Isi video ini
- Situs web, halaman kontak, Lawzana Directory: setiap permintaan konsultasi masuk ke sini.
- Ploy menerima notifikasi dari saluran mana pun.
- Dua menit kemudian, asisten penerimaan klien membalas dengan tautan aman.
- Saat makan siang, Lukas menjawab pertanyaan tentang properti.
- Ia mengunggah empat dokumen. Tanpa akun, tanpa aplikasi.
- Lalu ia memberi tahu Ploy bahwa ia siap berbicara.
- Keesokan paginya, permintaan konsultasi sudah berlanjut dengan sendirinya.
- Flow memeriksa potensi konflik kepentingan yang melibatkan dia dan pengembang.
- AI telah membaca keempat dokumen: ringkasan dan fakta utama.
- Tanyakan apa yang perlu diperjelas saat panggilan. Setiap poin mencantumkan halaman rujukannya.
- Setelah panggilan, Ploy mencatatnya dalam satu baris.
- Surat dibuat dari templat properti firma hukum, dengan data klien, perkara, dan honorarium yang sudah terisi.
- Saat Lukas setuju, satu klik mengubah permintaan konsultasi menjadi perkara.
- Data diri, dokumen, dan fakta utamanya sudah ada di dalamnya.
Manajemen Prospek
Prospek mewakili calon klien yang telah menyatakan minat terhadap layanan Anda. Lawzana Flow membantu Anda memantau mereka mulai dari kontak pertama hingga konversi menjadi suatu perkara.
Sumber Prospek#
Prospek dapat masuk ke pipeline Anda dari berbagai saluran:
| Sumber | Deskripsi |
|---|---|
| Lawzana | Prospek yang Anda klaim dan pesan yang dikirim ke profil Lawzana Directory Anda |
| Website | Kiriman dari widget situs web atau API |
| Contact page | Pesan yang dikirim dari halaman kontak Flow Anda |
| Booking | Klien baru yang menjadwalkan pertemuan di halaman pemesanan Anda |
| Email yang diteruskan yang Anda ubah menjadi prospek dari Peninjauan Email | |
| Zapier | Prospek yang dikirim melalui kunci API Zapier Anda |
| Manual | Dimasukkan secara manual oleh tim Anda |
| Referral | Rujukan dari klien atau kontak yang sudah ada |
| Bar Association | Rujukan dari asosiasi advokat atau hukum |
| Social Media | Pertanyaan melalui saluran media sosial |
| Networking | Kontak dari acara networking |
| Other | Sumber lainnya |
Lihat Integrasi untuk menyiapkan setiap saluran.
Membuat Prospek#
- Buka Prospek di bilah sisi
- Klik Prospek Baru
- Isi rincian prospek:
- Nama Lengkap (wajib)
- Email (opsional)
- Telepon (opsional)
- Sumber — pilih dari menu drop-down
- Bidang Praktik (opsional)
- Tugaskan Kepada — diri Anda sendiri, anggota tim, atau belum ditugaskan
- Catatan — konteks apa pun mengenai pertanyaan tersebut
- Klik Buat Prospek
Tampilan#
Beralih antara Papan dan Daftar di bagian atas halaman. Flow akan mengingat tampilan yang terakhir Anda gunakan.
