Vanliga frågor och svar
Kom igång#
Hur kommer jag igång med Lawzana Flow?#
Registrera dig på flow.lawzana.com med ditt namn, din e-postadress och byråns namn, eller med ditt Google- eller Microsoft-konto. Du börjar på Free-planen och landar på Hem, där en kort checklista föreslår dina första steg. Om din byrå finns i Lawzana Directory klickar du istället på Open in Flow på ett lead i din Lawzana-kontrollpanel; det skapar din arbetsyta och loggar in dig. Se Kom igång för en fullständig genomgång.
Finns det en kostnadsfri provperiod?#
Det finns ingen provperiod eftersom det finns en Free-plan: 2 teammedlemmar, 50 AI-krediter per månad och 2 GB lagringsutrymme, utan betalkort och utan tidsbegränsning. Uppgradera till Essentials eller Advanced när du behöver mer. Se Fakturering och abonnemang.
Kan jag bjuda in teammedlemmar på Free-planen?#
Ja. Free omfattar totalt 2 teammedlemmar, dig själv inkluderad, så du kan bjuda in en kollega. Betalda planer har ingen medlemsbegränsning, och byråer som är anslutna till Lawzana Directory kan få extra användarplatser via sin Directory-plan.
Vilka språk är Lawzana Flow tillgängligt på?#
Engelska, spanska och franska. Du ändrar det från ditt kontomeny i sidofältet, under Language.
Leads och ärenden#
Hur konverterar jag ett lead till ett ärende?#
Öppna leadet och klicka på Convert. Ange en ärendetitel, välj eventuellt ett rättsområde, en ärendetyp och den jurist som ärendet tilldelas, och klicka sedan på Create Matter. Flow gör först en jävskontroll, och leadets klientuppgifter och viktigaste fakta förs över till det nya ärendet.
Kan jag anpassa stegen i pipelinen?#
Ja. Gå till Settings → Matter Stages (eller Lead Stages) för att lägga till, byta namn på, ändra ordning på eller ta bort steg. Matter Stages erbjuder färdiga mallar via Apply Template (Litigation, Transactional, Family Law eller Custom); Lead Stages har sina egna mallar.
Vad är skillnaden mellan ett lead och ett ärende?#
Ett lead är en potentiell klient som har visat intresse men ännu inte har anlitat er. Ett ärende är ett aktivt uppdrag eller fall. Konvertera leads till ärenden så snart klienten har anlitat er.
Dokument#
Vilka filformat kan jag ladda upp?#
Nästan alla filer: PDF, Word, Excel, PowerPoint, e-postfiler (.eml, .msg), textfiler, ZIP-arkiv och foton. HTML- och SVG-filer accepteras inte. Klienter som laddar upp via portalen kan skicka PDF, Word, Excel, textfiler och bilder. Den maximala filstorleken är 25 MB för teamuppladdningar och 10 MB för uppladdningar via klientportalen.
Varför är AI-analys inte tillgänglig för mitt dokument?#
Kontrollera att:
- Formatet stöds av AI:n: PDF, Word (.docx), rena textfiler eller foton och skanningar (JPEG, PNG, WebP). Excel, PowerPoint och e-postfiler lagras men läses inte av AI:n.
- Din byrå fortfarande har AI-krediter kvar denna månad (se Settings → Subscription)
Kan jag organisera dokument i mappar?#
Ja. Både ärendedokument och fristående filer har stöd för mappar. Skapa mappar och undermappar och flytta filer mellan dem.
AI-funktioner#
Vilka AI-funktioner finns tillgängliga?#
Varje dokument har en AI-panel med Summary (sammanfattning), Facts (fakta), AI Assistant (chatta med dokumentet), Review (granskningar enligt instruktion/playbook) och Entities (personer och företag). På ärendenivå har du Ask AI och Fact Grid. På leads får du en AI-brief och Ask AI. Den fristående AI Assistant svarar på allmänna frågor, och redigeringsverktyget för utkast kan skriva och bearbeta utkast tillsammans med dig.
Hur många AI-krediter får jag?#
Free inkluderar 50 krediter per månad, Essentials 500 som delas av byrån, och Advanced 1 500 per användarplats, samlade i en gemensam pott. Byråer anslutna till Lawzana Directory får den högsta tilldelningen: antingen den från sin Directory-plan eller den från Flow-planen. Se Fakturering och abonnemang för kreditkostnad per åtgärd.
Används mina data för att träna AI-modeller?#
Nej. Google använder inte ditt innehåll för att träna sina modeller, och loggning av förfrågningar är avstängd i vårt projekt. Google kan behålla förfrågningar i minnet i upp till 24 timmar för cachning, och kan logga dem för att upptäcka missbruk. Lawzana Flow lagrar själv din AI-chatthistorik, sammanfattningar och extraherade fakta som en del av ditt ärende.
