Manajemen Prospek

Prospek (lead) mewakili calon klien yang telah menyatakan minatnya terhadap layanan Anda. Lawzana Flow membantu Anda melacaknya mulai dari kontak pertama hingga konversi menjadi perkara.

Sumber Prospek#

Prospek dapat masuk ke alur kerja Anda dari berbagai saluran:

Pemilik dan admin dapat melihat setiap saluran di Settings → Lead sources: apakah sudah disiapkan, kapan prospek terakhir masuk, dan berapa banyak prospek yang dihasilkan dalam 30 hari terakhir. Setiap saluran memiliki tombol Set up (atau Settings setelah terhubung). Lihat Integrations untuk menyiapkan masing-masing saluran.

Alamat Pertanyaan Anda#

Alamat pertanyaan Anda mengubah pertanyaan yang diterima firma melalui email menjadi prospek. Pemilik dan admin dapat menemukannya di Settings → Lead sources, di bawah Your enquiry address. Flow membuatnya saat pertama kali pemilik atau admin membuka halaman tersebut.

Kirimkan pertanyaan Anda ke alamat ini: teruskan kotak masuk info@ Anda ke alamat tersebut, tambahkan ke notifikasi formulir situs web Anda, dan gunakan sebagai email notifikasi di direktori dan platform. Integrations memuat langkah-langkah penyiapan untuk masing-masing saluran.

Flow membaca setiap email yang masuk:

• Pertanyaan baru menjadi prospek dengan sumber "Email", belum ditugaskan, di tahap pertama Anda. Email dilampirkan pada prospek tersebut. Jika berasal dari formulir situs web atau platform, prospek akan menampilkan asalnya, misalnya "Avvo" atau "Website form".
• Email dari klien atau prospek yang sudah ada, atau balasan dalam percakapan yang dikenali Flow, akan diarsipkan di bawah prospek atau perkara tersebut. Prospek baru tidak akan dibuat.
• Orang yang sama menulis lagi dalam waktu 24 jam tidak akan menghasilkan prospek kedua: email diarsipkan pada prospek yang sudah ada.
• Hal lainnya akan disisihkan: email tentang pekerjaan yang sedang berjalan, email yang bukan pertanyaan, dan email yang diragukan oleh Flow.
• Spam dan email internal firma Anda yang masuk kembali melalui kotak masuk akan diabaikan.

Proses membaca email ini tidak menggunakan kredit AI. Flow membaca hingga 100 email per hari per firma. Setelah itu, email baru akan disisihkan hingga hari berikutnya.

Pemilik dan admin firma akan diberi tahu tentang setiap prospek baru, sama seperti prospek yang belum ditugaskan lainnya.

Email yang Disisihkan#

Email yang disisihkan disimpan di Email Review selama 30 hari, kemudian dihapus. Hanya pemilik dan admin yang dapat melihatnya. Masing-masing ditandai Enquiry address beserta alasan mengapa disisihkan, misalnya "Disisihkan: Flow tidak yakin ini adalah pertanyaan baru."

• Klik Create lead untuk mengubahnya menjadi prospek. Prospek akan menggunakan nama dan email klien yang ditemukan oleh Flow, jika tersedia.
• Klik Discard untuk menghapusnya.

Saat ada email yang disisihkan, pemilik dan admin melihat baris pemberitahuan di atas papan Prospek, seperti "2 email ke alamat pertanyaan Anda telah disisihkan", dengan tautan Review. Bagian Settings → Lead sources menampilkan jumlah yang sama di bawah Set aside.

Kapan Penerimaan Otomatis Dikirimkan#

Jika firma Anda telah mengaktifkan Start the client intake automatically, prospek baru dari alamat pertanyaan Anda hanya akan menerima email penerimaan (intake) jika Flow mengetahui alamat klien secara pasti:

• klien menulis ke firma Anda secara langsung, dari alamat mereka sendiri, dan Flow dapat memverifikasi pengirimnya,
• formulir situs web atau notifikasi platform mencantumkan email klien, atau
• seseorang di firma Anda meneruskan email klien secara manual, dari alamat yang mereka gunakan untuk masuk ke Flow, dan Flow dapat memverifikasi bahwa itu adalah mereka.

