Portal Klien

Portal klien memberikan akses mandiri yang aman bagi klien Anda untuk melihat informasi perkara mereka. Klien dapat melihat dokumen yang dibagikan, memantau tahapan penting (milestone), dan mengirim pesan ke tim Anda — tanpa memerlukan akun Lawzana Flow.

Cara Kerja#

1. Anda membuat tautan portal untuk suatu perkara
2. Klien menerima magic link melalui email — tidak memerlukan kata sandi atau akun
3. Mereka mengklik tautan tersebut untuk mengakses dasbor portal mereka
4. Portal hanya menampilkan hal-hal yang telah Anda bagikan secara eksplisit

Tingkat Akses#

Saat mengatur akses portal, pilih tingkat yang sesuai:

Di bawah Izin Lanjutan, Anda dapat mengaktifkan atau menonaktifkan setiap bagian untuk suatu tautan:

• Tampilkan dokumen yang dibagikan
• Izinkan pengunggahan dokumen (berfungsi dengan Lihat & Unggah atau Akses Penuh)
• Tampilkan lini masa
• Tampilkan tahapan penting
• Izinkan pengiriman pesan (berfungsi dengan Akses Penuh)
• Tampilkan asisten AI

Mengatur Akses Portal#

1. Buka perkara yang ingin Anda bagikan
2. Klik Bagikan dengan Klien di bagian atas (header) perkara
3. Klik Buat Tautan Portal Baru
4. Masukkan alamat email klien dan, secara opsional, nama mereka (rincian klien perkara akan terisi secara otomatis)
5. Pilih tingkat akses, dan buka Izin Lanjutan untuk menyesuaikan masing-masing tombol pengaturan
6. Biarkan opsi Kirim undangan email ke klien tetap aktif, atau nonaktifkan dan salin tautan untuk mengirimkannya sendiri
7. Klik Buat Tautan

Klien akan menerima email berisi magic link yang aman. Setiap tautan berlaku selama 30 hari.

Hal yang Dilihat Klien#

Tab Dokumen#

• Daftar semua dokumen yang telah Anda bagikan dari perkara tersebut
• Tombol Unduh untuk setiap dokumen
• Ukuran berkas dan tanggal dibagikan
• Klien tidak dapat melihat dokumen yang belum Anda bagikan secara eksplisit

Tab Lini Masa#

• Menampilkan saat perkara berpindah dari satu tahap ke tahap berikutnya
• Setiap entri menampilkan tanggal

Tab Tahapan Penting#

• Tenggat waktu mendatang beserta batas tanggalnya
• Tenggat waktu yang lewat jatuh tempo disorot
• Tenggat waktu yang telah selesai sebagai referensi
• Lencana prioritas: Rendah, Sedang, Tinggi, Kritis

Tab Pesan#

• Klien dapat mengirim pesan ke tim Anda
• Setiap pesan ditambahkan ke lini masa perkara dan dikirimkan ke pengacara yang bertanggung jawab atas perkara tersebut melalui email dan notifikasi (atau sebagai notifikasi kepada pemilik dan admin jika tidak ada penanggung jawab)
• Baca dan balas percakapan di bawah Pesan portal klien: pada tab Aktivitas suatu perkara, atau pada tab Lini Masa suatu prospek. Pemberitahuan pesan klien baru akan langsung membukanya
• Saat Anda membalas, setiap klien dengan tautan portal aktif yang mengizinkan pesan akan menerima email berisi tautan untuk membacanya di portal mereka. Email tersebut tidak memuat isi pesan Anda
• Penonton (viewer) dapat membaca percakapan namun tidak dapat membalas. Jika tidak ada klien yang memiliki tautan yang mengizinkan pesan, bagikan portal terlebih dahulu

Tab Asisten#

• Obrolan AI untuk pertanyaan klien seputar perkara mereka
• Menggunakan dokumen perkara yang dibagikan, serta tahapan penting dan lini masa jika fitur tersebut diaktifkan untuk tautan tersebut
• Setiap pertanyaan menggunakan 1 kredit AI dari kuota firma Anda. Jika kredit Anda habis, asisten akan meminta klien untuk menghubungi Anda secara langsung.

Membagikan Dokumen#

Untuk membagikan dokumen tertentu kepada klien:

1. Buka perkara dan buka tab Dokumen
2. Temukan dokumen yang ingin Anda bagikan
3. Aktifkan tombol pada kolom Portal Klien (pada ponsel, pilih Bagikan ke Portal di menu dokumen)
4. Dokumen akan langsung muncul di portal klien

Untuk berhenti membagikan:

1. Nonaktifkan tombol tersebut (atau pilih Hapus dari Portal)
2. Dokumen akan dihapus dari tampilan klien

Pengunggahan Dokumen oleh Klien#

Klien yang tautannya mengizinkan pengunggahan dapat mengunggah dokumen:

• Ukuran berkas maksimum: 10 MB per berkas
• Format yang didukung: PDF, DOC, DOCX, TXT, gambar, Excel
• Dokumen yang diunggah akan ditambahkan ke dokumen perkara, namun tidak dibagikan kembali ke klien
• Pengacara yang bertanggung jawab (atau, jika tidak ada penanggung jawab, pemilik dan admin firma) akan menerima notifikasi, dan unggahan tersebut akan ditambahkan ke lini masa perkara
• Anda kemudian dapat membagikannya kembali, menganalisisnya dengan AI, atau menyimpannya dalam folder

Akses Multiperkara#

Seorang klien dapat memiliki akses portal ke beberapa perkara di firma Anda. Dengan tautan aktif untuk beberapa perkara, klien dapat menggunakan Ganti Perkara untuk berpindah di antara perkara-perkara tersebut.

Mengelola dan Mencabut Akses#

Klik Bagikan dengan Klien pada perkara untuk melihat Tautan Portal Aktif. Untuk setiap tautan, Anda dapat:

• Salin tautan atau Buka portal
• Edit izin
• Perpanjang akses selama 30 hari
• Cabut akses

Setiap tautan juga menampilkan waktu kedaluwarsanya dan kapan klien terakhir kali membukanya.

Keamanan#

• Akses portal menggunakan autentikasi berbasis token — tidak ada kata sandi yang disimpan
• Setiap tautan akses bersifat unik dan terikat pada klien serta perkara tertentu
• Tautan akses kedaluwarsa setelah 30 hari kecuali Anda memperpanjangnya
• Unggahan dan pesan klien, serta balasan Anda, dicatat pada lini masa perkara, dan Anda dapat melihat kapan setiap tautan terakhir digunakan
• Dokumen disajikan melalui koneksi yang terenkripsi