אוטומציות
אוטומציות מאפשרות לכם ליצור כללים במבנה של "כאשר מתרחש X, בצע Y" שפועלים באופן אוטומטי. הן מבטלות משימות חוזרות ומבטיחות תהליכי עבודה עקביים בכל רחבי המשרד.
כיצד פועלות אוטומציות#
כל כלל אוטומציה מורכב משלושה חלקים:
- טריגר (Trigger) — האירוע שמפעיל את האוטומציה
- תנאים (Conditions) (אופציונלי) — מסננים שחייבים להתקיים כדי שהאוטומציה תופעל
- פעולות (Actions) — מה שמתרחש כאשר הטריגר מופעל והתנאים מתקיימים
טריגרים#
| טריגר | מופעל כאשר |
|---|---|
| כאשר ליד חדש מגיע | ליד חדש נכנס למערכת, מכל ערוץ שהוא |
| כאשר ליד משנה שלב | ליד עובר לשלב אחר |
| כאשר ליד הופך לתיק | ליד מומר לתיק |
| כאשר ליד משלים קליטה | ליד מסיים את טופס הקליטה או את תהליך הקליטה ב-AI |
| כאשר תיק נוצר | תיק חדש נוצר במערכת |
| כאשר תיק משנה שלב | תיק עובר לשלב אחר |
| כאשר תיק מוקצה | תיק מוקצה לאיש צוות |
| כאשר תיק נסגר | תיק עובר לשלב המוגדר כסגור |
| כאשר מתקבלת הודעת דוא"ל | הודעת דוא"ל שהועברה מתוייקת תחת ליד או תיק |
תנאים#
הוסיפו תנאים אופציונליים כדי לשלוט במועד הפעלת האוטומציה. כאשר מוגדרים שני תנאים או יותר, בחרו בין התאם לכל התנאים (כל תנאי חייב להתקיים) לבין תנאי כלשהו (לפחות תנאי אחד חייב להתקיים).
כל תנאי בוחר שדה מתוך הטריגר, כגון שם הליד, שם השלב החדש, כותרת התיק או שם הלקוח.
אופרטורים זמינים:
- שווה ל- (Equals) — התאמה מדויקת (לדוגמה, שם השלב החדש שווה ל-"התייעצות")
- אינו שווה ל- (Not Equals) — אינו תואם
- מכיל (Contains) — התאמה חלקית, ללא תלות באותיות גדולות/קטנות באנגלית (לדוגמה, כותרת התיק מכילה "NDA")
דוגמאות לתנאים:
- שם השלב החדש שווה ל-"התייעצות" — מופעל רק כאשר ליד עובר לשלב התייעצות
- כותרת התיק מכילה "שכירות" — מופעל רק עבור תיקים ששמם כולל את המילה "שכירות"
פעולות#
פעולות מבוצעות לפי הסדר כאשר האוטומציה מופעלת. הודעות, שורות נושא וכותרות יכולות לכלול פרטים מתוך האירוע, כגון {{lead.name}}.
הודעה אודות ליד או תיק מגיעה רק למשתמשים המורשים לפתוח אותם. אם חברי הצוות מורשים לראות רק את הרשומות שהוקצו להם או ששותפו איתם (ראות רשומות תחת צוות ותפקידים), המונח "כל חברי הצוות" מתייחס לבעלים ולמנהלי המערכת בתוספת אותם חברים בלבד. חומה סינית מחריגה כל משתמש שהוגדר תחתיה.
1. שליחת הודעה בתוך היישום#
שליחת התראה בתוך היישום לחברי הצוות שלכם.
- בחרו את הנמען: המשתמש שהתיק הוקצה לו, יוצר הרשומה, או כל חברי הצוות
- כתבו את תוכן ההודעה
- בחרו עדיפות (נמוכה, רגילה, גבוהה, דחופה)
- ההתראה תופיע במרכז ההתראות של הנמען
2. שליחת הודעת דוא"ל#
שליחת התראה בדוא"ל.
- בחרו את הנמען: המשתמש שהתיק הוקצה לו, יוצר הרשומה, או כל חברי הצוות
- הגדירו את שורת הנושא וגוף ההודעה
- הדוא"ל יישלח בעת הפעלת האוטומציה
3. יצירת אבן דרך#
הוספת אבן דרך יחידה לתיק.
