লিড ব্যবস্থাপনা

লিড বলতে এমন সম্ভাব্য ক্লায়েন্টদের বোঝায় যারা আপনার সেবার প্রতি আগ্রহ প্রকাশ করেছেন। প্রথম যোগাযোগ থেকে শুরু করে একটি আইনি বিষয়ে রূপান্তর করা পর্যন্ত Lawzana Flow আপনাকে তাদের ট্র্যাক করতে সাহায্য করে।

লিডের উৎসসমূহ#

লিড আপনার পাইপলাইনে একাধিক চ্যানেল থেকে আসতে পারে:

প্রতিটি চ্যানেল সেট আপ করতে Integrations দেখুন।

একটি লিড তৈরি করা#

১. সাইডবার থেকে Leads-এ যান ২. New Lead-এ ক্লিক করুন ৩. লিডের বিবরণ পূরণ করুন:

• Full Name (আবশ্যক)
• Email (ঐচ্ছিক)
• Phone (ঐচ্ছিক)
• Source — ড্রপডাউন থেকে নির্বাচন করুন
• Practice Area (ঐচ্ছিক)
• Assign To — আপনি নিজে, টিমের কোনো সদস্য, বা নির্ধারিত নয় (unassigned)
• Notes — অনুসন্ধান সম্পর্কিত যেকোনো প্রাসঙ্গিক তথ্য ৪. Create Lead-এ ক্লিক করুন

ভিউসমূহ#

পৃষ্ঠার শীর্ষে Board এবং List-এর মধ্যে পরিবর্তন করতে পারবেন। Flow আপনার সর্বশেষ ব্যবহৃত ভিউটি মনে রাখে।

List View#

তালিকায় লিডগুলো একটি টেবিল আকারে প্রদর্শিত হয়। আপনি যা যা করতে পারেন:

• ট্রায়াজ (অগ্রাধিকার, ডিফল্ট হিসেবে), নতুন, পুরোনো, নাম A–Z বা নাম Z–A অনুযায়ী সাজাতে (Sort) পারেন
• পর্যায় অনুযায়ী ফিল্টার (Filter) করতে পারেন, অথবা শুধুমাত্র উচ্চ-অগ্রাধিকারপ্রাপ্ত, না পড়া বা নিষ্ক্রিয় লিড দেখতে Needs attention-এ ক্লিক করতে পারেন
• নাম, ইমেইল বা ফোন নম্বর দিয়ে অনুসন্ধান (Search) করতে পারেন
• বিস্তারিত পৃষ্ঠা খুলতে যেকোনো লিডের ওপর ক্লিক করুন

Board View#

বোর্ড হলো ডিফল্ট ভিউ। প্রতিটি কলাম একটি পর্যায় নির্দেশ করে এবং আপনি:

• পর্যায়গুলোর মধ্যে লিডগুলোকে ড্র্যাগ অ্যান্ড ড্রপ (Drag and drop) করতে পারেন
• এক নজরে প্রতিটি পর্যায়ের লিড সংখ্যা দেখতে পারেন
• আপনার পাইপলাইনের বিলম্ব বা বাধাগুলো দ্রুত শনাক্ত করতে পারেন

লিডের পর্যায়সমূহ#

পর্যায়গুলো আপনার লিড পাইপলাইনের ধাপগুলো নির্ধারণ করে। নতুন ফার্মগুলোর ক্ষেত্রে এই পাঁচটি পর্যায় দিয়ে শুরু হয়:

পর্যায় টেমপ্লেট#

তিনটি টেমপ্লেটের যেকোনো একটিতে পরিবর্তন করতে Settings → Lead Stages-এ গিয়ে Apply Template-এ ক্লিক করুন:

• Default (৫টি পর্যায়): New → Contacted → Consulted → Retained → Lost
• Extended Pipeline (৭টি পর্যায়): New → Contacted → Qualified → Proposal Sent → Negotiating → Retained → Lost
• Simple (৪টি পর্যায়): New → In Progress → Retained → Lost

লিডের বিস্তারিত পৃষ্ঠা#

বিস্তারিত পৃষ্ঠা দেখতে যেকোনো লিডের ওপর ক্লিক করুন। এতে তিনটি ট্যাব রয়েছে: Overview, Timeline এবং Documents, এবং এখানে প্রদর্শিত হয়:

• যোগাযোগের তথ্য — নাম, ইমেইল, ফোন নম্বর, বার্তা
• লিডের উৎস — চ্যানেল নির্দেশক একটি আইকনসহ
• তৈরির তারিখ — আপেক্ষিক সময় হিসেবে প্রদর্শিত (যেমন, "3 days ago")
• পর্যায় — পাইপলাইনের বর্তমান অবস্থান
• নিয়োজিত দলের সদস্য
• কার্যক্রমের টাইমলাইন — নোট, কল, ইমেইল এবং রিমাইন্ডার

কার্যক্রম যোগ করা#

Timeline ট্যাবে আপনি যা যা করতে পারেন:

• কথোপকথন সম্পর্কে নোট যোগ করুন (Add Note)
• কল লগ করুন (Log call)
• লিডকে ইমেইল লিখুন (Compose Email), অথবা কোনো ইমেইলের উত্তর দিন
• রিমাইন্ডার যোগ করুন (Add reminder) (নিচে দেখুন)

রিমাইন্ডারসমূহ#

যেসব লিডে আপনার কাজ করার অনুমতি আছে, সেগুলোতে রিমাইন্ডার যোগ করুন: লিডের শীর্ষের ⋯ মেনু থেকে, Overview-এর Reminders বক্স থেকে, অথবা Timeline-এর নোট বক্সের পাশে থাকা Add reminder থেকে। একটি দিন বেছে নিন এবং ঐচ্ছিকভাবে একটি সময় ও এটি কার জন্য তা নির্ধারণ করুন। আপনি অন্য কাউকে বেছে না নিলে এটি লিডের দায়িত্বপ্রাপ্ত আইনজীবীর জন্য নির্ধারিত হবে।

সক্রিয় রিমাইন্ডারগুলো প্রদর্শিত হয়:

• লিডের Reminders বক্সে, যেখানে Done এবং স্নুজ (আগামীকাল, পরবর্তী সপ্তাহে বা আপনার পছন্দসই তারিখে) বা সম্পাদনা করার মেনু থাকে,
• Home-এ, Reminders-এর অধীনে: বকেয়া, আজকের এবং পরবর্তী ৭ দিনের রিমাইন্ডার (ডিফল্টভাবে "Mine", অথবা পুরো ফার্মের),
• Calendar পৃষ্ঠায়, ডেডলাইনের পাশে,
• যার জন্য নির্ধারিত, তার দৈনিক কার্যসূচি (daily agenda) ইমেইলে। কোনো মিস হওয়া রিমাইন্ডার যতক্ষণ না কেউ সম্পন্ন হিসেবে চিহ্নিত করছে, ততক্ষণ সেখানে থাকে।

নির্ধারিত দিনে (সময় সেট করা থাকলে সেই নির্দিষ্ট সময়ে) সংশ্লিষ্ট ব্যক্তি অ্যাপেও একটি নোটিফিকেশন পাবেন। ভিউয়াররা রিমাইন্ডার দেখতে পারেন কিন্তু যোগ বা সম্পন্ন করতে পারেন না।

Lawzana Directory থেকে আসা লিডসমূহ#

Lawzana Directory থেকে কোনো লিড আসলে (একটি ক্লেইম করা লিড বা সরাসরি বার্তা), তা আসার সাথে সাথেই ক্লায়েন্টের নাম দিয়ে আপনার বিদ্যমান বিষয়গুলোর সাথে কোনো স্বার্থের সংঘাত (conflict) আছে কিনা তা যাচাই করা হয়; ফলাফলটি লিড পৃষ্ঠায় দেখা যায়। ফার্মের কেউ এতে পদক্ষেপ না নেওয়া পর্যন্ত, লিড পৃষ্ঠায় তিনটি প্রাথমিক ধাপ দেখায়: Log your call, Add a reminder এবং Convert to matter।

