オートメーション
オートメーションを使用すると、「Xが発生したときにYを実行する」というルールを作成し、自動的に実行させることができます。反復的な作業を排除し、事務所全体で一貫したワークフローを確保できます。
オートメーションの仕組み#
各オートメーションルールは次の3つの要素で構成されています。
- トリガー（Trigger）: オートメーションを開始するイベント
- 条件（Conditions）（任意）: オートメーションを実行するために満たす必要があるフィルター
- アクション（Actions）: トリガーが発生し、条件が満たされたときに実行される処理
トリガー#
| トリガー | 実行されるタイミング |
|---|---|
| 新しいリードが到着したとき | いずれかのチャネルからシステムに新規リードが登録されたとき |
| リードのステージが変更されたとき | リードが別のステージに移動したとき |
| リードが案件になったとき | リードが案件に変換されたとき |
| リードがインテークを完了したとき | リードがインテークフォームまたはAIインテークを完了したとき |
| 未署名の委任契約書のリマインダー期日になったとき | 電子署名用に送信された委任契約書が、リマインダー期日になっても未署名のままであるとき |
| 案件が作成されたとき | 新しい案件が作成されたとき |
| 案件のステージが変更されたとき | 案件が別のステージに移動したとき |
| 案件が割り当てられたとき | 案件が担当者に割り当てられたとき |
| 案件が完了したとき | 案件が「完了」とマークされたステージに移動したとき |
| メールを受信したとき | 転送されたメールがリードまたは案件に整理・保存されたとき |
条件#
任意の条件を追加して、オートメーションを実行するタイミングを細かく制御できます。条件が2つ以上ある場合は、すべての条件に一致（すべての条件を満たす必要があります）またはいずれかの条件に一致（少なくとも1つの条件を満たす必要があります）のいずれかを選択します。
各条件では、リード名、新しいステージ名、案件名、クライアント名など、トリガーに応じたフィールドを選択します。
利用可能な演算子:
- 等しい（Equals）: 完全一致（例: 新しいステージ名が「相談済み」と等しい）
- 等しくない（Not Equals）: 一致しない
- 含む（Contains）: 大文字と小文字を区別しない部分一致（例: 案件名に「NDA」を含む）
条件の例:
- 新しいステージ名が「相談済み」と等しい: リードが「相談済み」に移動したときにのみ実行
- 案件名に「賃貸借」を含む: タイトルに「賃貸借」が含まれる案件に対してのみ実行
アクション#
アクションは、オートメーションがトリガーされた際に上から順に実行されます。メッセージ、件名、タイトルには、{{lead.name}} などのイベントの詳細情報を含めることができます。
リードや案件に関する通知は、そのレコードを開く権限を持つメンバーにのみ届きます。メンバーが自分に割り当てられているレコードや共有されているレコードのみを閲覧できる設定（チームと役割のレコードの表示範囲）になっている場合、「すべてのチームメンバー」とは、オーナーおよび管理者と、該当する権限を持つメンバーを指します。情報障壁（エシカルウォール）が設定されている場合、アクセスが除外されているユーザーには届きません。
1. アプリ内通知を送信#
チームメンバーにアプリ内通知を送信します。
- 送信先を選択: 割り当てられた担当者、作成者、またはすべてのチームメンバー
- 通知メッセージを作成
- 優先度を選択（低、通常、高、緊急）
- 受信者の通知センターに通知が表示されます
2. メール通知を送信#
メール通知を送信します。
- 送信先を選択: 割り当てられた担当者、作成者、またはすべてのチームメンバー
- 件名と本文を設定
- オートメーションの実行時にメールが送信されます
3. マイルストーンを作成#
案件に単一のマイルストーンを追加します。
- マイルストーンのタイトルを設定
- 期日を設定: イベント発生後 1日、2日、3日、5日、7日、14日、または30日後
- 優先度を選択（低、中、高、クリティカル）
4. マイルストーンのチェックリストを作成#
定型化されたワークフロー向けに、複数のマイルストーンのチェックリストを一度に追加します。
- タイトル、期日、優先度を指定して一連のマイルストーンを定義
- すべてのマイルストーンが一括で作成されます
- オンボーディング用のチェックリストに最適です（例：「リードが案件になったときに、標準のオンボーディングチェックリストを作成する」）
5. 委任契約書の署名リマインダーを送信#
委任契約書にまだ署名していない各署名者へ、1回限りのリマインダーメールを送信します。このアクションは未署名の委任契約書のリマインダー期日になったときのトリガーとのみ連動し、そのトリガーもこのアクション専用となります。署名依頼の送信時に未署名の場合、7日後にリマインダーを1回送信するにチェックを入れると、Flowによって「Document signing reminder」という名称でこのルールが自動的に追加されます。このルールを一時停止すると、リマインダーの送信も停止します。すでに署名済み、更新済み、またはポータルリンクが無効化された契約書はスキップされます。このルールはFreeプランの制限数にはカウントされません。
オートメーションの作成#
- 設定 → オートメーション に移動します（オーナーおよび管理者のみ）
- 新規オートメーション をクリックします
- ルールを設定します:
- 名前: ルールの内容がわかりやすい名前を入力します（例:「訴訟案件用インテークチェックリスト」）
- 説明: 任意で入力
- いつ（トリガー）: ルールを実行するタイミングを選択
- もし（条件）: 必要に応じてフィルターを追加
- そのとき（アクション）: 実行する1つ以上のアクションを順に追加
- オートメーションを作成 をクリックします
新しく作成したオートメーションはすぐに有効化されます。ルール横のスイッチを使用することで、いつでも一時停止したり、必要なときに再度有効化したりできます。
組み込みテンプレート#
テンプレート をクリックすると、すぐに使える6つの事前定義ルールから作成を開始できます。各ルールはエディタ内で開くため、保存前にお好みに合わせてカスタマイズできます。
- 委任契約書の署名リマインダー: 委任契約書の送信時に指定した期間が経過した後に、リマインダーを1回送信します。署名済み、無効化済み、および取り消された依頼はスキップされます
- 新規リードのフォローアップ: 新しいリードが到着したときに、すべてのチームメンバーに通知し、割り当てられた担当者にメールを送信します
- ウェブサイト/Zapierリードのアラート: Lawzana Directory、自社ウェブサイト、Zapier、お問い合わせページ、または予約ページからリードが到着したときに、すべてのチームメンバーにアプリ内で緊急アラートを送信します
- 新規クライアントのオンボーディング: リードが案件になったときに、5ステップのオンボーディングチェックリストを作成します
- 証拠開示（ディスカバリー）ステージの準備: 案件がディスカバリーステージに移動したときに、準備チェックリストを作成して担当者に通知します
- 案件完了チェックリスト: 案件が完了したときに、管理上の残務処理を行うための完了チェックリストを作成します
ルールのステータス#
| ステータス | 意味 |
|---|---|
| 有効 | ルールは稼働中であり、トリガーイベントが発生すると実行されます |
| 一時停止中 | ルールは存在しますが、再度オンにするまで実行されません |
実行履歴#
リスト内の各オートメーションには、トリガー、条件とアクションの数、実行回数、最終実行日時が表示されます。ルールのメニューから 実行履歴 を開くと、最近の各実行ログと、そのステータス（保留中、実行中、完了、失敗）を確認できます。
セーフティ機能#
- サーキットブレーカー: ルールが5回連続で失敗した場合、繰り返しのエラーを防ぐために自動的に一時停止されます
- 自動停止された場合、原因の調査と修正を行えるよう、最後に発生したエラー内容とともにルールの作成者に通知が届きます