Automaatiot
Automaatioiden avulla voit luoda "kun X tapahtuu, tee Y" -sääntöjä, jotka suoritetaan automaattisesti. Ne poistavat toistuvia tehtäviä ja varmistavat asianajotoimistonne työnkulkujen johdonmukaisuuden.
Miten automaatiot toimivat#
Jokainen automaatiosääntö koostuu kolmesta osasta:
- Käynnistin (Trigger) — Tapahtuma, joka käynnistää automaation
- Ehdot (Conditions) (valinnainen) — Suodattimet, joiden on täytyttävä, jotta automaatio suoritetaan
- Toiminnot (Actions) — Mitä tapahtuu, kun käynnistin laukeaa ja ehdot täyttyvät
Käynnistimet#
| Käynnistin | Laukeaa kun |
|---|---|
| When a new lead arrives | Uusi liidi saapuu järjestelmään mistä tahansa kanavasta |
| When a lead changes stage | Liidi siirtyy toiseen vaiheeseen |
| When a lead becomes a matter | Liidi muunnetaan toimeksiannoksi |
| When a lead completes intake | Liidi täyttää yhteydenottolomakkeen tai tekoälypohjaisen tiedonkeruun |
| When a matter is created | Uusi toimeksianto luodaan |
| When a matter changes stage | Toimeksianto siirtyy toiseen vaiheeseen |
| When a matter is assigned | Toimeksianto osoitetaan vastuuhenkilölle |
| When a matter is closed | Toimeksianto siirtyy päättyneeksi merkittyyn vaiheeseen |
| When an email is received | Eteenpäin lähetetty sähköposti arkistoidaan liidin tai toimeksiannon alle |
Ehdot#
Lisää valinnaisia ehtoja määrittääksesi tarkasti, milloin automaatio laukeaa. Jos ehtoja on kaksi tai useampia, valitse Match all conditions (kaikkien ehtojen on täytyttävä) tai any condition (vähintään yhden ehdon on täytyttävä).
Jokainen ehto valitsee kentän käynnistimestä, kuten liidin nimen, uuden vaiheen nimen, toimeksiannon nimen tai asiakkaan nimen.
Käytettävissä olevat operaattorit:
- Equals — Tarkka vastaavuus (esim. uuden vaiheen nimi on "Consulted")
- Not Equals — Ei vastaa arvoa
- Contains — Osittainen vastaavuus, kirjainkoolla ei väliä (esim. toimeksiannon nimi sisältää "NDA")
Esimerkkejä ehdoista:
- Uuden vaiheen nimi on "Consulted" — Laukeaa vain, kun liidi siirtyy vaiheeseen Consulted
- Toimeksiannon nimi sisältää "Lease" — Laukeaa vain toimeksiannoille, joiden nimessä on "Lease"
Toiminnot#
Toiminnot suoritetaan järjestyksessä, kun automaatio laukeaa. Viestit, aiheet ja otsikot voivat sisältää tietoja tapahtumasta, kuten {{lead.name}}.
Liidiä tai toimeksiantoa koskeva ilmoitus tavoittaa vain henkilöt, joilla on oikeus avata se. Jos tiimin jäsenet näkevät vain heille osoitetut tai heidän kanssaan jaetut tietueet (Record visibility kohdassa Tiimi ja roolit), "kaikki tiimin jäsenet" tarkoittaa omistajia ja ylläpitäjiä sekä kyseisiä jäseniä. Eettinen muuri (ethical wall) rajaa pois kaikki sen ulkopuolelle suljetut henkilöt.
1. Lähetä sovelluksensisäinen ilmoitus#
Lähetä sovelluksensisäinen ilmoitus tiimillenne.
- Valitse vastaanottaja: vastuuhenkilö, luoja tai kaikki tiimin jäsenet
- Kirjoita ilmoituksen viesti
- Valitse prioriteetti (Low, Normal, High, Urgent)
- Ilmoitus näkyy vastaanottajan ilmoituskeskuksessa
2. Lähetä sähköposti-ilmoitus#
Lähetä sähköposti-ilmoitus.
