Często zadawane pytania
Pierwsze kroki#
Jak rozpocząć korzystanie z Lawzana Flow?#
Zarejestruj się na stronie flow.lawzana.com, podając swoje imię i nazwisko, adres e-mail oraz nazwę kancelarii, lub logując się za pomocą konta Google bądź Microsoft. Zaczynasz od planu Free i trafiasz na stronę główną, gdzie krótka lista kontrolna sugeruje pierwsze kroki. Jeżeli Twoja kancelaria znajduje się w katalogu Lawzana Directory, kliknij zamiast tego Open in Flow przy potencjalnym kliencie (leadzie) w panelu Lawzana; spowoduje to utworzenie Twojej przestrzeni roboczej i zalogowanie Cię. Pełny przewodnik znajdziesz w sekcji Pierwsze kroki.
Czy dostępny jest bezpłatny okres próbny?#
Nie ma okresu próbnego, ponieważ oferujemy bezpłatny plan Free: 2 członków zespołu, 50 kredytów AI miesięcznie i 2 GB pamięci masowej, bez konieczności podawania karty i bez limitu czasowego. Przejdź na plan Essentials lub Advanced, gdy będziesz potrzebować więcej zasobów. Zobacz Płatności i plany.
Czy mogę zapraszać członków zespołu w planie Free?#
Tak. Plan Free obejmuje łącznie 2 członków zespołu, wliczając Ciebie, więc możesz zaprosić jednego współpracownika. Plany płatne nie mają limitu użytkowników, a kancelarie połączone z katalogiem Lawzana Directory mogą otrzymać dodatkowe stanowiska w ramach swojego planu w katalogu.
W jakich językach dostępna jest Lawzana Flow?#
W języku angielskim, hiszpańskim i francuskim. Język można zmienić w menu konta na pasku bocznym, w sekcji Language.
Potencjalni klienci i sprawy#
Jak przekształcić potencjalnego klienta w sprawę?#
Otwórz potencjalnego klienta i kliknij Convert. Wprowadź tytuł sprawy, opcjonalnie wybierz dziedzinę prawa, rodzaj sprawy oraz przypisanego do niej prawnika, a następnie kliknij Create Matter. Flow najpierw sprawdza potencjalny konflikt interesów, po czym dane klienta i kluczowe fakty z leada zostają przeniesione do nowej sprawy.
Czy mogę dostosować etapy w procesie (pipeline)?#
Tak. Przejdź do Settings → Matter Stages (lub Lead Stages), aby dodawać, zmieniać nazwy, zmieniać kolejność lub usuwać etapy. Zakładka Matter Stages oferuje gotowe szablony dostępne pod przyciskiem Apply Template (Litigation, Transactional, Family Law lub Custom); zakładka Lead Stages ma swoje własne szablony.
Jaka jest różnica między potencjalnym klientem (lead) a sprawą (matter)?#
Potencjalny klient (lead) to osoba zainteresowana usługami, która nie podpisała jeszcze umowy ani nie zleciła prowadzenia sprawy. Sprawa (matter) to aktywne postępowanie lub zlecenie. Przekształcaj leady w sprawy w momencie formalnego zaangażowania kancelarii przez klienta.
Dokumenty#
Jakie formaty plików mogę przesyłać?#
Niemal każdy plik: PDF, Word, Excel, PowerPoint, pliki wiadomości e-mail (.eml, .msg), pliki tekstowe, archiwa ZIP oraz zdjęcia. Pliki HTML i SVG nie są obsługiwane. Klienci przesyłający pliki przez portal mogą wysyłać formaty PDF, Word, Excel, pliki tekstowe oraz obrazy. Maksymalny rozmiar pliku wynosi 25 MB w przypadku przesyłania przez zespół i 10 MB w przypadku przesyłania przez portal klienta.
Dlaczego analiza AI jest niedostępna dla mojego dokumentu?#
Upewnij się, że:
- Format pliku jest obsługiwany przez moduł AI: PDF, Word (.docx), zwykłe pliki tekstowe lub zdjęcia i skany (JPEG, PNG, WebP). Pliki Excel, PowerPoint oraz wiadomości e-mail są przechowywane, lecz nie są odczytywane przez AI.
- Twoja kancelaria posiada jeszcze niewykorzystane kredyty AI w tym miesiącu (zobacz Settings → Subscription)
Czy mogę organizować dokumenty w foldery?#
Tak. Foldery są obsługiwane zarówno w przypadku dokumentów spraw, jak i plików niezależnych. Możesz tworzyć foldery oraz podfoldery i przenosić pliki między nimi.
