Usein kysytyt kysymykset
Aloittaminen#
Miten pääsen alkuun Lawzana Flow'n kanssa?#
Rekisteröidy osoitteessa flow.lawzana.com antamalla nimesi, sähköpostiosoitteesi ja toimistosi nimen, tai käyttämällä Google- tai Microsoft-tiliäsi. Aloitat ilmaisella Free-tilauksella ja saavut Kotinäkymään, jossa lyhyt tarkistuslista ehdottaa ensimmäisiä toimenpiteitäsi. Jos toimistollasi on profiili Lawzana Directoryssa, klikkaa sen sijaan Open in Flow liidin kohdalla Lawzana-ohjauspaneelissasi; tämä luo työtilasi ja kirjaa sinut sisään. Katso tarkemmat ohjeet sivulta Aloittaminen.
Onko palvelusta olemassa ilmaista kokeilujaksoa?#
Erillistä kokeilujaksoa ei ole, sillä käytettävissä on maksuton Free-tilaus: 2 tiimin jäsentä, 50 AI-krediittiä kuukaudessa ja 2 Gt tallennustilaa ilman luottokorttia ja aikarajoitusta. Voit päivittää Essentials- tai Advanced-tilaukseen, kun tarvitset enemmän ominaisuuksia. Katso lisätietoja sivulta Laskutus ja tilaukset.
Voinko kutsua tiimin jäseniä Free-tilauksella?#
Kyllä. Free-tilaus kattaa yhteensä 2 tiimin jäsentä sinut mukaan lukien, joten voit kutsua yhden kollegan. Maksullisissa tilauksissa ei ole jäsenrajoitusta, ja Lawzana Directoryyn yhdistetyt toimistot saattavat saada lisäpaikkoja Directory-sopimuksensa kautta.
Millä kielillä Lawzana Flow on saatavilla?#
Englanniksi, espanjaksi ja ranskaksi. Voit vaihtaa kielen sivupalkin tilitiedoistasi kohdasta Language.
Liidit ja toimeksiannot#
Miten muunnan liidin toimeksiannoksi?#
Avaa liidi ja klikkaa Convert. Anna toimeksiannon nimi, valitse halutessasi oikeudenala, toimeksiantotyyppi ja asiaa hoitava asianajaja, ja klikkaa sen jälkeen Create Matter. Flow tekee ensin esteellisyystarkistuksen, ja liidin asiakastiedot sekä keskeiset tosiseikat siirtyvät uuteen toimeksiantoon.
Voinko muokata edistymisvaiheita?#
Kyllä. Siirry kohtaan Settings → Matter Stages (tai Lead Stages) lisätäksesi, nimetäksesi uudelleen, järjestääksesi tai poistaaksesi vaiheita. Matter Stages tarjoaa valmiita malleja toiminnolla Apply Template (Litigation, Transactional, Family Law tai Custom); myös Lead Stages sisältää omat mallinsa.
Mitä eroa on liidillä ja toimeksiannolla?#
Liidi (lead) on potentiaalinen asiakas, joka on ilmaissut kiinnostuksensa, mutta toimeksiantosopimusta ei ole vielä tehty. Toimeksianto (matter) on aktiivinen tapaus tai oikeudellinen toimeksianto. Muunna liidit toimeksiannoiksi heti, kun toimeksiantosuhde on vahvistettu.
Asiakirjat#
Mitä tiedostomuotoja voin ladata järjestelmään?#
Lähes mitä tahansa tiedostoja: PDF, Word, Excel, PowerPoint, sähköpostitiedostoja (.eml, .msg), tekstitiedostoja, ZIP-arkistoja ja valokuvia. HTML- ja SVG-tiedostoja ei tueta. Asiakkaat voivat ladata portaalin kautta PDF-, Word-, Excel- ja tekstitiedostoja sekä kuvia. Tiedoston enimmäiskoko on tiimin latauksissa 25 Mt ja asiakasportaalin kautta ladattaessa 10 Mt.
