Soalan Lazim

Langkah Pertama#

Bagaimanakah cara untuk saya bermula dengan Lawzana Flow?#

Daftar di flow.lawzana.com dengan nama, e-mel dan nama firma anda, atau dengan akaun Google atau Microsoft anda. Anda bermula dengan pelan Free dan akan mendarat di Halaman Utama (Home), di mana senarai semak ringkas mencadangkan langkah pertama anda. Jika firma anda berada dalam Direktori Lawzana, klik Open in Flow pada prospek dalam papan pemuka Lawzana anda; tindakan ini akan mencipta ruang kerja anda dan melog masuk anda. Lihat Langkah Pertama untuk panduan lengkap.

Adakah terdapat percubaan percuma?#

Tiada percubaan percuma kerana terdapat pelan Free: 2 ahli pasukan, 50 kredit AI sebulan dan 2 GB storan, tanpa kad dan tanpa had masa. Naik taraf kepada Essentials atau Advanced apabila anda memerlukan lebih banyak. Lihat Pengebilan & Pelan.

Bolehkah saya menjemput ahli pasukan dalam pelan Free?#

Ya. Pelan Free merangkumi 2 orang ahli pasukan secara keseluruhan, termasuk diri anda, jadi anda boleh menjemput seorang rakan sekerja. Pelan berbayar tiada had ahli, dan firma yang disambungkan ke Direktori Lawzana mungkin mendapat tempat tambahan melalui pelan Direktori mereka.

Apakah bahasa yang tersedia untuk Lawzana Flow?#

Bahasa Inggeris, Bahasa Sepanyol dan Bahasa Perancis. Tukar bahasa daripada menu akaun anda di bar sisi, di bawah Language.

Prospek & Perkara#

Bagaimanakah cara untuk saya menukar prospek kepada perkara?#

Buka prospek dan klik Convert. Masukkan tajuk perkara, pilih bidang amalan, jenis perkara dan peguam yang ditugaskan secara pilihan, kemudian klik Create Matter. Flow akan menyemak percanggahan terlebih dahulu, dan butiran pelanggan serta fakta utama prospek akan dipindahkan ke perkara baharu.

Bolehkah saya menyesuaikan peringkat saluran paip (pipeline)?#

Ya. Pergi ke Settings → Matter Stages (atau Lead Stages) untuk menambah, menamakan semula, menyusun semula atau memadam peringkat. Matter Stages menawarkan templat sedia ada dengan Apply Template (Litigation, Transactional, Family Law atau Custom); Lead Stages mempunyai templatnya yang tersendiri.

Apakah perbezaan antara prospek dan perkara?#

Prospek (lead) ialah bakal pelanggan yang telah menunjukkan minat tetapi belum dilantik secara rasmi. Perkara (matter) ialah kes atau penglibatan aktif. Tukar prospek kepada perkara sebaik sahaja pelanggan telah melantik firma anda.

Dokumen#

Apakah format fail yang boleh saya muat naik?#

Hampir sebarang fail: PDF, Word, Excel, PowerPoint, fail e-mel (.eml, .msg), fail teks, arkib ZIP dan foto. Fail HTML dan SVG tidak diterima. Pelanggan yang memuat naik melalui portal boleh menghantar PDF, Word, Excel, fail teks dan imej. Saiz fail maksimum ialah 25 MB untuk muat naik pasukan dan 10 MB untuk muat naik melalui portal pelanggan.

Mengapakah analisis AI tidak tersedia untuk dokumen saya?#

Semak bahawa:

1. Formatnya ialah format yang boleh dibaca oleh AI: PDF, Word (.docx), fail teks biasa, atau foto dan imbasan (JPEG, PNG, WebP). Fail Excel, PowerPoint dan e-mel disimpan tetapi tidak dibaca oleh AI.
2. Firma anda masih mempunyai baki kredit AI bulan ini (lihat Settings → Subscription)

Bolehkah saya menyusun dokumen ke dalam folder?#

Ya. Kedua-dua dokumen perkara dan fail kendiri menyokong folder. Cipta folder dan subfolder, serta pindahkan fail antara folder tersebut.