Funkcje AI#
Jakie funkcje sztucznej inteligencji są dostępne?#
Każdy dokument posiada panel AI z opcjami: Summary (Podsumowanie), Facts (Fakty), AI Assistant (czat z dokumentem), Review (przeglądy według playbooków) oraz Entities (osoby i podmioty). Na poziomie sprawy masz do dyspozycji Ask AI oraz Fact Grid (Siatkę faktów). W leadach otrzymujesz zwięzłe podsumowanie AI (AI brief) oraz Ask AI. Niezależny AI Assistant odpowiada na ogólne pytania, a edytor pism może wspólnie z Tobą sporządzać i redagować wersje robocze projektów dokumentów.
Ile kredytów AI otrzymuję?#
Plan Free zawiera 50 kredytów miesięcznie, Essentials – 500 kredytów dzielonych przez całą kancelarię, a Advanced – 1500 na stanowisko, w ramach wspólnej puli. Kancelarie połączone z Lawzana Directory otrzymują wyższy z przysługujących limitów: z planu Directory lub planu Flow. Sprawdź Płatności i plany, aby poznać koszt poszczególnych operacji w kredytach.
Czy moje dane są wykorzystywane do trenowania modeli AI?#
Nie. Google nie używa Twoich treści do trenowania swoich modeli, a rejestrowanie zapytań (request logging) jest wyłączone w naszym projekcie. Google może przechowywać zapytania w pamięci podręcznej do 24 godzin w celu buforowania i może rejestrować je w celu wykrywania nadużyć. Lawzana Flow przechowuje historię czatów AI, podsumowania i wyodrębnione fakty jako integralną część Twojej sprawy.
Portal klienta#
W jaki sposób klienci uzyskują dostęp do portalu?#
Klienci otrzymują pocztą elektroniczną tzw. magic link (bezpieczny link bezpośredni) — bez konieczności podawania hasła czy tworzenia konta. Po kliknięciu w link uzyskują dostęp wyłącznie do udostępnionych przez Ciebie dokumentów i informacji.
Co klient może zobaczyć w portalu?#
Wyłącznie to, co wyraźnie mu udostępnisz. W zależności od poziomu uprawnień:
- View: Udostępnione dokumenty
- Upload: Podgląd + przesyłanie dokumentów + oś czasu
- Full: Przesyłanie + wiadomości + kamienie milowe + asystent AI
Możesz dostosować te uprawnienia dla każdego linku do portalu osobno.
Czy mogę cofnąć dostęp do portalu klienta?#
Tak. Otwórz sprawę, kliknij Share with Client i wybierz Revoke access przy danym linku. Cofnięcie uprawnień działa natychmiastowo: link klienta przestaje działać.
Zespół i uprawnienia#
Jakie są role użytkowników?#
| Rola | Poziom dostępu |
|---|---|
| Owner | Pełny dostęp, w tym do subskrypcji i rejestru zdarzeń (audit logs). Jeden na całą organizację. |
| Admin | Zarządzanie zespołem, ustawieniami i przepływami pracy (workflows). Brak możliwości zmiany planu lub metody płatności. |
| Member | Praca z leadami, sprawami, dokumentami i wersjami roboczymi. Brak możliwości zmiany ustawień całej kancelarii. |
| Viewer | Dostęp wyłącznie do odczytu. |
Szczegółowy zakres uprawnień dla poszczególnych ról opisano w sekcji Zespół i role.
Jak zaprosić członków zespołu?#
Przejdź do Settings → Members i kliknij Invite Member. Wpisz adres e-mail i wybierz rolę. Zaproszona osoba otrzyma wiadomość z zaproszeniem.
Czy mogę zmienić rolę danego użytkownika?#
Tak. Role użytkowników mogą zmieniać właściciele (Owners) i administratorzy (Admins) z poziomu Settings → Members, korzystając z menu More options obok nazwiska danej osoby.
Rozliczanie klientów#
Gdzie konfiguruje się fakturowanie?#
Właściciel lub administrator uzupełnia dane w zakładce Settings → Invoicing & rates: walutę, domyślną stawkę godzinową, stawki pracowników, podatek, prefiks numeracji faktur, NIP (tax ID) oraz instrukcje płatności. Należy to zrobić zanim ktokolwiek zacznie rejestrować czas pracy. Odpowiednie menu otwiera się po kliknięciu kroku Set up invoicing na karcie Get set up na stronie głównej. Zobacz Fakturowanie.