Miksi tekoälyanalyysi ei ole käytettävissä asiakirjalleni?#
Tarkista seuraavat asiat:
- Tiedostomuoto on sellainen, jota tekoäly osaa lukea: PDF, Word (.docx), pelkät tekstitiedostot sekä valokuvat ja skannaukset (JPEG, PNG, WebP). Excel-, PowerPoint- ja sähköpostitiedostot tallennetaan järjestelmään, mutta tekoäly ei lue niitä.
- Toimistollasi on vielä AI-krediittejä jäljellä tälle kuukaudelle (katso Settings → Subscription)
Voinko järjestää asiakirjoja kansioihin?#
Kyllä. Kansioita tuetaan sekä toimeksiantojen asiakirjoissa että erillisissä tiedostoissa. Voit luoda kansioita ja alikansioita sekä siirtää tiedostoja niiden välillä.
AI-ominaisuudet#
Mitä AI-ominaisuuksia järjestelmässä on käytettävissä?#
Jokaisessa asiakirjassa on AI-paneeli, joka sisältää seuraavat toiminnot: Summary (tiivistelmä), Facts (tosiseikat), AI Assistant (keskustele asiakirjan kanssa), Review (ohjeistoon perustuvat katselmoinnit) ja Entities (henkilöt ja yritykset). Toimeksiantotasolla käytettävissäsi ovat Ask AI ja Fact Grid. Liideissä saat tekoälykoosteen ja Ask AI -toiminnon. Erillinen AI Assistant vastaa yleisiin kysymyksiin, ja luonnostelueditori voi laatia ja muokata luonnoksia yhdessä kanssasi.
Kuinka monta AI-krediittiä saan?#
Free-tilaus sisältää 50 krediittiä kuukaudessa, Essentials 500 krediittiä koko toimiston kesken ja Advanced 1 500 krediittiä käyttäjäpaikkaa kohden jaettuna koko tiimille. Lawzana Directoryyn yhdistetyt toimistot saavat suuremman määrän riippuen siitä, kumpi on korkeampi: Directory-sopimuksen kiintiö vai Flow-tilaus. Katso toimenpidekohtaiset krediittikulut sivulta Laskutus ja tilaukset.
Käytetäänkö tietojani tekoälymallien kouluttamiseen?#
Ei. Google ei käytä sisältöäsi malliensa kouluttamiseen, ja pyyntöjen lokikirjaus on poistettu käytöstä projektissamme. Google saattaa säilyttää pyyntöjä muistissa enintään 24 tuntia välimuistia varten ja voi kirjata niitä lokiin väärinkäytösten havaitsemiseksi. Lawzana Flow itsessään tallentaa AI-keskusteluhistorian, tiivistelmät ja poimitut tosiseikat osana toimeksiantoasi.
Asiakasportaali#
Miten asiakkaat pääsevät omaan portaaliinsa?#
Asiakkaat saavat sähköpostitse taikalinkin (magic link) — salasanaa tai tilin luomista ei vaadita. He klikkaavat linkkiä päästäkseen käsiksi vain niihin asiakirjoihin ja tietoihin, jotka olet jakanut.
Mitä asiakkaat näkevät portaalissa?#
Ainoastaan sen, mitä nimenomaisesti jaat. Käyttöoikeustasosta riippuen:
- View: Jaetut asiakirjat
- Upload: Katselu + asiakirjojen lataaminen + aikajana
- Full: Lataaminen + viestintä + virstanpylväät + tekoälyavustaja
Voit määrittää nämä käyttöoikeudet jokaiselle portaalilinkille erikseen.
Voinko peruuttaa asiakkaan pääsyn portaaliin?#
Kyllä. Avaa toimeksianto, klikkaa Share with Client ja valitse linkin kohdalta Revoke access. Peruutus astuu voimaan välittömästi: heidän taikalinkkinsä lakkaa toimimasta.