Ciri-ciri AI#

Apakah ciri-ciri AI yang tersedia?#

Setiap dokumen mempunyai panel AI dengan Ringkasan (Summary), Fakta (Facts), Pembantu AI (AI Assistant - sembang dengan dokumen), Semakan (Review - semakan buku panduan) dan Entiti (Entities - individu dan syarikat). Pada peringkat perkara, anda mempunyai Ask AI dan Grid Fakta (Fact Grid). Pada prospek, anda mendapat taklimat AI dan Ask AI. Pembantu AI kendiri menjawab soalan umum, dan editor draf boleh menulis dan menyunting draf bersama anda.

Berapakah jumlah kredit AI yang saya dapat?#

Pelan Free merangkumi 50 kredit sebulan, Essentials 500 kredit yang dikongsi oleh firma, dan Advanced 1,500 kredit bagi setiap tempat duduk, dikumpulkan. Firma yang disambungkan ke Direktori Lawzana mendapat mana-mana yang lebih tinggi, elaun Direktori mereka atau pelan Flow mereka. Lihat Pengebilan & Pelan untuk kos kredit bagi setiap operasi.

Adakah data saya digunakan untuk melatih model AI?#

Tidak. Google tidak menggunakan kandungan anda untuk melatih modelnya, dan pengelogan permintaan dimatikan pada projek kami. Google mungkin menyimpan permintaan dalam memori sehingga 24 jam untuk tujuan caching, dan mungkin melogkannya untuk mengesan penyalahgunaan. Lawzana Flow sendiri menyimpan sejarah sembang AI, ringkasan dan fakta yang diekstrak sebagai sebahagian daripada perkara anda.

Portal Pelanggan#

Bagaimanakah pelanggan mengakses portal mereka?#

Pelanggan menerima pautan ajaib (magic link) melalui e-mel — tiada kata laluan atau penciptaan akaun diperlukan. Mereka mengklik pautan untuk mengakses hanya dokumen dan maklumat yang telah anda kongsi.

Apakah yang boleh dilihat oleh pelanggan dalam portal?#

Hanya perkara yang anda kongsi secara eksplisit. Bergantung pada tahap akses:

• View: Dokumen yang dikongsi
• Upload: View + muat naik dokumen + garis masa (timeline)
• Full: Upload + pemesejan + pencapaian (milestones) + pembantu AI

Anda boleh melaraskan kebenaran ini pada setiap pautan portal.

Bolehkah saya membatalkan akses portal pelanggan?#

Ya. Buka perkara tersebut, klik Share with Client dan pilih Revoke access pada pautan tersebut. Pembatalan berkuat kuasa serta-merta: pautan ajaib mereka akan berhenti berfungsi.

Pasukan & Kebenaran#

Apakah peranan pengguna yang ada?#

Lihat Pasukan & Peranan untuk perkara yang boleh dilihat oleh setiap peranan.

Bagaimanakah cara untuk saya menjemput ahli pasukan?#

Pergi ke Settings → Members dan klik Invite Member. Masukkan e-mel mereka dan pilih peranan. Mereka akan menerima e-mel jemputan.

Bolehkah saya menukar peranan seseorang?#

Ya. Pemilik (Owner) dan Pentadbir (Admin) boleh menukar peranan ahli daripada Settings → Members, menggunakan menu More options di sebelah nama mereka.

Mengebil Pelanggan Anda#

Di manakah saya perlu menyediakan penginvoisan?#

Pemilik atau pentadbir mengisi Settings → Invoicing & rates: mata wang, kadar setiap jam lalai, kadar kakitangan, cukai, awalan nombor invois, ID cukai anda dan arahan pembayaran. Lakukan ini sebelum sesiapa merekodkan masa. Langkah Set up invoicing pada kad Get set up di Halaman Utama akan membukanya. Lihat Penginvoisan.