Dlaczego zarejestrowany czas nie pojawia się na fakturze?#
Sprawdź po kolei następujące kwestie:
- Needs rate: nie znaleziono stawki lub Twoje stawki są w innej walucie niż sprawa. Ustaw stawkę: zapisanie zmian w Settings → Invoicing & rates lub w karcie Billing rates klienta wyceni oczekujące wpisy. Następnie wygeneruj fakturę ponownie
- Another currency: wpis został zarejestrowany w innej walucie niż waluta sprawy. W wersji roboczej podana jest liczba pominiętych wpisów
- Already billed: dany wpis znajduje się już na wystawionej fakturze
- Not billable: przełącznik Billable (Płatne) był wyłączony
- Fee arrangement: w sprawach rozliczanych ryczałtem (flat-fee) lub prowizją za sukces (contingency) czas pracy nie podlega fakturowaniu
Czy mogę wystawić klientowi fakturę w innej walucie?#
Tak. Każda sprawa rozliczana jest w jednej walucie. Ustaw walutę klienta na karcie Billing details na jego stronie kontaktu (lub walutę danej sprawy w jej sekcji Billing details) i przypisz klientowi stawki w tej walucie na sąsiedniej karcie Billing rates. Flow nigdy nie przelicza walut automatycznie: faktury, płatności i raporty pozostają w walucie danej sprawy, a ewentualne różnice kursowe rozlicza Twoja księgowość. Zobacz Rozliczanie w innej walucie, aby zapoznać się z przykładem krok po kroku.
Dlaczego nie mogę zmienić waluty sprawy?#
W sprawie znajduje się niezafakturowany, wyceniony czas, wydatki lub wersja robocza faktury w dotychczasowej walucie — ich zmiana spowodowałaby odcięcie tych pozycji. Zafakturuj te pozycje (albo usuń błędne wpisy i wersje robocze), a następnie zmień walutę. Przełączenie na walutę, w której te pozycje już zostały wprowadzone, jest zawsze możliwe.
Czy mogę edytować wystawioną fakturę?#
Nie. Po zatwierdzeniu faktura zostaje zablokowana, aby kopia klienta była w pełni zgodna z Twoją dokumentacją. Właściciel lub administrator może ją anulować (void) — co jest możliwe tylko wtedy, gdy nie zarejestrowano do niej żadnej wpłaty. Następnie poprawiasz czas pracy, wydatki lub dane rozliczeniowe i ponownie klikasz New invoice. Anulowana faktura zachowuje swój dotychczasowy numer, a nowa otrzymuje kolejny numer w sekwencji.
Kto może rejestrować płatności?#
Właściciele i administratorzy mogą rejestrować płatności, spisywać faktury na straty (write off) oraz je anulować (void). Członkowie zespołu (Members) mogą tworzyć, finalizować i wysyłać faktury e-mailem oraz przesyłać przypomnienia o płatności. Zobacz Zespół i role.
Czy klienci mogą płacić online?#
Jeszcze nie. Klienci dokonują płatności na podstawie danych zawartych na fakturze, najczęściej przelewem bankowym, a właściciel lub administrator odnotowuje wpłatę w systemie Flow.
Czy mogę wystawić notę kredytową (korektę) lub fakturę zaliczkową?#
Jeszcze nie. W przypadku nieopłaconej faktury należy ją anulować i wystawić nową. W celu przyznania korekty po opłaceniu faktury dodaj pozycję korygującą z wartością ujemną na kolejnej fakturze klienta. Każda faktura posiada jedną stawkę podatku; jeśli zastosowanie mają dwie stawki, należy wystawić dwie osobne faktury.
Jak zafakturować zaliczkę lub zadatek (retainer)?#
Faktury zaliczkowe i automatycznie rozliczane kaucje/zadadki nie są jeszcze bezpośrednio obsługiwane. Obecnie można to rozwiązać na dwa sposoby:
- Przechowywanie środków na rachunku powierniczym (trust account). Zarejestruj wpłatę klienta na koncie powierniczym. Podczas wystawiania faktury odnotuj płatność na fakturze oraz odpowiadającą jej wypłatę z konta powierniczego (Disbursement — Flow nie łączy ich automatycznie, więc zarejestruj obie pozycje), zgodnie z zasadami właściwego samorządu adwokackiego lub radcowskiego. Zobacz Księgowość powiernicza.
- Zafakturowanie zaliczki jako ryczałtu (flat fee). Zmień model rozliczenia na Flat fee na kwotę zaliczki i wystaw fakturę. Po wykonaniu prac przełącz model z powrotem na Hourly, kliknij New invoice i dodaj korektę z wartością ujemną, np. „Odliczenie wpłaconej zaliczki, faktura INV-0007”. Skonsultuj z księgowym sposób opodatkowania zaliczek.
