الفوترة

أنشئ الفواتير من الوقت والمصروفات غير المفوترة في القضية، وأرسلها إلى عميلك، وسجل المدفوعات فور وصول الأموال. يتم كل شيء داخل القضية، تحت علامة التبويب الفوترة ← الفواتير.

تسير دورة العمل في اتجاه واحد: يظل الوقت والمصروفات في حالة غير مفوترة حتى يتم إنشاء فاتورة منها. تبدأ الفاتورة كمسودة يمكنك تعديلها. وعند اعتمادها، تكتسب رقماً وتُقفل نهائياً. بعد ذلك، ترسلها بالبريد الإلكتروني، ويسدد العميل خارج Flow (عادةً عبر تحويل مصرفي)، ثم يسجل المالك أو المسؤول عملية الدفع.

قبل إصدار فاتورتك الأولى في القضية#

تحقق من أمرين في القضية:

• تفاصيل الفوترة (تحت الفوترة): الجهة الموجهة إليها الفاتورة، والبريد الإلكتروني للفوترة الذي تُرسل إليه الفواتير والتذكيرات، وعنوان العميل، وبلده، ورقمه الضريبي، وشروط الدفع، وعملة القضية. تُعدَّل بيانات العميل في صفحة جهة اتصال العميل (تعديل في صفحة العميل)؛ وإذا لم تكن هناك بيانات للعميل بعد، فانقر على إعداد فوترة العميل. راجع حسابات العملاء.
• ترتيب الأتعاب (تحت الفواتير): ما يدرجه خيار فاتورة جديدة في الفاتورة. انقر على حفظ بجانبه. إذا نسيت ذلك، فسيقوم خيار فاتورة جديدة بحفظه أولاً.

تُدرج الأتعاب الثابتة أو المشروطة في فاتورة واحدة فقط. وإذا ألغيت تلك الفاتورة، يمكن فوترة الأتعاب مرة أخرى.

تجنب أخطاء الفاتورة الأولى#

تنشأ معظم مشكلات الفاتورة الأولى من تخطي خطوة أثناء الإعداد. تحقق من هذه النقاط قبل النقر على اعتماد:

• الأسعار. يظهر الوقت غير المقترن بسعر بالحالة يحتاج إلى سعر ويُستثنى من الفاتورة. حدد الأسعار الافتراضية وأسعار الموظفين في الإعدادات ← الفوترة والأسعار؛ ويؤدي حفظها إلى تسعير الوقت المسجل مسبقاً.
• العملة. تحقق من عملة مكتبك قبل أن يسجل أي شخص وقتاً، وحدد عملة القضية لكل عميل أجنبي قبل بدء العمل. بمجرد وجود عمل مُسعَّر بعملة معينة، لا يمكن تغيير عملة القضية حتى تتم فوترة هذا العمل أو حذفه. راجع الفوترة بعملة أخرى.
• الأسعار بالعملة الصحيحة. تتطلب القضية المفوترة بالجنيه الإسترليني أسعاراً بالجنيه الإسترليني (أسعار الفوترة الخاصة بالعميل) أو تخصيصاً يدوياً للسعر في كل قيد. لا تنطبق الأسعار المحددة باليورو.
• الضريبة للعملاء الأجانب. إذا أظهرت المسودة ملاحظة الضريبة العابرة للحدود، فحدد نسبة الضريبة % وملاحظة وفقاً لتوجيهات محاسبك.
• تعليمات الدفع. املأها أولاً: تحتفظ الفاتورة الصادرة بالتعليمات التي صدرت بها.
• البريد الإلكتروني للفوترة. تحقق منه في تفاصيل الفوترة الخاصة بالقضية: تُرسل الفواتير والتذكيرات إليه، وبدونه لا يمكن إرسالها. يمكنك تغييره من صفحة جهة اتصال العميل.
• ترتيب الأتعاب. قضايا الأتعاب الثابتة والنسبة المشروطة لا تُفوتر الوقت. اختر بالساعة أو مختلط إذا كان ينبغي فوترة الوقت.
• بادئة رقم الفاتورة. حددها قبل فاتورتك الأولى؛ فالأرقام الصادرة لا تتغير أبداً.
• القضية التجريبية. لا تصدر فواتير حقيقية أو تسجل أموال العملاء في القضية التجريبية. راجع بدء الاستخدام.

