Portal Klien

Portal klien memberikan klien Anda akses mandiri yang aman ke informasi perkara mereka. Klien dapat melihat dokumen yang dibagikan, memantau tonggak pencapaian, dan mengirim pesan ke tim Anda, tanpa memerlukan akun Lawzana Flow.

Cara Kerjanya#

1. Anda membuat tautan portal untuk suatu perkara
2. Klien menerima magic link melalui email. Tidak memerlukan kata sandi atau akun
3. Mereka mengeklik tautan tersebut untuk mengakses dasbor portal mereka
4. Portal hanya menampilkan apa yang telah Anda bagikan secara eksplisit

Tingkat Akses#

Saat mengatur akses portal, pilih tingkat yang sesuai:

Di bawah Advanced Permissions, Anda dapat mengaktifkan atau menonaktifkan setiap bagian untuk suatu tautan:

• Show shared documents
• Allow document uploads (berfungsi dengan View & Upload atau Full Access)
• Show timeline
• Show milestones
• Allow messaging (berfungsi dengan Full Access)
• Show AI assistant

Mengatur Akses Portal#

Pemilik, admin, dan pengacara penanggung jawab perkara dapat membuat tautan portal.

1. Buka perkara yang ingin Anda bagikan
2. Klik Share with Client di bagian header perkara
3. Klik Create New Portal Link
4. Masukkan alamat email klien dan, secara opsional, nama mereka (rincian klien perkara sudah diisikan secara otomatis)
5. Pilih tingkat akses, dan buka Advanced Permissions untuk menyesuaikan masing-masing tombol pengalih
6. Biarkan Send email invitation to client tetap aktif, atau nonaktifkan dan salin tautannya untuk Anda kirimkan sendiri
7. Klik Create Link

Klien akan menerima email berisi magic link yang aman. Setiap tautan berlaku selama 30 hari.

Yang Dilihat Klien#

Tab Documents#

• Daftar semua dokumen yang telah Anda bagikan dari perkara tersebut
• Tombol Download untuk setiap dokumen
• Ukuran berkas dan tanggal dibagikan
• Klien tidak dapat melihat dokumen yang belum Anda bagikan secara eksplisit

Tab Timeline#

• Menampilkan saat perkara berpindah dari satu tahap ke tahap berikutnya
• Setiap entri menampilkan tanggal

Tab Milestones#

• Tenggat waktu mendatang beserta tanggal jatuh temponya
• Tenggat waktu yang terlewat ditandai secara khusus
• Tenggat waktu yang telah selesai sebagai referensi
• Lencana prioritas: Low, Medium, High, Critical

Tab Messages#

• Klien dapat mengirim pesan ke tim Anda
• Setiap pesan ditambahkan ke linimasa perkara dan dikirimkan ke pengacara penanggung jawab perkara melalui email dan notifikasi (atau sebagai notifikasi kepada pemilik dan admin jika tidak ada penanggung jawab)
• Baca dan tanggapi percakapan di bawah Client portal messages: pada tab Activity perkara, atau pada tab Activity prospek. Notifikasi adanya pesan klien baru akan membukanya secara langsung
• Saat Anda membalas, setiap klien dengan tautan portal aktif yang mengizinkan perpesanan akan menerima email berisi tautan untuk membacanya di portal mereka. Email tersebut tidak memuat teks pesan Anda
• Pengamat (viewer) dapat membaca percakapan namun tidak dapat membalas. Jika tidak ada klien yang memiliki tautan yang mengizinkan pesan, bagikan portal terlebih dahulu

Tab Assistant#

• Obrolan AI untuk pertanyaan klien seputar perkara mereka
• Menggunakan dokumen yang dibagikan pada perkara, serta tonggak pencapaian dan linimasanya jika opsi tersebut diaktifkan untuk tautan tersebut
• Setiap pertanyaan menggunakan 1 kredit AI dari kuota firma Anda. Jika kredit Anda habis, asisten akan meminta klien untuk menghubungi Anda secara langsung.

Book a Meeting#

Jika setidaknya ada satu kolega yang membuka jadwal pemesanan online, portal akan menampilkan Book a meeting, dengan mendahulukan pengacara yang menangani perkara klien tersebut. Lihat Integrations.

Membagikan Dokumen#

Pemilik, admin, dan pengacara penanggung jawab dapat membagikan dokumen kepada klien. Siapa pun yang memiliki hak untuk mengedit perkara dapat berhenti membagikannya.