Tiimi ja käyttöoikeudet#
Mitä käyttäjärooleja on olemassa?#
| Rooli | Käyttöoikeustaso |
|---|---|
| Owner | Täydet oikeudet, mukaan lukien tilaus ja auditointilokit. Yksi organisaatiota kohden. |
| Admin | Tiimin, asetusten ja työnkulkujen hallinta. Ei voi muuttaa tilausta tai maksutapaa. |
| Member | Liidien, toimeksiantojen, asiakirjojen ja luonnosten käsittely. Ei voi muuttaa toimiston laajuisia asetuksia. |
| Viewer | Vain lukuoikeus. |
Katso sivulta Tiimi ja roolit tarkemmat tiedot siitä, mitä kukin rooli näkee.
Miten kutsun tiimin jäseniä?#
Siirry kohtaan Settings → Members ja klikkaa Invite Member. Syötä heidän sähköpostiosoitteensa ja valitse rooli. He saavat kutsun sähköpostitse.
Voinko muuttaa jonkun roolia?#
Kyllä. Omistajat (Owner) ja ylläpitäjät (Admin) voivat muuttaa jäsenen roolia kohdasta Settings → Members käyttämällä henkilön nimen vieressä olevaa More options -valikkoa.
Asiakkaiden laskutus#
Missä määritän laskutuksen asetukset?#
Omistaja tai ylläpitäjä täyttää tiedot kohdassa Settings → Invoicing & rates: valuutta, oletustuntiveloitus, henkilöstön veloitushinnat, vero, laskunumeron etuliite, y-tunnus ja maksutiedot. Tee tämä ennen kuin kukaan kirjaa työtunteja. Kotinäkymän Get set up -kortissa oleva Set up invoicing -vaihe vie suoraan näihin asetuksiin. Katso Laskutus.
Miksi kirjaamani aika ei näy laskulla?#
Tarkista seuraavat kohdat tässä järjestyksessä:
- Needs rate: hintaa ei löytynyt tai hinnastosi on eri valuutassa kuin toimeksianto. Määritä hinta: tallentaminen kohdassa Settings → Invoicing & rates tai asiakkaan kohdassa Billing rates hinnoittelee odottavat kirjaukset. Luo sen jälkeen lasku uudelleen
- Another currency: kirjaus on tehty eri valuutassa kuin toimeksiannon valuutta. Luonnos ilmoittaa, kuinka monta kirjausta jätettiin pois
- Already billed: kirjaus on jo valmiiksi vahvistetulla laskulla
- Not billable: Billable-valitsin oli pois päältä
- Fee arrangement: kiinteähintaiset (flat-fee) ja menestyspalkkioperusteiset (contingency) toimeksiannot eivät laskuta työaikaa
Voinko laskuttaa asiakasta eri valuutassa?#
Kyllä. Jokainen toimeksianto laskutetaan yhdessä valuutassa. Aseta asiakkaan valuutta hänen yhteystietosivunsa Billing details -kortissa (tai yksittäisen toimeksiannon valuutta kyseisen toimeksiannon kohdassa Billing details), ja määritä asiakkaalle kyseisen valuutan mukaiset hinnat sen vieressä olevassa Billing rates -kortissa. Flow ei koskaan tee valuuttamuunnoksia: laskut, maksut ja raportit pysyvät kunkin toimeksiannon omassa valuutassa, ja kirjanpitäjäsi kirjaa mahdolliset kurssierot. Katso vaiheittainen esimerkki sivulta Laskutus toisessa valuutassa.
Miksi en voi muuttaa toimeksiannon valuuttaa?#
Toimeksiannolla on laskuttamatonta, hinnoiteltua työaikaa tai kuluja taikka laskuluonnos nykyisessä valuutassa, ja valuutan vaihtaminen jättäisi ne huomiotta. Laskuta kyseiset työt (tai poista virheelliset luonnokset ja kirjaukset) ja vaihda valuutta vasta sitten. Vaihtaminen takaisin siihen valuuttaan, jossa kirjaukset jo ovat, onnistuu aina.