- הגדירו את כותרת אבן הדרך
- הגדירו את תאריך היעד: 1, 2, 3, 5, 7, 14 או 30 ימים לאחר האירוע
- בחרו עדיפות (נמוכה, בינונית, גבוהה, קריטית)
4. יצירת רשימת תיוג של אבני דרך#
הוספת רשימת תיוג של אבני דרך בבת אחת — שימושי במיוחד עבור תהליכי עבודה קבועים.
- הגדירו סדרה של אבני דרך, כאשר לכל אחת כותרת, תאריך יעד ועדיפות משלה
- כל אבני הדרך נוצרות יחד בו-זמנית
- פתרון מצוין עבור רשימות תיוג לקליטה (לדוגמה, "כאשר ליד הופך לתיק, צור את רשימת התיוג הסטנדרטית לקליטה")
יצירת אוטומציה#
- עברו אל הגדרות ← אוטומציות (זמין לבעלים ולמנהלי מערכת)
- לחצו על אוטומציה חדשה
- הגדירו את הכלל:
- שם — תנו לכלל שם תיאורי (לדוגמה, "רשימת תיוג לקליטה עבור ליטיגציה")
- תיאור — אופציונלי
- מתי (טריגר) — בחרו מתי הכלל יופעל
- אם (תנאים) — הוסיפו מסננים לפי הצורך
- אז (פעולות) — הוסיפו פעולה אחת או יותר לפי הסדר הרצוי
- לחצו על צור אוטומציה
אוטומציות חדשות הופכות לפעילות באופן מיידי. השתמשו במתג שלצד הכלל כדי להשהות אותו בכל עת, והפעילו אותו מחדש כשתהיו מוכנים.
תבניות מובנות מראש#
לחצו על תבניות כדי להתחיל מאחד מחמשת הכללים המוכנים לשימוש. כל תבנית נפתחת בעורך כדי שתוכלו להתאים אותה לפני השמירה:
- מעקב אחר ליד חדש — כאשר ליד חדש מגיע, שלח התראה לכל חברי הצוות ושלח דוא"ל למשתמש שהליד הוקצה לו
- התראת ליד מאתר האינטרנט/Zapier — כאשר מגיע ליד מאינדקס Lawzana, מאתר האינטרנט שלכם, מ-Zapier, מדף יצירת הקשר או מדף הזמנת הפגישות שלכם, שלח לכל חברי הצוות התראה דחופה בתוך היישום
- קליטת לקוח חדש — כאשר ליד הופך לתיק, צור רשימת תיוג לקליטה בת 5 שלבים
- הכנה לשלב גילוי מסמכים — כאשר תיק עובר לשלב גילוי מסמכים, צור רשימת תיוג להכנה ושלח התראה למשתמש שהתיק הוקצה לו
- רשימת תיוג לסגירת תיק — כאשר תיק נסגר, צור רשימת תיוג לסגירה לצורך סיום המטלות המנהליות
סטטוס הכלל#
| סטטוס | משמעות |
|---|---|
| פעיל | הכלל פועל ויופעל באירועי הטריגר שהוגדרו |
| מושהה | הכלל קיים אך לא יופעל עד שתחזירו אותו למצב פעיל |
היסטוריית ביצועים#
כל אוטומציה ברשימה מציגה את הטריגר שלה, את מספר התנאים והפעולות שבה, כמה פעמים היא רצה ומתי התבצעה הריצה האחרונה. פתחו את היסטוריית ביצועים מתפריט הכלל כדי לצפות בכל ריצה אחרונה ולראות האם הסטטוס שלה הוא ממתין (Pending), רץ (Running), הושלם (Completed) או נכשל (Failed).
מאפייני בטיחות#
- מפסק הגנה (Circuit breaker) — אם כלל נכשל 5 פעמים ברציפות, הוא מושהה באופן אוטומטי כדי למנוע כשלים חוזרים ונשנים
- האדם שיצר את הכלל מקבל התראה בעת השהיה אוטומטית, בצירוף הודעת השגיאה האחרונה, כדי שתוכלו לבדוק ולתקן את הבעיה