ما يعرضه هذا الفيديو
- الموقع الإلكتروني، صفحة التواصل، Lawzana Directory: كل استفسار يصل إلى هنا.
- يصل الإشعار إلى بلوي من أيٍّ منها.
- بعد دقيقتين، يرد مساعد استقبال العملاء برابط آمن.
- أثناء الغداء، يجيب لوكاس عن الأسئلة العقارية.
- يرفع أربعة مستندات. دون حساب أو تطبيق.
- ثم يخبر بلوي بأنه مستعد للتحدث.
- في صباح اليوم التالي، تقدّم الاستفسار من تلقاء نفسه.
- تحقّق Flow من وجود تعارض في المصالح بشأنه وبشأن المطوّر العقاري.
- قرأ الذكاء الاصطناعي المستندات الأربعة كلها: ملخص والوقائع الأساسية.
- اسأل عمّا ينبغي توضيحه خلال المكالمة. تشير كل نقطة إلى صفحتها.
- بعد المكالمة، يكفي بلوي سطر واحد لتسجيلها.
- يبدأ الخطاب من قالب المكتب للمعاملات العقارية، مع تعبئة بيانات العميل والملف والأتعاب.
- عندما يوافق لوكاس، يتحول الاستفسار إلى ملف بنقرة واحدة.
- بياناته ومستنداته والوقائع الأساسية موجودة بالفعل في الملف.
إدارة العملاء المحتملين
يمثل العملاء المحتملون عملاء مرتقبين أبدوا اهتمامهم بخدماتكم. يساعدكم Lawzana Flow على تتبعهم بدءاً من نقطة الاتصال الأولى وحتى تحويلهم إلى قضية.
مصادر العملاء المحتملين#
يمكن أن ينضم العملاء المحتملون إلى مسار التدفق الخاص بكم من قنوات متعددة:
| المصدر | الوصف |
|---|---|
| Lawzana | العملاء المحتملون الذين تطالبون بملكيتهم والرسائل المرسلة إلى ملفكم في دليل Lawzana Directory |
| الموقع الإلكتروني | طلبات التسجيل المقدمة عبر أداة الموقع الإلكتروني (widget) أو واجهة برمجة التطبيقات (API) |
| صفحة التواصل | الرسائل المرسلة من صفحة التواصل الخاصة بكم على Flow |
| الحجز | العملاء الجدد الذين يحجزون موعداً عبر صفحة الحجز الخاصة بكم |
| البريد الإلكتروني | رسائل البريد الإلكتروني المعاد توجيهها والتي تقومون بتحويلها إلى عملاء محتملين من قسم مراجعة البريد الإلكتروني (Email Review) |
| Zapier | العملاء المحتملون الواردون عبر مفتاح Zapier API الخاص بكم |
| يدوي | يتم إدخالهم يدوياً بواسطة فريقكم |
| إحالة | تمت إحالتهم من قبل عميل حالي أو جهة اتصال |
| نقابة المحامين | إحالة من نقابة محامين أو جمعية قانونية |
| وسائل التواصل الاجتماعي | استفسار وارد عبر قنوات التواصل الاجتماعي |
| التعارف المهني | جهة اتصال تم الحصول عليها من فعالية تعارف مهني |
| أخرى | أي مصدر آخر |
راجعوا عمليات الربط لإعداد كل قناة.
إنشاء عميل محتمل#
- انتقلوا إلى العملاء المحتملون في الشريط الجانبي
- انقروا على عميل محتمل جديد
- املأوا تفاصيل العميل المحتمل:
- الاسم الكامل (إلزامي)
- البريد الإلكتروني (اختياري)
- الهاتف (اختياري)
- المصدر — حددوه من القائمة المنسدلة
- مجال الممارسة (اختياري)
- تعيين إلى — أنتم، أو أحد أعضاء الفريق، أو غير معين
- ملاحظات — أي سياق يتعلق بالاستفسار
- انقروا على إنشاء عميل محتمل
طرق العرض#
يمكنكم التبديل بين عرض اللوحة وعرض القائمة في أعلى الصفحة. يتذكر Flow طريقة العرض الأخيرة التي استخدمتموها.