একটি লিডে AI-এর ব্যবহার#

ডকুমেন্টস এবং মূল তথ্যসমূহ#

লিডের ডকুমেন্টগুলো থেকেও মূল তথ্য (তারিখ, নাম ও পক্ষসমূহ, দাবি, স্থান, অর্থ পরিমাণ—প্রতিটির উৎসসহ) বের করা হয়, ঠিক যেমনটা ম্যাটারের ডকুমেন্টে করা হয়।

• আপনার টিমের আপলোড করা ডকুমেন্টগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে পড়া হয়।
• ক্লায়েন্ট পোর্টালের মাধ্যমে যে ডকুমেন্টগুলো পাঠান, তাদের ইনটেক প্রক্রিয়া সম্পন্ন হলে সেগুলো পড়া হয়।
• লিডের Documents ট্যাবে প্রতিটি ডকুমেন্টের ওপর থাকা একটি ব্যাজ ক্লিক করে এর তথ্যগুলো দেখা যায়।

ছবি এবং স্ক্যান করা ফাইলও (JPEG, PNG, WebP) পড়া যায়; HEIC সমর্থিত নয়। ব্যবহৃত AI ক্রেডিট: প্রতি ডকুমেন্টে ২টি ক্রেডিট।

AI ব্রিফ#

লিডের Overview-তে থাকা AI brief হলো একটি সংক্ষিপ্ত সারসংক্ষেপ এবং ইনটেকের উত্তর ও ডকুমেন্টগুলো থেকে নেওয়া মূল তথ্যসমূহ। প্রতিটি তথ্যের সাথে তার উৎস উল্লেখ থাকে, যেমন "Lease.pdf · Page 3" বা "Intake answers · What happened?"।

ইনটেক সম্পন্ন হলে এবং ডকুমেন্ট পড়ার কাজ শেষ হলে এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি হয়। আপনি যেকোনো সময় Generate brief বা Regenerate-এ ক্লিক করতে পারেন। সারসংক্ষেপটি লিডের দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির ভাষায় লেখা হয় (অন্যথায় ফার্মের মালিকের ভাষায়, অন্যথায় ইংরেজিতে); মূল তথ্যগুলো যেভাবে লেখা হয়েছিল সেই ভাষাতেই থাকে।

ব্যবহৃত AI ক্রেডিট: প্রতি ব্রিফে ১টি ক্রেডিট

স্বয়ংক্রিয় AI ব্যবহারের সীমাবদ্ধতা#

ক্রেডিট নিয়ন্ত্রণে রাখতে, Lawzana Flow একটি লিডে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সর্বোচ্চ ৫টি ডকুমেন্ট এবং ৩টি ব্রিফের জন্য AI পরিচালনা করে। এটি বাতিল হওয়া বা রূপান্তরিত লিড অথবা নিশ্চিত সংঘাত (conflict) থাকা লিডের ক্ষেত্রে কখনই স্বয়ংক্রিয়ভাবে কাজ করে না, এবং এটি আপনার মাসিক AI ক্রেডিটের শেষ ২০% কখনই ব্যবহার করে না। চাহিদা অনুযায়ী তৈরি করার সুবিধা সবসময় উপলব্ধ থাকে, কেবল ভিউয়ার ব্যতীত, যারা শুধু পড়তে পারেন।

মালিক এবং অ্যাডমিনরা Settings → Subscription → Lead AI (Run lead AI automatically) থেকে স্বয়ংক্রিয় লিড AI বন্ধ করতে পারেন। এটি বন্ধ থাকলে, কেউ নির্দেশ দিলেই কেবল ডকুমেন্ট পড়া হবে এবং ব্রিফ তৈরি করা হবে।

Ask AI#

লিড সম্পর্কে চ্যাট করতে লিডের হেডারে থাকা Ask AI-তে ক্লিক করুন। এটি ইনটেকের উত্তর, AI প্রি-স্ক্রিনিং, নোট, ইমেইল, পোর্টালের বার্তা এবং সাম্প্রতিক ১০টি ডকুমেন্ট থেকে উত্তর দেয় এবং এর উৎসগুলো চিপ আকারে দেখায়। এই কথোপকথনের ইতিহাস লিডে সংরক্ষিত থাকে এবং আপনার দলের সাথে শেয়ার করা হয়। ভিউয়াররা ইতিহাস পড়তে পারেন কিন্তু প্রশ্ন করতে পারেন না।

