Τιμολόγηση σε άλλο νόμισμα

Το Flow μπορεί να τιμολογεί διαφορετικούς πελάτες σε διαφορετικά νομίσματα, για παράδειγμα μια γαλλική εταιρεία που τιμολογεί τους περισσότερους πελάτες σε ευρώ και έναν πελάτη στο Ηνωμένο Βασίλειο σε λίρες. Κάθε υπόθεση τιμολογείται σε ένα νόμισμα και το Flow δεν πραγματοποιεί ποτέ μετατροπές μεταξύ νομισμάτων: δεν υπάρχει ροή συναλλαγματικών ισοτιμιών. Όταν τιμολογείτε έναν αλλοδαπό πελάτη στο νόμισμά του, ο λογιστής σας καταχωρίζει τη συναλλαγματική διαφορά, όπως και με οποιοδήποτε άλλο τιμολόγιο εξωτερικού.

Οι κανόνες#

• Ένα νόμισμα ανά υπόθεση. Το Flow χρησιμοποιεί το νόμισμα της ίδιας της υπόθεσης, στη συνέχεια του πελάτη και έπειτα της εταιρείας σας. Ανατρέξτε στην ενότητα Λογαριασμοί πελατών.
• Η εργασία διατηρεί το νόμισμά της. Ο νέος χρόνος και τα έξοδα λαμβάνουν το νόμισμα της υπόθεσης κατά την καταχώρισή τους και το διατηρούν.
• Οι χρεώσεις ισχύουν μόνο στο δικό τους νόμισμα. Οι προεπιλεγμένες χρεώσεις σας και οι χρεώσεις προσωπικού είναι στο νόμισμα της εταιρείας σας· οι χρεώσεις ενός πελάτη είναι στο νόμισμα του πελάτη ή στο νόμισμα της εταιρείας σας εάν ο πελάτης δεν έχει δικό του. Σε μια υπόθεση που τιμολογείται σε λίρες και έχει μόνο χρεώσεις σε ευρώ, ο χρόνος εμφανίζει την ένδειξη Needs rate (Απαιτείται χρέωση). Το Flow δεν αλλάζει ποτέ αυτόματα μια χρέωση από 250 € σε 250 £. Ανατρέξτε στην ενότητα Καταγραφή χρόνου.
• Ένα τιμολόγιο δεν συνδυάζει ποτέ νομίσματα. Η εργασία που έχει καταγραφεί σε άλλο νόμισμα παραλείπεται από το προσχέδιο, και το προσχέδιο αναφέρει πόσες εγγραφές παραλείφθηκαν.
• Οι πληρωμές γίνονται στο νόμισμα του τιμολογίου. Καταχωρίστε κάθε πληρωμή στο νόμισμα του τιμολογίου της· το Flow δεν τη μετατρέπει.
• Οι αναφορές διαχωρίζουν τα νομίσματα. Ο Πίνακας τιμολόγησης εμφανίζει ένα νόμισμα τη φορά και η εξαγωγή για τον λογιστή αναφέρει το νόμισμα κάθε τιμολογίου.
• Ένας λογαριασμός καταπιστεύματος (trust account) τηρεί ένα νόμισμα. Τα χρήματα πελατών σε δύο νομίσματα απαιτούν δύο λογαριασμούς καταπιστεύματος. Ανατρέξτε στην ενότητα Διαχείριση λογαριασμών καταπιστεύματος.

Παράδειγμα: Πελάτης στο Ηνωμένο Βασίλειο που τιμολογείται σε λίρες#

Η εταιρεία σας τιμολογεί σε ευρώ και ένας νέος πελάτης στο Μάντσεστερ επιθυμεί τιμολόγια σε λίρες.

