Ομάδα & Ρόλοι
Το Lawzana Flow υποστηρίζει ομάδες πολλών χρηστών με έλεγχο πρόσβασης βάσει ρόλων. Αυτός ο οδηγός καλύπτει την πρόσκληση μελών της ομάδας, την ανάθεση ρόλων και τη διαχείριση δικαιωμάτων.
Ρόλοι Χρηστών#
Κάθε μέλος της ομάδας διαθέτει έναν από τους τέσσερις ρόλους, από τη μέγιστη προς την ελάχιστη πρόσβαση:
| Ρόλος | Δικαιώματα |
|---|---|
| Owner | Πλήρης πρόσβαση σε όλα, συμπεριλαμβανομένης της συνδρομής, της πύλης τιμολόγησης (billing portal) και των αρχείων καταγραφής ελέγχου (audit logs). Μόνο ένας owner ανά οργανισμό. |
| Admin | Διαχείριση μελών ομάδας, ρυθμίσεων οργανισμού, ροών εργασίας (workflows) και ενσωματώσεων (integrations), καθώς και της ρύθμισης υπερβάσεων AI. Καταχώριση πληρωμών, προβολή των οικονομικών στοιχείων τιμολόγησης της εταιρείας και διαχείριση καταπιστευτικών λογαριασμών (trust accounts). Δεν μπορεί να αλλάξει το πρόγραμμα συνδρομής ή τον τρόπο πληρωμής. |
| Member | Εργασία σε δυνητικούς πελάτες (leads), υποθέσεις, έγγραφα, επαφές και προσχέδια. Καταγραφή χρόνου και εξόδων, καθώς και προετοιμασία και αποστολή τιμολογίων. Δεν μπορεί να αλλάξει ρυθμίσεις σε επίπεδο εταιρείας, να καταχωρίσει πληρωμές ή να διαχειριστεί την ομάδα. |
| Viewer | Πρόσβαση μόνο για ανάγνωση. Δεν μπορεί να δημιουργήσει ή να επεξεργαστεί leads, υποθέσεις, έγγραφα, επαφές ή προσχέδια. |
Το ποια leads και υποθέσεις βλέπουν τα μέλη και οι viewers εξαρτάται από την επιλογή Ορατότητα εγγραφών στο Ρυθμίσεις → Πρόσβαση: μόνο όσα έχουν ανατεθεί ή κοινοποιηθεί σε αυτούς (η προεπιλογή), ή τα πάντα στην εταιρεία. Οι owners και οι admins βλέπουν κάθε lead και υπόθεση, εκτός από υποθέσεις που περιορίζονται από ένα σινικό τείχος στο οποίο δεν περιλαμβάνονται.
Πρόσκληση Μελών Ομάδας#
- Μεταβείτε στο Ρυθμίσεις → Μέλη
- Κάντε κλικ στο Πρόσκληση Μέλους
- Εισαγάγετε τη διεύθυνση email του ατόμου
- Επιλέξτε έναν ρόλο (Admin, Member, ή Viewer)
- Κάντε κλικ στο Αποστολή Πρόσκλησης
Το προσκεκλημένο άτομο λαμβάνει ένα email με έναν σύνδεσμο για να εγγραφεί στον οργανισμό σας. Εάν δεν διαθέτει λογαριασμό στο Lawzana Flow, δημιουργεί έναν κατά την αποδοχή. Οι προσκλήσεις λήγουν μετά από 7 ημέρες· μπορείτε να τις στείλετε ξανά από τη λίστα Εκκρεμείς Προσκλήσεις.
Πόσα Άτομα Μπορείτε να Προσκαλέσετε#
Το δωρεάν πρόγραμμα (Free) καλύπτει 2 μέλη ομάδας, συμπεριλαμβανομένου του εαυτού σας, και οι εκκρεμείς προσκλήσεις προσμετρώνται σε αυτό το όριο. Τα προγράμματα Essentials και Advanced δεν έχουν όριο μελών· κάθε μέλος αποτελεί μια επί πληρωμή θέση χρήστη (seat). Οι δικηγορικές εταιρείες που είναι συνδεδεμένες με το Lawzana Directory ενδέχεται να λαμβάνουν επιπλέον θέσεις μέσω του προγράμματός τους στο Directory.
Διαχείριση Μελών Ομάδας#
Αλλαγή Ρόλου Μέλους#
- Μεταβείτε στο Ρυθμίσεις → Μέλη
- Βρείτε το μέλος της ομάδας
- Ανοίξτε το μενού Περισσότερες επιλογές δίπλα στο όνομά του
- Επιλέξτε Ορισμός ως Admin, Ορισμός ως Member ή Ορισμός ως Viewer
Αφαίρεση Μέλους Ομάδας#
- Μεταβείτε στο Ρυθμίσεις → Μέλη
- Βρείτε το μέλος της ομάδας
- Κάντε κλικ στο Αφαίρεση από την Ομάδα στο μενού Περισσότερες επιλογές
- Προαιρετικά, επιλέξτε κάποιον που θα αναλάβει τα leads και τις υποθέσεις του
- Επιβεβαιώστε με το Αφαίρεση Μέλους
Τα μέλη που αφαιρούνται χάνουν αμέσως την πρόσβαση. Η προηγούμενη δραστηριότητά τους (σημειώσεις, μεταφορτώσεις, αλλαγές) διατηρείται στο σύστημα.
