Často kladené otázky

Začínáme#

Jak mohu začít s Lawzana Flow?#

Zaregistrujte se na adrese flow.lawzana.com zadáním svého jména, e-mailu a názvu advokátní kanceláře, případně pomocí svého účtu Google nebo Microsoft. Začínáte s tarifem Free a ocitnete se na domovské stránce, kde vám krátký kontrolní seznam navrhne první kroky. Pokud je vaše kancelář uvedena v Lawzana Directory, klikněte místo toho na Open in Flow u poptávky na svém panelu Lawzana; tím se vytvoří váš pracovní prostor a budete přihlášeni. Úplný návod naleznete v článku Začínáme.

Je k dispozici bezplatná zkušební verze?#

Zkušební verze není k dispozici, protože existuje bezplatný tarif Free: zahrnuje 2 členy týmu, 50 AI kreditů měsíčně a 2 GB úložného prostoru, a to bez nutnosti zadávat platební kartu a bez časového omezení. Jakmile budete potřebovat více, můžete přejít na tarif Essentials nebo Advanced. Více informací naleznete v článku Fakturace a tarify.

Mohu v tarifu Free zvát členy týmu?#

Ano. Tarif Free zahrnuje celkem 2 členy týmu včetně vás, takže můžete pozvat jednoho kolegu. Placené tarify nemají limit na počet členů a kanceláře propojené s Lawzana Directory mohou získat další licence v rámci svého tarifu v Directory.

V jakých jazycích je Lawzana Flow k dispozici?#

V angličtině, španělštině a francouzštině. Jazyk můžete změnit v nabídce účtu v postranním panelu pod položkou Language.

Poptávky a případy#

Jak převedu poptávku na případ?#

Otevřete poptávku a klikněte na Convert. Zadejte název případu, volitelně vyberte právní oblast, typ případu a advokáta, kterému je případ přidělen, a poté klikněte na Create Matter. Systém Flow nejprve zkontroluje střet zájmů a poté přenese údaje o klientovi a klíčová fakta z poptávky do nového případu.

Mohu si přizpůsobit fáze procesu (pipeline)?#

Ano. Přejděte do Settings → Matter Stages (nebo Lead Stages) a přidejte, přejmenujte, přeuspořádejte nebo odstraňte jednotlivé fáze. V sekci Matter Stages jsou k dispozici hotové šablony pod tlačítkem Apply Template (Litigation, Transactional, Family Law nebo Custom); sekce Lead Stages má své vlastní šablony.

Jaký je rozdíl mezi poptávkou a případem?#

Poptávka (lead) je potenciální klient, který projevil zájem, ale dosud s ním nebyla uzavřena smlouva o poskytování právních služeb. Případ (matter) je aktivní kauza či zakázka. Jakmile je klient zajištěn a smlouva uzavřena, převeďte poptávku na případ.

Dokumenty#

Jaké formáty souborů mohu nahrávat?#

Téměř jakýkoli soubor: PDF, Word, Excel, PowerPoint, e-mailové soubory (.eml, .msg), textové soubory, archivy ZIP a fotografie. Soubory HTML a SVG nejsou přijímány. Klienti nahrávající soubory přes portál mohou odesílat PDF, Word, Excel, textové soubory a obrázky. Maximální velikost souboru je 25 MB pro nahrávání týmem a 10 MB pro nahrávání přes klientský portál.

Proč není pro můj dokument dostupná analýza pomocí AI?#

Zkontrolujte, zda:

1. Je formát souboru podporován umělou inteligencí: PDF, Word (.docx), prosté textové soubory nebo fotografie a skeny (JPEG, PNG, WebP). Soubory Excel, PowerPoint a e-mailové soubory se ukládají, ale AI je nečte.
2. Vaší kanceláři ještě zbývají AI kredity pro tento měsíc (viz Settings → Subscription)

Mohu dokumenty organizovat do složek?#

Ano. Složky jsou podporovány jak u dokumentů případu, tak u samostatných souborů. Můžete vytvářet složky i podsložky a přesouvat mezi nimi soubory.

