Καταγραφή Χρόνου

Παρακολουθήστε τον χρεώσιμο και μη χρεώσιμο χρόνο σε μια υπόθεση. Το Flow τιμολογεί κάθε καταχώριση με το σωστό ωρομίσθιο, στο νόμισμα της υπόθεσης, και την προσθέτει στις μη τιμολογημένες εργασίες της υπόθεσης, έτοιμη για το επόμενο τιμολόγιό σας.

Η καταγραφή χρόνου βρίσκεται σε κάθε υπόθεση, στην καρτέλα Billing → Time.

Καταχώριση Χρόνου#

Ανοίξτε μια υπόθεση, μεταβείτε στην καρτέλα Billing και κάντε κλικ στο Add time. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Log time στο επάνω μέρος μιας υπόθεσης, ή το Log time στην Αρχική σελίδα και να επιλέξετε την υπόθεση. Κάθε καταχώριση περιλαμβάνει:

• Date: από προεπιλογή η σημερινή ημερομηνία στη συσκευή σας. Ημερομηνίες πέραν της μίας ημέρας στο μέλλον απορρίπτονται
• Duration: πληκτρολογήστε τη με τον τρόπο που σας εξυπηρετεί. Οι μορφές 1h30, 1 h 30, 90 min, 1.5, 1,5, 1.5h, 1:30 και 2 heures λειτουργούν όλες, ενώ ένας απλός αριθμός σημαίνει ώρες. Μία καταχώριση μπορεί να διαρκέσει το πολύ 14 ημέρες
• Narrative: η περιγραφή που διαβάζει ο πελάτης στο τιμολόγιο
• Billable: αρχικά ενεργοποιημένο ή απενεργοποιημένο, όπως έχει οριστεί στο New time billable by default (Settings → Invoicing & rates). Απενεργοποιήστε το για εσωτερικές εργασίες. Ο μη χρεώσιμος χρόνος υπολογίζεται ξεχωριστά και δεν τιμολογείται ποτέ
• Rate override: αφήστε το στο Auto για να χρησιμοποιηθούν οι παρακάτω κανόνες ωρομισθίου, ή πληκτρολογήστε ένα ωρομίσθιο στο νόμισμα της υπόθεσης. Το 0 επιτρέπεται για εργασίες pro bono

Κάντε κλικ στο Save entry. Όλοι οι χρήστες, εκτός από όσους έχουν ρόλο απλού θεατή (viewers), μπορούν να προσθέτουν χρόνο. Μπορείτε να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε τις δικές σας καταχωρίσεις μέχρι να τιμολογηθούν· μόλις μια καταχώριση συμπεριληφθεί σε εκδοθέν τιμολόγιο, κλειδώνει. Οι ιδιοκτήτες (owners) και οι διαχειριστές (admins) δεν μπορούν να επεξεργαστούν ή να διαγράψουν την καταχώριση χρόνου ενός συναδέλφου απευθείας από την οθόνη, επομένως ζητήστε από τον συνάδελφο να τη διορθώσει.

Το Χρονόμετρο#

Αντί να εισαγάγετε τη διάρκεια χειροκίνητα, κάντε κλικ στο Start timer στην καρτέλα Time της υπόθεσης. Μπορείτε να εκτελείτε ένα χρονόμετρο κάθε φορά. Ενόσω εκτελείται, μια γραμμή στο επάνω μέρος κάθε σελίδας εμφανίζει την υπόθεση, τον χρόνο που έχει παρέλθει και την επιλογή Stop & save, ώστε να μην το χάσετε καθώς περιηγείστε στην εφαρμογή.

Η επιλογή Stop & save, στη γραμμή ή εντός της υπόθεσης, ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Stop timer and save με συμπληρωμένο τον χρόνο που έχει παρέλθει. Προσαρμόστε τη διάρκεια, γράψτε την περιγραφή και, στη συνέχεια:

• Save entry: σταματά το χρονόμετρο και αποθηκεύει την καταχώριση σε ένα βήμα
• Keep running: κλείνει το παράθυρο διαλόγου και αφήνει το χρονόμετρο να συνεχίσει να τρέχει
• Discard timer: ζητά επιβεβαίωση και, στη συνέχεια, απορρίπτει τον καταγεγραμμένο χρόνο

Ένα χρονόμετρο που διακόπτεται μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα καταγράφει ένα λεπτό. Ένα χρονόμετρο που έχει αφεθεί να λειτουργεί για περισσότερες από 14 ημέρες δεν μπορεί να αποθηκευτεί ως έχει: εισαγάγετε τον χρόνο που πραγματικά εργαστήκατε. Εάν το χρονόμετρο είχε ήδη διακοπεί σε άλλο σημείο (για παράδειγμα, σε άλλη καρτέλα), δεν αποθηκεύεται τίποτα και το Flow σας ενημερώνει.

Σύνταξη με AI#

Στο παράθυρο διαλόγου καταχώρισης χρόνου, πληκτρολογήστε μια πρόχειρη σημείωση στο Narrative και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Draft with AI. Το Flow μετατρέπει τη σημείωση σε μια σαφή και επαγγελματική περιγραφή τιμολόγησης, χρησιμοποιώντας τον τίτλο και την περιγραφή της υπόθεσης για σχετικό πλαίσιο. Μπορείτε να ελέγξετε και να επεξεργαστείτε το αποτέλεσμα πριν από την αποθήκευση, ενώ οι καταχωρίσεις που αποθηκεύονται με προσχέδιο AI εμφανίζουν το σήμα AI. Η λειτουργία αυτή καταναλώνει πιστώσεις AI (AI credits).