إنشاء مسودة#

انقر على فاتورة جديدة. يُنشئ Flow مسودة من كل ما هو غير مفوتر في القضية، وفقاً لترتيب الأتعاب، وبعملة القضية، وبمعدل الضريبة الافتراضي لديك. وإذا تم استبعاد أي عنصر، يوضح Flow السبب، على سبيل المثال "تم استبعاد قيد واحد لعدم تحديد سعر" أو "لم يُدرج قيد واحد مقوم بالجنيه الإسترليني: هذه الفاتورة باليورو". وإذا لم يكن هناك شيء لفوترته، فسترى عبارة لا يوجد ما يمكن فوترته في هذه القضية حتى الآن.

لا يؤدي إنشاء المسودة إلى تحديد أي بند كمفوتر، حيث لا يحدث ذلك إلا عند الاعتماد.

تعديل المسودة#

طالما أن الفاتورة في حالة مسودة، يمكنك:

• تعديل صياغة البند. انقر على أيقونة القلم، وعدّل النص، ثم انقر على حفظ البند. تُفوتر بنود الوقت والمصروفات ما تم تسجيله بالضبط، لذا يمكن تغيير وصفها فقط. لفوترة مبلغ أقل، أضف تسوية أو خصماً، أو عدّل قيد الوقت وأعد إنشاء الفاتورة.
• تعديل بند أتعاب ثابتة أو تسوية. يمكن تغيير وصفه وكميته وسعره بالكامل.
• حذف بند باستخدام العلامة ×. يعود الوقت أو المصروف إلى الحالة غير المفوترة لإدراجه في فاتورة لاحقة.
• إضافة تسوية. اكتب وصفاً ومبلغاً، ثم انقر على إضافة. يمثل المبلغ السالب رصيداً دائناً، مثل "خصم مجاملة" بقيمة ‎-100.
• تحديد خصم كمبلغ أو كنسبة مئوية من المجموع الفرعي. تتبع النسبة المئوية المجموع الفرعي تلقائياً في حال تغيرت البنود. يُطبَّق الخصم قبل احتساب الضريبة.
• تحديد نسبة الضريبة %. معدل واحد للفاتورة بأكملها، يُملأ تلقائياً من إعداداتك.
• إضافة ملاحظات للعميل. تتم طباعتها في أسفل الفاتورة.

انقر على تطبيق بعد تغيير الخصم أو الضريبة أو الملاحظات. يؤدي خيار حذف إلى إزالة المسودة، ويظل الوقت والمصروفات الخاصة بها غير مفوترة. لا يمكن حذف الفواتير الصادرة: وبدلاً من ذلك، يقوم المالك أو المسؤول بإلغائها أو شطبها (انظر أدناه).

الاعتماد#

لا توجد معاينة منفصلة، لذا راجع المسودة بعناية قبل النقر على اعتماد. إذا كان الإجمالي أو أي بند بقيمة صفر، يسألك Flow أولاً ويوضح السبب (بنود بدون سعر، أو خصم يقلص القيمة إلى صفر، أو بنود متطابقة تلغي بعضها). يؤدي الاعتماد إلى:

• منح الفاتورة الرقم التالي: البادئة الخاصة بك متبوعة بأربعة أرقام، على سبيل المثال INV-0001. لا يُعاد استخدام الأرقام أبداً، حتى لو أُلغيت الفاتورة لاحقاً
• تعيين تاريخ الإصدار على تاريخ اليوم وتاريخ الاستحقاق وفقاً لشروط دفع العميل (أو شروط مكتبك)
• تجميد تفاصيل جهة الفوترة وتعليمات الدفع كما هي عليه الآن، بحيث لا تؤثر التغييرات اللاحقة على الفاتورة الصادرة
• قفل البنود وتمييز الوقت والمصروفات بالحالة مفوتر

إذا تغير أي شيء منذ إنشاء المسودة (تعديل قيد، أو حذفه، أو فوترته في فاتورة أخرى)، يرفض النظام الاعتماد ويطلب منك إعادة الإنشاء. احذف المسودة وانقر على فاتورة جديدة مرة أخرى.

