningar online. På en slutförd eller delvis betald faktura fyller ni i Registrera betalning och klickar på Registrera:

• Belopp
• Metod — Banköverföring, Kontant, Kort (offline) eller Övrigt
• Datum — dagens datum om det lämnas tomt
• Referens — t.ex. en överföringsreferens eller ett checknummer

Saldot uppdateras automatiskt, och fakturan flyttas till Delvis betald eller Betald.

Kravhantering för förfallna fakturor#

För att påminna om ett utestående saldo använder ni knappen Påminn i åldersfördelningslistan för kundfordringar i Finanspanelen (ägare och administratörer). Den skickar en kort påminnelse via e-post till klienten med saldot och en länk till fakturan, med uppgift om när den förfaller eller hur många dagar den är förfallen.

Fakturastatus#

Alla utom användare med behörigheten granskare kan skapa, slutföra och mejla fakturor samt registrera betalningar. Endast ägare och administratörer kan makulera en faktura.