عرض القائمة#
يعرض هذا الخيار العملاء المحتملين في جدول. يتيح لكم ذلك:
- الفرز بحسب التصنيف الأولي (الأولوية، وهو الخيار الافتراضي)، أو الأحدث، أو الأقدم، أو الاسم من أ–ي، أو الاسم من ي–أ
- التصفية بحسب المرحلة، أو النقر على يحتاج إلى عناية لعرض العملاء المحتملين ذوي الأولوية العالية، أو غير المقروءين، أو الذين طال ركودهم فقط
- البحث بالاسم، أو البريد الإلكتروني، أو الهاتف
- النقر على أي عميل محتمل لفتح صفحة تفاصيله
عرض اللوحة#
اللوحة هي طريقة العرض الافتراضية؛ حيث يمثل كل عمود مرحلة من المراحل، ويمكنكم:
- السحب والإفلات لنقل العملاء المحتملين بين المراحل
- الاطلاع على أعداد العملاء المحتملين في كل مرحلة بنظرة سريعة
- التعرّف سريعاً على مواضع التعثر في مسار تدفق الأعمال لديكم
مراحل العملاء المحتملين#
تحدد المراحل خطوات مسار تدفق العملاء المحتملين لديكم. تبدأ مكاتب المحاماة الجديدة بهذه المراحل الخمس:
| المرحلة | الوصف |
|---|---|
| جديد | عميل محتمل تم استلامه حديثاً (نقطة بداية العملاء المحتملين الجدد) |
| تم التواصل | تم إجراء التواصل الأولي |
| تمت الاستشارة | اكتملت جلسة الاستشارة |
| تم التوكيل | أصبح العميل المحتمل عميلاً للمكتب (مرحلة "مكسب") |
| مفقود | لم يستمر العميل المحتمل في الإجراءات (مرحلة "خسارة") |
قوالب المراحل#
انقروا على تطبيق القالب في الإعدادات ← مراحل العملاء المحتملين للتبديل إلى أحد القوالب الثلاثة:
- الافتراضي (5 مراحل): جديد ← تم التواصل ← تمت الاستشارة ← تم التوكيل ← مفقود
- مسار تدفق موسع (7 مراحل): جديد ← تم التواصل ← مؤهل ← تم إرسال العرض ← تفاوض ← تم التوكيل ← مفقود
- بسيط (4 مراحل): جديد ← قيد التنفيذ ← تم التوكيل ← مفقود
صفحة تفاصيل العميل المحتمل#
انقروا على أي عميل محتمل لعرض صفحة تفاصيله. تتضمن الصفحة ثلاث علامات تبويب: نظرة عامة والجدول الزمني والمستندات، وتعرض ما يلي:
- معلومات الاتصال — الاسم، والبريد الإلكتروني، والهاتف، والرسالة
- مصدر العميل المحتمل — مصحوباً بأيقونة توضح القناة
- تاريخ الإنشاء — يُعرض كوقت نسبي (مثل "منذ 3 أيام")
- المرحلة — الموضع الحالي في مسار التدفق
- عضو الفريق المعين
- الجدول الزمني للنشاط — الملاحظات، والمكالمات، ورسائل البريد الإلكتروني، والتذكيرات
إضافة الأنشطة#
من علامة التبويب الجدول الزمني، يمكنكم:
- إضافة ملاحظة حول محادثة ما
- تسجيل مكالمة
- إنشاء بريد إلكتروني للعميل المحتمل، أو الرد على بريد إلكتروني
- إضافة تذكير (انظروا أدناه)
التذكيرات#
يمكنكم إضافة تذكير لأي عميل محتمل يحق لكم العمل عليه: من قائمة ⋯ في أعلى صفحة العميل المحتمل، أو من مربع التذكيرات في قسم نظرة عامة، أو عبر إضافة تذكير بجوار مربع الملاحظات في الجدول الزمني. حددوا يوماً، ووقت التذكير والشخص المعني به اختيارياً. يُوجَّه التذكير إلى المحامي المسؤول عن العميل المحتمل تلقائياً ما لم تختاروا شخصاً آخر.
تظهر التذكيرات المفتوحة:
- في مربع التذكيرات الخاص بالعميل المحتمل، مع خيار إتمام وقائمة للتأجيل (إلى الغد، أو الأسبوع القادم، أو تاريخ تحددونه) أو التعديل،
- في صفحة الرئيسية، تحت قسم التذكيرات: المتأخرة، وتذكيرات اليوم، والأيام السبعة القادمة (تذكيرات "الخاصة بي" افتراضياً، أو تذكيرات المكتب بأكمله)،
- في صفحة التقويم، بجانب المواعيد النهائية،
- في رسالة جدول الأعمال اليومية بالبريد الإلكتروني للشخص المعني بها. يظل التذكير الفائت موجوداً هناك حتى يعلّمه شخص ما كمكتمل.
