אוטומציות

אוטומציות מאפשרות לכם ליצור כללים במבנה של "כאשר X קורה, בצע Y" הפועלים באופן אוטומטי. הן מבטלות משימות חוזרות ומבטיחות תהליכי עבודה עקביים בכל רחבי המשרד.

כיצד פועלות אוטומציות#

לכל כלל אוטומציה יש שלושה חלקים:

1. טריגר (Trigger) — האירוע שמפעיל את האוטומציה
2. תנאים (Conditions) (אופציונלי) — מסננים שחייבים להתקיים כדי שהאוטומציה תופעל
3. פעולות (Actions) — מה שמתרחש בעת הפעלת הטריגר והתקיימות התנאים

טריגרים#

תנאים#

ניתן להוסיף תנאים אופציונליים כדי לקבוע מתי האוטומציה תופעל. התנאים פועלים לפי לוגיקת AND — כל התנאים חייבים להתקיים במלואם.

אופרטורים זמינים:

• שווה ל- (Equals) — התאמה מדויקת (לדוגמה, שלב שווה ל-"קליטה")
• אינו שווה ל- (Not Equals) — אינו תואם
• מכיל (Contains) — התאמה חלקית (לדוגמה, כותרת מכילה "NDA")
• נכלל ב- (In) — תואם לערך כלשהו מתוך רשימה (לדוגמה, תחום עיסוק נכלל ב-"מסחרי, מיסים")
• אינו נכלל ב- (Not In) — אינו תואם לאף ערך מתוך רשימה

דוגמאות לתנאים:

• שלב שווה ל-"קליטה" — מופעל רק כאשר התיק נמצא בשלב קליטה
• תחום עיסוק נכלל ב-"דיני משפחה, ליטיגציה" — מופעל רק עבור תחומי עיסוק ספציפיים

פעולות#

פעולות מבוצעות לפי הסדר בעת הפעלת האוטומציה.

1. התראה (בתוך היישום)#

שליחת התראה בתוך המערכת לחברי צוות ספציפיים.

• בחירת נמענים (משתמשים מסוימים או "כל חברי הצוות")
• כתיבת הודעת התראה
• ההתראה מופיעה במרכז ההתראות של הנמען

2. התראה (בדוא"ל)#

שליחת הודעת דוא"ל.

• בחירת נמענים
• הגדרת נושא וגוף ההודעה
• הודעות הדוא"ל נשלחות באופן מיידי

3. יצירת אבן דרך#

הוספת אבן דרך בודדת לתיק.

• הגדרת כותרת ותאריך יעד לאבן הדרך
• בחירת רמת עדיפות (נמוכה, בינונית, גבוהה, קריטית)
• הקצאה לחבר צוות

4. יצירת אבני דרך (באצווה)#

הוספת צ'ק-ליסט של אבני דרך בבת אחת — יעיל במיוחד עבור תהליכי עבודה קבועים.

• הגדרת סדרת אבני דרך עם כותרות ותאריכי יעד יחסיים
• כל אבני הדרך נוצרות בו-זמנית
• פתרון מצוין לצ'ק-ליסטים של קליטה (למשל, "כאשר תיק מגיע לשלב קליטה, צור את צ'ק-ליסט הקליטה הסטנדרטי")

יצירת אוטומציה#

1. עברו אל הגדרות ← אוטומציות
2. לחצו על אוטומציה חדשה
3. הגדירו את הכלל:
   • שם — תנו לכלל שם תיאורי (למשל, "צ'ק-ליסט קליטה לליטיגציה")
   • טריגר — בחרו מתי הכלל יופעל
   • תנאים — הוסיפו מסננים לפי הצורך
   • פעולות — הוסיפו פעולה אחת או יותר לפי הסדר הרצוי
4. לחצו על שמירה

האוטומציה נוצרת בסטטוס טיוטה. העבירו אותה לסטטוס פעיל כאשר תהיו מוכנים.

תבניות מובנות מראש#

חמש תבניות מוכנות לשימוש זמינות עבורכם:

1. התראה על ליד חדש — שליחת התראה לצוות עם הגעת ליד חדש
2. צ'ק-ליסט קליטת תיק — יצירת אבני דרך סטנדרטיות כאשר תיק נכנס לשלב קליטה
3. התראה על שינוי שלב — שליחת התראה בדוא"ל כאשר תיק משנה שלב
4. מעקב המרת ליד — יצירת משימות המשך ומעקב כאשר ליד הופך לתיק
5. צ'ק-ליסט סגירת תיק — יצירת אבני דרך לבדיקה סופית בעת סגירת תיק

סטטוס הכלל#

היסטוריית הפעלות#

עבור כל אוטומציה מתבצע מעקב אחר:

• סך כל ההפעלות — כמה פעמים הכלל הופעל
• הפעלה אחרונה — מתי הכלל הופעל לאחרונה
• סטטוס ריצות אחרונות — ממתין (Pending), רץ (Running), הושלם (Completed) או נכשל (Failed)

מנגנוני בטיחות#

• מפסק הגנה (Circuit breaker) — אם כלל נכשל 5 פעמים ברציפות, הוא מושהה באופן אוטומטי כדי למנוע כשלים חוזרים
• מנגנון ניסיון חוזר — המערכת מנסה לבצע שוב פעולות שנכשלו לפני שהן מסומנות ככאלו שנכשלו
• תקבלו התראה אם כללים יושהו באופן אוטומטי, כדי שתוכלו לבדוק ולתקן את הבעיה