Soalan Lazim

Permulaan#

Bagaimanakah cara untuk saya bermula dengan Lawzana Flow?#

Daftar di flow.lawzana.com dengan nama, e-mel dan nama firma anda, atau menggunakan akaun Google atau Microsoft anda. Anda akan bermula dengan pelan Free dan tiba di Laman Utama, di mana senarai semak ringkas mencadangkan langkah pertama anda. Jika firma anda tersenarai dalam Lawzana Directory, klik Open in Flow pada prospek dalam papan pemuka Lawzana anda; tindakan ini akan mencipta ruang kerja anda dan mendaftarkan anda masuk. Sila lihat Permulaan untuk panduan lengkap.

Adakah terdapat percubaan percuma?#

Tiada tempoh percubaan kerana kami menyediakan pelan Free: 2 ahli pasukan, 50 kredit AI sebulan dan storan 2 GB, tanpa memerlukan kad dan tanpa had masa. Naik taraf kepada Essentials atau Advanced apabila anda memerlukan lebih banyak kapasiti. Sila lihat Pengebilan & Pelan.

Bolehkah saya menjemput ahli pasukan dalam pelan Free?#

Ya. Pelan Free merangkumi 2 ahli pasukan secara keseluruhan, termasuk diri anda, jadi anda boleh menjemput seorang rakan sekerja. Pelan berbayar tidak mempunyai had ahli, dan firma yang disambungkan ke Lawzana Directory mungkin mendapat tempat duduk tambahan melalui pelan Directory mereka.

Lawzana Flow tersedia dalam bahasa apa?#

Bahasa Inggeris, Sepanyol, Perancis, Turki dan Thai. Tukar pilihan bahasa daripada menu akaun anda di bar sisi, di bawah Language.

Prospek & Perkara Guaman#

Bagaimanakah cara untuk menukar prospek kepada perkara guaman?#

Buka prospek dan klik Convert to matter. Masukkan tajuk perkara guaman, pilih bidang amalan (pilihan), jenis perkara guaman dan peguam yang ditugaskan, kemudian klik Create Matter. Flow akan menyemak konflik terlebih dahulu, dan butiran klien serta fakta penting daripada prospek akan dipindahkan ke perkara guaman baharu.

Bagaimanakah cara untuk memasukkan pertanyaan daripada laman web, peti masuk dan direktori saya ke dalam Flow?#

Gunakan alamat pertanyaan firma anda. Pemilik atau pentadbir boleh menyalinnya daripada Settings → Lead sources, kemudian memajukan peti masuk info@ ke alamat tersebut, menambahkannya pada pemberitahuan borang laman web, atau menetapkannya sebagai e-mel pemberitahuan pada direktori. Flow membaca setiap e-mel: pertanyaan baharu menjadi prospek, e-mel daripada klien sedia ada difailkan di bawah prospek atau perkara guaman mereka, dan sebarang perkara lain diketepikan dalam Email Review selama 30 hari. Halaman ini menyediakan langkah persediaan untuk Gmail, Outlook, WordPress, Wix, Squarespace, Webflow dan platform lain, serta pilihan Email these steps to my web person. Sila lihat Integrasi.

Mengapakah prospek baharu tidak menerima penerimaan automatik?#

Sila semak bahawa:

1. Start the client intake automatically diaktifkan dalam Settings → Lead sources
2. Prospek tersebut mempunyai alamat e-mel, dan ia datang daripada profil Lawzana, borang laman web, halaman hubungan, halaman tempahan, alamat pertanyaan anda, atau Zapier dengan new_enquiry ditetapkan. Prospek yang anda tambah, import atau cipta daripada Email Review tidak akan menerimanya sama sekali
3. Bagi alamat pertanyaan: klien menulis daripada alamat mereka sendiri dan Flow dapat mengesahkannya, pemberitahuan borang atau platform memberikan e-mel mereka, atau seseorang di firma anda memajukannya daripada alamat yang mereka gunakan untuk log masuk ke Flow
4. Klien belum mempunyai proses penerimaan yang sedang berjalan, mesej tersebut tidak mendesak (mesej mendesak akan memberi amaran kepada anda), dan kurang daripada 20 prospek telah menerimanya hari ini

Anda sentiasa boleh mengklik Send intake pada prospek tersebut.

Bolehkah saya menyesuaikan peringkat saluran paip?#

Ya. Pergi ke Settings → Matter Stages (atau Lead Stages) untuk menambah, menamakan semula, menyusun semula, atau memadam peringkat. Matter Stages menawarkan templat sedia ada dengan Apply Template (Litigation, Transactional, Family Law atau Custom); Lead Stages mempunyai templatnya yang tersendiri.

