Eettiset muurit ja esteellisyyksien havaitseminen

Eettiset muurit (ethical walls, tunnetaan myös nimellä Chinese walls) estävät eturistiriitoja rajoittamalla pääsyä tiettyihin toimeksiantoihin. Lawzana Flow tarkistaa mahdolliset esteellisyydet ja antaa sinun rajoittaa, kuka voi nähdä toimeksiannon.

Mitä eettiset muurit ovat?#

Asianajotoimistoissa eettiset muurit estävät tiimin jäseniä pääsemästä toimeksiantoihin, joissa heillä on eturistiriita — esimerkiksi jos asianajaja on aiemmin edustanut vastapuolta tai jos kaksi toimeksiantoa koskee toisiinsa liittyviä osapuolia vastakkaisilla puolilla.

Miten esteellisyyksien havaitseminen toimii#

Lawzana Flow tarkistaa esteellisyydet:

1. Kun liidi saapuu Lawzana Directory -hakemistosta tai täyttää yhteydenottolomakkeensa, sen ilmoittamat nimet tarkistetaan toimeksiantojenne asiakkaita ja osapuolia vasten. Voit myös napsauttaa Run Check (tai Re-run) liidin Conflict Check -osiossa milloin tahansa.
2. Kun muunnat liidin toimeksiannoksi, Flow tarkastelee liidin viimeisintä esteellisyystarkistusta.
3. Kun lisäät osallistujan toimeksiantoon, yhteystieto tarkistetaan muiden toimeksiantojenne osalta.
4. Kun tekoäly lukee toimeksiannon tai liidin asiakirjan, myös sen nimeämät osapuolet tarkistetaan (katso jäljempänä kohta Asiakirjoista löytyneet esteellisyydet).

Esteellisyyden vakavuusaste#

Toimeksiannosta löydetyillä esteellisyyksillä on yksi kolmesta vakavuusasteesta:

Jokaisella esteellisyydellä on tila: Pending, kunnes joku käy sen läpi, ja sen jälkeen Waived, Declined tai Cleared.

Liidin esteellisyystarkistus näyttää tilan No conflicts, Potential conflict (osittainen nimiosuma) tai Confirmed conflict (tarkka nimiosuma). Vahvistettu esteellisyys (confirmed conflict) estää liidin muuntamisen toimeksiannoksi, kunnes kirjoitat perustelun ja napsautat Override and Convert. Mitään muuta ei estetä: toimeksiannossa olevat esteellisyydet ovat varoituksia, jotka sinun tulee tarkistaa.

Asiakirjoista löytyneet esteellisyydet#

Kun tekoäly poimii keskeiset faktat taikka henkilöt ja yritykset toimeksiannon asiakirjasta (automaattisesti lataamisen jälkeen tai kun suoritat poiminnan uudelleen), Flow vertaa jokaista asiakirjan nimeämää osapuolta toimistonne muiden toimeksiantojen asiakkaisiin ja vastapuoliin. Nimien on täsmättävä kokonaan; kirjainkokoa, ylimääräisiä välilyöntejä ja titteleitä, kuten Mr, Mrs, Ms tai Dr, ei huomioida. Toimeksiannossa jo mukana olevat henkilöt ohitetaan.

Jokainen osuma kirjataan tilassa Potential Conflict, jossa nimetään kyseinen asiakirja, ja se näkyy Conflicts-sivulla sekä toimeksiannon Activity-välilehdellä ja lisää merkinnän toimeksiannon aikajanalle. Samaa osapuolta ei kirjata kahdesti samalle toimeksiantoparille. Nämä tarkistukset suoritetaan myös silloin, kun liität asiakirjan Asiakirjat-osiosta toimeksiantoon, sekä asiakirjoille, jotka liidi tuo mukanaan muuttuessaan toimeksiannoksi.

Liidissä sen asiakirjoista löydetyt nimet lisätään liidin esteellisyystarkistukseen. Pelkästään asiakirjasta löytynyt osuma on aina vain Potential conflict, joten se ei koskaan estä muuntamista.