Jika tidak, prospek akan dibuat tanpa email penerimaan. Hal ini terjadi jika seseorang di luar firma meneruskan email tersebut, atau alamat hanya diketik di dalam isi pesan yang mereka kirimkan. Buka prospek dan klik Send intake jika Anda sudah siap. Prospek yang Anda buat dari Email Review juga tidak akan pernah menerima penerimaan otomatis.

Membuat Prospek#

1. Buka Leads di bilah sisi
2. Klik New Lead
3. Isi rincian prospek:
   • Full Name (wajib)
   • Email (opsional)
   • Phone (opsional)
   • Source: pilih dari menu drop-down
   • Practice Area (opsional)
   • Assign To: diri Anda sendiri, anggota tim, atau belum ditugaskan
   • Notes: konteks apa pun seputar pertanyaan
4. Klik Create Lead

Prospek yang Anda tambahkan secara manual tidak akan pernah menerima penerimaan otomatis. Kirimkan dari halaman prospek saat Anda membutuhkannya.

Untuk memasukkan banyak prospek sekaligus, pemilik dan admin dapat menggunakan Settings → Import data dengan file CSV atau Excel.

Tampilan#

Beralihlah antara tampilan Board dan List di bagian atas halaman. Flow akan mengingat tampilan yang terakhir Anda gunakan.

Tampilan Daftar (List)#

Daftar menampilkan prospek dalam bentuk tabel. Anda dapat:

• Mengurutkan berdasarkan triase (prioritas, default), terbaru, terlama, nama A ke Z, atau nama Z ke A
• Memfilter berdasarkan tahap, atau klik Needs attention untuk hanya melihat prospek berprioritas tinggi, belum dibaca, atau terbengkalai
• Mencari berdasarkan nama, email, atau telepon
• Mengklik prospek mana pun untuk membuka halaman rinciannya

Tampilan Papan (Board)#

Papan adalah tampilan default. Setiap kolom mewakili suatu tahap, dan Anda dapat:

• Menyeret dan melepaskan (drag and drop) prospek antar tahap
• Melihat jumlah prospek per tahap secara sekilas
• Mengidentifikasi hambatan (bottleneck) dalam alur kerja Anda dengan cepat

Setiap kartu menampilkan sinyal prospek dalam teks, labelnya, pengingat berikutnya, dan kepada siapa prospek tersebut ditugaskan.

Prospek Lama yang Belum Disentuh#

Prospek yang berusia lebih dari 30 hari yang belum disentuh oleh siapa pun dan masih berada di tahap pertama Anda akan disembunyikan. Sebuah baris di bagian atas halaman menampilkan jumlahnya, seperti "12 prospek lama yang belum disentuh disembunyikan". Klik Show untuk melihatnya, dan Hide untuk menyembunyikannya kembali.

Pemilik dan admin juga dapat melihat performa Direktori Lawzana selama 30 hari terakhir, misalnya "Direktori Lawzana, 30 hari terakhir: 8 prospek, 2 dimenangkan".

Tahap Prospek#

Tahap menentukan langkah-langkah dalam alur prospek Anda. Firma baru memulai dengan lima tahap berikut:

Templat Tahap#

Klik Apply Template di Settings → Lead Stages untuk beralih ke salah satu dari tiga templat:

• Default (5 tahap): New → Contacted → Consulted → Retained → Lost
• Extended Pipeline (7 tahap): New → Contacted → Qualified → Proposal Sent → Negotiating → Retained → Lost
• Simple (4 tahap): New → In Progress → Retained → Lost

Menandai Prospek sebagai Batal (Lost)#

Saat Anda memindahkan prospek ke tahap Lost, Flow akan menanyakan alasannya: Too expensive, Hired another lawyer, Not a case we take, Couldn't reach them, Client dropped the matter, atau Other. Anda dapat menambahkan catatan di bawah What happened? (optional), lalu klik Mark as lost. Ini berlaku baik saat Anda menyeret kartu, mengubah tahap, atau memilih Mark as lost… di menu prospek.