الإرسال إلى العميل#

بمجرد الاعتماد، يمكنك:

• طباعة / PDF: صفحة نظيفة قابلة للطباعة تتضمن بيانات مكتبك ورقمك الضريبي، والجهة الموجهة إليها الفاتورة، والتواريخ، والبنود، والمجاميع، وتعليمات الدفع، والملاحظات
• إرسال الفاتورة بالبريد: يعرض Flow أولاً من سيتلقاها، ثم يرسل إلى العميل بريداً إلكترونياً يحتوي على رابط لصفحة آمنة تمكّنه من عرض الفاتورة وتنزيلها دون الحاجة لتسجيل الدخول

يُرسل البريد الإلكتروني إلى عنوان البريد الإلكتروني للفوترة المحدد في تفاصيل الفوترة للقضية؛ وإذا لم يكن موجوداً، فأضف واحداً في بطاقة تفاصيل الفوترة في صفحة جهة اتصال العميل أولاً. يُظهر البريد اسم مكتبك كمرسل، وتذهب الردود إلى الشخص الذي أرسلها. يُكتب البريد بلغة المرسل (الإنجليزية أو الإسبانية أو الفرنسية)، وتُفتح صفحة العميل بالإنجليزية أو الإسبانية أو الفرنسية، وفقاً لمتصفح العميل. يمكنك إعادة الإرسال في أي وقت. وتُرسل الفاتورة المدفوعة كإيصال استلام. لا يمكن إرسال المسودات، أو الفواتير الملغاة، أو المشطوبة عبر البريد الإلكتروني.

تُفتح صفحة العميل بحالة الفاتورة:

لا تظهر المسودات للعميل إطلاقاً. يؤدي النقر على تنزيل PDF في تلك الصفحة إلى فتح نافذة الطباعة في المتصفح، حيث يختار العميل حفظ بتنسيق PDF.

تسجيل المدفوعات#

لا يقبل Flow مدفوعات البطاقات عبر الإنترنت. يدفع العملاء باستخدام تعليمات الدفع المطبوعة على الفاتورة، ويسجل المالك أو المسؤول كل دفعة. في الفاتورة الصادرة أو المدفوعة جزئياً، املأ حقول تسجيل الدفع وانقر على تسجيل:

• المبلغ، بعملة الفاتورة
• الطريقة: تحويل مصرفي، أو نقداً، أو بطاقة (دون اتصال بالإنترنت)، أو غير ذلك
• تاريخ وصول الأموال: تاريخ اليوم إذا تُرِك فارغاً؛ وتُرفض التواريخ التي تزيد عن يوم واحد في المستقبل
• المرجع: يُفضل إدخال الرقم المرجعي للتحويل المصرفي

المدفوعات الجزئية مقبولة: تصبح الفاتورة مدفوعة جزئياً وتُدرج كل دفعة مع مرجعها. وعندما تصل المدفوعات إلى إجمالي المبلغ، تصبح الفاتورة مدفوعة ولا تقبل أي دفعات أخرى.

إذا أدخلت مبلغاً أكبر من الرصيد المستحق، يسأل Flow المبلغ أكبر من الرصيد المستحق قبل تسجيله. غالباً ما يكون ذلك خطأ مطبعياً، لذا انقر على إلغاء؛ ولا تنقر على تسجيل على أي حال إلا إذا كان العميل قد دفع بالفعل مبلغاً إضافياً.

إذا خصم البنك رسوماً ووصل مبلغ أقل من المستحق، فسجل المبلغ الذي وصل فعلياً. واستشر محاسبك بشأن تحصيل المبلغ المتبقي أو شطبه.

تصحيح دفعة#

إذا أدخلت مبلغاً غير صحيح، ينقر المالك أو المسؤول على العلامة × بجوار الدفعة ويؤكد بالنقر على هل تريد حذف هذه الدفعة؟. يُعاد احتساب الرصيد، وبالتالي تعود الفاتورة المدفوعة إلى حالة مدفوعة جزئياً أو صادرة. بعد ذلك، سجل المبلغ الصحيح. لا يمكن تعديل المدفوعات في الفاتورة الملغاة أو المشطوبة.

تذكيرات الدفع#

في الفاتورة الصادرة أو المدفوعة جزئياً ذات الرصيد المستحق، انقر على إرسال تذكير بجوار إرسال الفاتورة بالبريد. يوضح Flow مستلم التذكير، ورقم الفاتورة، والرصيد، وموعد إرسال آخر تذكير. يوضح البريد الإلكتروني الرصيد، ويبين موعد استحقاق الفاتورة أو عدد أيام تأخرها، ويحتوي على رابط لصفحة العميل. يمكن للمالكين والمسؤولين أيضاً استخدام خيار تذكير في قائمة الفواتير المستحقة بداخل لوحة تحكم الفوترة.