في اليوم المحدد (وفي الوقت المحدد، إذا تم تعيينه)، يتلقى الشخص المعني أيضاً إشعاراً داخل التطبيق. يمكن لأصحاب صلاحية "مشاهد" رؤية التذكيرات ولكن لا يمكنهم إضافتها أو إتمامها.
العملاء المحتملون من دليل Lawzana Directory#
يتم فحص العميل المحتمل الوارد من دليل Lawzana Directory (سواء كان عميلاً طالبت بملكيته أو عبر رسالة مباشرة) للتأكد من عدم وجود تعارض مصالح بمقارنة اسم العميل مع قضاياكم فور وصوله؛ وتظهر النتيجة في صفحة العميل المحتمل. وحتى يتخذ أحد أفراد المكتب إجراءً بشأنه، تعرض صفحة العميل المحتمل ثلاث خطوات أولية: تسجيل مكالمتك، وإضافة تذكير، وتحويل إلى قضية.
الذكاء الاصطناعي مع العملاء المحتملين#
المستندات والوقائع الرئيسية#
تحصل المستندات المرتبطة بعميل محتمل على نفس الوقائع الرئيسية (التواريخ، والأسماء والأطراف، والادعاءات، والمواقع، والمبالغ، مع ذكر مصدر كل منها) تماماً كمستندات القضايا.
- تتم قراءة المستندات التي يرفعها فريقكم تلقائياً.
- تتم قراءة المستندات التي يرسلها العميل المرتقب عبر البوابة بمجرد اكتمال مرحلة استيفاء البيانات الأولية (intake).
- تظهر شارة على كل مستند في علامة التبويب المستندات لدى العميل المحتمل لفتح الوقائع المستخرجة منه.
تتم أيضاً قراءة الصور والنسخ الممسوحة ضوئياً (JPEG وPNG وWebP)؛ وتنسيق HEIC غير مدعوم. رصيد الذكاء الاصطناعي المستخدم: رصيد واحد (1 credit) لكل مستند.
ملخص الذكاء الاصطناعي (AI Brief)#
يُعد ملخص الذكاء الاصطناعي في صفحة نظرة عامة الخاصة بالعميل المحتمل ملخصاً موجزاً مضافاً إليه الوقائع الرئيسية المستخرجة من إجابات استيفاء البيانات والمستندات. وتستند كل واقعة إلى مصدرها، مثل "Lease.pdf · صفحة 3" أو "إجابات استيفاء البيانات · ماذا حدث؟".
يتم إنشاء الملخص تلقائياً بمجرد اكتمال استيفاء البيانات، ويُعاد إنشاؤه مجدداً فور انتهاء قراءة المستندات. كما يمكنكم النقر على إنشاء ملخص أو إعادة إنشاء في أي وقت. يُكتب الملخص بلغة العضو المعين للعميل المحتمل (أو بلغة مالك المكتب، وإلا فباللغة الإنجليزية)؛ بينما تبقى الوقائع باللغة التي كُتبت بها أصلاً.
رصيد الذكاء الاصطناعي المستخدم: رصيد واحد (1 credit) لكل ملخص
حدود التشغيل التلقائي للذكاء الاصطناعي#
للحفاظ على استهلاك الرصيد، يشغّل Lawzana Flow الذكاء الاصطناعي للعميل المحتمل تلقائياً بحد أقصى يبلغ 5 مستندات و3 ملخصات لكل عميل محتمل. ولا يقوم بذلك إطلاقاً للعملاء المحتملين المفقودين أو الذين تم تحويلهم، أو أولئك الذين لديهم تعارض مصالح مؤكد، كما أنه لا يستهلك أبداً آخر 20% من رصيد الذكاء الاصطناعي الشهري الخاص بكم. وتظل إمكانية الإنشاء عند الطلب متاحة دائماً، باستثناء أصحاب صلاحية "مشاهد" الذين يمكنهم القراءة فقط.