Header prospek kemudian akan menampilkan alasannya, misalnya "Lost: Too expensive". Memindahkan prospek keluar dari tahap Lost akan menghapus keterangan tersebut.

Apa yang Terjadi?#

Pada pertanyaan yang masuk lebih dari 2 minggu lalu tanpa hasil akhir, halaman prospek akan menanyakan What happened with this enquiry? Klik Hired (memindahkannya ke tahap Won), Lost (menanyakan alasannya), atau Still talking (menanyakan lagi dalam 30 hari). Jawaban Anda akan masuk ke Reports, yang menunjukkan saluran mana yang menghasilkan klien bagi Anda. Lihat Reports.

Halaman Rincian Prospek#

Klik pada prospek mana pun untuk membuka halamannya. Halaman ini memiliki tiga tab: Overview, Activity, dan Documents.

Header menampilkan nama prospek, tahap, bidang hukum, sumber, dan kapan prospek diterima. Dari header Anda dapat:

• mengubah tahap,
• menambahkan Note, Log call, Email, menambahkan Reminder, atau Upload dokumen,
• mengeklik Convert to matter,
• membuka Ask AI, dan Fact grid setelah prospek memiliki dokumen,
• menambahkan Tag,
• membuka menu ⋯: Edit lead details, Draft engagement letter, Mark as lost…, dan Delete lead.

Ringkasan (Overview)#

Overview menampilkan:

• Ringkasan perkara: ringkasan singkat dan fakta-fakta kunci (lihat AI pada Prospek)
• Langkah berikutnya: pengingat prospek
• Aktivitas terbaru: catatan dan panggilan telepon terkini
• Pertanyaan klien: pesan yang dikirim oleh klien
• Kontak: email dan telepon, dengan tombol WhatsApp di samping setiap nomor telepon
• Penerimaan klien: lihat Penerimaan Klien
• pemeriksaan konflik kepentingan, pihak-pihak yang terlibat, dan rincian prospek

Aktivitas (Activity)#

Tab Activity memuat riwayat lengkap prospek: catatan, panggilan telepon, pengingat, email, dan peristiwa sistem, masing-masing disertai informasi siapa yang melakukannya. Tambahkan Note, Call, Reminder, atau Email dari kotak di bagian atas. Pesan portal klien berada di sebelah kanan, tempat Anda dapat membaca dan membalasnya.

Dokumen (Documents)#

Tab Documents mencantumkan dokumen prospek dalam sebuah tabel: siapa yang menambahkannya (rekan kerja, atau klien dari halaman penerimaan), fakta-fakta kuncinya, dan apakah klien dapat melihatnya. Unggah beberapa file sekaligus (PDF, Word, atau gambar, masing-masing hingga 25 MB). Draf untuk prospek ini, seperti surat penunjukan (engagement letter), tercantum di bawahnya.

Pengingat (Reminders)#

Tambahkan pengingat ke prospek mana pun yang dapat Anda tangani: melalui Reminder di header prospek, Add reminder di kartu Next steps pada Overview, atau Reminder di tab Activity. Pilih tanggal, serta jam dan untuk siapa pengingat tersebut ditujukan (opsional). Pengingat akan ditujukan kepada advokat yang bertanggung jawab atas prospek tersebut kecuali Anda memilih orang lain.

Pengingat yang aktif ditampilkan:

• di kartu Next steps prospek, dengan opsi Done dan menu untuk menunda/snooze (besok, minggu depan, atau tanggal pilihan Anda) atau mengedit,
• di Home, di bawah Reminders: terlambat, hari ini, dan 7 hari ke depan ("Mine" secara default, atau seluruh firma),
• di halaman Calendar, di samping batas waktu (deadlines),
• di email agenda harian orang yang dituju. Pengingat yang terlewat akan tetap ada sampai seseorang menandainya selesai.

Pada hari tersebut (pada jam yang ditentukan, jika diatur), orang yang bersangkutan juga akan menerima notifikasi di aplikasi. Pengguna dengan peran Viewer dapat melihat pengingat tetapi tidak dapat menambah atau menyelesaikannya.

