Zespół i role
Lawzana Flow obsługuje zespoły wieloosobowe z kontrolą dostępu opartą na rolach. W tym przewodniku opisano proces zapraszania członków zespołu, przypisywania ról oraz zarządzania uprawnieniami.
Role użytkowników#
Każdy członek zespołu ma przypisaną jedną z czterech ról, uszeregowanych poniżej od najszerszego do najbardziej ograniczonego poziomu dostępu:
| Rola | Uprawnienia |
|---|---|
| Właściciel (Owner) | Pełny dostęp do wszystkiego, w tym do subskrypcji, portalu rozliczeniowego i dzienników audytu. W organizacji może być tylko jeden właściciel. |
| Administrator (Admin) | Zarządzanie członkami zespołu, ustawieniami organizacji, przepływami pracy (workflows) i integracjami oraz ustawieniami przekroczenia limitu AI (AI overage). Rejestrowanie płatności, wgląd w dane finansowe kancelarii i zarządzanie rachunkami powierniczymi (trust accounts). Brak możliwości zmiany planu taryfowego lub metody płatności. |
| Członek (Member) | Praca nad potencjalnymi klientami (leads), sprawami, dokumentami, kontaktami i wersjami roboczymi. Rejestrowanie czasu pracy i wydatków, a także przygotowywanie i wysyłanie faktur. Brak możliwości zmiany ustawień ogólnokancelaryjnych, rejestrowania płatności lub zarządzania zespołem. |
| Przeglądający (Viewer) | Dostęp tylko do odczytu. Brak możliwości tworzenia lub edytowania potencjalnych klientów, spraw, dokumentów, kontaktów czy wersji roboczych. |
To, do których potencjalnych klientów i spraw członkowie oraz przeglądający mają dostęp, zależy od opcji Widoczność rekordów w sekcji Ustawienia → Dostęp: wyłącznie do tych, które zostały im przypisane lub udostępnione (ustawienie domyślne), lub do wszystkich zasobów w kancelarii. Właściciele i administratorzy widzą wszystkich potencjalnych klientów i sprawy, z wyjątkiem spraw objętych murem etycznym (ethical wall), z których zostali wyłączeni.
Zapraszanie członków zespołu#
- Przejdź do zakładki Ustawienia → Członkowie
- Kliknij Zaproś członka
- Wprowadź adres e-mail danej osoby
- Wybierz rolę (Administrator, Członek lub Przeglądający)
- Kliknij Wyślij zaproszenie
Zaproszona osoba otrzyma wiadomość e-mail z linkiem umożliwiającym dołączenie do Twojej organizacji. Jeśli nie posiada jeszcze konta w Lawzana Flow, utworzy je podczas akceptacji zaproszenia. Zaproszenia wygasają po 7 dniach; możesz wysłać je ponownie z listy Oczekujące zaproszenia.
Ilu członków zespołu można zaprosić#
Plan Free obejmuje 2 członków zespołu (wliczając Ciebie), a oczekujące zaproszenia wliczają się do tego limitu. Plany Essentials i Advanced nie mają limitu członków; każde stanowisko jest płatne. Kancelarie połączone z Lawzana Directory mogą otrzymać dodatkowe stanowiska w ramach swojego planu w katalogu.
Zarządzanie członkami zespołu#
Zmiana roli członka zespołu#
- Przejdź do zakładki Ustawienia → Członkowie
- Znajdź odpowiedniego członka zespołu
- Otwórz menu Więcej opcji obok jego imienia i nazwiska
- Wybierz opcję Ustaw jako Administrator, Ustaw jako Członek lub Ustaw jako Przeglądający
Usuwanie członka zespołu#
- Przejdź do zakładki Ustawienia → Członkowie
- Znajdź odpowiedniego członka zespołu
- Kliknij Usuń z zespołu w menu Więcej opcji
- Opcjonalnie wybierz osobę, która przejmie jego potencjalnych klientów i sprawy
- Potwierdź, klikając Usuń członka
Usunięci członkowie natychmiast tracą dostęp do systemu. Ich dotychczasowa aktywność (notatki, przesłane pliki, wprowadzone zmiany) pozostaje zachowana.