Voinko muokata jo vahvistettua laskua?#
Et. Kun lasku on vahvistettu, se lukitaan, jotta asiakkaan saama kappale ja kirjanpitosi vastaavat toisiaan. Omistaja tai ylläpitäjä voi mitätöidä laskun (tämä on mahdollista vain, jos laskulle ei ole kirjattu maksua), jolloin voit korjata työajat, kulut tai laskutustiedot ja klikata sen jälkeen uudelleen New invoice. Mitätöity lasku säilyttää numeronsa, ja uusi lasku saa seuraavan vapaan numeron.
Kuka voi kirjata maksuja?#
Omistajat ja ylläpitäjät voivat kirjata maksuja, alaskirjata saatavia sekä mitätöidä laskuja. Tavalliset jäsenet voivat luoda, vahvistaa ja lähettää laskuja sähköpostitse sekä lähettää maksumuistutuksia. Katso Tiimi ja roolit.
Voivatko asiakkaat maksaa verkossa?#
Eivät vielä. Asiakkaat maksavat laskuun tulostettujen maksuohjeiden mukaisesti, tavallisesti pankkisiirrolla, ja omistaja tai ylläpitäjä kirjaa maksun Flow-järjestelmään.
Voinko luoda hyvityslaskun tai ennakkomaksulaskun?#
Et vielä. Jos kyseessä on maksamaton lasku, mitätöi se ja luo uusi lasku. Jos hyvitys tehdään jo suoritetun maksun jälkeen, lisää negatiivinen oikaisurivi asiakkaan seuraavalle laskulle. Kullakin laskulla on vain yksi verokanta; jos sovellettavia verokantoja on kaksi, laadi kaksi erillistä laskua.
Miten laskutan ennakkomaksun tai palkkioennakon?#
Ennakkomaksulaskuja ja automaattisesti purettavia ennakkomaksuja (retainer) ei vielä tueta suoraan. Tällä hetkellä voit toimia kahdella tavalla:
- Säilytä varoja asiakasvarojen tilillä. Kirjaa asiakkaan talletus asiakasvarojen tilille (trust account). Kun laadit laskun, kirjaa suoritus laskulle ja vastaava nosto (Disbursement) asiakasvarojen tililtä (Flow ei yhdistä näitä automaattisesti, joten kirjaa molemmat) asianajajakunnan sääntöjen mukaisesti. Katso Asiakasvarojen kirjanpito.
- Laskuta ennakko kiinteähintaisena. Aseta laskutusperusteeksi Flat fee ennakon summalle ja laskuta se. Kun toimeksianto on valmis, vaihda laskutusperusteeksi Hourly, klikkaa New invoice ja lisää oikaisu negatiivisella summalla, esimerkiksi "Vähennetään maksettu ennakko, lasku INV-0007". Kysy kirjanpitäjältäsi tarkemmat ohjeet ennakoiden verotuksesta.
Voinko lähettää laskuni kirjanpitäjälleni?#
Kyllä. Billing-sivulla toiminto Export for accountant lataa Excel-työkirjan tai CSV-tiedostoja laskuista, laskuriveistä ja maksuista haluamaltasi ajanjaksolta. Katso Laskutuksen hallintapaneeli.
Laskutus ja tilaus#
Miten Flow-tilaus toimii?#
Free-tilaus on ilmainen. Essentials ($29) ja Advanced ($79) veloitetaan aktiivista tiimin jäsentä kohden kuukaudessa, ja ne sisältävät AI-krediitit. Laskutus hoidetaan Stripen kautta.