Prospek dari Direktori Lawzana#

Prospek yang masuk dari Direktori Lawzana (prospek yang diklaim atau pesan langsung) akan langsung diperiksa terhadap perkara Anda untuk uji konflik berdasarkan nama klien begitu tiba; hasilnya muncul di halaman prospek. Hingga seseorang di firma menambahkan catatan, panggilan, pengingat, atau email, atau memindahkan prospek ke tahap lain, headernya akan menampilkan Not contacted yet.

Prospek Direktori baru ditetapkan berdasarkan bidang hukum: setiap bidang hukum di Settings → Practice Areas dapat menentukan Who gets new Directory leads. Jika tidak diatur, prospek akan masuk ke pemilik firma.

Saat Anda atau klien Anda memberi tahu Lawzana mengenai kelanjutan pertanyaan tersebut, prospek akan menampilkan spanduk Update from Lawzana, misalnya "Klien memberi tahu Lawzana bahwa mereka telah menunjuk Anda. Tandai prospek ini sebagai dimenangkan (won)?" Klik Mark as won, Mark as lost…, atau Dismiss. Tidak ada yang berpindah secara otomatis.

Penerimaan Klien (Client Intake)#

Penerimaan klien mengumpulkan rincian perkara dan dokumen prospek sebelum panggilan pertama Anda. Klien menerima satu email berisi tautan ke halaman penerimaan privat. Di sana mereka menjawab pertanyaan Anda, mengunggah dokumen, menekan I'm ready to talk atau memesan jadwal pertemuan, dan mengirim pesan kepada Anda.

Mengirimkan Penerimaan#

1. Buka prospek. Kartu Client intake berada di Overview
2. Di bawah Who follows up?, pilih:
   • The AI assistant (disarankan): asisten akan meminta kelengkapan yang kurang kepada klien melalui email, hingga 3 putaran, dan meneruskannya kembali kepada Anda untuk urusan honorarium atau hal mendesak lainnya
   • You: hanya tautan yang dikirim, dan Anda melakukan tindak lanjut sendiri
3. Klik Send intake to beserta nama klien

Klien harus memiliki alamat email pada data prospek. Hanya pemilik, admin, dan advokat penanggung jawab prospek yang dapat mengirimkan penerimaan. Memulai asisten AI menggunakan 1 kredit AI; hanya mengirimkan tautan tidak menggunakan kredit.

Kartu kemudian akan menampilkan status penerimaan: tautan terkirim, kuesioner terjawab, dokumen tersimpan, dan siap berbicara. Kartu juga menyebutkan siapa yang menindaklanjuti: asisten AI, atau Anda jika hanya tautan yang dikirim (dikirim oleh rekan kerja atau secara otomatis). Gunakan See answers, Copy link, Send again, View emails, atau Stop assistant sesuai kebutuhan.

Jika hanya tautan yang dikirim dan klien belum menjawab, klik Let the AI follow up. Asisten akan mengirim email kepada klien berisi tautan yang sama dan meminta apa yang kurang. Tindakan ini menggunakan 1 kredit AI, sama seperti Send intake dengan asisten.

Penerimaan Otomatis#

Pemilik dan admin dapat mengaktifkan Start the client intake automatically di Settings → Lead sources (juga di Settings → Lead Stages). Prospek baru yang memiliki alamat email akan menerima email penerimaan dalam hitungan menit, dari alamat advokat penanggung jawab (alamat pemilik firma jika belum ada yang ditugaskan). Ini mencakup prospek dari profil Lawzana, formulir situs web, halaman kontak, halaman pemesanan, dan alamat pertanyaan Anda, serta prospek Zapier yang dikirim sebagai pertanyaan baru.

• Email otomatis hanya berisi tautan penerimaan. Asisten AI hanya dimulai saat seseorang mengeklik Send intake atau, pada kartu Client intake prospek, memilih Let the AI follow up.
• Proses ini tidak menggunakan kredit AI, dan advokat tidak memerlukan konfigurasi email khusus.
• Prospek yang Anda tambahkan sendiri secara manual, prospek impor, dan prospek yang diarsipkan dari Email Review tidak akan pernah menerimanya.
• Tidak lebih dari 20 prospek baru per hari yang dihubungi secara otomatis.
• Klien yang sudah memiliki proses penerimaan yang sedang berjalan tidak akan dikirimi email lagi.
• Pesan yang memerlukan penanganan manusia segera, seperti perkara mendesak atau pertanyaan mengenai honorarium, tidak akan menerima email otomatis. Sebagai gantinya, anggota tim yang menangani prospek tersebut akan menerima peringatan prioritas tinggi.

