Καταγραφή Χρόνου

Παρακολουθήστε τον χρεώσιμο και τον μη χρεώσιμο χρόνο σε μια υπόθεση. Το Flow κοστολογεί κάθε εγγραφή με τη σωστή χρέωση, στο νόμισμα της υπόθεσης, και την προσθέτει στις μη τιμολογημένες εργασίες της υπόθεσης, έτοιμη για το επόμενο τιμολόγιό σας.

Η καταγραφή χρόνου βρίσκεται σε κάθε υπόθεση στην καρτέλα Τιμολόγηση → Χρόνος.

Καταχώριση Χρόνου#

Ανοίξτε μια υπόθεση, μεταβείτε στην καρτέλα Τιμολόγηση και κάντε κλικ στο Προσθήκη χρόνου. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Καταγραφή χρόνου στο επάνω μέρος μιας υπόθεσης ή την επιλογή Καταγραφή χρόνου στην Αρχική σελίδα και να επιλέξετε την υπόθεση. Κάθε εγγραφή περιλαμβάνει:

• Ημερομηνία: από προεπιλογή η σημερινή στη συσκευή σας. Ημερομηνίες που απέχουν περισσότερο από μία ημέρα στο μέλλον απορρίπτονται
• Διάρκεια: πληκτρολογήστε την όπως τη σκέφτεστε. Οι μορφές 1h30, 1 h 30, 90 min, 1.5, 1,5, 1.5h, 1:30 και 2 heures λειτουργούν κανονικά, ενώ ένας απλός αριθμός σημαίνει ώρες. Μία εγγραφή μπορεί να περιλαμβάνει το πολύ 14 ημέρες
• Περιγραφή: το κείμενο που διαβάζει ο εντολέας στο τιμολόγιο
• Χρεώσιμο: ξεκινά ως ενεργοποιημένο ή απενεργοποιημένο, ανάλογα με τη ρύθμιση Νέος χρόνος χρεώσιμος από προεπιλογή (Ρυθμίσεις → Τιμολόγηση & χρεώσεις). Απενεργοποιήστε το για εσωτερικές εργασίες. Ο μη χρεώσιμος χρόνος καταμετράται ξεχωριστά και δεν τιμολογείται ποτέ
• Παράκαμψη χρέωσης: αφήστε το στο Αυτόματο για να χρησιμοποιηθούν οι παρακάτω κανόνες χρέωσης ή πληκτρολογήστε ένα ποσό στο νόμισμα της υπόθεσης. Το 0 επιτρέπεται για εργασίες pro bono

Κάντε κλικ στο Αποθήκευση εγγραφής. Όλοι οι χρήστες, εκτός από εκείνους με δικαιώματα απλής προβολής, μπορούν να προσθέτουν χρόνο. Μπορείτε να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε τις δικές σας εγγραφές μέχρι να τιμολογηθούν. Μόλις μια εγγραφή συμπεριληφθεί σε εκδοθέν τιμολόγιο, κλειδώνεται. Οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές δεν μπορούν να επεξεργαστούν ή να διαγράψουν την εγγραφή χρόνου ενός συναδέλφου απευθείας από την οθόνη, επομένως ζητήστε από τον ίδιο τον συνάδελφο να τη διορθώσει.

Το Χρονόμετρο#

Αντί να εισάγετε τη διάρκεια χειροκίνητα, κάντε κλικ στην επιλογή Έναρξη χρονομέτρου στην καρτέλα Χρόνος της υπόθεσης. Μπορείτε να εκτελείτε ένα μόνο χρονόμετρο κάθε φορά. Ενώ εκτελείται, μια γραμμή στο επάνω μέρος κάθε σελίδας εμφανίζει την υπόθεση, τον χρόνο που έχει παρέλθει και την επιλογή Διακοπή & αποθήκευση, ώστε να μην το χάνετε καθώς περιηγείστε στην εφαρμογή.

Η επιλογή Διακοπή & αποθήκευση, είτε στη γραμμή είτε στην υπόθεση, ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Διακοπή χρονομέτρου και αποθήκευση με συμπληρωμένο τον χρόνο που έχει παρέλθει. Προσαρμόστε τη διάρκεια, γράψτε την περιγραφή και, στη συνέχεια:

• Αποθήκευση εγγραφής: διακόπτει το χρονόμετρο και αποθηκεύει την εγγραφή με μία κίνηση
• Συνέχιση λειτουργίας: κλείνει το παράθυρο διαλόγου και αφήνει το χρονόμετρο να συνεχίσει
• Απόρριψη χρονομέτρου: ζητά επιβεβαίωση και, στη συνέχεια, απορρίπτει τον καταγεγραμμένο χρόνο

Ένα χρονόμετρο που διακόπτεται μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα αποθηκεύει ένα λεπτό. Ένα χρονόμετρο που έχει αφεθεί σε λειτουργία για περισσότερες από 14 ημέρες δεν μπορεί να αποθηκευτεί ως έχει: εισαγάγετε τον χρόνο που πραγματικά εργαστήκατε. Εάν το χρονόμετρο είχε ήδη διακοπεί από κάπου αλλού (για παράδειγμα, από άλλη καρτέλα), δεν αποθηκεύεται τίποτα και το Flow σας ενημερώνει σχετικά.