Grupy#
Organizowanie członków zespołu w grupy:
- Przejdź do zakładki Ustawienia → Grupy
- Kliknij Nowa grupa
- Nazwij grupę i dodaj członków
- W razie potrzeby wyznacz lidera grupy
Grupy są przydatne do:
- Udostępniania potencjalnego klienta lub sprawy wielu osobom jednocześnie
- Organizacji pracy według działów
Zamykanie konta#
Aby zamknąć konto kancelarii lub przenieść prawo własności, skontaktuj się z działem wsparcia pod adresem [email protected].
Szczegółowe informacje o uprawnieniach#
Możliwości poszczególnych ról#
| Działanie | Właściciel | Admin | Członek | Przeglądający |
|---|---|---|---|---|
| Przeglądanie dostępnych dla siebie potencjalnych klientów i spraw | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Tworzenie/edycja potencjalnych klientów | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Tworzenie/edycja spraw | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Przesyłanie dokumentów | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Tworzenie/edycja wersji roboczych | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Zarządzanie kontaktami | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Usuwanie potencjalnych klientów, spraw, dokumentów i kontaktów | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Zapraszanie członków zespołu | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Zarządzanie ustawieniami | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Konfiguracja integracji (klucz widżetu na stronie jest dostępny tylko dla Właściciela) | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Zarządzanie ustawieniami przekroczenia limitu AI | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Zmiana planu, anulowanie subskrypcji lub dostęp do portalu rozliczeniowego | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
| Przeglądanie dzienników audytu | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
Uprawnienia rozliczeniowe#
Kwestie rozliczeń podlegają jednej zasadzie: każda osoba pracująca nad daną sprawą może rejestrować czas pracy oraz przygotowywać i wysyłać faktury, jednak tylko właściciele i administratorzy zarządzają faktycznymi środkami finansowymi, co obejmuje płatności, odpisy (write-offs), anulowania (voids), środki powierzone przez klientów oraz wskaźniki finansowe kancelarii.
| Działanie | Właściciel | Admin | Członek | Przeglądający |
|---|---|---|---|---|
| Wgląd w zarejestrowany czas, wydatki i faktury w sprawie | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Rejestrowanie czasu, uruchamianie stopera, dodawanie wydatków; edycja lub usuwanie własnych nierozliczonych wpisów | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Edycja lub usuwanie wydatków innych współpracowników | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Ustalanie modelu rozliczeń i waluty dla sprawy, a także szczegółów rozliczeń i stawek dla klienta | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Tworzenie, edycja i usuwanie wersji roboczych faktur; zatwierdzanie faktur; wysyłanie faktur e-mailem | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Wysyłanie przypomnień o płatności z poziomu faktury | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Drukowanie lub zapisywanie faktury jako PDF | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Rejestrowanie lub usuwanie płatności, odpisywanie wierzytelności, anulowanie | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Ustawienia → Fakturowanie i stawki | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Pulpit rozliczeniowy i Eksport danych dla księgowego | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Rachunki powiernicze i operacje powiernicze | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Klucz API Zapier i opcja Zezwalaj integracjom na odczyt danych rozliczeniowych | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
Aby wykonywać przypisane im działania, członkowie potrzebują dodatkowo uprawnień do edycji danej sprawy. Przeglądający, a także każda osoba, której sprawa została udostępniona w trybie tylko do odczytu, widzą zarejestrowany czas, wydatki i faktury, ale nie mają dostępu do przycisków umożliwiających ich modyfikację. Członkowie nie widzą Pulpitu rozliczeniowego, zakładki Powiernicze (Trust) w sprawie ani karty nierozliczonego czasu w panelu Przegląd sprawy.
Mury etyczne obowiązują niezależnie od przypisanych ról: osoba odizolowana od danej sprawy nie może jej otworzyć, a dane finansowe tej sprawy są wyłączone z jej Pulpitu rozliczeniowego oraz eksportu danych. Zobacz Mury etyczne.