Klientportal#
Hur får klienter åtkomst till sin portal?#
Klienter får en magisk länk via e-post – inget lösenord eller skapande av konto krävs. De klickar på länken för att få åtkomst till endast de dokument och den information du har delat.
Vad kan klienter se i portalen?#
Endast det du uttryckligen delar. Beroende på åtkomstnivå:
- View: Delade dokument
- Upload: Visa + ladda upp dokument + tidslinje
- Full: Ladda upp + meddelanden + milstolpar + AI-assistent
Du kan justera dessa behörigheter för varje portallänk.
Kan jag återkalla åtkomsten till klientportalen?#
Ja. Öppna ärendet, klicka på Share with Client och välj Revoke access för länken. Återkallandet sker omedelbart: deras magiska länk slutar att fungera.
Team och behörigheter#
Vilka användarroller finns det?#
| Roll | Åtkomstnivå |
|---|---|
| Owner | Fullständig åtkomst, inklusive abonnemanget och granskningsloggar. En per organisation. |
| Admin | Hantera team, inställningar och arbetsflöden. Kan inte ändra plan eller betalningsmetod. |
| Member | Arbeta med leads, ärenden, dokument och utkast. Kan inte ändra organisationsövergripande inställningar. |
| Viewer | Skrivskyddad åtkomst. |
Se Team och roller för vad respektive roll har behörighet att se.
Hur bjuder jag in teammedlemmar?#
Gå till Settings → Members och klicka på Invite Member. Ange deras e-postadress och välj en roll. De får då ett e-postmeddelande med inbjudan.
Kan jag ändra någons roll?#
Ja. Ägare och administratörer kan ändra en medlems roll från Settings → Members med hjälp av menyn More options bredvid personens namn.
Fakturera dina klienter#
Var konfigurerar jag fakturering?#
En ägare eller administratör fyller i Settings → Invoicing & rates: valuta, standardtimtaxa, medarbetartaxor, moms/skatt, prefix för fakturanummer, organisations-/momsregistreringsnummer och betalningsinstruktioner. Gör detta innan någon registrerar tid. Steget Set up invoicing på Hem-sidans kort Get set up öppnar vyn. Se Fakturering.
Varför finns inte min tid med på fakturan?#
Kontrollera följande, i denna ordning:
- Needs rate: ingen taxa hittades, eller så är dina taxor i en annan valuta än ärendets. Ange en taxa: att spara Settings → Invoicing & rates, eller en klients Billing rates, prissätter de väntande posterna. Skapa sedan fakturan igen
- Another currency: posten registrerades i en annan valuta än ärendets. Utkastet anger hur många poster som uteslöts
- Already billed: posten finns redan på en utfärdad faktura
- Not billable: reglaget Billable var avstängt
- Fee arrangement: ärenden med fast pris eller contingency fee fakturerar inte tid
Kan jag fakturera en klient i en annan valuta?#
Ja. Varje ärende faktureras i en valuta. Ställ in klientens valuta i kortet Billing details på dennes kontaktsida (eller ett visst ärendes valuta i det ärendets Billing details), och ange klientens taxor i den valutan i kortet Billing rates bredvid. Flow konverterar aldrig mellan valutor: fakturor, betalningar och rapporter förblir i respektive ärendes valuta, och er revisor eller redovisningskonsult bokför eventuella valutakursdifferenser. Se Fakturera i en annan valuta för ett steg-för-steg-exempel.
Varför kan jag inte ändra ett ärendes valuta?#
Ärendet har ofakturerad, prissatt tid eller utlägg, eller ett fakturautkast i den aktuella valutan, och en ändring skulle lämna dem därhän. Fakturera det arbetet (eller ta bort utkasten och de poster som var felaktiga) och ändra sedan. Att byta till den valuta som arbetet redan är registrerat i fungerar alltid.
Kan jag redigera en utfärdad faktura?#
Nej. När en faktura väl är slutförd låses den så att klientens exemplar och er bokföring stämmer överens. En ägare eller administratör makulerar den (endast möjligt så länge ingen betalning har registrerats), ni korrigerar tid, utlägg eller faktureringsuppgifter och klickar sedan på New invoice igen. Den makulerade fakturan behåller sitt nummer och den nya får nästa nummer i serien.
Vem kan registrera betalningar?#
Ägare och administratörer kan registrera betalningar, göra avskrivningar och makulera fakturor. Medlemmar kan bygga, slutföra och e-posta fakturor samt skicka betalningspåminnelser. Se Team och roller.
Kan klienter betala online?#
Inte än. Klienter betalar med hjälp av de betalningsinstruktioner som finns tryckta på fakturan, vanligtvis via banköverföring, och en ägare eller administratör registrerar betalningen i Flow.
