Veelgestelde vragen

Aan de slag#

Hoe ga ik aan de slag met Lawzana Flow?#

Meld u aan op flow.lawzana.com met uw naam, e-mailadres en kantoornaam, of met uw Google- of Microsoft-account. U start met het Free-abonnement en komt terecht op Start, waar een korte controlelijst uw eerste stappen voorstelt. Als uw kantoor vermeld staat in de Lawzana Directory, klikt u in plaats daarvan op Open in Flow bij een lead in uw Lawzana-dashboard; daarmee maakt u uw werkruimte aan en wordt u direct aangemeld. Zie Aan de slag voor een volledige handleiding.

Is er een gratis proefperiode?#

Er is geen proefperiode omdat er een Free-abonnement is: 2 teamleden, 50 AI-credits per maand en 2 GB opslagruimte, zonder creditcard en zonder tijdslimiet. Upgrade naar Essentials of Advanced wanneer u meer nodig heeft. Zie Facturatie & abonnementen.

Kan ik teamleden uitnodigen met het Free-abonnement?#

Ja. Free omvat in totaal 2 teamleden, inclusief uzelf, dus u kunt één collega uitnodigen. Betaalde abonnementen hebben geen limiet op het aantal leden, en kantoren die gekoppeld zijn aan de Lawzana Directory kunnen extra seats krijgen via hun Directory-abonnement.

In welke talen is Lawzana Flow beschikbaar?#

Engels, Spaans en Frans. Wijzig de taal via uw accountmenu in de zijbalk, onder Language.

Leads & dossiers#

Hoe zet ik een lead om naar een dossier?#

Open de lead en klik op Convert. Voer een dossiertitel in, kies eventueel een rechtsgebied, dossiertype en de advocaat aan wie het wordt toegewezen, en klik vervolgens op Create Matter. Flow voert eerst een belangenconflictcontrole uit, waarna de cliëntgegevens en belangrijkste feiten van de lead worden overgedragen naar het nieuwe dossier.

Kan ik de fasen van de pipeline aanpassen?#

Ja. Ga naar Settings → Matter Stages (of Lead Stages) om fasen toe te voegen, te hernoemen, de volgorde te wijzigen of te verwijderen. Matter Stages biedt kant-en-klare sjablonen via Apply Template (Litigation, Transactional, Family Law of Custom); Lead Stages heeft eigen sjablonen.

Wat is het verschil tussen een lead en een dossier?#

Een lead is een potentiële cliënt die interesse heeft getoond, maar nog geen opdracht heeft gegeven. Een dossier is een lopende zaak of opdracht. Zet leads om naar dossiers zodra de cliënt de opdracht officieel heeft verstrekt.

Documenten#

Welke bestandsindelingen kan ik uploaden?#

Vrijwel elk bestand: PDF, Word, Excel, PowerPoint, e-mailbestanden (.eml, .msg), tekstbestanden, ZIP-archieven en foto's. HTML- en SVG-bestanden worden niet geaccepteerd. Cliënten die via het portaal uploaden, kunnen PDF, Word, Excel, tekstbestanden en afbeeldingen versturen. De maximale bestandsgrootte is 25 MB voor uploads door het team en 10 MB voor uploads via het cliëntportaal.

Waarom is er geen AI-analyse beschikbaar voor mijn document?#

Controleer het volgende:

1. De bestandsindeling is geschikt om door de AI gelezen te worden: PDF, Word (.docx), platte-tekstbestanden of foto's en scans (JPEG, PNG, WebP). Excel-, PowerPoint- en e-mailbestanden worden wel opgeslagen, maar niet gelezen door de AI.
2. Uw kantoor heeft deze maand nog AI-credits over (zie Settings → Subscription)

Kan ik documenten in mappen ordenen?#

Ja. Zowel dossierdocumenten als losse bestanden ondersteunen mappen. U kunt mappen en submappen aanmaken en bestanden ertussen verplaatsen.

