Ομάδα & Ρόλοι
Το Lawzana Flow υποστηρίζει ομάδες πολλών χρηστών με έλεγχο πρόσβασης βάσει ρόλων. Αυτός ο οδηγός καλύπτει την πρόσκληση μελών της ομάδας, την ανάθεση ρόλων και τη διαχείριση δικαιωμάτων.
Ρόλοι Χρηστών#
Κάθε μέλος της ομάδας έχει έναν από τέσσερις ρόλους, από τη μεγαλύτερη προς τη μικρότερη πρόσβαση:
| Ρόλος | Δικαιώματα |
|---|---|
| Owner | Πλήρης πρόσβαση στα πάντα, συμπεριλαμβανομένης της συνδρομής, της πύλης χρέωσης και των αρχείων καταγραφής ελέγχου (audit logs). Μόνο ένας ιδιοκτήτης (Owner) ανά οργανισμό. |
| Admin | Διαχείριση μελών ομάδας, ρυθμίσεων οργανισμού, ροών εργασίας και διασυνδέσεων, καθώς και της ρύθμισης υπέρβασης AI. Καταχώριση πληρωμών, προβολή των οικονομικών στοιχείων χρέωσης της εταιρείας και διαχείριση καταπιστευματικών λογαριασμών (trust accounts). Δεν μπορεί να αλλάξει το πρόγραμμα συνδρομής ή τη μέθοδο πληρωμής. |
| Member | Εργασία σε δυνητικούς πελάτες (leads), υποθέσεις, έγγραφα, επαφές και προσχέδια. Καταγραφή χρόνου και εξόδων, καθώς και προετοιμασία και αποστολή τιμολογίων. Δεν μπορεί να αλλάξει ρυθμίσεις σε επίπεδο εταιρείας, να καταχωρίσει πληρωμές ή να διαχειριστεί την ομάδα. |
| Viewer | Πρόσβαση μόνο για ανάγνωση. Δεν μπορεί να δημιουργήσει ή να επεξεργαστεί δυνητικούς πελάτες, υποθέσεις, έγγραφα, επαφές ή προσχέδια. |
Το ποιους δυνητικούς πελάτες και υποθέσεις βλέπουν τα μέλη (Members) και οι παρατηρητές (Viewers) εξαρτάται από την επιλογή Ορατότητα εγγραφών στις Ρυθμίσεις → Πρόσβαση: μόνο όσες εγγραφές τους έχουν ανατεθεί ή κοινοποιηθεί (η προεπιλογή), ή τα πάντα στην εταιρεία. Οι κάτοχοι (Owners) και οι διαχειριστές (Admins) βλέπουν κάθε δυνητικό πελάτη και υπόθεση, εκτός από υποθέσεις που περιορίζονται από ένα ethical wall το οποίο δεν τους περιλαμβάνει.
Η κοινοποίηση ενός δυνητικού πελάτη ή μιας υπόθεσης, με συναδέλφους ή με τον πελάτη, ανήκει στους Owners, τους Admins και τον υπεύθυνο δικηγόρο της εγγραφής. Με τον πελάτη, αυτό σημαίνει τη δημιουργία συνδέσμου πύλης (portal), την κοινοποίηση ενός εγγράφου στην πύλη και την αποστολή της φόρμας εισαγωγής πελάτη (client intake). Οποιοδήποτε μέλος μπορεί να επεξεργαστεί την εγγραφή μπορεί επίσης να διακόψει την κοινοποίηση ενός εγγράφου.
Πρόσκληση Μελών Ομάδας#
- Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις → Μέλη
- Κάντε κλικ στο Πρόσκληση μέλους
- Εισαγάγετε τη διεύθυνση email του ατόμου
- Επιλέξτε έναν ρόλο (Admin, Member ή Viewer)
- Κάντε κλικ στο Αποστολή πρόσκλησης
Το άτομο που προσκαλείται λαμβάνει ένα email με έναν σύνδεσμο για να ενταχθεί στον οργανισμό σας. Εάν δεν διαθέτει λογαριασμό Lawzana Flow, δημιουργεί έναν κατά την αποδοχή. Οι προσκλήσεις λήγουν μετά από 7 ημέρες· μπορείτε να τις στείλετε ξανά από τη λίστα Εκκρεμείς προσκλήσεις.