Tampilan Daftar#
Daftar menampilkan prospek dalam bentuk tabel. Anda dapat:
- Mengurutkan berdasarkan triase (prioritas, default), terbaru, terlama, nama A–Z, atau nama Z–A
- Memfilter berdasarkan tahapan, atau klik Perlu perhatian untuk melihat hanya prospek berprioritas tinggi, belum dibaca, atau yang sudah lama tidak aktif
- Mencari berdasarkan nama, email, atau telepon
- Mengklik prospek mana pun untuk membuka halaman rinciannya
Tampilan Papan#
Papan adalah tampilan default. Setiap kolom mewakili suatu tahapan, dan Anda dapat:
- Menyeret dan melepaskan (drag and drop) prospek antar-tahapan
- Melihat jumlah prospek per tahapan secara sekilas
- Mengidentifikasi hambatan (bottleneck) dalam pipeline Anda dengan cepat
Tahapan Prospek#
Tahapan menentukan langkah-langkah dalam pipeline prospek Anda. Firma baru memulai dengan lima tahapan berikut:
| Tahapan | Deskripsi |
|---|---|
| Baru | Prospek yang baru diterima (tempat prospek baru dimulai) |
| Dihubungi | Komunikasi awal telah dilakukan |
| Dikonsultasikan | Konsultasi telah selesai |
| Dipertahankan | Prospek menjadi klien (tahapan "Dimenangkan") |
| Hilang | Prospek tidak berlanjut (tahapan "Kalah") |
Templat Tahapan#
Klik Terapkan Templat di Pengaturan → Tahapan Prospek untuk beralih ke salah satu dari tiga templat:
- Default (5 tahapan): Baru → Dihubungi → Dikonsultasikan → Dipertahankan → Hilang
- Pipeline Diperluas (7 tahapan): Baru → Dihubungi → Berkualifikasi → Proposal Terkirim → Bernegosiasi → Dipertahankan → Hilang
- Sederhana (4 tahapan): Baru → Sedang Berjalan → Dipertahankan → Hilang
Halaman Rincian Prospek#
Klik pada prospek mana pun untuk melihat halaman rinciannya. Halaman ini memiliki tiga tab, Ikhtisar, Linimasa, dan Dokumen, serta menampilkan:
- Informasi kontak — Nama, email, telepon, pesan
- Sumber prospek — Disertai ikon yang menunjukkan salurannya
- Tanggal dibuat — Ditampilkan sebagai waktu relatif (misalnya, "3 hari yang lalu")
- Tahapan — Posisi pipeline saat ini
- Anggota tim yang ditugaskan
- Linimasa aktivitas — Catatan, panggilan, email, dan pengingat
Menambahkan Aktivitas#
Pada tab Linimasa, Anda dapat:
- Tambah Catatan tentang percakapan
- Catat panggilan
- Tulis Email ke prospek, atau balas email
- Tambah pengingat (lihat di bawah)
Pengingat#
Tambahkan pengingat ke prospek mana pun yang dapat Anda kerjakan: dari menu ⋯ di bagian atas prospek, kotak Pengingat di Ikhtisar, atau Tambah pengingat di samping kotak catatan pada Linimasa. Pilih hari, dan secara opsional waktu serta untuk siapa pengingat tersebut ditujukan. Pengingat ini ditujukan untuk advokat penanggung jawab prospek tersebut kecuali Anda memilih orang lain.
Pengingat yang terbuka akan muncul:
- di kotak Pengingat pada prospek, dengan opsi Selesai dan menu untuk menunda (besok, minggu depan, atau tanggal yang Anda pilih) atau mengedit,
- di Beranda, di bawah Pengingat: terlambat, hari ini, dan 7 hari ke depan ("Milik Saya" secara default, atau seluruh firma),
- di halaman Kalender, di samping tenggat waktu,
- di email agenda harian orang yang dituju. Pengingat yang terlewat akan tetap ada di sana sampai seseorang menandainya selesai.
Pada hari tersebut (pada waktu yang ditentukan, jika Anda mengaturnya) orang yang bersangkutan juga akan mendapatkan notifikasi di dalam aplikasi. Pengguna dengan peran Viewer dapat melihat pengingat tetapi tidak dapat menambah atau menyelesaikannya.
Prospek dari Lawzana Directory#
Prospek yang masuk dari Lawzana Directory (prospek yang diklaim atau pesan langsung) akan langsung diperiksa terhadap perkara Anda untuk potensi konflik berdasarkan nama klien begitu prospek tiba; hasilnya muncul di halaman prospek. Hingga seseorang di firma menindaklanjutinya, halaman prospek akan menampilkan tiga langkah awal: Catat panggilan Anda, Tambah pengingat, dan Konversikan ke perkara.
AI pada Prospek#
Dokumen dan Fakta Kunci#
Dokumen pada prospek mendapatkan fakta kunci yang sama (tanggal, nama dan pihak, tuntutan/klaim, lokasi, nominal, masing-masing beserta sumbernya) seperti halnya dokumen perkara.
- Dokumen yang diunggah tim Anda akan dibaca secara otomatis.
- Dokumen yang dikirim calon klien melalui portal akan dibaca setelah proses intake mereka selesai.
- Lencana pada setiap dokumen di tab Dokumen prospek akan membuka fakta-faktanya.
Foto dan hasil pemindaian (JPEG, PNG, WebP) juga dapat dibaca; HEIC tidak didukung. Kredit AI yang digunakan: 1 kredit per dokumen.
AI Brief#
AI brief di Ikhtisar prospek adalah ringkasan singkat beserta fakta-fakta kunci yang diambil dari jawaban intake dan dokumen. Setiap fakta mencantumkan sumbernya, seperti "Sewa.pdf · Halaman 3" atau "Jawaban intake · Apa yang terjadi?".
