オートメーション

オートメーション機能を使用すると、「Xが発生したときにYを実行する」というルールを作成し、自動的に処理を実行できます。反復的なタスクを排除し、法律事務所全体で一貫したワークフローを確立できます。

オートメーションの仕組み#

各オートメーションルールは、次の3つの要素で構成されます。

1. トリガー — オートメーションを開始するイベント
2. 条件（任意） — オートメーションを実行するために満たす必要があるフィルター
3. アクション — トリガーが作動し、条件が満たされたときに実行される処理

トリガー#

条件#

任意の条件を追加して、オートメーションが実行されるタイミングを制御できます。条件にはANDロジックが適用され、すべての条件が満たされている必要があります。

利用可能な演算子:

• 一致する（Equals） — 完全一致（例: ステージが「受付」と一致する）
• 一致しない（Not Equals） — 一致しない
• 含む（Contains） — 部分一致（例: タイトルに「NDA」を含む）
• 含まれる（In） — リスト内のいずれかの値と一致する（例: 専門分野が「企業法務、税務」に含まれる）
• 含まれない（Not In） — リスト内のどの値にも一致しない

条件の例:

• ステージが「受付」と一致する — 案件が「受付」ステージにある場合のみ作動
• 専門分野が「家族法、訴訟」に含まれる — 特定の専門分野の案件についてのみ作動

アクション#

アクションは、オートメーションが作動した際に順番に実行されます。

1. 通知（アプリ内）#

指定したチームメンバーにアプリ内通知を送信します。

• 送信先を選択（特定のユーザーまたは「すべてのチームメンバー」）
• 通知メッセージを作成
• 通知は受信者の通知センターに表示されます

2. 通知（メール）#

メール通知を送信します。

• 送信先を選択
• 件名とメッセージ本文を設定
• メールは即時に送信されます

3. マイルストーンの作成#

案件に単一のマイルストーンを追加します。

• マイルストーンのタイトルと期日を設定
• 優先度を選択（低、中、高、緊急）
• チームメンバーに割り当て

4. マイルストーンの一括作成#

マイルストーンのチェックリストを一度に追加します。標準的なワークフローに便利です。

• タイトルと相対的な期日を含む一連のマイルストーンを定義
• すべてのマイルストーンが一括して作成されます
• オンボーディングチェックリストに最適です（例: 「案件が受付ステージに達したとき、標準の受付チェックリストを作成する」）

オートメーションの作成手順#

1. 設定 → オートメーション に移動します
2. 新規オートメーション をクリックします
3. ルールを設定します:
   • 名前 — ルールの内容が分かりやすい名前を入力します（例: 「訴訟案件向け受付チェックリスト」）
   • トリガー — ルールが作動するタイミングを選択します
   • 条件 — 必要に応じてフィルターを追加します
   • アクション — 1つ以上のアクションを順序通りに追加します
4. 保存 をクリックします

オートメーションは 下書き ステータスで開始されます。準備が整ったら アクティブ に設定してください。

プリビルトテンプレート#

すぐに使用できる5つのテンプレートが用意されています。

1. 新規リード通知 — 新しいリードが届いたときにチームへ通知
2. 案件受付チェックリスト — 案件が受付ステージに入ったときに標準マイルストーンを作成
3. ステージ変更アラート — 案件のステージが変更されたときにメール通知を送信
4. リード変換フォローアップ — リードが案件に変換されたときにフォローアップタスクを作成
5. 案件完了チェックリスト — 案件が完了したときに最終レビューのマイルストーンを作成

ルールのステータス#

実行履歴#

各オートメーションでは以下が記録されます。

• 合計実行回数 — ルールが作動した回数
• 最終実行日時 — 最後に実行された日時
• 最近の実行ステータス — 保留中（Pending）、実行中（Running）、完了（Completed）、または失敗（Failed）

安全機能#

• サーキットブレーカー — ルールが5回連続で失敗した場合、繰り返しのエラーを防ぐために自動的に一時停止されます
• 再試行メカニズム — 失敗したアクションは、失敗として記録される前に再試行されます
• ルールが自動的に一時停止された場合は通知が届くため、原因を調査して問題を解決できます