Apakah perbezaan antara prospek dan perkara guaman?#

Prospek (lead) ialah bakal klien yang telah menunjukkan minat tetapi belum dilantik secara rasmi. Perkara guaman (matter) ialah kes atau penglibatan aktif. Tukar prospek kepada perkara guaman sebaik sahaja klien tersebut telah dilantik.

Dokumen#

Apakah format fail yang boleh saya muat naik?#

Hampir sebarang fail: PDF, Word, Excel, PowerPoint, fail e-mel (.eml, .msg), fail teks, arkib ZIP dan foto. Fail HTML dan SVG tidak diterima. Klien yang memuat naik melalui portal boleh menghantar PDF, Word, Excel, fail teks dan imej. Saiz fail maksimum ialah 25 MB untuk muat naik pasukan dan 10 MB untuk muat naik portal klien.

Mengapakah analisis AI tidak tersedia untuk dokumen saya?#

Sila semak bahawa:

1. Format tersebut adalah format yang boleh dibaca oleh AI: PDF, Word (.docx), fail teks biasa, atau foto dan imbasan (JPEG, PNG, WebP). Fail Excel, PowerPoint dan e-mel disimpan tetapi tidak dibaca oleh AI.
2. Firma anda masih mempunyai baki kredit AI pada bulan ini (lihat Settings → Subscription)

Bolehkah saya menyusun dokumen ke dalam folder?#

Ya. Kedua-dua dokumen perkara guaman dan fail kendiri menyokong fungsi folder. Cipta folder dan subfolder, serta pindahkan fail antara folder tersebut.

Ciri AI#

Apakah ciri AI yang tersedia?#

Setiap dokumen mempunyai panel AI dengan Summary, Facts, AI Assistant (berbual dengan dokumen), Review (semakan buku panduan/playbook) dan Entities (individu dan syarikat). Pada peringkat perkara guaman, anda mempunyai Ask AI dan Fact Grid. Pada prospek, anda mendapat Case summary dan Ask AI. AI Assistant kendiri menjawab soalan umum, dan editor penggubalan boleh menulis serta mengedit draf bersama anda.

Berapakah jumlah kredit AI yang saya dapat?#

Pelan Free merangkumi 50 kredit sebulan, Essentials 500 kredit yang dikongsi oleh firma, dan Advanced 1,500 kredit bagi setiap tempat duduk, dikumpulkan bersama. Firma yang disambungkan ke Lawzana Directory akan mendapat mana-mana yang lebih tinggi antara peruntukan Directory atau pelan Flow mereka. Sila lihat Pengebilan & Pelan untuk kos kredit bagi setiap operasi.

Adakah data saya digunakan untuk melatih model AI?#

Tidak. Google tidak menggunakan kandungan anda untuk melatih modelnya, dan pengelogan permintaan dimatikan pada projek kami. Google mungkin menyimpan permintaan dalam memori sehingga 24 jam untuk tujuan penimbalan (caching), dan mungkin mencatatnya untuk mengesan penyalahgunaan. Lawzana Flow sendiri menyimpan sejarah sembang AI, ringkasan dan fakta yang diekstrak sebagai sebahagian daripada perkara guaman anda.

Portal Klien#

Bagaimanakah klien mengakses portal mereka?#

Klien menerima pautan ajaib (magic link) melalui e-mel. Tiada kata laluan atau akaun diperlukan. Mereka mengklik pautan tersebut untuk mengakses dokumen dan maklumat yang telah anda kongsikan sahaja.

Apakah yang boleh dilihat oleh klien dalam portal?#

Hanya perkara yang anda kongsikan secara eksplisit. Bergantung pada tahap akses:

• View: Dokumen yang dikongsi
• Upload: View + muat naik dokumen + garis masa
• Full: Upload + pemesejan + pencapaian (milestones) + pembantu AI

Anda boleh melaraskan kebenaran ini pada setiap pautan portal.

Bolehkah saya membatalkan akses portal klien?#

Ya. Buka perkara guaman, klik Share with Client dan pilih Revoke access pada pautan tersebut. Pembatalan berkuat kuasa serta-merta: pautan ajaib mereka akan berhenti berfungsi.

Pasukan & Kebenaran#

Apakah peranan pengguna yang ada?#

Sila lihat Pasukan & Peranan untuk melihat perkara yang boleh diakses oleh setiap peranan.

Bagaimanakah cara untuk menjemput ahli pasukan?#

Pergi ke Settings → Members dan klik Invite Member. Masukkan e-mel mereka dan pilih peranan. Mereka akan menerima e-mel jemputan.

Bolehkah saya menukar peranan seseorang?#

Ya. Pemilik dan Pentadbir boleh menukar peranan ahli daripada Settings → Members, menggunakan menu More options di sebelah nama mereka.