ব্যবহৃত AI ক্রেডিট: প্রতি বার্তায় ২টি ক্রেডিট

একটি লিডকে বিষয়ে (Matter) রূপান্তর করা#

যখন কোনো লিড ক্লায়েন্টে পরিণত হয়:

১. লিডের বিস্তারিত পৃষ্ঠাটি খুলুন ২. Convert-এ ক্লিক করুন ৩. একটি Matter Title নির্ধারণ করুন, এবং ঐচ্ছিকভাবে প্র্যাকটিস এরিয়া, ম্যাটারের ধরন এবং এটি কার ওপর অর্পণ করা হবে তা উল্লেখ করুন ৪. Create Matter-এ ক্লিক করুন। লিডের যোগাযোগের তথ্য নতুন বিষয়ে স্থানান্তরিত হবে ৫. লিডটি "Retained" হিসেবে চিহ্নিত হবে

Lost পর্যায়ে থাকা লিডগুলো রূপান্তর করা যায় না। Flow যদি কোনো নিশ্চিত সংঘাত খুঁজে পায়, তবুও আপনি একটি কারণ লিখে রূপান্তর করতে পারেন, যা লিডের টাইমলাইনে সংরক্ষিত থাকবে।

আপনার AI-এর কাজগুলোও সাথে স্থানান্তরিত হয়:

• ডকুমেন্টের মূল তথ্যগুলো কোনো অতিরিক্ত চার্জ ছাড়াই স্থানান্তরিত হয়। কোনো ডকুমেন্টের পড়ার কাজ চলমান থাকলে তা ম্যাটারে এসে শেষ হয়।
• Deep Search-এর জন্য ডকুমেন্টগুলো একবার ইনডেক্স করা হয়।
• AI ব্রিফটি বিষয়ের একটি নোট হিসেবে যুক্ত হয়, যাতে বিষয়ের Ask AI এটি সম্পর্কে জানতে পারে।
• লিডের Ask AI চ্যাটটি লিডেই থেকে যায়।

Fact Grid এবং প্লেবুক রিভিউ শুধুমাত্র বিষয়ের (matters) ক্ষেত্রে কাজ করে; রূপান্তরের পর ব্রিফ কার্ডটি সেগুলোর সাথে লিঙ্ক করে দেয়।

নোটিফিকেশনসমূহ#

যখন ওয়েবসাইট উইজেট, API, আপনার কন্টাক্ট পেজ, Zapier বা Lawzana Directory-এর মাধ্যমে কোনো নতুন লিড আসে, তখন যার ওপর দায়িত্ব দেওয়া হয়েছে তাকে নোটিফিকেশন পাঠানো হয় (অ্যাপে এবং ইমেইলে)। দায়িত্ব অর্পণ না করা লিডের ক্ষেত্রে ফার্মের মালিক এবং অ্যাডমিনদের নোটিফিকেশন পাঠানো হয়। যখন কোনো ক্লায়েন্ট মিটিং বুক করেন, তখন যে আইনজীবীর সাথে বুক করা হয়েছে তিনি অ্যাপয়েন্টমেন্টের নোটিফিকেশন পান। যে লিডটি নতুন কোনো Directory সংযোগ তৈরি করেছে এবং তার সাথে ইম্পোর্ট করা পূর্ববর্তী লিডগুলোর জন্য কোনো নোটিফিকেশন পাঠানো হয় না, যাতে সংযোগ স্থাপনের কারণে আপনার ইনবক্স ভরে না যায়।

আপনার দৈনিক কার্যসূচি সংক্রান্ত ইমেইল (আপনার টাইম জোনে সকাল ৭:০০ টায় পাঠানো হয়)-এ গত ২৪ ঘণ্টার Lawzana Directory লিডগুলো সবার উপরে থাকে ("Call Maria today"), যার পরে থাকে আজকের বা বকেয়া রিমাইন্ডার, ডেডলাইন এবং উত্তরের অপেক্ষায় থাকা লিডগুলো।

দৈনিক কার্যসূচি ইমেইলসহ অন্যান্য নোটিফিকেশন সংক্রান্ত পছন্দগুলো Settings → Notifications-এ কনফিগার করুন।