Πύλη Πελατών

Η πύλη πελατών παρέχει στους πελάτες σας ασφαλή, αυτόνομη πρόσβαση στις πληροφορίες της υπόθεσής τους. Οι πελάτες μπορούν να βλέπουν κοινόχρηστα έγγραφα, να παρακολουθούν ορόσημα και να στέλνουν μηνύματα στην ομάδα σας, χωρίς να χρειάζονται λογαριασμό στο Lawzana Flow.

Πώς Λειτουργεί#

1. Δημιουργείτε έναν σύνδεσμο πύλης για μια υπόθεση
2. Ο πελάτης λαμβάνει ένα magic link μέσω email. Δεν απαιτείται κωδικός πρόσβασης ή λογαριασμός
3. Κάνει κλικ στον σύνδεσμο για να αποκτήσει πρόσβαση στον πίνακα ελέγχου της πύλης του
4. Η πύλη εμφανίζει μόνο ό,τι έχετε ρητά μοιραστεί

Επίπεδα Πρόσβασης#

Κατά τη ρύθμιση της πρόσβασης στην πύλη, επιλέξτε το κατάλληλο επίπεδο:

Στην ενότητα Προηγμένα δικαιώματα μπορείτε να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε κάθε επιμέρους στοιχείο για έναν σύνδεσμο:

• Εμφάνιση κοινόχρηστων εγγράφων
• Να επιτρέπεται η μεταφόρτωση εγγράφων (λειτουργεί με Προβολή & Μεταφόρτωση ή Πλήρη πρόσβαση)
• Εμφάνιση χρονολογίου
• Εμφάνιση οροσήμων
• Να επιτρέπεται η ανταλλαγή μηνυμάτων (λειτουργεί με Πλήρη πρόσβαση)
• Εμφάνιση βοηθού AI

Ρύθμιση Πρόσβασης στην Πύλη#

Οι ιδιοκτήτες, οι διαχειριστές και ο υπεύθυνος δικηγόρος της υπόθεσης μπορούν να δημιουργούν συνδέσμους πύλης.

1. Ανοίξτε την υπόθεση που θέλετε να μοιραστείτε
2. Κάντε κλικ στην επιλογή Κοινοποίηση σε πελάτη στην κεφαλίδα της υπόθεσης
3. Κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία νέου συνδέσμου πύλης
4. Εισαγάγετε τη διεύθυνση email του πελάτη και, προαιρετικά, το όνομά του (τα στοιχεία του πελάτη της υπόθεσης συμπληρώνονται αυτόματα)
5. Επιλέξτε ένα επίπεδο πρόσβασης και ανοίξτε τα Προηγμένα δικαιώματα για να προσαρμόσετε τους μεμονωμένους διακόπτες
6. Αφήστε ενεργοποιημένη την επιλογή Αποστολή πρόσκλησης μέσω email στον πελάτη ή απενεργοποιήστε την και αντιγράψτε τον σύνδεσμο για να τον στείλετε εσείς
7. Κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία συνδέσμου

Ο πελάτης λαμβάνει ένα email με έναν ασφαλή σύνδεσμο magic link. Κάθε σύνδεσμος έχει διάρκεια ισχύος 30 ημέρες.

Τι Βλέπουν οι Πελάτες#

Καρτέλα Έγγραφα#

• Λίστα με όλα τα έγγραφα που έχετε μοιραστεί από την υπόθεση
• Κουμπί Λήψη για κάθε έγγραφο
• Μέγεθος αρχείου και ημερομηνία κοινοποίησης
• Οι πελάτες δεν μπορούν να δουν έγγραφα που δεν έχετε μοιραστεί ρητά

Καρτέλα Χρονολόγιο#

• Δείχνει πότε η υπόθεση μεταβαίνει από το ένα στάδιο στο επόμενο
• Κάθε καταχώριση εμφανίζει την ημερομηνία

Καρτέλα Ορόσημα#

• Επερχόμενες προθεσμίες με ημερομηνίες λήξης
• Επισήμανση εκπρόθεσμων προθεσμιών
• Ολοκληρωμένες προθεσμίες για αναφορά
• Ετικέτες προτεραιότητας: Χαμηλή, Μέτρια, Υψηλή, Κρίσιμη