Membilkan Klien Anda#

Di manakah saya menyediakan invois?#

Pemilik atau pentadbir mengisi Settings → Invoicing & rates: mata wang, kadar setiap jam lalai, kadar staf, cukai, awalan nombor invois, ID cukai anda dan arahan pembayaran. Lakukan ini sebelum sesiapa merekodkan masa. Langkah Set up invoicing pada kad Get set up di Laman Utama akan membukanya. Sila lihat Penginvoisan.

Mengapakah masa saya tiada dalam invois?#

Sila semak, mengikut urutan ini:

1. Needs rate: tiada kadar ditemui, atau kadar anda adalah dalam mata wang lain daripada perkara guaman tersebut. Tetapkan kadar: menyimpan Settings → Invoicing & rates, atau Billing rates klien, akan menetapkan harga untuk entri yang menunggu. Kemudian jana invois sekali lagi
2. Another currency: entri telah direkodkan dalam mata wang yang berbeza daripada perkara guaman. Draf tersebut menyatakan berapa banyak entri yang tertinggal
3. Already billed: entri tersebut telah dimasukkan ke dalam invois yang telah dikeluarkan
4. Not billable: suis Billable dimatikan
5. Fee arrangement: perkara guaman berasaskan yuran tetap dan kontingensi tidak membilkan masa

Bolehkah saya membilkan klien dalam mata wang lain?#

Ya. Setiap perkara guaman dibilkan dalam satu mata wang. Tetapkan mata wang klien dalam kad Billing details pada halaman kenalan mereka (atau mata wang perkara guaman tertentu dalam Billing details perkara guaman tersebut), dan berikan kadar klien dalam mata wang berkenaan dalam kad Billing rates di sebelahnya. Flow tidak pernah menukar nilai antara mata wang: invois, pembayaran dan laporan kekal dalam mata wang setiap perkara guaman, dan akauntan anda akan merekodkan sebarang perbezaan pertukaran wang. Sila lihat Membilkan dalam Mata Wang Lain untuk contoh langkah demi langkah.

Mengapakah saya tidak boleh menukar mata wang perkara guaman?#

Perkara guaman tersebut mempunyai masa atau perbelanjaan yang belum dibilkan tetapi telah diletakkan harga, atau draf invois, dalam mata wang semasa, dan pertukaran akan menyebabkan data tersebut tertinggal. Bilkan kerja tersebut (atau padamkan draf dan entri yang salah), kemudian tukar mata wang. Beralih kepada mata wang yang telah digunakan untuk kerja tersebut sentiasa boleh dilakukan.

Bolehkah saya mengedit invois yang telah dikeluarkan?#

Tidak. Setelah dimuktamadkan, invois dikunci supaya salinan klien dan rekod anda sepadan. Pemilik atau pentadbir boleh membatalkannya (void) (hanya boleh dilakukan selagi tiada bayaran direkodkan), anda membetulkan masa, perbelanjaan atau butiran pengebilan, kemudian klik New invoice semula. Invois yang dibatalkan mengekalkan nombornya dan invois baharu akan mendapat nombor seterusnya.

Siapakah yang boleh merekodkan pembayaran?#

Pemilik dan pentadbir boleh merekodkan pembayaran, menghapuskira dan membatalkan (void) invois. Ahli boleh membina, memuktamadkan dan menghantar invois melalui e-mel serta menghantar peringatan pembayaran. Sila lihat Pasukan & Peranan.

Bolehkah klien membayar secara dalam talian?#

Belum lagi. Klien membayar menggunakan arahan pembayaran yang dicetak pada invois, biasanya melalui pindahan bank, dan pemilik atau pentadbir akan merekodkan pembayaran tersebut dalam Flow.

Bolehkah saya mengeluarkan nota kredit atau invois pendahuluan?#

Belum lagi. Untuk invois yang belum dibayar, batalkan (void) invois tersebut dan keluarkan yang baharu. Untuk kredit selepas pembayaran, tambahkan baris pelarasan negatif pada invois klien yang seterusnya. Setiap invois mempunyai satu kadar cukai; jika dua kadar dikenakan, keluarkan dua invois.

Bagaimanakah cara membilkan wang pendahuluan atau yuran penahan (retainer)?#

Invois pendahuluan dan yuran penahan yang ditolak secara automatik belum disokong lagi. Dua cara untuk menguruskannya buat masa ini:

• Pegang wang dalam akaun amanah. Rekodkan deposit klien dalam akaun amanah. Apabila anda mengeluarkan invois, rekodkan pembayaran pada invois dan rekodkan Disbursement yang sepadan daripada akaun amanah (Flow tidak memautkan kedua-duanya, jadi rekodkan kedua-duanya), mengikut peraturan majlis peguam anda. Sila lihat Perakaunan Amanah.
• Bilkan pendahuluan sebagai yuran tetap. Tetapkan aturan yuran kepada Flat fee untuk jumlah pendahuluan dan keluarkan invois. Apabila kerja selesai, tukar aturan kepada Hourly, klik New invoice, dan tambahkan pelarasan dengan jumlah negatif, contohnya "Tolak pendahuluan yang dibayar, invois INV-0007". Rujuk akauntan anda tentang cara pendahuluan dikenakan cukai.