Mitä tapahtuu, jos AI-krediittini loppuvat?#
Tekoälyominaisuuksien toiminta keskeytyy, kunnes krediitit nollautuvat seuraavan kuukauden alussa. Essentials- ja Advanced-tilauksissa omistaja tai ylläpitäjä voi ottaa lisäkäytön (overage) käyttöön kohdassa Settings → Subscription määrittämällä ylärajan lisäkrediiteille; toiminto on oletusarvoisesti pois päältä, eikä tekoäly koskaan ylitä määritettyä rajaa.
Voinko peruuttaa tilaukseni?#
Kyllä. Omistaja (Owner) klikkaa Cancel subscription kohdassa Settings → Subscription. Maksullinen tilaus pysyy voimassa laskutuskauden loppuun, minkä jälkeen se siirtyy Free-tilaukseen. Mitään tietoja ei poisteta.
Tietoturva#
Missä tietoni säilytetään?#
Ladatut tiedostot tallennetaan yhdelle maantieteelliselle alueelle: Yhdysvaltoihin (Iowa), Eurooppaan (Belgia) tai Aasian ja Tyynenmeren alueelle (Singapore). Toimistot, jotka rekisteröityvät osoitteessa flow.lawzana.com, sijoitetaan Euroopan alueelle; Lawzana Directoryn kautta aloittavat toimistot valitsevat alueensa työtilaa luotaessa. Palvelun muut osat (tietokanta, haku, taustatehtävät ja sovelluspalvelimet) toimivat DigitalOceanin alustalla Yhdysvalloissa.
Missä tekoälykäsittely tapahtuu?#
Tekoäly toimii Google Vertex AI -palvelussa Googlen globaalia päätepistettä käyttäen. Pyyntöjä ei ole rajattu tiedostojen säilytysalueellesi.
Ovatko tietoni salattuja?#
Kyllä. Tiedonsiirto tapahtuu suojatun HTTPS-yhteyden kautta, ja pilvipalveluntarjoajamme salaavat tiedot niiden ollessa tallennettuna levylle (at rest). Asiakirjat tallennetaan palvelinpään salauksella Google Cloud Storageen.
Voinko saada tietojenkäsittelysopimuksen tai pyytää tietojeni vientiä tai poistamista?#
Kyllä. Allekirjoitamme tietojenkäsittelysopimukset (DPA) pyynnöstä, ja viemme tai poistamme tietosi pyytäessäsi. Ota yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen [email protected].
Integraatiot#
Integroituuko Lawzana Flow Zapieriin?#
Kyllä. Luo API-avaimesi kohdassa Settings → Zapier, avaa sitten Lawzana Flow -sovellus Zapierissa ja hyväksy kutsu: sovellus on toistaiseksi saatavilla vain kutsusta. Voit käyttää sitä liidien luomiseen verkkolomakkeista, sähköposteista ja muista työkaluista sekä käynnistää Zapeja, kun lasku vahvistetaan, maksu kirjataan, lasku maksetaan tai lasku mitätöidään. Laskutuksen triggerit toimivat sen jälkeen, kun omistaja tai ylläpitäjä kytkee päälle asetuksen Allow integrations to read billing data. Katso Integraatiot.
Voinko upottaa yhteydenottolomakkeen verkkosivustolleni?#
Kyllä. Liidien keräyswidget voidaan upottaa mille tahansa verkkosivustolle. Omistaja (Owner) luo widget-avaimen kohdassa Settings → Website Widget; valitse sen jälkeen widgetin toimintatapa ja ulkoasu, ja kopioi upotuskoodi. Voit myös julkaista valmiin yhteydenottosivun kohdasta Settings → Contact page. Katso Integraatiot.
Asiakastuki#
Miten saan yhteyden asiakastukeen?#
- Sähköposti: [email protected]
- Live-chat: Klikkaa sovelluksen oikeassa alakulmassa olevaa chat-painiketta
- Tukikeskus: Vieraile osoitteessa lawzana.com/flow/support
Havaitsin tietoturvaongelman. Miten ilmoitan siitä?#
Lähetä tiedot sähköpostitse osoitteeseen [email protected].