يمكن للمالكين والمسؤولين إيقاف تشغيل الذكاء الاصطناعي التلقائي للعملاء المحتملين من خلال الإعدادات ← الاشتراك ← ذكاء العملاء المحتملين الاصطناعي (تشغيل ذكاء العملاء المحتملين الاصطناعي تلقائياً). وعند إيقافه، لا تتم قراءة المستندات ولا إنشاء الملخصات إلا بناءً على طلب أحد المستخدمين.
اسأل الذكاء الاصطناعي (Ask AI)#
انقروا على اسأل الذكاء الاصطناعي في رأس صفحة العميل المحتمل للدردشة حول تفاصيله. يجيب الذكاء الاصطناعي بالاعتماد على إجابات استيفاء البيانات، والفحص المسبق بالذكاء الاصطناعي، والملاحظات، ورسائل البريد الإلكتروني، ورسائل البوابة، وآخر 10 مستندات، ويعرض مصادره في شكل علامات مميزة (chips). يتم حفظ سجل المحادثة في صفحة العميل المحتمل ومشاركته مع فريقكم. يمكن لأصحاب صلاحية "مشاهد" قراءة السجل ولكن لا يمكنهم طرح الأسئلة.
رصيد الذكاء الاصطناعي المستخدم: رصيدان (2 credits) لكل رسالة
تحويل العميل المحتمل إلى قضية#
عندما يصبح العميل المحتمل موكلاً:
- افتحوا صفحة تفاصيل العميل المحتمل
- انقروا على تحويل
- حددوا عنوان القضية، ومجال الممارسة، ونوع القضية، والشخص المعين لها اختيارياً
- انقروا على إنشاء قضية. سيتم نقل معلومات الاتصال الخاصة بالعميل المحتمل إلى القضية الجديدة
- يتم تصنيف العميل المحتمل كـ "تم التوكيل"
لا يمكن تحويل العملاء المحتملين الموجودين في مرحلة "مفقود". وإذا وجد Flow تعارضاً مؤكداً في المصالح، لا يزال بإمكانكم التحويل بعد كتابة سبب ذلك، حيث يتم تسجيله في الجدول الزمني للعميل المحتمل.
تنتقل أعمال الذكاء الاصطناعي السابقة معكم:
- تنتقل الوقائع الرئيسية للمستندات دون فرض رسوم إضافية. والمستند الذي لا يزال قيد القراءة يكتمل نقله إلى القضية.
- تتم فهرسة المستندات لخاصية البحث العميق (Deep Search) لمرة واحدة فقط.
- يصبح ملخص الذكاء الاصطناعي ملاحظة داخل القضية، وبذلك يتعرف عليه نظام "اسأل الذكاء الاصطناعي" في القضية.
- تظل دردشة "اسأل الذكاء الاصطناعي" الخاصة بالعميل المحتمل محفوظة في ملفه.
تعمل ميزات "شبكة الوقائع" (Fact Grid) ومراجعة دليل الإجراءات (playbook review) على القضايا فقط؛ وبعد التحويل، ترتبط بطاقة الملخص بهما مباشرة.
الإشعارات#
عند وصول عميل محتمل جديد عبر أداة الموقع الإلكتروني، أو واجهة برمجة التطبيقات (API)، أو صفحة التواصل، أو Zapier، أو دليل Lawzana Directory، يتم إخطار الشخص المعين له (داخل التطبيق وعبر البريد الإلكتروني). أما العملاء المحتملون غير المعينين، فيتم إرسال إشعارات بشأنهم إلى مالكي المكتب ومسؤوليه. وعندما يحجز عميل موعداً، يتلقى المحامي المحجوز معه إشعار موعد بدلاً من ذلك. ولا تؤدي إضافة جهة ربط جديدة بالدليل، أو العملاء المحتملون السابقون المستوردون معها، إلى إرسال إشعارات، وذلك لتجنب إغراق صندوق الوارد لديكم.
تضع رسالة جدول الأعمال اليومية بالبريد الإلكتروني (التي تُرسل في تمام الساعة 7:00 حسب منطقتكم الزمنية) العملاء المحتملين القادمين من دليل Lawzana Directory خلال آخر 24 ساعة في أعلى الرسالة ("اتصل بـ Maria اليوم")، تليها التذكيرات المستحقة اليوم أو الفائتة، ثم المواعيد النهائية والعملاء المحتملون الذين لا يزالون بانتظار الرد.
يمكنكم ضبط تفضيلات الإشعارات، بما في ذلك رسالة جدول الأعمال اليومية بالبريد الإلكتروني، من خلال الإعدادات ← الإشعارات.