Σύνταξη με AI#

Στο παράθυρο διαλόγου εγγραφής χρόνου, πληκτρολογήστε μια πρόχειρη σημείωση στο πεδίο Περιγραφή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Σύνταξη με AI. Το Flow μετατρέπει τη σημείωση σε μια σαφή και επαγγελματική περιγραφή τιμολόγησης, χρησιμοποιώντας τον τίτλο και την περιγραφή της υπόθεσης ως πλαίσιο αναφοράς. Μπορείτε να ελέγξετε και να επεξεργαστείτε το αποτέλεσμα πριν από την αποθήκευση, ενώ οι εγγραφές που έχουν αποθηκευτεί με προσχέδιο AI εμφανίζουν τη σήμανση AI. Κάθε προσχέδιο χρησιμοποιεί 0,5 μονάδα AI (credit).

Πώς Καθορίζονται οι Χρεώσεις#

Όταν η χρέωση βρίσκεται στο Αυτόματο, το Flow χρησιμοποιεί την πιο ειδική διαθέσιμη χρέωση:

1. Μια τιμή που έχει πληκτρολογηθεί στο πεδίο Παράκαμψη χρέωσης στην εγγραφή
2. Τη χρέωση του εντολέα για τον συγκεκριμένο συνεργάτη
3. Την προεπιλεγμένη χρέωση του εντολέα
4. Τη χρέωση προσωπικού του συνεργάτη
5. Την προεπιλεγμένη ωριαία χρέωση της εταιρείας

Οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές ορίζουν την προεπιλεγμένη χρέωση, το νόμισμα και τις χρεώσεις προσωπικού της εταιρείας στις Ρυθμίσεις → Τιμολόγηση & χρεώσεις. Οι χρεώσεις εντολέα ορίζονται στη σελίδα επαφής του εντολέα, στην καρτέλα Χρεώσεις τιμολόγησης (βλ. Λογαριασμοί Εντολέων).

Μια χρέωση ισχύει μόνο στο δικό της νόμισμα. Οι χρεώσεις της εταιρείας και του προσωπικού εκφράζονται στο νόμισμα της εταιρείας, ενώ οι χρεώσεις του εντολέα στο νόμισμα του εντολέα. Εάν μια υπόθεση τιμολογείται σε λίρες και οι χρεώσεις σας είναι σε ευρώ, ο χρόνος της εμφανίζει την ένδειξη Απαιτείται χρέωση και εμφανίζεται ένα σχετικό ενημερωτικό πλαίσιο. Το Flow δεν μετατρέπει ποτέ μια χρέωση 250 € σε 250 £. Ορίστε τις χρεώσεις του εντολέα σε αυτό το νόμισμα ή πληκτρολογήστε μια παράκαμψη χρέωσης σε κάθε εγγραφή.

Η χρέωση αποθηκεύεται στην εγγραφή κατά την καταχώρισή της, επομένως η αλλαγή μιας χρέωσης αργότερα δεν αναπροσαρμόζει τον χρόνο του παρελθόντος. Για να αλλάξετε την τιμολόγηση μιας μεμονωμένης εγγραφής, πληκτρολογήστε μια παράκαμψη χρέωσης.

Προσαυξήσεις και Στρογγυλοποίηση#

Στις Ρυθμίσεις → Τιμολόγηση & χρεώσεις μπορείτε να ορίσετε την Προσαύξηση τιμολόγησης (1 λεπτό, 6 λεπτά ή 15 λεπτά) και τη Στρογγυλοποίηση (Στρογγυλοποίηση προς τα πάνω, Πλησιέστερο ή Χωρίς στρογγυλοποίηση). Ο χρεώσιμος χρόνος στρογγυλοποιείται στην προσαύξηση κατά την αποθήκευση της εγγραφής, ενώ διατηρείται παράλληλα και ο χρόνος που πραγματικά εργαστήκατε. Σε διαστήματα των 6 λεπτών με στρογγυλοποίηση προς τα πάνω, τα 7 λεπτά τιμολογούνται ως 0,2 ώρες.

Κατάσταση Εγγραφής#

Το Flow διαθέτει επίσης τις καταστάσεις Εγκεκριμένο και Διαγεγραμμένο, αλλά δεν υπάρχει κουμπί για τον ορισμό τους στην εφαρμογή, επομένως σπάνια θα τις συναντήσετε. Ο εγκεκριμένος χρόνος τιμολογείται όπως ο χρόνος σε κατάσταση Πρόχειρο.

Μη Τιμολογημένη Εργασία#

Η καρτέλα «Χρόνος» εμφανίζει τα τρέχοντα σύνολα για την υπόθεση:

• Μη τιμολογημένος χρόνος: χρεώσιμες ώρες που δεν έχουν συμπεριληφθεί ακόμη σε εκδοθέν τιμολόγιο, μετά τη στρογγυλοποίηση
• Μη τιμολογημένη αξία: η αξία αυτού του χρόνου με βάση τις χρεώσεις που έχουν αποθηκευτεί σε κάθε εγγραφή. Ο χρόνος που έχει καταγραφεί σε άλλο νόμισμα εμφανίζεται δίπλα, χωρίς να προστίθεται ποτέ στο σύνολο
• Μη χρεώσιμο: ώρες που έχουν καταγραφεί ως μη χρεώσιμες

Ο μη τιμολογημένος χρόνος και τα έξοδα μαζί αποτελούν τις εκκρεμείς εργασίες (WIP) της υπόθεσης, βάσει των οποίων δημιουργείται ένα τιμολόγιο. Βλ. Τιμολόγηση.

Αναζητάτε πληροφορίες σχετικά με την πληρωμή του ίδιου του Lawzana Flow, της συνδρομής και των θέσεων χρηστών σας; Αυτά καλύπτονται στην ενότητα Τιμολόγηση & Προγράμματα.