Facturatie

Maak facturen op basis van niet-gefactureerd werk, verstuur ze naar uw cliënten en registreer betalingen — allemaal via het tabblad Facturatie → Facturen van een dossier.

Een factuur wordt opgebouwd uit onderhanden werk (WIP): de niet-gefactureerde tijd en onkosten binnen een dossier. Flow int online geen creditcardbetalingen — u registreert betalingen zodra deze binnenkomen.

Honorariumafspraken#

Stel in hoe een dossier wordt gefactureerd met behulp van de optie voor honorariumafspraken boven de facturenlijst:

• Uurtarief — tijdregistraties op basis van de geregistreerde tarieven
• Vast tarief — een enkel vast bedrag
• Succesfee (no cure no pay) — een percentage
• Hybride — een combinatie van uurtarief en vast tarief

Een factuur aanmaken#

Klik op Nieuwe factuur om een concept aan te maken op basis van alle niet-gefactureerde tijd en onkosten in het dossier.

Een concept bewerken#

Zolang een factuur een concept is, kunt u:

• Afzonderlijke regels verwijderen
• Correctie- of creditregels toevoegen (een omschrijving met een positief of negatief bedrag)
• Een Korting en een Btw-% instellen en vervolgens op Toepassen klikken

De factuur toont een duidelijke tabel met regels — Omschrijving, Aantal, Tarief, Bedrag — en totalen voor Subtotaal, Korting, Btw, Totaal, Betaald en Saldo.

Btw, nummering en kantoorgegevens#

Deze instellingen zijn afkomstig uit Instellingen → Facturatie & tarieven:

• Standaard btw-tarief en Btw-label (bijv. btw of GST) — weergegeven op de factuur
• Factuurvoorvoegsel (bijv. INV-) — voorafgaand aan het opeenvolgende factuurnummer
• Btw-nummer van het kantoor — weergegeven op het factuurdocument
• Betalingstermijn (dagen) — bepaalt de vervaldatum

Definitief maken#

Met Definitief maken vergrendelt u de factuur en wijst u het opeenvolgende factuurnummer toe (bijv. INV-0001). Flow waarschuwt u eerst als een regel een tarief van nul heeft, zodat u niet per ongeluk een factuurregel van € 0 verstuurt.

Verzenden naar de cliënt#

Zodra de factuur definitief is gemaakt, kunt u:

• Afdrukken / PDF — open een overzichtelijke, afdrukbare versie zonder interface-elementen van de applicatie
• Factuur e-mailen — stuur de cliënt een e-mail met een link naar een beveiligde, online versie die kan worden bekeken en gedownload

In de ontvangen e-mail wordt de naam van uw kantoor als afzender weergegeven. Het antwoordadres is ingesteld op de verzendende advocaat, zodat reacties van cliënten direct bij de juiste persoon terechtkomen. De online factuur houdt rekening met de taalinstellingen — een cliënt die de factuur in een andere taal opent, ziet deze automatisch vertaald.

Betalingen registreren#

Flow registreert betalingen handmatig — het platform verwerkt geen online creditcardbetalingen. Gebruik bij een definitieve of gedeeltelijk betaalde factuur de optie Betaling registreren:

• Bedrag
• Betaalmethode — Bankoverschrijving, Contant, Kaart (offline) of Overig
• Datum
• Kenmerk — bijv. een overschrijvingskenmerk of chequenummer

Het openstaande saldo wordt automatisch bijgewerkt en de status van de factuur wijzigt in Gedeeltelijk of Betaald.

Openstaande facturen opvolgen#

Om een openstaand saldo op te volgen, gebruikt u de knop Herinneren in het overzicht van openstaande posten (debiteuren) op het Financieel dashboard. Hiermee stuurt u de cliënt een korte betalingsherinnering waarin rekening wordt gehouden met de vervaldatum.

Factuurstatus#

Het definitief maken en annuleren van facturen is voorbehouden aan eigenaren en beheerders.