Rajoitustyypit#

Kun haluat rajoittaa toimeksiantoa, avaa se ja valitse Restrict access yläpalkin More actions -valikosta (näkyy, kun eettiset muurit ovat käytössä ja roolillasi on oikeus rajoittaa toimeksiantoja). Valitse Restriction Type, lisää perustelu (pakollinen, jos toimistonne on ottanut käyttöön asetuksen Require Reason) ja valitse kenelle myönnetään pääsy kohdassa Grant Access To:

Tyyppi on toimeksiannon tunnisteessa (badge) näkyvä nimike; kaikki kolme rajoittavat pääsyä samalla tavalla. Vain henkilöt, joille myönnät pääsyn, toimeksiannon rajoittanut henkilö sekä (jos Owner Override on käytössä) toimiston omistaja voivat avata sen. Kaikki muut lakkaavat näkemästä toimeksiantoa luetteloissa, haussa ja tekoälyavustajan vastauksissa.

Valitset myös kullekin henkilölle käyttöoikeustason (Full Access, Read Only tai Documents Only). Taso tallennetaan heidän pääsyoikeutensa yhteydessä, mutta se, mitä kukin henkilö voi muuttaa toimeksiannossa, määräytyy edelleen hänen roolinsa mukaan.

Esteellisyyksien tarkasteleminen#

Conflicts-sivu#

Siirry sivupalkin kohtaan Conflicts (Conflict Checker -sivu) nähdäksesi:

• Tilastokortit — Total, Pending, Waived, Declined ja Cleared
• Pending Conflicts -luettelon, jossa näkyvät:
  • Vakavuusasteen tunniste (värikoodattu)
  • Mitä havaittiin ja ketkä ovat osallisina
  • Toimeksianto, jota asia koskee
  • Painikkeet Waive, Decline ja Clear

Omistajat ja ylläpitäjät näkevät kohdan Conflicts sivupalkissa aina. Jäsenet ja katselijat näkevät sen vain silloin, kun jokin esteellisyys odottaa käsittelyä.

Toimeksiannon tiedoissa#

Kun toimeksiannossa on käsittelyä odottavia esteellisyyksiä, toimeksiannon yläosassa oleva ilmoituspalkki näyttää, kuinka moni vaatii tarkistusta, ja Activity-välilehti luettelee ne Conflicts-osiossaan.

Kun toimeksiannossa on aktiivinen rajoitus:

• Rajoitustunniste (Ethical Wall, Confidential tai Limited Access) näkyy toimeksiannon otsakkeessa, ja syy näkyy sen työkaluvihjeessä (tooltip)
• Valikon More actions toiminto Manage access antaa sinun myöntää tai poistaa pääsyoikeuksia tai poistaa rajoituksen
• Tiimin jäsenet, joilla ei ole pääsyoikeutta ja jotka avaavat toimeksiantoon vievän linkin, näkevät Access Denied -sivun

Esteellisyyksien ratkaiseminen#

Conflicts-sivulta tai toimeksiannon Activity-välilehdeltä voit:

1. Clear — Merkitse esteellisyys vääräksi hälytykseksi (esimerkiksi eri henkilö, jolla on sama nimi)
2. Waive — Kirjaa, että esteellisyydestä on luovuttu (esimerkiksi asiakas on antanut kirjallisen suostumuksen)
3. Decline — Kirjaa, että kieltäydyitte toimeksiannosta esteellisyyden vuoksi

Jokainen vaihtoehto antaa sinun lisätä kenttään Resolution Notes perustelut ratkaisullesi. Jokainen päätös perusteluineen kirjataan toimeksiannon aikajanalle. Katselijat (viewers) eivät voi ratkaista esteellisyyksiä.

Eettisten muurien käyttöönotto#

1. Siirry kohtaan Settings → Access (omistajat ja ylläpitäjät)
2. Ota käyttöön Enable Ethical Walls
3. Määritä asetukset:
   • Require Reason — perustelu on annettava toimeksiantoa rajoitettaessa
   • Owner Override — omistaja voi aina avata rajoitettuja toimeksiantoja (oletusarvoisesti käytössä)
   • Who Can Restrict Matters — Omistajat (Owners), ylläpitäjät (Admins) ja/tai jäsenet (Members). Valitse vähintään yksi, tai kukaan ei voi rajoittaa toimeksiantoja.
4. Napsauta Save Changes

Parhaat käytännöt#

• Tarkista esteellisyydet viipymättä — Älä jätä havaittuja esteellisyyksiä odottamaan käsittelyä
• Dokumentoi suostumukset ja luopumiset — Lisää aina perustelut, kun esteellisyys kuitataan hyväksytyksi (waive)
• Säännölliset tarkistukset — Tarkista säännöllisesti rajoitetut toimeksiantonne ja se, kenellä on pääsy kuhunkin niistä
• Kouluta tiimisi — Varmista, että kaikki tietävät, mitkä toimeksiannot ovat rajoitettuja ja miksi