Ομάδες Χρηστών (Groups)#
Οργανώστε τα μέλη της ομάδας σε επιμέρους ομάδες χρηστών:
- Μεταβείτε στο Ρυθμίσεις → Ομάδες
- Κάντε κλικ στο Νέα Ομάδα
- Ονομάστε την ομάδα και προσθέστε μέλη
- Ορίστε έναν επικεφαλής ομάδας εφόσον απαιτείται
Οι ομάδες είναι χρήσιμες για:
- Την κοινοποίηση ενός lead ή μιας υπόθεσης σε πολλά άτομα ταυτόχρονα
- Την οργάνωση βάσει τμημάτων
Κλείσιμο του Λογαριασμού σας#
Για να κλείσετε τον λογαριασμό της εταιρείας σας ή να μεταβιβάσετε την ιδιοκτησία, επικοινωνήστε με την υποστήριξη στη διεύθυνση [email protected].
Λεπτομέρειες Δικαιωμάτων#
Τι Μπορεί να Κάνει Κάθε Ρόλος#
| Ενέργεια | Owner | Admin | Member | Viewer |
|---|---|---|---|---|
| Προβολή leads και υποθέσεων στις οποίες έχει πρόσβαση | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Δημιουργία/επεξεργασία leads | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Δημιουργία/επεξεργασία υποθέσεων | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Μεταφόρτωση εγγράφων | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Δημιουργία/επεξεργασία προσχεδίων | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Διαχείριση επαφών | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Διαγραφή leads, υποθέσεων, εγγράφων και επαφών | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Πρόσκληση μελών ομάδας | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Διαχείριση ρυθμίσεων | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Διαμόρφωση ενσωματώσεων (το κλειδί widget ιστοτόπου είναι μόνο για Owner) | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Διαχείριση της ρύθμισης υπερβάσεων AI | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Αλλαγή προγράμματος, ακύρωση ή άνοιγμα της πύλης τιμολόγησης | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
| Προβολή αρχείων καταγραφής ελέγχου (audit logs) | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
Δικαιώματα Τιμολόγησης#
Η τιμολόγηση ακολουθεί έναν κανόνα: οποιοσδήποτε εργάζεται σε μια υπόθεση μπορεί να καταγράφει χρόνο και να προετοιμάζει και να αποστέλλει τιμολόγια, αλλά μόνο οι owners και οι admins διαχειρίζονται τα χρήματα μόλις αυτά καταστούν πραγματικά, δηλαδή πληρωμές, διαγραφές απαιτήσεων (write-offs), ακυρώσεις (voids), χρήματα πελατών και τα οικονομικά στοιχεία της εταιρείας.
| Ενέργεια | Owner | Admin | Member | Viewer |
|---|---|---|---|---|
| Προβολή χρόνου, εξόδων και τιμολογίων μιας υπόθεσης | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Καταγραφή χρόνου, χρήση χρονομέτρου, προσθήκη εξόδων· επεξεργασία ή διαγραφή των δικών σας μη τιμολογημένων εγγραφών | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Επεξεργασία ή διαγραφή εξόδων συναδέλφου | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Ορισμός συμφωνίας αμοιβής και νομίσματος υπόθεσης, καθώς και στοιχείων τιμολόγησης και τιμών χρέωσης ενός πελάτη | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Σύνταξη, επεξεργασία και διαγραφή προσχεδίου τιμολογίου· οριστικοποίηση· αποστολή μέσω email | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Αποστολή υπενθύμισης πληρωμής από το τιμολόγιο | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Εκτύπωση ή αποθήκευση τιμολογίου ως PDF | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Καταχώριση ή διαγραφή πληρωμής, διαγραφή απαίτησης, ακύρωση | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Ρυθμίσεις → Τιμολόγηση & τιμές | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Πίνακας ελέγχου τιμολόγησης και Εξαγωγή για λογιστή | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Καταπιστευτικοί λογαριασμοί και καταπιστευτικές εγγραφές | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Κλειδί API Zapier και Να επιτρέπεται στις ενσωματώσεις να διαβάζουν δεδομένα τιμολόγησης | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
Τα μέλη χρειάζονται επίσης πρόσβαση εγγραφής στην υπόθεση για τις ενέργειες που επισημαίνονται για αυτά. Οι viewers, και οποιοσδήποτε στον οποίο έχει κοινοποιηθεί μια υπόθεση μόνο για ανάγνωση, βλέπουν τον χρόνο, τα έξοδα και τα τιμολόγιά της χωρίς τα κουμπιά για την τροποποίησή τους. Τα μέλη δεν βλέπουν τον πίνακα ελέγχου τιμολόγησης, την καρτέλα Καταπιστευτικά της υπόθεσης, ή την καρτέλα μη τιμολογημένου χρόνου στην Επισκόπηση μιας υπόθεσης.
Τα σινικά τείχη ισχύουν επιπλέον των ρόλων: κάποιος που έχει αποκλειστεί από μια υπόθεση δεν μπορεί να την ανοίξει, και τα ποσά της παραλείπονται από τον πίνακα ελέγχου τιμολόγησης και την εξαγωγή του. Δείτε Σινικά Τείχη.