Πόσα Άτομα Μπορείτε να Προσκαλέσετε#
Το δωρεάν πρόγραμμα (Free) καλύπτει 2 μέλη ομάδας, συμπεριλαμβανομένου του εαυτού σας, και οι εκκρεμείς προσκλήσεις προσμετρώνται σε αυτό το όριο. Τα προγράμματα Essentials και Advanced δεν έχουν όριο μελών· κάθε μέλος αποτελεί μια επί πληρωμή θέση (seat). Οι εταιρείες που είναι συνδεδεμένες με το Lawzana Directory ενδέχεται να λάβουν επιπλέον θέσεις μέσω του προγράμματός τους στο Directory.
Διαχείριση Μελών Ομάδας#
Αλλαγή Ρόλου Μέλους#
- Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις → Μέλη
- Εντοπίστε το μέλος της ομάδας
- Ανοίξτε το μενού Περισσότερες επιλογές δίπλα στο όνομά του
- Επιλέξτε Ορισμός ως Admin, Ορισμός ως Member ή Ορισμός ως Viewer
Αφαίρεση Μέλους Ομάδας#
- Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις → Μέλη
- Εντοπίστε το μέλος της ομάδας
- Κάντε κλικ στο Αφαίρεση από την ομάδα στο μενού Περισσότερες επιλογές
- Προαιρετικά, επιλέξτε κάποιον που θα αναλάβει τους δυνητικούς πελάτες και τις υποθέσεις του
- Επιβεβαιώστε με το Αφαίρεση μέλους
Τα μέλη που αφαιρούνται χάνουν την πρόσβαση αμέσως. Η προηγούμενη δραστηριότητά τους (σημειώσεις, μεταφορτώσεις αρχείων, αλλαγές) διατηρείται στο σύστημα.
Ομάδες (Groups)#
Οργανώστε τα μέλη της ομάδας σε υποομάδες (groups):
- Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις → Ομάδες
- Κάντε κλικ στο Νέα ομάδα
- Ονομάστε την ομάδα και προσθέστε μέλη
- Ορίστε έναν επικεφαλής ομάδας, εάν κρίνεται απαραίτητο
Οι ομάδες είναι χρήσιμες για:
- Την κοινοποίηση ενός δυνητικού πελάτη ή μιας υπόθεσης σε πολλά άτομα ταυτόχρονα
- Την οργάνωση βάσει τμημάτων
Κλείσιμο του Λογαριασμού σας#
Για να κλείσετε τον λογαριασμό της εταιρείας σας ή να μεταβιβάσετε την ιδιοκτησία, επικοινωνήστε με την υποστήριξη στο [email protected].
