Eettiset palomuurit ja esteellisyyksien tunnistaminen
Eettiset palomuurit (ethical walls / Chinese walls) estävät eturistiriitoja rajoittamalla pääsyä tiettyihin toimeksiantoihin. Lawzana Flow tarjoaa automaattisen esteellisyyksien tunnistamisen ja pääsynhallinnan.
Mitä eettiset palomuurit ovat?#
Asianajotoimistoissa eettiset palomuurit estävät tiimin jäseniä pääsemästä toimeksiantoihin, joissa heillä on eturistiriita — esimerkiksi jos asianajaja on aiemmin edustanut vastapuolta tai jos kahdessa toimeksiannossa on toisiinsa liittyviä osapuolia vastakkaisilla puolilla.
Miten esteellisyyksien tunnistaminen toimii#
Lawzana Flow voi tarkistaa esteellisyydet automaattisesti:
- Kun uusi toimeksianto luodaan, järjestelmä tarkistaa asiakkaan nimen suhteessa olemassa oleviin rajoitettuihin osapuoliin
- Kun toimeksiantoon lisätään asiakas tai osapuoli, järjestelmä suorittaa esteellisyystarkistuksen
- Havaitut esteellisyydet merkitään vakavuustason mukaisesti
Esteellisyyden vakavuustasot#
| Vakavuus | Merkitys | Vaadittava toimenpide |
|---|---|---|
| Detected | Mahdollinen esteellisyys havaittu | Tarkista ja arvioi |
| Critical | Suuren riskin esteellisyys, joka vaatii välitöntä huomiota | On ratkaistava ennen jatkamista |
| Resolved | Esteellisyys selvitetty tai siitä on luovuttu | Ei vaadi lisätoimenpiteitä |
Rajoitustyypit#
Kun esteellisyys on vahvistettu, voit asettaa rajoituksia:
| Tyyppi | Kuvaus |
|---|---|
| Ethical Wall | Käyttäjän pääsy toimeksiannon tietoihin estetään kokonaan. Hän ei näe sitä luetteloissa tai hakutuloksissa eikä pääse käsiksi sen asiakirjoihin. |
| Confidential | Toimeksianto merkitään luottamukselliseksi korotetuin pääsynhallintaoikeuksin. |
| Limited Access | Rajoitettu pääsy, jonka esihenkilö voi tarvittaessa ohittaa asianmukaisella hyväksynnällä. |
Esteellisyyksien tarkasteleminen#
Esteellisyyssivu#
Siirry kohtaan Settings → Ethical Walls tai Esteellisyydet-osioon nähdäksesi:
- Tilastokortit — Ratkaisemattomat esteellisyydet yhteensä, kriittiset esteellisyydet, jakautuminen vakavuusasteittain
- Esteellisyysluettelo, jossa näkyvät:
- Osalliset osapuolet
- Toimeksianto tai toimeksiannot, joita asia koskee
- Vakavuustunnus (värikoodattu)
- Toimenpidevalinnat ratkaisemista varten
Toimeksiannon tiedoissa#
Kun toimeksiannossa on aktiivinen rajoitus:
- Toimeksiannon nimen viereen ilmestyy lukkokuvake
- Toimeksiannon otsakkeessa näkyy rajoitustunnus perusteluineen
- Tiimin jäsenet, joilla ei ole pääsyoikeutta, näkevät ilmoituksen: "You don't have access to this matter"
Esteellisyyksien ratkaiseminen#
Esteellisyyssivulta voit:
- Resolve — Merkitä esteellisyyden selvitetyksi (esim. vahvistettuasi, ettei todellista eturistiriitaa ole)
- Waive — Vahvistaa esteellisyyden olemassaolon, mutta sallia hallitun pääsyn asianmukaisesti dokumentoituna
- Add Note — Dokumentoida päätöksesi perustelut
Kaikki ratkaisut tallennetaan kirjausketjuun vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi.
Pääsyn lokikirjaus#
Jokainen yritys avata rajoitettu toimeksianto kirjataan lokiin:
- Kuka yritti päästä tietoihin
- Milloin yritys tehtiin
- Myönnettiinkö pääsy vai estettiinkö se
- Voimassa oleva rajoitustyyppi
Tämä loki on omistajien (Owner) ja ylläpitäjien (Admin) käytettävissä tarkastusosiossa.
Eettisten palomuurien käyttöönotto#
- Siirry kohtaan Settings → Ethical Walls
- Ota eettiset palomuurit käyttöön organisaatiollesi
- Määritä:
- Mitkä roolit voivat luoda ja hallinnoida palomuureja
- Tehdäänkö automaattiset tarkistukset toimeksiantoa luotaessa
- Ilmoitusasetukset havaituille esteellisyyksille
Parhaat käytännöt#
- Käsittele esteellisyydet viipymättä — Älä jätä havaittuja esteellisyyksiä ratkaisematta
- Dokumentoi poikkeusluvat — Lisää aina muistiinpano, kun esteellisyydestä poiketaan (waive)
- Säännölliset tarkastukset — Tarkista pääsyloki ja aktiiviset palomuurit säännöllisesti
- Kouluta tiimisi — Varmista, että kaikki tiimin jäsenet ymmärtävät eettisten palomuurien rajoitusten olevan ehdottomia eikä niitä saa kiertää