Πώς Καθορίζονται τα Ωρομίσθια#

Όταν το ωρομίσθιο έχει οριστεί στο Auto, το Flow χρησιμοποιεί το πιο ειδικό ωρομίσθιο που υπάρχει:

1. Ένα ωρομίσθιο που πληκτρολογήθηκε στο Rate override της καταχώρισης
2. Το ωρομίσθιο του πελάτη για τον συγκεκριμένο χειριστή (fee earner)
3. Το προεπιλεγμένο ωρομίσθιο του πελάτη
4. Το ωρομίσθιο του προσωπικού για τον συγκεκριμένο χειριστή
5. Το προεπιλεγμένο ωρομίσθιο της δικηγορικής εταιρείας

Οι ιδιοκτήτες (owners) και οι διαχειριστές (admins) ορίζουν το προεπιλεγμένο ωρομίσθιο της εταιρείας, το νόμισμα και τα ωρομίσθια προσωπικού στην ενότητα Settings → Invoicing & rates. Τα ωρομίσθια πελάτη ορίζονται στη σελίδα επαφής του πελάτη, στην καρτέλα Billing rates (δείτε Λογαριασμοί Πελατών).

Ένα ωρομίσθιο εφαρμόζεται μόνο στο δικό του νόμισμα. Τα ωρομίσθια της εταιρείας και του προσωπικού είναι στο νόμισμα της εταιρείας, ενώ τα ωρομίσθια του πελάτη στο νόμισμα του πελάτη. Εάν μια υπόθεση τιμολογείται σε λίρες και τα ωρομίσθιά σας είναι σε ευρώ, ο χρόνος της εμφανίζει την ένδειξη Needs rate και σχετικό ενημερωτικό πλαίσιο. Το Flow δεν αλλάζει ποτέ αυτόματα ένα ωρομίσθιο από 250 € σε 250 £. Ορίστε τα ωρομίσθια πελάτη στο συγκεκριμένο νόμισμα ή πληκτρολογήστε ένα προσαρμοσμένο ωρομίσθιο (rate override) σε κάθε καταχώριση.

Το ωρομίσθιο αποθηκεύεται στην καταχώριση κατά την καταγραφή της, επομένως μια μεταγενέστερη αλλαγή ωρομισθίου δεν επανατιμολογεί τον χρόνο του παρελθόντος. Για να αλλάξετε την τιμολόγηση μιας μεμονωμένης καταχώρισης, πληκτρολογήστε ένα προσαρμοσμένο ωρομίσθιο.

Βήματα Χρέωσης και Στρογγυλοποίηση#

Στην ενότητα Settings → Invoicing & rates μπορείτε να ορίσετε το Billing increment (1 λεπτό, 6 λεπτά ή 15 λεπτά) και τη Rounding (Round up, Nearest, ή No rounding). Ο χρεώσιμος χρόνος στρογγυλοποιείται στο επιλεγμένο βήμα κατά την αποθήκευση της καταχώρισης, ενώ διατηρείται παράλληλα και ο χρόνος που πραγματικά εργαστήκατε. Με βήμα 6 λεπτών και στρογγυλοποίηση προς τα πάνω, τα 7 λεπτά χρεώνονται ως 0,2 ώρες.

Κατάσταση Καταχώρισης#

Το Flow διαθέτει επίσης τις καταστάσεις Approved και Written off, αλλά δεν υπάρχει κουμπί για τον ορισμό τους στην εφαρμογή, επομένως σπάνια θα τις συναντήσετε. Ο εγκεκριμένος χρόνος (Approved) τιμολογείται όπως ο χρόνος σε κατάσταση Προσχεδίου (Draft).

Μη Τιμολογημένη Εργασία#

Η καρτέλα Time εμφανίζει τα τρέχοντα σύνολα για την υπόθεση:

• Unbilled time: χρεώσιμες ώρες που δεν έχουν συμπεριληφθεί ακόμη σε εκδοθέν τιμολόγιο, μετά τη στρογγυλοποίηση
• Unbilled value: η αξία αυτού του χρόνου βάσει των ωρομισθίων που έχουν αποθηκευτεί σε κάθε καταχώριση. Ο χρόνος που έχει καταγραφεί σε άλλο νόμισμα εμφανίζεται δίπλα του, χωρίς να προστίθεται ποτέ στο σύνολο
• Non-billable: ώρες που έχουν καταγραφεί ως μη χρεώσιμες

Ο μη τιμολογημένος χρόνος και τα έξοδα αποτελούν μαζί τις εκκρεμείς εργασίες της υπόθεσης (WIP - work in progress), βάσει των οποίων δημιουργείται ένα τιμολόγιο. Δείτε Τιμολόγηση.

Αναζητάτε πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο πληρωμής του ίδιου του Lawzana Flow, της συνδρομής σας και των θέσεων χρηστών; Αυτά καλύπτονται στην ενότητα Χρέωση & Προγράμματα.