Automatiseringar

Med automatiseringar kan ni skapa regler av typen "när X inträffar, gör Y" som körs automatiskt. De eliminerar repetitiva arbetsuppgifter och säkerställer konsekventa arbetsflöden över hela byrån.

Så fungerar automatiseringar#

Varje automatiseringsregel består av tre delar:

1. Utlösare (Trigger) — Händelsen som startar automatiseringen
2. Villkor (valfritt) — Filter som måste uppfyllas för att automatiseringen ska aktiveras
3. Åtgärder — Vad som ska ske när utlösaren aktiveras och villkoren är uppfyllda

Utlösare#

Villkor#

Lägg till valfria villkor för att styra när automatiseringen ska aktiveras. Villkoren använder OCH-logik — samtliga villkor måste vara uppfyllda.

Tillgängliga operatorer:

• Lika med — Exakt matchning (t.ex. fas är lika med "Intag")
• Inte lika med — Matchar inte
• Innehåller — Delvis matchning (t.ex. titel innehåller "NDA")
• I — Matchar något värde i en lista (t.ex. rättsområde i "Bolagsrätt, Skatterätt")
• Inte i — Matchar inget värde i en lista

Exempel på villkor:

• Fas är lika med "Intag" — Aktiveras endast när ett ärende befinner sig i Intag
• Rättsområde i "Familjerätt, Tvistemål" — Aktiveras endast för specifika rättsområden

Åtgärder#

Åtgärder utförs i turordning när automatiseringen aktiveras.

1. Avisera (i appen)#

Skicka en avisering i appen till angivna teammedlemmar.

• Välj mottagare (specifika användare eller "alla teammedlemmar")
• Skriv ett aviseringsmeddelande
• Aviseringen visas i mottagarens aviseringscenter

2. Avisera (e-post)#

Skicka en e-postavisering.

• Välj mottagare
• Ange ämne och meddelande
• E-postmeddelanden skickas omedelbart

3. Skapa delmål#

Lägg till ett enskilt delmål i ärendet.

• Ange delmålets titel och förfallodatum
• Välj prioritet (Låg, Medel, Hög, Kritisk)
• Tilldela till en teammedlem

4. Skapa delmål (flera samtidigt)#

Lägg till en checklista med delmål på en gång — användbart för standardiserade arbetsflöden.

• Definiera en uppsättning delmål med titlar och relativa förfallodatum
• Alla delmål skapas samtidigt
• Utmärkt för introduktionschecklistor (t.ex. "När ett ärende når Intag, skapa standardchecklistan för intag")

Skapa en automatisering#

1. Gå till Inställningar → Automatiseringar
2. Klicka på Ny automatisering
3. Konfigurera regeln:
   • Namn — Ge regeln ett beskrivande namn (t.ex. "Intagschecklista för tvistemål")
   • Utlösare — Välj när regeln ska aktiveras
   • Villkor — Lägg till eventuella filter
   • Åtgärder — Lägg till en eller flera åtgärder i önskad ordning
4. Klicka på Spara

Automatiseringen startar i statusen Utkast. Ändra den till Aktiv när den är redo att användas.

Färdiga mallar#

Fem färdiga mallar finns tillgängliga:

1. Avisering om ny lead — Avisera teamet när en ny lead inkommer
2. Checklista för ärendeintag — Skapa standarddelmål när ett ärende når Intag
3. Varning vid fasändring — E-postavisering när ett ärende byter fas
4. Uppföljning av konverterad lead — Skapa uppföljningsuppgifter när en lead blir ett ärende
5. Checklista för ärendeavslut — Skapa delmål för slutgranskning när ett ärende avslutas

Regelstatus#

Körningshistorik#

Varje automatisering spårar:

• Totalt antal körningar — Hur många gånger den har aktiverats
• Senaste körning — När den kördes senast
• Status för de senaste körningarna — Väntande, Körs, Slutförd eller Misslyckad

Säkerhetsfunktioner#

• Kretsbrytare — Om en regel misslyckas 5 gånger i rad pausas den automatiskt för att förhindra upprepade fel
• Mekanism för nytt försök — Misslyckade åtgärder provas igen innan de markeras som misslyckade
• Ni meddelas om regler pausas automatiskt så att ni kan undersöka och åtgärda problemet