Czy mogę przekazać faktury do księgowości?#
Tak. W zakładce Billing opcja Export for accountant umożliwia pobranie skoroszytu Excel lub plików CSV zawierających faktury, poszczególne pozycje faktur oraz płatności z dowolnego zakresu dat. Zobacz Panel rozliczeń.
Rozliczenia i subskrypcja#
Na jakich zasadach działa subskrypcja Flow?#
Plan Free jest całkowicie bezpłatny. Plany Essentials (29 USD) i Advanced (79 USD) są rozliczane miesięcznie za każdego aktywnego członka zespołu i obejmują pakiet kredytów AI. Płatności przetwarzane są za pośrednictwem platformy Stripe.
Co się stanie, gdy skończą mi się kredyty AI?#
Działanie funkcji AI zostanie wstrzymane do momentu odnowienia puli kredytów na początku kolejnego miesiąca. W planach Essentials i Advanced właściciel lub administrator może włączyć naliczanie nadwyżek w menu Settings → Subscription, określając maksymalny pułap dodatkowych kredytów; opcja ta jest domyślnie wyłączona, a zużycie AI nigdy nie przekroczy ustalonego limitu.
Czy mogę anulować subskrypcję?#
Tak. Właściciel konta może kliknąć Cancel subscription w Settings → Subscription. Zachowujesz dostęp do płatnego planu do końca bieżącego okresu rozliczeniowego, po czym następuje przeniesienie do bezpłatnego planu Free. Żadne dane nie zostają usunięte.
Bezpieczeństwo#
Gdzie przechowywane są moje dane?#
Przesyłane pliki są przechowywane w jednym z regionów: Stany Zjednoczone (Iowa), Europa (Belgia) lub Azja i Pacyfik (Singapur). Kancelarie rejestrujące się bezpośrednio na flow.lawzana.com mają przypisywany region europejski; kancelarie dołączające za pośrednictwem katalogu Lawzana Directory wybierają region podczas tworzenia przestrzeni roboczej. Pozostała część infrastruktury usługi (baza danych, wyszukiwarka, zadania w tle i serwery aplikacji) działa na serwerach DigitalOcean w Stanach Zjednoczonych.
Gdzie odbywa się przetwarzanie AI?#
Przetwarzanie przez sztuczną inteligencję odbywa się w usłudze Google Vertex AI przy użyciu globalnego punktu końcowego (global endpoint) firmy Google. Zapytania te nie są ograniczone wyłącznie do Twojego regionu przechowywania plików.
Czy moje dane są szyfrowane?#
Tak. Przesyłanie danych odbywa się za pośrednictwem bezpiecznego protokołu HTTPS, a nasi dostawcy chmury szyfrują dane w stanie spoczynku (at rest). Dokumenty są zabezpieczone szyfrowaniem po stronie serwera w usłudze Google Cloud Storage.
Czy mogę podpisać umowę powierzenia przetwarzania danych (DPA) albo zlecić eksport bądź usunięcie danych?#
Tak. Na życzenie podpisujemy umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz wykonujemy eksport lub usunięcie Twoich danych. Napisz do nas pod adres [email protected].
Integracje#
Czy Lawzana Flow integruje się z platformą Zapier?#
Tak. Wygeneruj swój klucz API w zakładce Settings → Zapier, a następnie otwórz aplikację Lawzana Flow w Zapier i zaakceptuj zaproszenie: aplikacja jest obecnie dostępna wyłącznie na zaproszenie. Możesz jej używać do tworzenia leadów z formularzy internetowych, poczty elektronicznej i innych narzędzi, a także do uruchamiania reguł Zap w momencie wystawienia faktury, zarejestrowania płatności, opłacenia faktury lub jej anulowania. Wyzwalacze rozliczeniowe działają po uprzednim włączeniu opcji Allow integrations to read billing data przez właściciela lub administratora. Zobacz Integracje.
Czy mogę umieścić formularz kontaktowy na swojej stronie internetowej?#
Tak. Widżet do pozyskiwania leadów można osadzić na dowolnej witrynie internetowej. Właściciel (Owner) generuje klucz widżetu w Settings → Website Widget; następnie wystarczy wybrać tryb i stylizację widżetu oraz skopiować kod do osadzenia. Możesz również opublikować hostowaną stronę kontaktową z poziomu Settings → Contact page. Zobacz Integracje.
Pomoc techniczna#
Jak mogę skontaktować się z działem wsparcia?#
- E-mail: [email protected]
- Czat na żywo: Kliknij przycisk czatu w prawym dolnym rogu aplikacji
- Centrum pomocy: Odwiedź stronę lawzana.com/flow/support
Wykryłem/-am problem z bezpieczeństwem. Gdzie mogę go zgłosić?#
Wyślij wiadomość ze szczegółami pod adres [email protected].