Funkce AI#

Jaké funkce AI jsou k dispozici?#

Každý dokument má panel AI s možnostmi Summary (shrnutí), Facts (fakta), AI Assistant (chatování s dokumentem), Review (kontrola podle playbooků) a Entities (osoby a společnosti). Na úrovni případu máte k dispozici Ask AI a Fact Grid. U poptávek získáte přehled zhotovený AI a funkci Ask AI. Samostatný AI asistent odpovídá na obecné otázky a editor pro přípravu dokumentů s vámi může sepisovat a upravovat koncepty.

Kolik AI kreditů dostanu?#

Tarif Free obsahuje 50 kreditů měsíčně, Essentials 500 kreditů sdílených pro celou kancelář a Advanced 1 500 kreditů na licenci, které jsou sdruženy pro celý tým. Kanceláře propojené s Lawzana Directory získají vyšší z obou limitů – buď limit z Directory, nebo ze svého tarifu ve Flow. Informace o ceně kreditů za jednotlivé operace naleznete v článku Fakturace a tarify.

Používají se mé údaje k trénování modelů AI?#

Ne. Google váš obsah k trénování svých modelů nepoužívá a protokolování požadavků je v našem projektu vypnuto. Google může uchovávat požadavky v paměti po dobu až 24 hodin pro účely mezipaměti a může je zaznamenávat za účelem detekce zneužití. Samotná Lawzana Flow ukládá vaši historii AI chatu, shrnutí a extrahovaná fakta jako součást vašeho případu.

Klientský portál#

Jak klienti přistupují ke svému portálu?#

Klienti obdrží e-mailem magický odkaz (magic link) – není potřeba žádné heslo ani vytváření účtu. Po kliknutí na odkaz získají přístup pouze k těm dokumentům a informacím, které jste s nimi sdíleli.

Co mohou klienti v portálu vidět?#

Pouze to, co výslovně nasdílíte. V závislosti na úrovni přístupu:

• View: Sdílené dokumenty
• Upload: Zobrazení + nahrávání dokumentů + časová osa
• Full: Nahrávání + zprávy + milníky + asistent AI

Tato oprávnění můžete upravit u každého odkazu na portál zvlášť.

Mohu přístup ke klientskému portálu zrušit?#

Ano. Otevřete případ, klikněte na Share with Client a u daného odkazu zvolte Revoke access. Zrušení přístupu je okamžité: magický odkaz klienta přestane fungovat.

Tým a oprávnění#

Jaké jsou uživatelské role?#

Přehled toho, co jednotlivé role vidí, naleznete v článku Tým a role.

Jak mohu pozvat členy týmu?#

Přejděte do Settings → Members a klikněte na Invite Member. Zadejte jejich e-mail a zvolte roli. Obdrží e-mailovou pozvánku.

Mohu někomu změnit roli?#

Ano. Vlastníci (Owners) a administrátoři (Admins) mohou změnit roli člena v Settings → Members pomocí nabídky More options vedle jeho jména.

Fakturace klientům#

Kde nastavím fakturaci?#

Vlastník nebo administrátor vyplní sekci Settings → Invoicing & rates: měnu, výchozí hodinovou sazbu, sazby jednotlivých pracovníků, daň, předponu čísla faktury, vaše daňové identifikační číslo a platební pokyny. Proveďte to dříve, než kdokoli začne vykazovat čas. K tomuto nastavení se dostanete přes krok Set up invoicing na kartě Get set up na domovské stránce. Více informací naleznete v článku Fakturace.