تتلقى كل فاتورة تذكيراً واحداً كحد أقصى كل 24 ساعة، بصرف النظر عن مكان إرساله. إذا حاولت الإرسال مرة أخرى في وقت أقرب، فلن يُرسل شيء وسيخبرك Flow بموعد إرسال التذكير الأخير. وبعد الإرسال، تظهر عبارة تم التذكير مع التاريخ والوقت بجوار الزر.

حالات تعذر إرسال التذكير#

• تم إرسال تذكير بالفعل خلال الـ 24 ساعة الماضية. يحدد Flow التوقيت؛ حاول مجدداً بعد انتهاء تلك المدة.
• عدم وجود بريد إلكتروني للفوترة. أضف بريداً في بطاقة تفاصيل الفوترة في صفحة جهة اتصال العميل.
• لم تعد الفاتورة مستحقة. تم دفعها أو إلغاؤها أو شطبها منذ تحميل الصفحة.
• عدم وجود زر إرسال تذكير. لا يظهر الزر إلا في الفواتير الصادرة أو المدفوعة جزئياً ذات الرصيد المستحق، وفقط للأشخاص الذين يملكون صلاحية تعديل القضية، وليس للمشاهدين أو للمشاركات المقتصرة على القراءة.

الشطب والإلغاء#

كلا الإجراءين مخصص للمالكين والمسؤولين فقط، ويطلبان تأكيداً مسبقاً، ولا يمكن التراجع عن أي منهما.

• الشطب يُغلق فاتورة صادرة أو مدفوعة جزئياً ويُسقط المبلغ الذي لا يزال غير مدفوع. استخدم هذا الخيار فقط للأموال التي لن تتمكن من تحصيلها. يظل المبلغ يُحتسب كمفوتر في تقاريرك، ويؤدي الجزء غير المدفوع إلى خفض معدل التحصيل لديك.
• الإلغاء يُلغي فاتورة صادرة ليس لها أي دفعات مسجلة. تظل الفاتورة في سجلاتك وتُصنف كـ ملغاة ولا يُعاد استخدام رقمها أبداً. ويعود الوقت والمصروفات الخاصة بها إلى الحالة غير المفوترة، ويمكن إعادة فوترة الأتعاب الثابتة أو المشروطة، ويُظهر رابط العميل أن الفاتورة ملغاة ولا يوجد أي مبلغ مستحق. وإذا تم تسجيل دفعة بالخطأ، فاحذفها أولاً.

لتصحيح فاتورة صادرة، قم بإلغائها، ثم عدّل الوقت أو المصروفات أو تفاصيل الفوترة، وانقر على فاتورة جديدة مرة أخرى. وستحصل الفاتورة الجديدة على الرقم التالي.

حالات الفاتورة#

صلاحيات المستخدمين#

يمكن للمالكين والمسؤولين والأعضاء الذين لديهم حق الوصول إلى القضية ضبط ترتيب الأتعاب وعملة القضية، وتعديل تفاصيل فوترة العميل، وإنشاء المسودات وتعديلها وحذفها، واعتماد الفواتير وإرسالها بالبريد وإرسال التذكيرات. أما تسجيل المدفوعات أو حذفها، وعمليات الشطب والإلغاء، فهي مقتصرة على المالكين والمسؤولين فقط. يستطيع المشاهدون رؤية الفواتير وفتح خيار طباعة / PDF. راجع فريق العمل والأدوار.

ما لا يدعمه Flow حتى الآن#

• معدل ضريبي واحد لكل فاتورة. لا يمكن تحديد ضريبة لكل بند أو لكل عميل، ولا توجد ضريبة استقطاع. إذا كان هناك معدلان ضريبيان، فأصدر فاتورتين.
• غياب الإشعارات الدائنة أو فواتير الدفعات المقدمة. راجع الأسئلة الشائعة للتعرف على الحلول البديلة.
• غياب المدفوعات عبر الإنترنت. يدفع العملاء عبر التحويل المصرفي أو بطرق أخرى خارج Flow.
• غياب تنسيقات الفوترة الإلكترونية مثل Factur-X أو Verifactu أو CFDI، مع عدم دعم الفوترة المتكررة أو الفوترة المجمعة.
• تاريخ الفاتورة غير قابل للتعديل. تاريخ الإصدار هو اليوم الذي تقوم فيه بالاعتماد.
• غياب تحويل العملات. راجع الفوترة بعملة أخرى.