AI-functies#

Welke AI-functies zijn er beschikbaar?#

Elk document heeft een AI-paneel met Summary, Facts, AI Assistant (chatten met het document), Review (playbook-beoordelingen) en Entities (personen en bedrijven). Op dossierniveau beschikt u over Ask AI en het Fact Grid. Bij leads beschikt u over een AI-briefing en Ask AI. De zelfstandige AI Assistant beantwoordt algemene vragen, en de opsteleditor kan samen met u concepten schrijven en bewerken.

Hoeveel AI-credits krijg ik?#

Free bevat 50 credits per maand, Essentials 500 gedeeld door het kantoor, en Advanced 1.500 per seat, samengevoegd in een pool. Kantoren die gekoppeld zijn aan de Lawzana Directory krijgen het hoogste aantal: hun Directory-bundel of hun Flow-abonnement. Zie Facturatie & abonnementen voor de creditkosten per bewerking.

Worden mijn gegevens gebruikt om AI-modellen te trainen?#

Nee. Google gebruikt uw inhoud niet om zijn modellen te trainen, en het loggen van verzoeken staat uitgeschakeld voor ons project. Google kan verzoeken tot 24 uur in het geheugen bewaren voor caching, en kan ze loggen om misbruik te detecteren. Lawzana Flow zelf slaat uw AI-chathistorie, samenvattingen en geëxtraheerde feiten op als onderdeel van uw dossier.

Cliëntportaal#

Hoe krijgen cliënten toegang tot hun portaal?#

Cliënten ontvangen een magic link via e-mail — er is geen wachtwoord of accountaanmaak nodig. Ze klikken op de link om uitsluitend toegang te krijgen tot de documenten en informatie die u heeft gedeeld.

Wat kunnen cliënten zien in het portaal?#

Alleen wat u uitdrukkelijk deelt. Afhankelijk van het toegangsniveau:

• View: Gedeelde documenten
• Upload: Bekijken + documenten uploaden + tijdlijn
• Full: Uploaden + berichtenverkeer + mijlpalen + AI-assistent

U kunt deze rechten per portaallink aanpassen.

Kan ik de toegang tot het cliëntportaal intrekken?#

Ja. Open het dossier, klik op Share with Client en kies Revoke access bij de desbetreffende link. De intrekking is direct van kracht: hun magic link werkt niet meer.

Team & rechten#

Welke gebruikersrollen zijn er?#

Zie Team & rollen voor wat elke rol kan zien.

Hoe nodig ik teamleden uit?#

Ga naar Settings → Members en klik op Invite Member. Voer het e-mailadres in en kies een rol. De genodigde ontvangt een uitnodigingsmail.

Kan ik iemands rol wijzigen?#

Ja. Owners en Admins kunnen de rol van een lid wijzigen via Settings → Members, met behulp van het menu More options naast diens naam.

Facturatie aan uw cliënten#

Waar stel ik de facturatie in?#

Een eigenaar of beheerder vult Settings → Invoicing & rates in: valuta, standaard uurtarief, medewerkerstarieven, btw, voorvoegsel van het factuurnummer, uw btw-nummer en betalingsinstructies. Doe dit voordat iemand tijd registreert. De stap Set up invoicing op de kaart Get set up van de startpagina opent deze instellingen direct. Zie Facturatie.

Waarom staat mijn gewerkte tijd niet op de factuur?#

Controleer het volgende, in deze volgorde:

1. Needs rate: er is geen tarief gevonden, of uw tarieven staan in een andere valuta dan het dossier. Stel een tarief in: door Settings → Invoicing & rates of de Billing rates van een cliënt op te slaan, worden de wachtende invoeren geprijsd. Genereer de factuur daarna opnieuw
2. Another currency: de invoer is geregistreerd in een andere valuta dan die van het dossier. In het concept staat aangegeven hoeveel regels zijn weggelaten
3. Already billed: de urenregistratie staat al op een definitieve factuur
4. Not billable: de schakelaar Billable stond uit
5. Fee arrangement: bij dossiers met een vast tarief (flat fee) of resultaatafhankelijke afspraak (contingency) wordt er geen tijd gefactureerd