Καρτέλα Μηνύματα#

• Οι πελάτες μπορούν να στέλνουν μηνύματα στην ομάδα σας
• Κάθε μήνυμα προστίθεται στο χρονολόγιο της υπόθεσης και αποστέλλεται στον υπεύθυνο δικηγόρο της υπόθεσης μέσω email και ειδοποίησης (ή ως ειδοποίηση στους ιδιοκτήτες και διαχειριστές όταν δεν υπάρχει υπεύθυνος)
• Διαβάστε και απαντήστε στη συνομιλία στην ενότητα Μηνύματα πύλης πελατών: στην καρτέλα Δραστηριότητα μιας υπόθεσης ή στην καρτέλα Δραστηριότητα μιας δυνητικής υπόθεσης. Η ειδοποίηση για νέο μήνυμα πελάτη την ανοίγει απευθείας
• Όταν απαντάτε, κάθε πελάτης με ενεργό σύνδεσμο πύλης που επιτρέπει μηνύματα λαμβάνει ένα email με σύνδεσμο για να το διαβάσει στην πύλη του. Το email δεν περιέχει το μήνυμά σας
• Οι θεατές μπορούν να διαβάσουν τη συνομιλία αλλά δεν μπορούν να απαντήσουν. Εάν κανένας πελάτης δεν διαθέτει σύνδεσμο που να επιτρέπει μηνύματα, κοινοποιήστε πρώτα την πύλη

Καρτέλα Βοηθός#

• Συνομιλία AI για τις ερωτήσεις του πελάτη σχετικά με την υπόθεσή του
• Χρησιμοποιεί τα κοινόχρηστα έγγραφα της υπόθεσης, καθώς και τα ορόσημα και το χρονολόγιό της όταν αυτά είναι ενεργοποιημένα για τον σύνδεσμο
• Κάθε ερώτηση καταναλώνει 1 πίστωση AI από το σύνολο πιστώσεων της εταιρείας σας. Εάν εξαντληθούν οι πιστώσεις σας, ο βοηθός ζητά από τον πελάτη να επικοινωνήσει απευθείας μαζί σας.

Προγραμματισμός Συνάντησης#

Όταν τουλάχιστον ένας συνάδελφος έχει ενεργοποιημένη την online κράτηση, η πύλη εμφανίζει την επιλογή Προγραμματισμός συνάντησης, με προτεραιότητα στον δικηγόρο της υπόθεσης του πελάτη. Δείτε Ενοποιήσεις.

Κοινοποίηση Εγγράφων#

Οι ιδιοκτήτες, οι διαχειριστές και ο υπεύθυνος δικηγόρος μπορούν να μοιραστούν ένα έγγραφο με τον πελάτη. Οποιοσδήποτε έχει δικαίωμα επεξεργασίας της υπόθεσης μπορεί να διακόψει την κοινοποίησή του.

Για να μοιραστείτε ένα συγκεκριμένο έγγραφο με έναν πελάτη:

1. Ανοίξτε την υπόθεση και μεταβείτε στην καρτέλα Έγγραφα
2. Βρείτε το έγγραφο που θέλετε να μοιραστείτε
3. Ενεργοποιήστε τον διακόπτη στη στήλη Πύλη πελατών (σε κινητό, επιλέξτε Κοινοποίηση στην πύλη στο μενού του εγγράφου)
4. Το έγγραφο εμφανίζεται αμέσως στην πύλη του πελάτη

Για να διακόψετε την κοινοποίηση:

1. Απενεργοποιήστε τον διακόπτη (ή επιλέξτε Αφαίρεση από την πύλη)
2. Το έγγραφο αφαιρείται από την προβολή του πελάτη

Μεταφορτώσεις Εγγράφων από Πελάτες#

Οι πελάτες των οποίων ο σύνδεσμος επιτρέπει μεταφορτώσεις μπορούν να ανεβάζουν έγγραφα:

• Μέγιστο μέγεθος αρχείου: 10 MB ανά αρχείο
• Υποστηριζόμενες μορφές αρχείων: PDF, DOC, DOCX, TXT, εικόνες, Excel
• Τα μεταφορτωμένα έγγραφα προστίθενται στα έγγραφα της υπόθεσης, αλλά δεν κοινοποιούνται αυτόματα πίσω στον πελάτη
• Ο υπεύθυνος δικηγόρος (ή, εάν δεν υπάρχει υπεύθυνος, οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές της εταιρείας) λαμβάνει ειδοποίηση και η μεταφόρτωση προστίθεται στο χρονολόγιο της υπόθεσης
• Στη συνέχεια, μπορείτε να τα μοιραστείτε μαζί τους, να τα αναλύσετε με AI ή να τα αρχειοθετήσετε σε έναν φάκελο

Η Σελίδα Υποδοχής Πελάτη#

Μια δυνητική υπόθεση αποκτά τη δική της ιδιωτική σελίδα όταν στέλνετε τη φόρμα υποδοχής πελάτη (δείτε Διαχείριση Δυνητικών Υποθέσεων). Ο πελάτης την ανοίγει από τον σύνδεσμο στο email υποδοχής, χωρίς να απαιτείται λογαριασμός. Περιλαμβάνει αριθμημένα βήματα:

