Automaatiot
Automaatioiden avulla voit luoda automaattisesti suoritettavia ”kun tapahtuu X, tee Y” -sääntöjä. Ne poistavat toistuvia rutiinitehtäviä ja varmistavat yhtenäiset työnkulut koko toimistossanne.
Miten automaatiot toimivat#
Jokainen automaatiosääntö koostuu kolmesta osasta:
- Käynnistin (Trigger) — Tapahtuma, joka käynnistää automaation
- Ehdot (Conditions) (valinnainen) — Suodattimet, joiden on täytyttävä, jotta automaatio laukeaa
- Toiminnot (Actions) — Toimenpiteet, jotka suoritetaan käynnistimen lauetessa ja ehtojen täyttyessä
Käynnistimet#
| Käynnistin | Laukeaa kun |
|---|---|
| Matter Created | Uusi toimeksianto luodaan |
| Stage Changed | Toimeksianto siirtyy toiseen vaiheeseen |
| Matter Closed | Toimeksianto siirtyy suljettu-vaiheeseen |
| Lead Created | Järjestelmään saapuu uusi liidi |
| Lead Converted | Liidi muunnetaan toimeksiannoksi |
Ehdot#
Lisää valinnaisia ehtoja määrittääksesi tarkemmin, milloin automaatio laukeaa. Ehdoissa käytetään JA-logiikkaa (AND) — kaikkien ehtojen on täytyttävä.
Käytettävissä olevat operaattorit:
- Equals — Täsmälleen sama (esim. vaihe on ”Intake”)
- Not Equals — Ei sama
- Contains — Sisältää osittain (esim. otsikko sisältää sanan ”NDA”)
- In — Vastaa mitä tahansa luettelon arvoa (esim. oikeudenala luettelossa ”Corporate, Tax”)
- Not In — Ei vastaa mitään luettelon arvoa
Esimerkkejä ehdoista:
- Vaihe on ”Intake” — Laukeaa vain, kun toimeksianto on Intake-vaiheessa
- Oikeudenala luettelossa ”Family Law, Litigation” — Laukeaa vain määritettyjen oikeudenalojen kohdalla
Toiminnot#
Toiminnot suoritetaan järjestyksessä automaation lauetessa.
1. Ilmoitus (sovelluksessa)#
Lähetä sovelluksensisäinen ilmoitus valituille tiimin jäsenille.
- Valitse vastaanottajat (tietyt käyttäjät tai ”kaikki tiimin jäsenet”)
- Kirjoita ilmoitusviesti
- Ilmoitus ilmestyy vastaanottajan ilmoituskeskukseen
2. Ilmoitus (sähköpostitse)#
Lähetä sähköposti-ilmoitus.
- Valitse vastaanottajat
- Määritä aihe ja viestin sisältö
- Sähköpostit lähetetään välittömästi
3. Luo virstanpylväs#
Lisää yksittäinen virstanpylväs toimeksiantoon.
- Määritä virstanpylvään otsikko ja määräpäivä
- Valitse prioriteetti (Matala, Normaali, Korkea, Kriittinen)
- Anna vastuuhenkilöksi tiimin jäsen
4. Luo virstanpylväät (eräajo)#
Lisää virstanpylväiden tarkistuslista kerralla — kätevä vakiomuotoisissa työnkuluissa.
- Määritä joukko virstanpylväitä otsikoineen ja suhteellisine määräpäivineen
- Kaikki virstanpylväät luodaan samanaikaisesti
- Erinomainen toimeksiannon aloituksen (onboarding) tarkistuslistoille (esim. ”Kun toimeksianto siirtyy Intake-vaiheeseen, luo vakiomuotoinen aloituksen tarkistuslista”)
Automaation luominen#
- Siirry kohtaan Settings → Automations
- Napsauta New Automation
- Määritä sääntö:
- Name — Anna säännölle kuvaava nimi (esim. ”Intake Checklist for Litigation”)
- Trigger — Valitse, milloin sääntö laukeaa
- Conditions — Lisää tarvittaessa suodattimia
- Actions — Lisää yksi tai useampi toiminto halutussa järjestyksessä
- Napsauta Save
Automaatio luodaan aluksi Draft-tilassa (luonnos). Aseta se tilaan Active (aktiivinen), kun se on valmis käyttöön.
Valmiit mallipohjat#
Käytettävissä on viisi valmista mallipohjaa:
- New Lead Notification — Ilmoita tiimille uuden liidin saapuessa
- Matter Intake Checklist — Luo vakiovirstanpylväät, kun toimeksianto siirtyy Intake-vaiheeseen
- Stage Change Alert — Sähköposti-ilmoitus toimeksiannon vaiheen muuttuessa
- Lead Conversion Follow-up — Luo seurantatehtävät, kun liidi muunnetaan toimeksiannoksi
- Matter Closure Checklist — Luo lopputarkastuksen virstanpylväät toimeksiannon sulkemisen yhteydessä
Säännön tila#
| Tila | Merkitys |
|---|---|
| Active | Sääntö on käytössä ja laukeaa käynnistintapahtumista |
| Paused | Sääntö on olemassa, mutta se ei laukea ennen kuin se aktivoidaan uudelleen |
| Draft | Sääntöä määritetään parhaillaan, eikä se laukea |
Suoritushistoria#
Jokaisesta automaatiosta seurataan seuraavia tietoja:
- Suoritukset yhteensä — Kuinka monta kertaa sääntö on lauennut
- Viimeisin suoritus — Milloin se on suoritettu edellisen kerran
- Viimeaikaisten ajojen tila — Odottaa (Pending), Käynnissä (Running), Valmis (Completed) tai Epäonnistunut (Failed)
Turvaominaisuudet#
- Automaattinen virrankatkaisu (Circuit breaker) — Jos sääntö epäonnistuu 5 kertaa peräkkäin, se asetetaan automaattisesti tauolle toistuvien virheiden estämiseksi
- Uudelleenyritysmekanismi — Epäonnistuneita toimintoja yritetään uudelleen ennen kuin ne merkitään epäonnistuneiksi
- Saat ilmoituksen, jos sääntöjä asetetaan automaattisesti tauolle, jotta voit tutkia ja korjata ongelman