Ringkasan ini disusun secara otomatis setelah intake selesai dan diperbarui kembali ketika dokumen selesai dibaca. Anda juga dapat mengklik Buat brief atau Buat ulang kapan saja. Ringkasan ditulis dalam bahasa dari penerima tugas prospek (jika tidak ada, bahasa pemilik firma; jika tidak ada, bahasa Inggris); fakta-fakta tetap disajikan dalam bahasa aslinya saat ditulis.
Kredit AI yang digunakan: 1 kredit per brief
Batasan AI Otomatis#
Untuk mengendalikan penggunaan kredit, Lawzana Flow menjalankan AI pada prospek secara otomatis paling banyak untuk 5 dokumen dan 3 brief per prospek. Sistem tidak akan pernah menjalankannya untuk prospek yang hilang, telah dikonversi, atau prospek dengan konflik yang terkonfirmasi, dan sistem tidak akan pernah menggunakan 20% sisa kredit AI bulanan Anda. Pembuatan berdasarkan permintaan (on demand) selalu tersedia, kecuali bagi Viewer yang hanya dapat membaca.
Pemilik dan admin dapat menonaktifkan AI prospek otomatis di Pengaturan → Langganan → AI Prospek (Jalankan AI prospek secara otomatis). Saat dinonaktifkan, dokumen hanya akan dibaca dan brief hanya akan disusun jika diminta oleh pengguna.
Tanya AI#
Klik Tanya AI di header prospek untuk melakukan percakapan mengenai prospek tersebut. AI menjawab berdasarkan jawaban intake, pra-skrining AI, catatan, email, pesan portal, dan 10 dokumen terbaru, serta menampilkan sumbernya dalam bentuk chip. Riwayat percakapan disimpan pada prospek dan dibagikan kepada tim Anda. Viewer dapat membaca riwayat tersebut tetapi tidak dapat mengajukan pertanyaan.
Kredit AI yang digunakan: 2 kredit per pesan
Mengonversi Prospek Menjadi Perkara#
Ketika prospek menjadi klien:
- Buka halaman rincian prospek
- Klik Konversi
- Tentukan Judul Perkara, dan secara opsional bidang praktik, jenis perkara, serta kepada siapa perkara ditugaskan
- Klik Buat Perkara. Informasi kontak prospek akan dialihkan ke perkara baru
- Prospek ditandai sebagai "Dipertahankan"
Prospek dalam tahapan Hilang tidak dapat dikonversi. Jika Flow menemukan konflik yang terkonfirmasi, Anda masih dapat mengonversinya setelah menuliskan alasan, yang akan dicatat di linimasa prospek.
Pekerjaan AI Anda akan ikut disertakan:
- Fakta kunci dokumen dipindahkan tanpa biaya tambahan. Dokumen yang masih dalam proses pembacaan akan diselesaikan ke dalam perkara.
- Dokumen diindeks untuk Deep Search satu kali.
- AI brief menjadi catatan pada perkara, sehingga fitur Tanya AI pada perkara dapat mengetahuinya.
- Percakapan Tanya AI pada prospek tetap berada di prospek tersebut.
Fact Grid dan peninjauan playbook hanya berfungsi pada perkara; setelah konversi, kartu brief akan menautkan ke fitur-fitur tersebut.
Notifikasi#
Ketika prospek baru masuk melalui widget situs web, API, halaman kontak Anda, Zapier, atau Lawzana Directory, orang yang ditugaskan akan diberi tahu (di dalam aplikasi dan melalui email). Prospek yang belum ditugaskan akan mengirimkan notifikasi kepada pemilik dan admin firma. Ketika seorang klien menjadwalkan pertemuan, advokat yang dipilih akan menerima notifikasi janji temu sebagai gantinya. Prospek yang membuka koneksi Directory baru, beserta prospek riwayat yang diimpor bersamanya, tidak mengirimkan notifikasi, sehingga penyambungan koneksi tidak akan membanjiri kotak masuk Anda.
Email agenda harian Anda (dikirim pukul 07.00 di zona waktu Anda) menempatkan prospek Lawzana Directory dari 24 jam terakhir di bagian paling atas ("Hubungi Maria hari ini"), diikuti oleh pengingat yang jatuh tempo hari ini atau yang terlewat, tenggat waktu, dan prospek yang masih menunggu balasan.
Konfigurasikan preferensi notifikasi, termasuk email agenda harian, di Pengaturan → Notifikasi.