Mengapakah masa saya tidak dimasukkan ke dalam invois?#

Semak, mengikut urutan ini:

1. Needs rate: tiada kadar ditemui, atau kadar anda adalah dalam mata wang selain mata wang perkara tersebut. Tetapkan kadar: menyimpan Settings → Invoicing & rates, atau Billing rates pelanggan, akan menetapkan harga entri yang sedang menunggu. Kemudian jana invois sekali lagi
2. Another currency: entri direkodkan dalam mata wang selain mata wang perkara tersebut. Draf menyatakan jumlah entri yang ditinggalkan
3. Already billed: entri tersebut berada pada invois yang telah dikeluarkan
4. Not billable: suis Billable telah dimatikan
5. Fee arrangement: perkara yuran tetap (flat-fee) dan kontingensi tidak mengebil masa

Bolehkah saya mengebil pelanggan dalam mata wang lain?#

Ya. Setiap perkara dibilkan dalam satu mata wang. Tetapkan mata wang pelanggan dalam kad Billing details pada halaman hubungan mereka (atau tetapkan mata wang perkara dalam Billing details perkara tersebut), dan berikan kadar pelanggan dalam mata wang tersebut dalam kad Billing rates di sebelahnya. Flow tidak pernah menukar antara mata wang: invois, pembayaran dan laporan kekal dalam mata wang setiap perkara, dan akauntan anda akan merekodkan sebarang perbezaan pertukaran mata wang. Lihat Mengebil dalam Mata Wang Lain untuk contoh langkah demi langkah.

Mengapakah saya tidak boleh menukar mata wang perkara?#

Perkara tersebut mempunyai masa atau perbelanjaan yang belum dibilkan tetapi telah dinilai harganya, atau draf invois, dalam mata wang semasa, dan menukarnya akan meninggalkannya. Bilkan kerja tersebut (atau padamkan draf dan entri yang salah), kemudian tukar mata wang. Menukar kepada mata wang asal kerja tersebut sentiasa boleh dilakukan.

Bolehkah saya menyunting invois yang telah dikeluarkan?#

Tidak. Sebaik sahaja dimuktamadkan, invois dikunci supaya salinan pelanggan dan rekod anda sepadan. Pemilik atau pentadbir perlu membatalkannya (hanya boleh dilakukan selagi tiada bayaran direkodkan), anda membetulkan masa, perbelanjaan atau butiran pengebilan, kemudian klik New invoice semula. Invois yang dibatalkan mengekalkan nombor asalnya dan invois baharu akan mendapat nombor seterusnya.

Siapakah yang boleh merekodkan pembayaran?#

Pemilik dan pentadbir boleh merekodkan pembayaran, menghapuskira dan membatalkan invois. Ahli boleh menjana, memuktamadkan dan menghantar invois melalui e-mel serta menghantar peringatan pembayaran. Lihat Pasukan & Peranan.

Bolehkah pelanggan membayar secara dalam talian?#

Belum lagi. Pelanggan membayar menggunakan arahan pembayaran yang dicetak pada invois, biasanya melalui pemindahan bank, dan pemilik atau pentadbir merekodkan pembayaran tersebut dalam Flow.

Bolehkah saya mengeluarkan nota kredit atau invois pendahuluan?#

Belum lagi. Untuk invois yang belum dibayar, batalkannya dan keluarkan invois baharu. Untuk kredit selepas pembayaran, tambahkan baris pelarasan negatif pada invois pelanggan yang seterusnya. Setiap invois mempunyai satu kadar cukai; jika dua kadar terpakai, keluarkan dua invois.

Bagaimanakah cara untuk saya mengebil bayaran pendahuluan atau penahan (retainer)?#

Invois pendahuluan dan penahan yang ditolak secara automatik belum disokong lagi. Dua cara untuk menguruskannya buat masa ini:

• Pegang wang dalam amanah. Rekodkan deposit pelanggan dalam akaun amanah. Apabila anda mengeluarkan invois, rekodkan pembayaran pada invois tersebut dan padankan Disbursement daripada amanah (Flow tidak memautkan kedua-duanya, jadi rekodkan kedua-duanya), mengikut peraturan majlis peguam anda. Lihat Perakaunan Amanah.
• Bilkan pendahuluan sebagai yuran tetap. Tetapkan aturan yuran kepada Flat fee untuk jumlah pendahuluan dan keluarkan invoisnya. Apabila kerja selesai, tukar aturan kepada Hourly, klik New invoice, dan tambahkan pelarasan dengan jumlah negatif, contohnya "Tolak pendahuluan dibayar, invois INV-0007". Rujuk akauntan anda tentang cara pendahuluan dikenakan cukai.

