オートメーション
オートメーションを使用すると、「Xが発生したときにYを実行する」というルールを作成し、自動的に実行させることができます。これにより、反復的なタスクを排除し、事務所全体で一貫したワークフローを確立できます。
オートメーションの仕組み#
各オートメーションルールは、次の3つの要素で構成されます。
- トリガー — オートメーションを開始するイベント
- 条件（任意） — オートメーションが実行されるために満たす必要があるフィルター
- アクション — トリガーが作動し、条件が満たされたときに実行される処理
トリガー#
| トリガー | 作動タイミング |
|---|---|
| 見込み客が新規追加されたとき | チャネルを問わず、新しい見込み客がシステムに登録されたとき |
| 見込み客のステージが変更されたとき | 見込み客が別のステージに移動したとき |
| 見込み客が案件に変換されたとき | 見込み客が案件に変換されたとき |
| 見込み客のインテークが完了したとき | 見込み客がインテークフォームまたはAIインテークを完了したとき |
| 案件が作成されたとき | 新しい案件が作成されたとき |
| 案件のステージが変更されたとき | 案件が別のステージに移動したとき |
| 案件が割り当てられたとき | 案件が担当者に割り当てられたとき |
| 案件が完了したとき | 案件が「完了」として設定されたステージに移動したとき |
| メールを受信したとき | 転送されたメールが見込み客または案件にファイルされたとき |
条件#
任意の条件を追加して、オートメーションが作動するタイミングを制御できます。2つ以上の条件を設定する場合は、すべての条件に一致（すべての条件を満たす必要あり）またはいずれかの条件に一致（少なくとも1つを満たす必要あり）を選択します。
各条件では、見込み客名、新しいステージ名、案件名、クライアント名など、トリガーに応じたフィールドを選択します。
利用可能な演算子:
- 等しい — 完全一致（例: 新しいステージ名が「相談済み」と等しい）
- 等しくない — 一致しない
- 含む — 部分一致（大文字と小文字を区別しません、例: 案件名に「NDA」を含む）
条件の例:
- 新しいステージ名が「相談済み」と等しい — 見込み客が「相談済み」に移動したときのみ作動
- 案件名に「賃貸借」を含む — 案件名に「賃貸借」が含まれる案件のみで作動
アクション#
アクションは、オートメーションの作動時に順番に実行されます。メッセージ、件名、タイトルには、{{lead.name}} のようにイベントの詳細情報を含めることができます。
見込み客や案件に関する通知は、そのレコードを開く権限を持つユーザーにのみ届きます。メンバーが自分に割り当てられたレコード、または共有されたレコードのみを表示できる設定（チームと役割のレコードの公開範囲）になっている場合、「すべてのチームメンバー」とは、オーナーおよび管理者と、それらの該当メンバーを指します。倫理的障壁（エシカル・ウォール）によって除外されているユーザーには届きません。
1. アプリ内通知を送信#
チームにアプリ内通知を送信します。
- 送信先の選択: 担当ユーザー、作成者、またはすべてのチームメンバー
- 通知メッセージの作成
- 優先度の選択（低、通常、高、緊急）
- 通知は受信者の通知センターに表示されます
2. メール通知を送信#
メール通知を送信します。
- 送信先の選択: 担当ユーザー、作成者、またはすべてのチームメンバー
- 件名と本文の設定
- オートメーションの実行時にメールが送信されます
3. マイルストーンを作成#
案件に単一のマイルストーンを追加します。
- マイルストーンのタイトルを設定
- 期日の設定: イベントの1、2、3、5、7、14、または30日後
- 優先度の選択（低、中、高、最重要）
4. マイルストーンのチェックリストを作成#
一度にマイルストーンのチェックリストを追加します。標準化されたワークフローに便利です。
- それぞれにタイトル、期日、優先度を持つマイルストーンのセットを定義
- すべてのマイルストーンが一括で作成されます
- オンボーディングのチェックリストに最適です（例: 「見込み客が案件に変換されたとき、標準のオンボーディングチェックリストを作成する」）
オートメーションの作成#
- 設定 → オートメーション に移動します（オーナーおよび管理者）
- 新規オートメーション をクリックします
- ルールを設定します:
- 名前 — ルールのわかりやすい名前を入力します（例: 「訴訟案件向けインテークチェックリスト」）
- 説明 — 任意
- いつ（トリガー） — ルールが作動するタイミングを選択します
- もし（条件） — 必要に応じてフィルターを追加します
- そのとき（アクション） — 1つ以上のアクションを順序通りに追加します
- オートメーションを作成 をクリックします
新しく作成されたオートメーションはすぐに有効になります。ルールの横にあるスイッチを使用すれば、いつでも一時停止でき、再開する準備が整ったら再度オンにできます。
プリセットテンプレート#
テンプレート をクリックすると、すぐに使える5つのルールから作成を開始できます。各テンプレートはエディターで開くため、保存前に調整が可能です:
- 新規見込み客のフォローアップ — 新しい見込み客が登録されたとき、すべてのチームメンバーに通知し、担当ユーザーにメールを送信します
- ウェブサイト/Zapier経由の見込み客アラート — Lawzana Directory、自社ウェブサイト、Zapier、お問い合わせページ、または予約ページから見込み客が登録されたとき、すべてのチームメンバーにアプリ内で緊急アラートを送信します
- 新規クライアントのオンボーディング — 見込み客が案件に変換されたとき、5ステップのオンボーディングチェックリストを作成します
- 証拠開示（ディスカバリー）ステージの準備 — 案件が証拠開示ステージに移動したとき、準備チェックリストを作成し、担当ユーザーに通知します
- 案件完了チェックリスト — 案件が完了したとき、管理上の事後処理のための完了チェックリストを作成します
ルールのステータス#
| ステータス | 意味 |
|---|---|
| アクティブ | ルールは実行中であり、トリガーイベントの発生時に作動します |
| 一時停止中 | ルールは存在しますが、再度オンにするまで作動しません |
実行履歴#
一覧内の各オートメーションには、トリガー、条件とアクションの数、実行回数、および最終実行日時が表示されます。ルールのメニューから 実行履歴 を開くと、最近の各実行状況や、ステータス（保留中、実行中、完了、失敗）を確認できます。
安全機能#
- サーキットブレーカー — ルールが連続して5回失敗した場合、繰り返しのエラーを防ぐために自動的に一時停止されます
- 自動一時停止された際は、問題の調査と修正を行えるよう、ルールの作成者に最後のエラー内容とともに通知されます