1. Ορίστε το νόμισμα του πελάτη. Στην υπόθεση του πελάτη, μεταβείτε στο Billing → Billing details και κάντε κλικ στο Set up client billing (ή Edit on client page εάν ο πελάτης διαθέτει ήδη στοιχεία τιμολόγησης). Στη σελίδα επαφής του πελάτη, στην καρτέλα Billing details, επιλέξτε Country United Kingdom και Client currency GBP, ορίστε τους όρους πληρωμής και κάντε κλικ στο Save billing details. Στο εξής, ο χρόνος και τα έξοδα στις υποθέσεις του πελάτη καταγράφονται σε λίρες. (Για να τιμολογήσετε μόνο μία υπόθεση σε λίρες, ορίστε το Currency στα Billing details της υπόθεσης και κάντε κλικ στο Save currency.)
2. Ορίστε χρεώσεις σε λίρες για τον πελάτη. Στην ίδια σελίδα επαφής, στην καρτέλα Billing rates, ορίστε ένα Client default rate και, εάν χρειάζεται, μια χρέωση ανά συνεργάτη (fee earner), και στη συνέχεια κάντε κλικ στο Save rates. Χωρίς αυτό το βήμα, ο χρόνος στην υπόθεση θα εμφανίζει την ένδειξη Needs rate, επειδή οι χρεώσεις σας είναι σε ευρώ.
3. Καταγράψτε χρόνο και έξοδα ως συνήθως. Τιμολογούνται με τις χρεώσεις του πελάτη, σε λίρες.
4. Δημιουργήστε το τιμολόγιο. Κάντε κλικ στο New invoice. Το προσχέδιο είναι σε λίρες. Επειδή η χώρα του πελάτη διαφέρει από αυτήν της εταιρείας σας (από το Firm Details) και έχει οριστεί φορολογικός συντελεστής, το προσχέδιο σας ζητά να ελέγξετε εάν εφαρμόζεται ο φόρος σας (για παράδειγμα, αντίστροφη επιβάρυνση - reverse charge). Συμβουλευτείτε τον λογιστή σας· εάν δεν οφείλεται φόρος, ορίστε το Tax % σε 0, προσθέστε τη διατύπωση που θα σας υποδείξει ο λογιστής σας στο πεδίο Notes for the client και κάντε κλικ στο Apply.
5. Οριστικοποιήστε και αποστείλετε μέσω email το τιμολόγιο. Ο πελάτης το λαμβάνει σε λίρες, μαζί με τις οδηγίες πληρωμής σας.
6. Καταχωρίστε την πληρωμή σε λίρες μόλις παραληφθεί.
7. Ελέγξτε τις αναφορές σας. Ο πίνακας τιμολόγησης αποκτά μια καρτέλα GBP δίπλα στο EUR και η εξαγωγή εμφανίζει το τιμολόγιο σε GBP ώστε να το μετατρέψει ο λογιστής σας.

Αλλαγή νομίσματος#

Το νόμισμα μιας υπόθεσης, ή ενός πελάτη για τις υποθέσεις που ακολουθούν τις ρυθμίσεις του, μπορεί να αλλάξει μόνο όταν δεν μένει πίσω εκκρεμής εργασία. Εφόσον η υπόθεση έχει μη τιμολογημένο, κοστολογημένο χρόνο ή έξοδα, ή ένα προσχέδιο τιμολογίου σε άλλο νόμισμα, το Flow απορρίπτει την αλλαγή και δεν αποθηκεύεται τίποτα. Τιμολογήστε ή διαγράψτε πρώτα αυτήν την εργασία. Ο χρόνος χωρίς χρέωση δεν εμποδίζει την αλλαγή, και η μετάβαση στο νόμισμα στο οποίο βρίσκεται ήδη η εργασία λειτουργεί πάντοτε.

Η αλλαγή του νομίσματος της εταιρείας σας στην ενότητα Settings → Invoicing & rates δεν απορρίπτεται ποτέ. Ο χρόνος και τα έξοδα που έχουν ήδη καταγραφεί στο παλιό νόμισμα παραλείπονται στη συνέχεια από τα τιμολόγια και καταμετρώνται στο προσχέδιο, χωρίς να τιμολογούνται ποτέ στην ονομαστική τους αξία στο νέο νόμισμα. Οι προεπιλεγμένες χρεώσεις σας και οι χρεώσεις προσωπικού διατηρούν τα ποσά τους και πλέον υπολογίζονται στο νέο νόμισμα, επομένως ελέγξτε τις. Ορίστε το νόμισμα της εταιρείας σας προτού οποιοσδήποτε καταγράψει χρόνο.