Kan ik een cliënt factureren in een andere valuta?#

Ja. Elk dossier factureert in één valuta. Stel de valuta van de cliënt in op de kaart Billing details op diens contactpagina (of de valuta van één dossier in de Billing details van dat dossier), en geef de cliënt tarieven in die valuta op de kaart Billing rates daarnaast. Flow converteert nooit tussen valuta's: facturen, betalingen en rapporten blijven in de valuta van elk dossier, en uw boekhouder boekt eventuele wisselkoersverschillen. Zie Factureren in een andere valuta voor een stapsgewijs voorbeeld.

Waarom kan ik de valuta van een dossier niet wijzigen?#

Het dossier bevat ongefactureerde, geprijsde tijd of onkosten, of een conceptfactuur in de huidige valuta; bij een wijziging zouden deze achterblijven. Factureer dat werk (of verwijder de onjuiste concepten en invoeren) en pas het daarna aan. Overschakelen naar de valuta waarin het werk al geregistreerd staat, lukt altijd.

Kan ik een definitieve factuur bewerken?#

Nee. Zodra een factuur definitief is gemaakt, wordt deze vergrendeld, zodat het exemplaar van de cliënt overeenkomt met uw administratie. Een eigenaar of beheerder verklaart de factuur nietig (alleen mogelijk zolang er geen betaling is geregistreerd), u corrigeert de tijd, onkosten of factuurgegevens en klikt vervolgens opnieuw op New invoice. De nietig verklaarde factuur behoudt haar nummer en de nieuwe factuur krijgt het eerstvolgende nummer.

Wie kan betalingen registreren?#

Owners en admins kunnen betalingen registreren, bedragen afschrijven en facturen nietig verklaren. Members kunnen facturen opstellen, definitief maken, per e-mail versturen en betalingsherinneringen sturen. Zie Team & rollen.

Kunnen cliënten online betalen?#

Nog niet. Cliënten betalen via de betalingsinstructies die op de factuur vermeld staan, meestal via een bankoverschrijving, waarna een eigenaar of beheerder de betaling registreert in Flow.

Kan ik een creditnota of voorschotfactuur uitreiken?#

Nog niet. Voor een onbetaalde factuur verklaart u deze nietig en maakt u een nieuwe aan. Voor een creditering na betaling voegt u een negatieve correctieregel toe op de volgende factuur van de cliënt. Elke factuur heeft één btw-tarief; als er twee tarieven van toepassing zijn, reikt u twee facturen uit.

Hoe factureer ik een voorschot of provisie (retainer)?#

Voorschotfacturen en provisies die automatisch worden verrekend, worden momenteel nog niet ondersteund. Er zijn momenteel twee manieren om hiermee om te gaan:

• Houd het geld op een derdengeldenrekening. Registreer de aanbetaling van de cliënt op een derdengeldenrekening (trust account). Wanneer u factureert, registreert u de betaling op de factuur en een overeenkomstige Disbursement vanaf de derdengeldenrekening (Flow koppelt deze twee niet automatisch, dus u dient beide te registreren), binnen de regels van uw orde van advocaten. Zie Derdengeldenadministratie.
• Factureer het voorschot als een vast tarief. Stel de honorariumafspraak in op Flat fee voor het voorschotbedrag en factureer dit. Wanneer het werk is voltooid, wijzigt u de afspraak naar Hourly, klikt u op New invoice en voegt u een correctie toe met een negatief bedrag, bijvoorbeeld "In mindering gebracht voorschot, factuur INV-0007". Vraag uw boekhouder hoe voorschotten fiscaal moeten worden verwerkt.

