Πύλη Πελατών

Η πύλη πελατών (client portal) παρέχει στους εντολείς σας ασφαλή, αυτόνομη πρόσβαση στις πληροφορίες της υπόθεσής τους. Οι εντολείς μπορούν να βλέπουν κοινόχρηστα έγγραφα, να παρακολουθούν ορόσημα και να στέλνουν μηνύματα στην ομάδα σας — χωρίς να χρειάζονται λογαριασμό στο Lawzana Flow.

Πώς λειτουργεί#

1. Δημιουργείτε έναν σύνδεσμο πύλης για μια υπόθεση
2. Ο εντολέας λαμβάνει ένα magic link μέσω email — δεν απαιτείται κωδικός πρόσβασης ή λογαριασμός
3. Κάνει κλικ στον σύνδεσμο για να αποκτήσει πρόσβαση στον πίνακα ελέγχου της πύλης του
4. Η πύλη εμφανίζει μόνο ό,τι έχετε ρητά κοινοποιήσει

Επίπεδα πρόσβασης#

Κατά τη διαμόρφωση της πρόσβασης στην πύλη, επιλέξτε το κατάλληλο επίπεδο:

Στην ενότητα Σύνθετα δικαιώματα μπορείτε να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε κάθε επιμέρους στοιχείο για έναν σύνδεσμο:

• Εμφάνιση κοινόχρηστων εγγράφων
• Να επιτρέπεται η μεταφόρτωση εγγράφων (λειτουργεί με το «Προβολή & Μεταφόρτωση» ή την «Πλήρη πρόσβαση»)
• Εμφάνιση χρονολογίου
• Εμφάνιση οροσήμων
• Να επιτρέπεται η ανταλλαγή μηνυμάτων (λειτουργεί με την «Πλήρη πρόσβαση»)
• Εμφάνιση βοηθού AI

Ρύθμιση πρόσβασης στην πύλη#

1. Ανοίξτε την υπόθεση που θέλετε να κοινοποιήσετε
2. Κάντε κλικ στην επιλογή Κοινοποίηση σε πελάτη στην κεφαλίδα της υπόθεσης
3. Κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία νέου συνδέσμου πύλης
4. Εισαγάγετε τη διεύθυνση email του εντολέα και, προαιρετικά, το ονοματεπώνυμό του (τα στοιχεία του εντολέα της υπόθεσης συμπληρώνονται αυτόματα)
5. Επιλέξτε ένα επίπεδο πρόσβασης και ανοίξτε τα Σύνθετα δικαιώματα για να προσαρμόσετε τους επιμέρους διακόπτες
6. Αφήστε ενεργοποιημένη την επιλογή Αποστολή πρόσκλησης μέσω email στον πελάτη ή απενεργοποιήστε την και αντιγράψτε τον σύνδεσμο για να τον στείλετε εσείς
7. Κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία συνδέσμου

Ο εντολέας λαμβάνει ένα email με έναν ασφαλή σύνδεσμο magic link. Κάθε σύνδεσμος παραμένει ενεργός για 30 ημέρες.

Τι βλέπουν οι εντολείς#

Καρτέλα «Έγγραφα»#

• Λίστα με όλα τα έγγραφα που έχετε κοινοποιήσει από την υπόθεση
• Κουμπί Λήψη για κάθε έγγραφο
• Μέγεθος αρχείου και ημερομηνία κοινοποίησης
• Οι εντολείς δεν μπορούν να δουν έγγραφα που δεν έχετε κοινοποιήσει ρητά

Καρτέλα «Χρονολόγιο»#

• Εμφανίζει πότε η υπόθεση μεταβαίνει από το ένα στάδιο στο άλλο
• Κάθε καταχώριση αναγράφει την ημερομηνία

Καρτέλα «Ορόσημα»#

• Επερχόμενες προθεσμίες με ημερομηνίες λήξης
• Επισήμανση εκπρόθεσμων προθεσμιών
• Ολοκληρωμένες προθεσμίες για αναφορά
• Ενδείξεις προτεραιότητας: Χαμηλή, Μέτρια, Υψηλή, Κρίσιμη

Καρτέλα «Μηνύματα»#

• Οι εντολείς μπορούν να στέλνουν μηνύματα στην ομάδα σας
• Κάθε μήνυμα προστίθεται στο χρονολόγιο της υπόθεσης και αποστέλλεται στον υπεύθυνο δικηγόρο της υπόθεσης μέσω email και ειδοποίησης (ή ως ειδοποίηση στους ιδιοκτήτες και διαχειριστές, εφόσον δεν έχει οριστεί υπεύθυνος)
• Διαβάστε και απαντήστε στη συνομιλία στην ενότητα Μηνύματα πύλης πελατών: στην καρτέλα Δραστηριότητα μιας υπόθεσης ή στην καρτέλα Χρονολόγιο ενός lead. Η ειδοποίηση για νέο μήνυμα πελάτη οδηγεί απευθείας σε αυτό
• Όταν απαντάτε, κάθε εντολέας που διαθέτει ενεργό σύνδεσμο πύλης με δικαίωμα ανταλλαγής μηνυμάτων λαμβάνει ένα email με έναν σύνδεσμο για να διαβάσει την απάντηση στην πύλη του. Το email δεν περιέχει το κείμενο του μηνύματός σας
• Οι θεατές (viewers) μπορούν να διαβάσουν τη συνομιλία αλλά δεν μπορούν να απαντήσουν. Εάν κανένας εντολέας δεν έχει σύνδεσμο με δικαίωμα ανταλλαγής μηνυμάτων, κοινοποιήστε πρώτα την πύλη