Kan jag utfärda en kreditfaktura eller en förskottsfaktura?#
Inte än. För en obetald faktura, makulera den och utfärda en ny. För en kreditering efter betalning, lägg till en negativ justeringsrad på klientens nästa faktura. Varje faktura har en momssats; om två satser är tillämpliga, utfärda två fakturor.
Hur fakturerar jag ett förskott eller en retainer?#
Förskottsfakturor och retainers som dras av automatiskt stöds inte än. Två sätt att hantera detta i dagsläget:
- Håll medlen på klientmedelskonto. Registrera klientens insättning på ett klientmedelskonto. När du fakturerar registrerar du betalningen på fakturan och ett motsvarande uttag (Disbursement) från klientmedelskontot (Flow kopplar inte ihop dessa två automatiskt, så registrera båda), i enlighet med Advokatsamfundets regler. Se Klientmedelsredovisning.
- Fakturera förskottet som ett fast pris. Ställ in arvodesmodellen till Flat fee för förskottsbeloppet och fakturera det. När arbetet är slutfört byter du modellen till Hourly, klickar på New invoice och lägger till en justering med ett negativt belopp, exempelvis ”Avgår betalt förskott, faktura INV-0007”. Rådfråga er redovisningskonsult om hur förskott beskattas.
Kan jag skicka mina fakturor till min redovisningskonsult?#
Ja. På sidan Billing laddar Export for accountant ned en Excel-arbetsbok eller CSV-filer med fakturor, fakturarader och betalningar för valfria datumintervall. Se Faktureringsöversikt.
Fakturering och abonnemang#
Hur fungerar Flow-abonnemanget?#
Free-planen kostar ingenting. Essentials ($29) och Advanced ($79) prissätts per aktiv teammedlem per månad, med AI-krediter inkluderade. Faktureringen hanteras via Stripe.
Vad händer om mina AI-krediter tar slut?#
AI-funktionerna pausas tills dina krediter återställs i början av nästa månad. På Essentials och Advanced kan en ägare eller administratör aktivera övertrassering under Settings → Subscription med ett tak för extra krediter; funktionen är avstängd som standard och AI-användningen överstiger aldrig taket.
Kan jag säga upp mitt abonnemang?#
Ja. Ägaren klickar på Cancel subscription i Settings → Subscription. Ni behåller er betalda plan fram till periodens slut och flyttas därefter till Free-planen. Ingenting raderas.
Säkerhet#
Var lagras mina data?#
Uppladdade filer lagras i en region: USA (Iowa), Europa (Belgien) eller Asien-Stillahavsområdet (Singapore). Byråer som registrerar sig på flow.lawzana.com tilldelas Europa-regionen; byråer som startar från Lawzana Directory väljer sin region när arbetsytan skapas. Resten av tjänsten (databas, sökning, bakgrundsjobb och applikationsservrar) körs på DigitalOcean i USA.
Var sker AI-bearbetningen?#
AI körs på Google Vertex AI via Googles globala slutpunkt. Förfrågningar är inte begränsade till den region där dina filer lagras.
Är mina data krypterade?#
Ja. Data överförs via HTTPS, och våra molnleverantörer krypterar den i vila (at rest). Dokument lagras med kryptering på serversidan i Google Cloud Storage.
Kan jag få ett personuppgiftsbiträdesavtal, eller få mina data exporterade eller raderade?#
Ja. Vi undertecknar personuppgiftsbiträdesavtal på begäran, och vi exporterar eller raderar era data när ni ber om det. Skicka ett e-postmeddelande till [email protected].
Integreringar#
Integrerar Lawzana Flow med Zapier?#
Ja. Generera din API-nyckel i Settings → Zapier, öppna sedan Lawzana Flow-appen i Zapier och acceptera inbjudan: appen är för närvarande endast tillgänglig via inbjudan. Använd den för att skapa leads från webbformulär, e-post och andra verktyg, samt för att starta en Zap när en faktura utfärdas, en betalning registreras, en faktura betalas eller en faktura makuleras. Faktureringstriggerna fungerar så snart en ägare eller administratör aktiverar Allow integrations to read billing data. Se Integreringar.
Kan jag bädda in ett kontaktformulär på min webbplats?#
Ja. Widgeten för lead-insamling kan bäddas in på vilken webbplats som helst. Ägaren genererar widgetnyckeln i Settings → Website Widget; välj sedan widgetläge och design, och kopiera inbäddningskoden. Du kan också publicera en externt hanterad kontaktsida från Settings → Contact page. Se Integreringar.
Support#
Hur kontaktar jag supporten?#
- E-post: [email protected]
- Livechatt: Klicka på chattknappen i det nedre högra hörnet i appen
- Hjälpcenter: Besök lawzana.com/flow/support
Jag har hittat ett säkerhetsproblem. Hur rapporterar jag det?#
Skicka information och detaljer via e-post till [email protected].