Automatiseringar
Med automatiseringar kan ni skapa "när X inträffar, gör Y"-regler som körs automatiskt. De eliminerar repetitiva uppgifter och säkerställer konsekventa arbetsflöden över hela byrån.
Så fungerar automatiseringar#
Varje automatiseringsregel består av tre delar:
- Utlösare (Trigger) — Händelsen som startar automatiseringen
- Villkor (valfritt) — Filter som måste vara uppfyllda för att automatiseringen ska köras
- Åtgärder — Vad som sker när utlösaren aktiveras och villkoren är uppfyllda
Utlösare#
| Utlösare | Aktiveras när |
|---|---|
| När ett nytt lead inkommer | Ett nytt lead registreras i systemet, från valfri kanal |
| När ett lead byter fas | Ett lead flyttas till en annan fas |
| När ett lead blir ett ärende | Ett lead konverteras till ett ärende |
| När ett lead slutför intag | Ett lead slutför intagsformuläret eller AI-intaget |
| När ett ärende skapas | Ett nytt ärende skapas |
| När ett ärende byter fas | Ett ärende flyttas till en annan fas |
| När ett ärende tilldelas | Ett ärende tilldelas till någon |
| När ett ärende avslutas | Ett ärende flyttas till en fas som är markerad som avslutad |
| När ett e-postmeddelande tas emot | Ett vidarebefordrat e-postmeddelande arkiveras under ett lead eller ärende |
Villkor#
Lägg till valfria villkor för att styra när automatiseringen ska aktiveras. Med två eller fler villkor väljer ni Matcha alla villkor (varje villkor måste uppfyllas) eller något villkor (minst ett måste uppfyllas).
Varje villkor hämtar ett fält från utlösaren, såsom leadets namn, namnet på den nya fasen, ärendets titel eller klientens namn.
Tillgängliga operatorer:
- Är lika med — Exakt matchning (t.ex. nytt fasnamn är lika med "Konsulterad")
- Är inte lika med — Matchar inte
- Innehåller — Delvis matchning, ignorerar skiftläge (t.ex. ärendets titel innehåller "Sekretessavtal")
Exempel på villkor:
- Nytt fasnamn är lika med "Konsulterad" — Aktiveras endast när ett lead flyttas till Konsulterad
- Ärendets titel innehåller "Hyresavtal" — Aktiveras endast för ärenden med "Hyresavtal" i titeln
Åtgärder#
Åtgärder utförs i ordningsföljd när automatiseringen aktiveras. Meddelanden, ämnesrader och titlar kan innehålla information från händelsen, såsom {{lead.name}}.
En avisering om ett lead eller ärende når endast personer som har behörighet att öppna det. Om medlemmar endast ser de poster som tilldelats eller delats med dem (Synlighet för poster i Team och roller), avser "alla teammedlemmar" ägarna och administratörerna plus dessa medlemmar. En informationsbarriär utesluter alla som den omfattar.
1. Skicka avisering i appen#
Skicka en avisering i appen till ert team.
- Välj mottagare: den tilldelade användaren, skaparen eller alla teammedlemmar
- Skriv ett aviseringsmeddelande
- Välj prioritet (Låg, Normal, Hög, Brådskande)
- Aviseringen visas i mottagarens aviseringscenter
2. Skicka e-postavisering#
Skicka en avisering via e-post.
- Välj mottagare: den tilldelade användaren, skaparen eller alla teammedlemmar
- Ange ämne och brödtext
- E-postmeddelandet skickas när automatiseringen körs
3. Skapa en milstolpe#
Lägg till en enskild milstolpe i ärendet.
- Ange milstolpens titel
- Ange förfallodatum: 1, 2, 3, 5, 7, 14 eller 30 dagar efter händelsen
- Välj prioritet (Låg, Medium, Hög, Kritisk)
4. Skapa checklista med milstolpar#
Lägg till en checklista med milstolpar på en gång — praktiskt för standardiserade arbetsflöden.
- Definiera en uppsättning milstolpar, var och en med titel, förfallodatum och prioritet
- Alla milstolpar skapas samtidigt
- Utmärkt för introduktionschecklistor (t.ex. "När ett lead blir ett ärende, skapa checklistan för standardintroduktion")
Skapa en automatisering#
- Gå till Inställningar → Automatiseringar (ägare och administratörer)
- Klicka på Ny automatisering
- Konfigurera regeln:
- Namn — Ge regeln ett beskrivande namn (t.ex. "Intagschecklista för tvistemål")
- Beskrivning — Valfritt
- När (Utlösare) — Välj när regeln ska aktiveras
- Om (Villkor) — Lägg till eventuella filter
- Då (Åtgärder) — Lägg till en eller flera åtgärder i ordningsföljd
- Klicka på Skapa automatisering
Nya automatiseringar blir aktiva omedelbart. Använd reglaget bredvid en regel för att pausa den när som helst, och slå på den igen när ni är redo.
Färdiga mallar#
Klicka på Mallar för att utgå från en av fem färdiga regler. Varje mall öppnas i redigeraren så att ni kan justera den innan ni sparar:
- Uppföljning av nytt lead — När ett nytt lead inkommer, avisera alla teammedlemmar och skicka e-post till den tilldelade användaren
- Lead-avisering från webbplats/Zapier — När ett lead inkommer från Lawzana Directory, er webbplats, Zapier, er kontaktsida eller er bokningssida, skicka en brådskande avisering i appen till alla teammedlemmar
- Introduktion av ny klient — När ett lead blir ett ärende, skapa en introduktionschecklista i 5 steg
- Förberedelse inför bevisfas — När ett ärende flyttas till en bevisfas (Discovery), skapa en förberedelsechecklista och avisera den tilldelade användaren
- Checklista för ärendeavslut — När ett ärende avslutas, skapa en avslutningschecklista för administrativ sluthantering
Regelstatus#
| Status | Betydelse |
|---|---|
| Aktiv | Regeln körs och kommer att aktiveras vid utlösande händelser |
| Pausad | Regeln finns kvar men körs inte förrän ni aktiverar den igen |
Körningshistorik#
Varje automatisering i listan visar sin utlösare, sitt antal villkor och åtgärder, hur många gånger den har körts och när den senast kördes. Öppna Körningshistorik från regelns meny för att se varje nyligen genomförd körning och om den är Väntande, Körs, Slutförd eller Misslyckad.
Säkerhetsfunktioner#
- Kretsbrytare — Om en regel misslyckas 5 gånger i rad pausas den automatiskt för att förhindra upprepade fel
- Den person som skapade regeln meddelas när den pausas automatiskt, tillsammans med det senaste felmeddelandet, så att ni kan undersöka och åtgärda problemet