Proč se můj čas nezobrazuje na faktuře?#

Zkontrolujte následující body v tomto pořadí:

1. Needs rate: nebyla nalezena žádná sazba nebo jsou vaše sazby v jiné měně než případ. Nastavte sazbu: uložení v Settings → Invoicing & rates nebo položka Billing rates u klienta ocení čekající záznamy. Poté fakturu sestavte znovu
2. Another currency: záznam byl zaznamenán v jiné měně, než je měna případu. V konceptu je uvedeno, kolik položek bylo vynecháno
3. Already billed: záznam se již nachází na vystavené faktuře
4. Not billable: přepínač Billable byl vypnutý
5. Fee arrangement: u případů s pevnou odměnou (flat-fee) nebo podílem na výsledku (contingency) se čas nefakturuje

Mohu klientovi fakturovat v jiné měně?#

Ano. Každý případ se fakturuje v jedné měně. Nastavte měnu klienta na kartě Billing details na jeho stránce kontaktu (nebo měnu konkrétního případu v jeho Billing details) a zadejte pro klienta sazby v této měně na vedlejší kartě Billing rates. Flow nikdy nepřevádí mezi měnami: faktury, platby a přehledy zůstávají v měně daného případu a případné kurzové rozdíly zaúčtuje vaše účetní. Podrobný postup naleznete v článku Fakturace v jiné měně.

Proč nemohu změnit měnu případu?#

Případ obsahuje nevyfakturovaný, oceněný čas či výdaje, nebo koncept faktury v aktuální měně, a jejich změnou by o ně přišel. Tyto položky vyfakturujte (nebo odstraňte chybné koncepty a záznamy) a poté měnu změňte. Přepnutí na měnu, v níž se dané položky již nacházejí, funguje vždy.

Mohu vystavenou fakturu upravit?#

Ne. Po finalizaci je faktura uzamčena, aby se kopie klienta shodovala s vašimi záznamy. Vlastník nebo administrátor ji může stornovat (to je možné pouze v případě, že k ní není zaevidována žádná platba), vy opravíte čas, výdaje nebo fakturační údaje a poté znovu kliknete na New invoice. Stornovaná faktura si ponechá své číslo a nová získá číslo následující.

Kdo může zaznamenávat platby?#

Vlastníci a administrátoři zaznamenávají platby, odepisují pohledávky a stornují faktury. Členové (Members) mohou sestavovat, finalizovat a odesílat faktury e-mailem a zasílat upomínky plateb. Podrobnosti naleznete v článku Tým a role.

Mohou klienti platit online?#

Zatím ne. Klienti platí podle platebních pokynů uvedených na faktuře, obvykle bankovním převodem, a vlastník nebo administrátor poté zaznamená platbu do Flow.

Mohu vystavit dobropis nebo zálohovou fakturu?#

Zatím ne. Neuhrazenou fakturu stornujte a vystavte novou. Pro připsání kreditu po zaplacení přidejte zápornou položku na příští fakturu klienta. Každá faktura má jednu sazbu daně; pokud platí dvě různé sazby, vystavte dvě faktury.

Jak mohu vyfakturovat zálohu nebo paušál (retainer)?#

Zálohové faktury a paušály, které se automaticky čerpají, zatím nejsou podporovány. V současnosti máte dvě možnosti:

• Držet peníze v advokátní úschově (trust account). Zaznamenejte vklad klienta na účet úschovy. Při fakturaci zaznamenejte úhradu na faktuře a odpovídající položku Disbursement z úschovy (Flow tyto dvě operace nepropojuje, proto zaznamenejte obě) v souladu s pravidly vaší advokátní komory. Více informací naleznete v článku Advokátní úschova.
• Vyfakturovat zálohu jako pevnou částku (flat fee). Nastavte typ odměny na Flat fee na částku zálohy a vystavte fakturu. Jakmile je práce hotová, přepněte odměnu na Hourly, klikněte na New invoice a přidejte opravnou položku se zápornou částkou, například „Odečet zaplacené zálohy, faktura INV-0007“. Poraďte se se svou účetní, jak se zálohy zdaňují.