- Valitse vastaanottaja: vastuuhenkilö, luoja tai kaikki tiimin jäsenet
- Määritä aihe ja viestirunko
- Sähköposti lähetetään, kun automaatio suoritetaan
3. Luo välitavoite#
Lisää yksittäinen välitavoite toimeksiantoon.
- Määritä välitavoitteen otsikko
- Aseta eräpäivä: 1, 2, 3, 5, 7, 14 tai 30 päivää tapahtuman jälkeen
- Valitse prioriteetti (Low, Medium, High, Critical)
4. Luo välitavoitteiden tarkistuslista#
Lisää useita välitavoitteita kerralla tarkistuslistana — hyödyllinen vakiomuotoisissa työnkuluissa.
- Määritä joukko välitavoitteita, joista jokaisella on otsikko, eräpäivä ja prioriteetti
- Kaikki välitavoitteet luodaan samanaikaisesti
- Erinomainen perehdytys- ja aloitustarkistuslistoihin (esim. "Kun liidistä tulee toimeksianto, luo vakiomuotoinen aloitustarkistuslista")
Automaation luominen#
- Siirry kohtaan Settings → Automations (omistajat ja ylläpitäjät)
- Napsauta New Automation
- Määritä sääntö:
- Name — Anna säännölle kuvaava nimi (esim. "Oikeudenkäyntiasioiden aloitustarkistuslista")
- Description — Valinnainen
- When (Trigger) — Valitse, milloin sääntö laukeaa
- If (Conditions) — Lisää halutessasi suodattimia
- Then (Actions) — Lisää yksi tai useampi toiminto järjestyksessä
- Napsauta Create Automation
Uudet automaatiot ovat heti aktiivisia. Voit keskeyttää säännön milloin tahansa sen vieressä olevalla kytkimellä ja kytkeä sen takaisin päälle, kun olet valmis.
Valmiit mallit#
Napsauta Templates aloittaaksesi jostakin viidestä käyttövalmiista säännöstä. Jokainen malli avautuu muokkaustilassa, joten voit mukauttaa sitä ennen tallentamista:
- New Lead Follow-Up — Kun uusi liidi saapuu, ilmoita kaikille tiimin jäsenille ja lähetä sähköposti vastuuhenkilölle
- Website/Zapier Lead Alert — Kun liidi saapuu Lawzana Directory -hakemistosta, verkkosivustoltasi, Zapier-integraatiosta, yhteydenottosivultasi tai varaussivultasi, lähetä kaikille tiimin jäsenille kiireellinen ilmoitus sovelluksessa
- New Client Onboarding — Kun liidistä tulee toimeksianto, luo 5-vaiheinen aloitustarkistuslista
- Discovery Stage Preparation — Kun toimeksianto siirtyy tutkintavaiheeseen (Discovery), luo valmistelutarkistuslista ja ilmoita vastuuhenkilölle
- Matter Closure Checklist — Kun toimeksianto päätetään, luo tarkistuslista hallinnollisia lopputoimenpiteitä varten
Säännön tila#
| Tila | Merkitys |
|---|---|
| Active | Sääntö on käytössä ja laukeaa käynnistintapahtumista |
| Paused | Sääntö on olemassa, mutta ei laukea ennen kuin kytket sen takaisin päälle |
Suoritushistoria#
Jokainen luettelossa oleva automaatio näyttää käynnistimensä, ehtojensa ja toimintojensa määrän, kuinka monta kertaa se on suoritettu sekä viimeisimmän suoritusajankohdan. Avaa Execution History säännön valikosta nähdäksesi kunkin viimeaikaisen suorituksen ja sen tilan: Pending (Odottaa), Running (Käynnissä), Completed (Valmis) tai Failed (Epäonnistunut).
Turvaominaisuudet#
- Automaattinen virrankatkaisu (Circuit breaker) — Jos säännön suoritus epäonnistuu 5 kertaa peräkkäin, se keskeytetään automaattisesti toistuvien virheiden estämiseksi
- Säännön luoneelle henkilölle ilmoitetaan automaattisesta keskeytyksestä viimeisimmän virheilmoituksen kera, jotta ongelma voidaan tutkia ja korjata