Kan ik mijn facturen naar mijn boekhouder sturen?#

Ja. Op de pagina Billing downloadt u via Export for accountant een Excel-werkmap of CSV-bestanden van de facturen, factuurregels en betalingen voor elke gewenste periode. Zie Financieel dashboard.

Facturatie & abonnement#

Hoe werkt het Flow-abonnement?#

Het Free-abonnement kost niets. Essentials ($ 29) en Advanced ($ 79) worden gefactureerd per actief teamlid per maand, inclusief AI-credits. De betalingen worden verwerkt via Stripe.

Wat gebeurt er als mijn AI-credits op zijn?#

AI-functies worden gepauzeerd totdat uw credits aan het begin van de volgende maand worden gereset. Bij Essentials en Advanced kan een eigenaar of beheerder in Settings → Subscription extra verbruik inschakelen met een limiet op het aantal extra credits; dit staat standaard uitgeschakeld en de AI overschrijdt deze limiet nooit.

Kan ik mijn abonnement opzeggen?#

Ja. De eigenaar klikt op Cancel subscription in Settings → Subscription. U behoudt uw betaalde abonnement tot het einde van de facturatieperiode en gaat daarna over op het Free-abonnement. Er wordt niets verwijderd.

Beveiliging#

Waar worden mijn gegevens opgeslagen?#

Geüploade bestanden worden opgeslagen in één regio: Verenigde Staten (Iowa), Europa (België) of Azië-Pacific (Singapore). Kantoren die zich aanmelden via flow.lawzana.com krijgen de regio Europa; kantoren die starten vanuit de Lawzana Directory kiezen hun regio bij het aanmaken van de werkruimte. De rest van de dienst (database, zoekfunctie, achtergrondtaken en applicatieservers) draait op DigitalOcean in de Verenigde Staten.

Waar vindt de AI-verwerking plaats?#

AI draait op Google Vertex AI via het wereldwijde endpoint van Google. Verzoeken zijn niet beperkt tot de regio waar uw bestanden zijn opgeslagen.

Zijn mijn gegevens versleuteld?#

Ja. Gegevens worden verzonden via HTTPS en onze cloudproviders versleutelen ze in rust (at rest). Documenten worden opgeslagen met encryptie aan de serverzijde in Google Cloud Storage.

Kan ik een verwerkersovereenkomst krijgen, of mijn gegevens laten exporteren of verwijderen?#

Ja. Wij ondertekenen op verzoek verwerkersovereenkomsten, en we exporteren of verwijderen uw gegevens wanneer u daarom vraagt. Stuur een e-mail naar [email protected].

Integraties#

Integreert Lawzana Flow met Zapier?#

Ja. Genereer uw API-sleutel in Settings → Zapier, open vervolgens de Lawzana Flow-app in Zapier en accepteer de uitnodiging: de app is momenteel alleen op uitnodiging beschikbaar. Gebruik deze om leads aan te maken vanuit webformulieren, e-mail en andere tools, en om een Zap te starten wanneer een factuur wordt uitgereikt, een betaling wordt geregistreerd, een factuur wordt betaald of een factuur nietig wordt verklaard. De facturatietriggers werken zodra een eigenaar of beheerder Allow integrations to read billing data inschakelt. Zie Integraties.

Kan ik een contactformulier op mijn website plaatsen?#

Ja. De widget voor leadregistratie kan op elke website worden ingesloten. De eigenaar genereert de widget-sleutel in Settings → Website Widget; kies vervolgens de widgetmodus en de gewenste stijl, en kopieer de insluitcode. U kunt ook een gehoste contactpagina publiceren via Settings → Contact page. Zie Integraties.

Ondersteuning#

Hoe neem ik contact op met de klantenservice?#

• E-mail: [email protected]
• Livechat: Klik op de chatknop in de rechterbenedenhoek van de applicatie
• Kennisbank: Ga naar lawzana.com/flow/support

Ik heb een beveiligingsprobleem ontdekt. Hoe meld ik dat?#

Stuur een e-mail met de details naar [email protected].