Kartu di Pengaturan menampilkan kinerja penerimaan selama 30 hari terakhir: berapa banyak klien yang menerimanya, berapa banyak yang menjawab, dan berapa banyak yang siap berbicara.

Ketika Klien Tidak Menjawab#

Jika klien belum menyentuh formulir penerimaan setelah sekitar 48 jam, Flow akan mengirimkan satu pengingat dari advokat yang sama. Jika mereka masih belum membalas 3 hari kemudian, dan belum ada anggota firma yang berhasil menghubungi mereka, advokat akan menerima notifikasi dan email berisi nomor telepon serta email klien agar dapat meneleponnya. Nonaktifkan fitur ini melalui Client didn't answer the intake di Settings → Notifications.

Pertanyaan Penerimaan Anda#

Pemilik dan admin menentukan pertanyaan di Settings → Intake questions, satu set per bidang hukum ditambah satu set untuk prospek tanpa bidang hukum. Setiap set dimulai dari pertanyaan standar Lawzana. Klik Customize untuk mengubahnya, Preview as client untuk melihat tampilannya, dan Restore Lawzana's questions untuk mengembalikannya ke awal. Tandai pertanyaan sebagai Checked for conflicts untuk memeriksa nama-nama yang terkumpul terhadap perkara yang ada di firma Anda.

AI pada Prospek#

Dokumen dan Fakta Kunci#

Dokumen pada prospek mendapatkan ekstraksi fakta kunci yang sama (tanggal, nama dan para pihak, klaim/tuntutan, lokasi, jumlah uang, masing-masing disertai sumbernya) seperti halnya dokumen perkara.

• Dokumen yang diunggah tim Anda akan dibaca secara otomatis.
• Dokumen yang dikirimkan calon klien melalui halaman penerimaan akan dibaca setelah proses penerimaan mereka selesai.
• Lencana pada setiap dokumen di tab Documents prospek akan membuka rincian faktanya.

Foto dan hasil pemindaian (JPEG, PNG, WebP) juga dapat dibaca; format HEIC tidak didukung. Kredit AI yang digunakan: 2 kredit per dokumen.

Kisi Fakta (Fact Grid)#

Klik Fact grid di header prospek untuk melihat semua dokumen prospek dalam satu tabel, lengkap dengan tanggal, nama, tuntutan, tempat, dan jumlah nominalnya. Ini adalah kisi yang sama dengan yang ada pada perkara. Dokumen yang belum memiliki fakta dapat dibaca dari sana, selama kuota kredit Anda mencukupi. Kolom kustom hanya tersedia untuk perkara.

Ringkasan Perkara (Case Summary)#

Case summary pada tab Overview prospek adalah ringkasan singkat ditambah fakta-fakta kunci yang diambil dari pertanyaan klien, jawaban penerimaan, dan dokumen. Setiap fakta mencantumkan sumbernya, seperti "Lease.pdf · Halaman 3" atau "Jawaban penerimaan · Apa yang terjadi?". Klik jenis fakta, atau Open key facts, untuk melihat semuanya.

Ringkasan ini dibuat secara otomatis setelah proses penerimaan selesai dan kembali diperbarui saat pembacaan dokumen selesai. Anda juga dapat mengeklik Generate brief atau Regenerate kapan saja. Ringkasan ditulis dalam bahasa yang digunakan oleh penerima tugas prospek (jika tidak ada, bahasa pemilik firma; jika tidak ada, bahasa Inggris); fakta tetap disajikan dalam bahasa aslinya saat ditulis.