Bolehkah saya menghantar invois saya kepada akauntan saya?#

Ya. Pada halaman Billing, pilihan Export for accountant memuat turun buku kerja Excel, atau fail CSV, bagi invois, baris invois dan pembayaran untuk sebarang tarikh. Lihat Papan Pemuka Pengebilan.

Pengebilan & Langganan#

Bagaimanakah langganan Flow berfungsi?#

Pelan Free tidak memerlukan sebarang bayaran. Essentials ($29) dan Advanced ($79) ditetapkan harga bagi setiap ahli pasukan aktif setiap bulan, dengan kredit AI disertakan. Pengebilan dikendalikan melalui Stripe.

Apakah yang berlaku jika kredit AI saya habis?#

Fungsi AI akan dijeda sehingga kredit anda ditetapkan semula pada awal bulan berikutnya. Pada pelan Essentials dan Advanced, pemilik atau pentadbir boleh menghidupkan penggunaan lebihan (overage) dalam Settings → Subscription dengan had siling kredit tambahan; ia dimatikan secara lalai dan AI tidak akan melebihi siling tersebut.

Bolehkah saya membatalkan langganan saya?#

Ya. Pemilik mengklik Cancel subscription dalam Settings → Subscription. Anda mengekalkan pelan berbayar anda sehingga akhir tempoh pengebilan, kemudian berpindah ke pelan Free. Tiada apa-apa yang akan dipadamkan.

Keselamatan#

Di manakah data saya disimpan?#

Fail yang dimuat naik disimpan dalam satu rantau: Amerika Syarikat (Iowa), Eropah (Belgium) atau Asia Pasifik (Singapura). Firma yang mendaftar di flow.lawzana.com mendapat rantau Eropah; firma yang bermula dari Direktori Lawzana memilih rantau mereka semasa ruang kerja dicipta. Selebihnya daripada perkhidmatan ini (pangkalan data, carian, tugas latar belakang dan pelayan aplikasi) beroperasi di DigitalOcean di Amerika Syarikat.

Di manakah pemprosesan AI berlaku?#

AI beroperasi pada Google Vertex AI, menggunakan titik akhir (endpoint) global Google. Permintaan tidak terhad kepada rantau penyimpanan fail anda.

Adakah data saya disulitkan?#

Ya. Data dihantar melalui HTTPS, dan penyedia awan kami menyulitkannya semasa rehat (at rest). Dokumen disimpan dengan penyulitan bahagian pelayan dalam Google Cloud Storage.

Bolehkah saya mendapatkan perjanjian pemprosesan data, atau meminta data saya dieksport atau dipadamkan?#

Ya. Kami menandatangani perjanjian pemprosesan data atas permintaan, dan kami mengeksport atau memadamkan data anda apabila anda meminta. E-mel [email protected].

Integrasi#

Adakah Lawzana Flow berintegrasi dengan Zapier?#

Ya. Hasilkan kunci API anda dalam Settings → Zapier, kemudian buka aplikasi Lawzana Flow di Zapier dan terima jemputan tersebut: aplikasi ini adalah melalui jemputan sahaja buat masa ini. Gunakannya untuk mencipta prospek daripada borang web, e-mel dan alat lain, serta memulakan Zap apabila invois dikeluarkan, pembayaran direkodkan, invois dibayar atau invois dibatalkan. Pencetus pengebilan berfungsi sebaik sahaja pemilik atau pentadbir menghidupkan Allow integrations to read billing data. Lihat Integrasi.

Bolehkah saya membenamkan borang hubungan di tapak web saya?#

Ya. Widget penangkapan prospek boleh dibenamkan pada mana-mana tapak web. Pemilik menghasilkan kunci widget dalam Settings → Website Widget; kemudian pilih mod dan gaya widget, dan salin kod benam. Anda juga boleh menerbitkan halaman hubungan yang dihoskan daripada Settings → Contact page. Lihat Integrasi.

Sokongan#

Bagaimanakah cara untuk saya menghubungi sokongan?#

• E-mel: [email protected]
• Sembang Langsung: Klik butang sembang di sudut kanan bawah aplikasi
• Pusat Bantuan: Lawati lawzana.com/flow/support

Saya menemui isu keselamatan. Bagaimanakah cara untuk saya melaporkannya?#

E-mel kepada [email protected] berserta butiran lanjut.