Καρτέλα «Βοηθός»#

• Συνομιλία AI για τις ερωτήσεις του εντολέα σχετικά με την υπόθεσή του
• Χρησιμοποιεί τα κοινόχρηστα έγγραφα της υπόθεσης, καθώς και τα ορόσημα και το χρονολόγιό της, εφόσον είναι ενεργοποιημένα για τον συγκεκριμένο σύνδεσμο
• Κάθε ερώτηση καταναλώνει 1 πίστωση AI από το σύνολο πιστώσεων της εταιρείας σας. Εάν εξαντληθούν οι πιστώσεις σας, ο βοηθός ζητά από τον εντολέα να επικοινωνήσει απευθείας μαζί σας.

Κοινοποίηση εγγράφων#

Για να μοιραστείτε ένα συγκεκριμένο έγγραφο με έναν εντολέα:

1. Ανοίξτε την υπόθεση και μεταβείτε στην καρτέλα Έγγραφα
2. Εντοπίστε το έγγραφο που θέλετε να μοιραστείτε
3. Ενεργοποιήστε τον διακόπτη στη στήλη Πύλη πελατών (σε κινητό, επιλέξτε Κοινοποίηση στην πύλη από το μενού του εγγράφου)
4. Το έγγραφο εμφανίζεται αμέσως στην πύλη του εντολέα

Για να διακόψετε την κοινοποίηση:

1. Απενεργοποιήστε τον διακόπτη (ή επιλέξτε Κατάργηση από την πύλη)
2. Το έγγραφο αφαιρείται από την προβολή του εντολέα

Μεταφορτώσεις εγγράφων από πελάτες#

Οι εντολείς των οποίων ο σύνδεσμος επιτρέπει μεταφορτώσεις μπορούν να μεταφορτώνουν έγγραφα:

• Μέγιστο μέγεθος αρχείου: 10 MB ανά αρχείο
• Υποστηριζόμενες μορφές: PDF, DOC, DOCX, TXT, εικόνες, Excel
• Τα μεταφορτωμένα έγγραφα προστίθενται στα έγγραφα της υπόθεσης, αλλά δεν κοινοποιούνται αυτόματα πίσω στον εντολέα
• Ο υπεύθυνος δικηγόρος (ή, εάν δεν έχει οριστεί υπεύθυνος, οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές της εταιρείας) λαμβάνει ειδοποίηση και η μεταφόρτωση προστίθεται στο χρονολόγιο της υπόθεσης
• Στη συνέχεια, μπορείτε να τα μοιραστείτε ξανά μαζί του, να τα αναλύσετε με AI ή να τα αρχειοθετήσετε σε έναν φάκελο

Πρόσβαση σε πολλαπλές υποθέσεις#

Ένας εντολέας μπορεί να έχει πρόσβαση μέσω πύλης σε πολλαπλές υποθέσεις στην εταιρεία σας. Έχοντας ενεργούς συνδέσμους για διάφορες υποθέσεις, ο εντολέας μπορεί να χρησιμοποιήσει την επιλογή Εναλλαγή υπόθεσης για να μετακινηθεί μεταξύ τους.

Διαχείριση και ανάκληση πρόσβασης#

Κάντε κλικ στην επιλογή Κοινοποίηση σε πελάτη στην υπόθεση για να δείτε τους Ενεργούς συνδέσμους πύλης. Για κάθε σύνδεσμο μπορείτε να κάνετε τα εξής:

• Αντιγραφή συνδέσμου ή Άνοιγμα πύλης
• Επεξεργασία δικαιωμάτων
• Παράταση πρόσβασης κατά 30 ημέρες
• Ανάκληση πρόσβασης

Κάθε σύνδεσμος εμφανίζει επίσης πότε λήγει και πότε τον άνοιξε για τελευταία φορά ο εντολέας.

Ασφάλεια#

• Η πρόσβαση στην πύλη χρησιμοποιεί ταυτοποίηση βάσει διακριτικού (token-based authentication) — δεν αποθηκεύονται κωδικοί πρόσβασης
• Κάθε σύνδεσμος πρόσβασης είναι μοναδικός και συνδέεται με έναν συγκεκριμένο εντολέα και υπόθεση
• Οι σύνδεσμοι πρόσβασης λήγουν μετά από 30 ημέρες, εκτός εάν τους παρατείνετε
• Οι μεταφορτώσεις και τα μηνύματα των εντολέων, καθώς και οι απαντήσεις σας, καταγράφονται στο χρονολόγιο της υπόθεσης, ενώ μπορείτε να δείτε πότε χρησιμοποιήθηκε για τελευταία φορά κάθε σύνδεσμος
• Η παροχή των εγγράφων πραγματοποιείται μέσω κρυπτογραφημένων συνδέσεων