Kredit AI yang digunakan: 1 kredit per ringkasan

Batasan pada AI Otomatis#

Untuk menjaga penggunaan kredit, Lawzana Flow menjalankan AI pada prospek secara otomatis untuk maksimal 5 dokumen dan 3 ringkasan per prospek. AI tidak akan pernah berjalan secara mandiri untuk prospek yang berstatus batal (lost), telah dikonversi, atau prospek dengan konflik kepentingan yang terkonfirmasi, serta tidak akan menggunakan 20% sisa terakhir dari kredit AI bulanan Anda. Pembuatan berdasarkan permintaan (on demand) selalu tersedia, kecuali bagi pengguna Viewer yang hanya memiliki hak baca.

Pemilik dan admin dapat menonaktifkan AI prospek otomatis di Settings → Subscription → Lead AI (Run lead AI automatically). Saat dimatikan, dokumen hanya akan dibaca dan ringkasan hanya akan dibuat jika diminta secara manual.

Tanya AI (Ask AI)#

Klik Ask AI di header prospek untuk berdiskusi seputar prospek tersebut. Fitur ini menjawab berdasarkan jawaban penerimaan, pra-penyaringan AI, catatan, email, pesan portal, dan 10 dokumen terbaru, serta menampilkan sumber rujukannya dalam bentuk chip. Riwayat obrolan Anda disimpan pada prospek tersebut, dan hanya Anda yang dapat melihatnya. Tombol Clear akan menghapus riwayat Anda sendiri. Pengguna Viewer tidak dapat mengajukan pertanyaan.

Kredit AI yang digunakan: 2 kredit per pesan

Mengonversi Prospek Menjadi Perkara#

Ketika prospek resmi menjadi klien:

1. Buka halaman rincian prospek
2. Klik Convert to matter
3. Tentukan Matter Title, dan secara opsional pilih bidang hukum, jenis perkara, serta penanggung jawabnya
4. Klik Create Matter. Informasi kontak prospek akan dipindahkan ke perkara baru
5. Prospek akan ditandai sebagai "Retained"

Prospek dalam tahap Lost tidak dapat dikonversi. Jika Flow menemukan konflik kepentingan yang terkonfirmasi, Anda tetap dapat mengonversinya setelah menuliskan alasannya, yang akan dicatat pada linimasa prospek.

Hasil kerja AI Anda akan ikut disertakan:

• Fakta kunci dokumen dipindahkan tanpa biaya tambahan. Dokumen yang masih dalam proses pembacaan akan diselesaikan di dalam perkara.
• Dokumen diindeks untuk Pencarian Mendalam (Deep Search) satu kali.
• Ringkasan perkara menjadi catatan pada perkara, sehingga fitur Ask AI pada perkara dapat mengenalinya.
• Obrolan Ask AI pada prospek tetap tersimpan di prospek tersebut.

Tinjauan playbook hanya berfungsi pada perkara. Setelah konversi, ringkasan perkara akan menautkan ke Open the Fact Grid dan Review documents with a playbook pada perkara. Header prospek kemudian akan menampilkan perkara tujuan konversinya, disertai tombol Open matter; pekerjaan baru selanjutnya dilakukan di dalam perkara.

Notifikasi#

Saat prospek baru masuk melalui widget situs web, API, halaman kontak, alamat pertanyaan, Zapier, atau Direktori Lawzana, orang yang ditugaskan akan diberi tahu (di aplikasi dan melalui email). Prospek yang belum ditugaskan akan memberi tahu pemilik dan admin firma. Saat klien menjadwalkan pertemuan, advokat yang dipilih akan menerima notifikasi janji temu. Prospek yang membuka koneksi Direktori baru, beserta prospek riwayat yang diimpor bersamanya, tidak mengirimkan notifikasi.

Anda juga akan diberi tahu saat klien menyelesaikan penerimaan, menekan I'm ready to talk, atau tidak menjawab penerimaan.

Email agenda harian Anda (dikirim sekitar pukul 07.00 di zona waktu Anda pada hari kerja) menempatkan prospek Direktori Lawzana dari 24 jam terakhir di bagian paling atas ("Hubungi Maria hari ini"), diikuti oleh pengingat yang jatuh tempo hari ini atau terlewat, batas waktu, dan prospek yang masih menunggu balasan. Centang Also send it on weekends untuk menerimanya setiap hari.

Konfigurasikan preferensi notifikasi, termasuk email agenda harian, di Settings → Notifications.