Bolehkah saya menghantar invois saya kepada akauntan saya?#

Ya. Pada halaman Billing, pilihan Export for accountant memuat turun buku kerja Excel, atau fail CSV, bagi invois, baris invois dan pembayaran untuk sebarang tarikh. Sila lihat Papan Pemuka Pengebilan.

Pengebilan & Langganan#

Bagaimanakah langganan Flow berfungsi?#

Pelan Free tidak mengenakan sebarang kos. Essentials ($29) dan Advanced ($79) berharga bagi setiap ahli pasukan aktif setiap bulan, dengan kredit AI disertakan. Pengebilan diuruskan melalui Stripe.

Apakah yang berlaku jika kredit AI saya habis?#

AI dijeda sehingga kredit anda ditetapkan semula pada awal bulan berikutnya. Pada Essentials dan Advanced, pemilik atau pentadbir boleh mengaktifkan lebihan dalam Settings → Subscription dengan had siling kredit tambahan; ia dimatikan secara lalai dan AI tidak akan melebihi had siling tersebut.

Bolehkah saya membatalkan langganan saya?#

Ya. Pemilik boleh mengklik Cancel subscription dalam Settings → Subscription. Anda mengekalkan pelan berbayar anda sehingga akhir tempoh, kemudian beralih ke pelan Free. Tiada apa-apa yang dipadamkan.

Keselamatan#

Di manakah data saya disimpan?#

Fail yang dimuat naik disimpan dalam satu wilayah: Amerika Syarikat (Iowa), Eropah (Belgium) atau Asia Pasifik (Singapura). Firma yang mendaftar di flow.lawzana.com mendapat wilayah Eropah; firma yang bermula daripada Lawzana Directory memilih wilayah mereka apabila ruang kerja dicipta. Perkhidmatan lain (pangkalan data, carian, tugas latar belakang dan pelayan aplikasi) beroperasi di DigitalOcean di Amerika Syarikat.

Di manakah pemprosesan AI berlaku?#

AI beroperasi pada Google Vertex AI, menggunakan titik akhir (endpoint) global Google. Permintaan tidak terhad kepada wilayah storan fail anda.

Adakah data saya disulitkan?#

Ya. Data dihantar melalui HTTPS, dan penyedia awan kami menyulitkannya semasa rehat (at rest). Dokumen disimpan dengan penyulitan bahagian pelayan dalam Google Cloud Storage.

Bolehkah saya mendapatkan perjanjian pemprosesan data, atau meminta data saya dieksport atau dipadamkan?#

Ya. Kami menandatangani perjanjian pemprosesan data atas permintaan, dan kami mengeksport atau memadam data anda apabila anda meminta. E-mel [email protected].

Integrasi#

Adakah Lawzana Flow berintegrasi dengan Zapier?#

Ya. Jana kunci API anda dalam Settings → Zapier, kemudian buka aplikasi Lawzana Flow di Zapier dan terima jemputan tersebut: aplikasi ini hanya boleh diakses melalui jemputan buat masa ini. Gunakannya untuk mencipta prospek daripada borang web, e-mel dan alat lain (hantar new_enquiry sebagai benar untuk pertanyaan baharu yang sepatutnya menerima penerimaan automatik anda), dan untuk memulakan Zap apabila invois dikeluarkan, pembayaran direkodkan, invois dibayar atau invois dibatalkan (void). Pencetus pengebilan berfungsi sebaik sahaja pemilik atau pentadbir mengaktifkan Allow integrations to read billing data. Sila lihat Integrasi.

Bolehkah saya membenamkan borang hubungan pada laman web saya?#

Ya. Widget penangkapan prospek boleh dibenamkan pada mana-mana laman web. Pemilik menjana kunci widget dalam Settings → Website Widget; kemudian pilih mod dan penggayaan widget, dan salin kod benam. Anda juga boleh menerbitkan halaman hubungan yang dihoskan daripada Settings → Contact page. Sila lihat Integrasi.

Sokongan#

Bagaimanakah cara untuk saya menghubungi sokongan?#

• E-mel: [email protected]
• Sembang Langsung: Klik butang sembang di sudut kanan bawah aplikasi
• Pusat Bantuan: Lawati lawzana.com/flow/support

Saya menemui isu keselamatan. Bagaimanakah cara untuk saya melaporkannya?#

E-mel kepada [email protected] berserta butirannya.