Λεπτομέρειες Δικαιωμάτων#
Τι Μπορεί να Κάνει Κάθε Ρόλος#
| Ενέργεια | Owner | Admin | Member | Viewer |
|---|---|---|---|---|
| Προβολή δυνητικών πελατών και υποθέσεων στις οποίες έχουν πρόσβαση | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Δημιουργία/επεξεργασία δυνητικών πελατών | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Δημιουργία/επεξεργασία υποθέσεων | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Μεταφόρτωση εγγράφων | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Δημιουργία/επεξεργασία προσχεδίων | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Διαχείριση επαφών | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Διαγραφή δυνητικών πελατών, υποθέσεων, εγγράφων και επαφών | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Πρόσκληση μελών ομάδας | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Διαχείριση ρυθμίσεων | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Κοινοποίηση δυνητικού πελάτη ή υπόθεσης σε συναδέλφους ή στον πελάτη | ✓ | ✓ | Μόνο ο υπεύθυνος δικηγόρος | ✗ |
| Διαμόρφωση διασυνδέσεων (το κλειδί του widget ιστοτόπου είναι μόνο για τον Owner) | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Πηγές δυνητικών πελατών, η διεύθυνση ερωτημάτων και τα αρχειοθετημένα email της | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Ερωτήσεις εισαγωγής πελάτη (intake) | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Εισαγωγή δεδομένων από υπολογιστικό φύλλο | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Διαχείριση της ρύθμισης υπέρβασης AI | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Αλλαγή προγράμματος, ακύρωση ή άνοιγμα της πύλης χρέωσης | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
| Προβολή αρχείων καταγραφής ελέγχου (audit logs) | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
| Αλλαγή ρυθμίσεων ethical wall | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
Δικαιώματα Χρέωσης#
Η τιμολόγηση ακολουθεί έναν κανόνα: οποιοσδήποτε εργάζεται σε μια υπόθεση μπορεί να καταγράφει χρόνο και να προετοιμάζει και να στέλνει τιμολόγια, αλλά μόνο οι Owners και οι Admins διαχειρίζονται τα χρήματα μόλις αυτά καταστούν πραγματικά, δηλαδή πληρωμές, διαγραφές οφειλών, ακυρώσεις, χρήματα πελατών και τα οικονομικά στοιχεία της εταιρείας.
| Ενέργεια | Owner | Admin | Member | Viewer |
|---|---|---|---|---|
| Προβολή χρόνου, εξόδων και τιμολογίων μιας υπόθεσης | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Καταγραφή χρόνου, εκκίνηση χρονομέτρου, προσθήκη εξόδων· επεξεργασία ή διαγραφή των δικών σας μη τιμολογημένων καταχωρίσεων | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Επεξεργασία ή διαγραφή εξόδων συναδέλφου | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Ορισμός διακανονισμού αμοιβής και νομίσματος υπόθεσης, καθώς και των στοιχείων Χρέωσης και των Τιμών χρέωσης ενός πελάτη | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Δημιουργία, επεξεργασία και διαγραφή προσχεδίου τιμολογίου· οριστικοποίησή του· αποστολή μέσω email | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Αποστολή υπενθύμισης πληρωμής από το τιμολόγιο | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Εκτύπωση ή αποθήκευση τιμολογίου ως PDF | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Καταχώριση ή διαγραφή πληρωμής, διαγραφή οφειλής, ακύρωση | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Ρυθμίσεις → Τιμολόγηση & τιμές | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Πίνακας ελέγχου χρέωσης και Εξαγωγή για λογιστή | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Καταπιστευματικοί λογαριασμοί (trust accounts) και καταχωρίσεις καταπιστεύματος | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Κλειδί API Zapier και Να επιτρέπεται στις διασυνδέσεις να διαβάζουν δεδομένα χρέωσης | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
Τα μέλη (Members) χρειάζονται επίσης δικαίωμα εγγραφής στην υπόθεση για τις ενέργειες που επισημαίνονται για αυτά. Οι παρατηρητές (Viewers), καθώς και οποιοσδήποτε με τον οποίο έχει κοινοποιηθεί μια υπόθεση μόνο για ανάγνωση, βλέπουν τον χρόνο, τα έξοδα και τα τιμολόγιά της χωρίς τα κουμπιά τροποποίησής τους. Τα μέλη δεν βλέπουν τον Πίνακα ελέγχου χρέωσης, την καρτέλα Καταπίστευμα (Trust) της υπόθεσης ή την κάρτα μη τιμολογημένου χρόνου στην Επισκόπηση μιας υπόθεσης.
Τα ethical walls ισχύουν επιπρόσθετα των ρόλων: κάποιος που έχει αποκλειστεί από μια υπόθεση δεν μπορεί να την ανοίξει, και τα ποσά της παραλείπονται από τον Πίνακα ελέγχου χρέωσής του και την εξαγωγή αρχείων. Ανατρέξτε στην ενότητα Ethical Walls.