1. Σχετικά με την υπόθεσή σας: ο πελάτης επιβεβαιώνει τα στοιχεία επικοινωνίας του και απαντά στις ερωτήσεις υποδοχής, και στη συνέχεια κάνει κλικ στην επιλογή Υποβολή στοιχείων υποδοχής. Μπορεί να επιστρέψει μέσω της επιλογής Έλεγχος ή αλλαγή απαντήσεων
2. Τα έγγραφά σας: προσθέτει πολλά αρχεία ταυτόχρονα (PDF, Word ή φωτογραφίες, έως 10 MB το καθένα). Κάθε μεταφόρτωση επισημαίνεται ως Απεστάλη στην εταιρεία
3. Έτοιμοι για συνομιλία;: κάνει κλικ στην επιλογή Είμαι έτοιμος/η να μιλήσουμε και ο δικηγόρος ειδοποιείται. Όταν η online κράτηση είναι ενεργή, μπορεί εναλλακτικά να επιλέξει Ή κλείστε ραντεβού
4. Μηνύματα με την εταιρεία: σας γράφει και απαντάτε από την καρτέλα Δραστηριότητα της δυνητικής υπόθεσης

Οι ερωτήσεις εμφανίζονται στη γλώσσα του συνόλου ερωτήσεων που επιλέξατε στο Ρυθμίσεις → Ερωτήσεις υποδοχής. Οι προεπιλεγμένες ερωτήσεις του Lawzana ακολουθούν τη γλώσσα που επιλέγει ο πελάτης.

Έγγραφα προς Υπογραφή#

Όταν στέλνετε ένα έγγραφο για ηλεκτρονική υπογραφή (Essentials και Advanced), κάθε υπογράφων λαμβάνει τον δικό του σύνδεσμο αποκλειστικά για αυτό το έγγραφο. Ο υπογράφων:

1. Κάνει κλικ στην επιλογή Έλεγχος εγγράφου για να το διαβάσει
2. Εάν το έχετε ζητήσει, κάνει κλικ στην επιλογή Αποστολή κωδικού μέσω email και εισάγει τον κωδικό για να επιβεβαιώσει την ταυτότητά του
3. Επιλέγει υπογραφή πληκτρολογημένη ή σχεδιασμένη με το χέρι (και, κατά την υπογραφή εκ μέρους εταιρείας, επιλέγει το Υπογράφω εκ μέρους εταιρείας)
4. Κάνει κλικ στην επιλογή Υπογραφή

Όταν υπογράψουν όλοι, συμπεριλαμβανομένης της προσυπογραφής της εταιρείας σας εάν την είχατε ορίσει ως υποχρεωτική, κάθε υπογράφων λαμβάνει το υπογεγραμμένο PDF μέσω email και μπορεί να κάνει κλικ στην επιλογή Λήψη PDF. Εάν επεξεργαστείτε το έγγραφο μετά την αποστολή του, το αίτημα ακυρώνεται και στέλνετε μια νέα έκδοση. Πρόκειται για ηλεκτρονική υπογραφή με ίχνος ελέγχου (audit trail).

Πρόσβαση σε Πολλαπλές Υποθέσεις#

Ένας πελάτης μπορεί να έχει πρόσβαση μέσω πύλης σε πολλαπλές υποθέσεις στην εταιρεία σας. Με ενεργούς συνδέσμους για πολλές υποθέσεις, ο πελάτης μπορεί να χρησιμοποιήσει την επιλογή Αλλαγή υπόθεσης για να μετακινηθεί μεταξύ τους.

Διαχείριση και Ανάκληση Πρόσβασης#

Κάντε κλικ στην επιλογή Κοινοποίηση σε πελάτη στην υπόθεση για να δείτε τους Ενεργούς συνδέσμους πύλης. Για κάθε σύνδεσμο μπορείτε να κάνετε:

• Αντιγραφή συνδέσμου ή Άνοιγμα πύλης
• Επεξεργασία δικαιωμάτων
• Παράταση πρόσβασης κατά 30 ημέρες
• Ανάκληση πρόσβασης

Κάθε σύνδεσμος εμφανίζει επίσης πότε λήγει και πότε τον άνοιξε ο πελάτης για τελευταία φορά.

Ασφάλεια#

• Η πρόσβαση στην πύλη χρησιμοποιεί ταυτοποίηση βάσει διακριτικού (token-based authentication), χωρίς να αποθηκεύονται κωδικοί πρόσβασης
• Κάθε σύνδεσμος πρόσβασης είναι μοναδικός και συνδεδεμένος με έναν συγκεκριμένο πελάτη και υπόθεση
• Οι σύνδεσμοι πρόσβασης λήγουν μετά από 30 ημέρες, εκτός εάν τους παρατείνετε
• Οι μεταφορτώσεις αρχείων και τα μηνύματα των πελατών, καθώς και οι απαντήσεις σας, καταγράφονται στο χρονολόγιο της υπόθεσης, και μπορείτε να δείτε πότε χρησιμοποιήθηκε για τελευταία φορά κάθε σύνδεσμος
• Η μετάδοση των εγγράφων πραγματοποιείται μέσω κρυπτογραφημένων συνδέσεων