Untuk membagikan dokumen tertentu kepada klien:

1. Buka perkara dan buka tab Documents
2. Temukan dokumen yang ingin Anda bagikan
3. Aktifkan tombol pengalih di kolom Client Portal (di ponsel, pilih Share to Portal di menu dokumen)
4. Dokumen akan langsung muncul di portal klien

Untuk berhenti membagikan:

1. Nonaktifkan tombol pengalih (atau pilih Remove from Portal)
2. Dokumen akan dihapus dari tampilan klien

Unggahan Dokumen oleh Klien#

Klien yang tautannya mengizinkan pengunggahan dapat mengunggah dokumen:

• Ukuran berkas maksimum: 10 MB per berkas
• Format yang didukung: PDF, DOC, DOCX, TXT, gambar, Excel
• Dokumen yang diunggah akan ditambahkan ke dokumen perkara, namun tidak dibagikan kembali kepada klien
• Pengacara penanggung jawab (atau, jika tidak ada penanggung jawab, pemilik dan admin firma) akan mendapatkan notifikasi, dan unggahan tersebut ditambahkan ke linimasa perkara
• Anda kemudian dapat membagikannya kembali, menganalisisnya dengan AI, atau menyimpannya dalam folder

Halaman Penerimaan Klien (Client Intake)#

Sebuah prospek mendapatkan halaman privat tersendiri saat Anda mengirimkan penerimaan klien (lihat Lead Management). Klien membukanya dari tautan di dalam email penerimaan, tanpa memerlukan akun. Halaman ini memiliki langkah-langkah bernomor:

1. About your case: klien mengonfirmasi rincian kontak mereka dan menjawab pertanyaan penerimaan Anda, lalu mengeklik Submit intake. Mereka dapat kembali lagi menggunakan Review or change answers
2. Your documents: mereka menambahkan beberapa berkas sekaligus (PDF, Word, atau foto, hingga 10 MB per berkas). Setiap unggahan ditandai Sent to the firm
3. Ready to talk?: mereka mengeklik I'm ready to talk dan pengacara akan menerima notifikasi. Jika pemesanan online dibuka, mereka dapat memilih Or book a time sebagai gantinya
4. Messages with the firm: mereka menulis pesan kepada Anda, dan Anda dapat membalasnya dari tab Activity prospek

Pertanyaan-pertanyaan ditampilkan dalam bahasa sesuai rangkaian pertanyaan yang Anda pilih di Settings → Intake questions. Pertanyaan bawaan Lawzana mengikuti bahasa yang dipilih klien.

Dokumen untuk Ditandatangani#

Saat Anda mengirimkan dokumen untuk tanda tangan elektronik (Essentials dan Advanced), setiap penandatangan mendapatkan tautan tersendiri yang hanya mengarah ke dokumen tersebut. Penandatangan:

1. Mengeklik Review document untuk membacanya
2. Jika Anda memintanya, mengeklik Email me a code dan memasukkan kode tersebut untuk mengonfirmasi identitas mereka
3. Menetapkan tanda tangan berupa ketikan atau goresan gambar (dan, saat menandatangani atas nama perusahaan, mencentang I am signing on behalf of a company)
4. Mengeklik Sign

Setelah semua pihak menandatangani, termasuk tanda tangan balasan dari firma Anda jika diwajibkan, setiap penandatangan akan menerima PDF yang telah ditandatangani melalui email dan dapat mengeklik Download PDF. Jika Anda mengedit dokumen setelah dikirimkan, permintaan tersebut akan dibatalkan dan Anda harus mengirimkan versi baru. Ini merupakan tanda tangan elektronik yang dilengkapi jejak audit (audit trail).

Akses Multiperkara#

Seorang klien dapat memiliki akses portal ke beberapa perkara di firma Anda. Dengan tautan aktif untuk beberapa perkara, klien dapat menggunakan Switch Matter untuk berpindah antarperkara.

Mengelola dan Mencabut Akses#

Klik Share with Client pada perkara untuk melihat Active Portal Links. Untuk setiap tautan, Anda dapat:

• Copy link atau Open portal
• Edit permissions
• Extend access selama 30 hari
• Revoke access

Setiap tautan juga menampilkan waktu kedaluwarsa serta kapan terakhir kali klien membukanya.

Keamanan#

• Akses portal menggunakan autentikasi berbasis token, tanpa ada kata sandi yang disimpan
• Setiap tautan akses bersifat unik dan terikat pada klien serta perkara tertentu
• Tautan akses kedaluwarsa setelah 30 hari kecuali jika Anda memperpanjangnya
• Unggahan dan pesan dari klien, beserta balasan Anda, dicatat pada linimasa perkara, dan Anda dapat melihat kapan setiap tautan terakhir kali digunakan
• Dokumen disajikan melalui koneksi terenkripsi