Mohu své faktury poslat účetní?#

Ano. Na stránce Billing vám možnost Export for accountant stáhne sešit aplikace Excel nebo soubory CSV s fakturami, položkami faktur a platbami za jakékoli období. Více informací naleznete v článku Přehled fakturace.

Fakturace a předplatné#

Jak funguje předplatné Flow?#

Tarif Free je zcela zdarma. Tarify Essentials (29 USD) a Advanced (79 USD) jsou zpoplatněny za aktivního člena týmu za měsíc a zahrnují AI kredity. Fakturace probíhá prostřednictvím služby Stripe.

Co se stane, když vyčerpám AI kredity?#

Funkce AI se pozastaví, dokud se vám na začátku dalšího měsíce neobnoví kredity. V tarifech Essentials a Advanced může vlastník nebo administrátor zapnout přečerpání v Settings → Subscription se stanoveným limitem dodatečných kreditů; ve výchozím nastavení je tato možnost vypnutá a AI nikdy nepřekročí zadaný limit.

Mohu své předplatné zrušit?#

Ano. Vlastník klikne na Cancel subscription v Settings → Subscription. Placený tarif vám zůstane až do konce období, poté přejdete na bezplatný tarif Free. Nic se nesmaže.

Zabezpečení#

Kde jsou uložena má data?#

Nahrané soubory jsou uloženy v jednom z regionů: Spojené státy (Iowa), Evropa (Belgie) nebo Asie a Tichomoří (Singapur). Kanceláře, které se zaregistrují na flow.lawzana.com, získají evropský region; kanceláře začínající přes Lawzana Directory si region vyberou při vytvoření pracovního prostoru. Zbytek služby (databáze, vyhledávání, úlohy na pozadí a aplikační servery) běží na DigitalOcean ve Spojených státech.

Kde probíhá zpracování pomocí AI?#

AI běží na Google Vertex AI s využitím globálního koncového bodu společnosti Google. Požadavky nejsou omezeny na region, kde máte uloženy soubory.

Jsou má data šifrována?#

Ano. Data se přenášejí přes protokol HTTPS a naši poskytovatelé cloudových služeb je šifrují v klidovém stavu (at rest). Dokumenty jsou ukládány se šifrováním na straně serveru v Google Cloud Storage.

Mohu získat smlouvu o zpracování osobních údajů (DPA) nebo požádat o export či smazání svých dat?#

Ano. Smlouvy o zpracování údajů podepisujeme na vyžádání a na vaši žádost vaše data vyexportujeme nebo smažeme. Napište na [email protected].

Integrace#

Integruje se Lawzana Flow se službou Zapier?#

Ano. Vygenerujte si klíč API v Settings → Zapier, poté otevřete aplikaci Lawzana Flow v Zapier a přijměte pozvánku: aplikace je prozatím dostupná pouze na pozvání. Můžete ji použít k vytváření poptávek z webových formulářů, e-mailů a dalších nástrojů a ke spuštění Zapu při vystavení faktury, zaznamenání platby, zaplacení faktury nebo jejím stornování. Fakturační triggery fungují, jakmile vlastník nebo administrátor zapne možnost Allow integrations to read billing data. Více naleznete v článku Integrace.

Mohu na své webové stránky vložit kontaktní formulář?#

Ano. Widget pro sběr poptávek lze vložit na jakékoli webové stránky. Vlastník vygeneruje klíč widgetu v Settings → Website Widget; poté zvolte režim widgetu a jeho styl a zkopírujte kód pro vložení. Můžete také publikovat hostovanou kontaktní stránku z Settings → Contact page. Více naleznete v článku Integrace.

Podpora#

Jak mohu kontaktovat podporu?#

• E-mail: [email protected]
• Live chat: Klikněte na tlačítko chatu v pravém dolním rohu aplikace
• Centrum nápovědy: Navštivte lawzana.com/flow/support

Našel/našla jsem bezpečnostní problém. Jak jej mohu nahlásit?#

Zašlete podrobnosti e-mailem na adresu [email protected].