Integrationer

Lawzana Flow samlar nya förfrågningar på ett ställe, oavsett var de börjar: på er webbplats, er egen kontaktsida, via e-post, Zapier eller Lawzana Directory. Systemet kan även meddela era andra verktyg när ni utfärdar en faktura eller tar emot en betalning. Den här guiden går igenom varje kanal och var ni ställer in den. De flesta av dem finns i Settings, under Integrations.

Widget för leadinsamling#

Bädda in ett formulär för leadinsamling på er webbplats för att ta emot förfrågningar i Lawzana Flow automatiskt.

Ställa in widgeten#

1. Gå till Settings → Website Widget
2. Klicka på Generate Widget Key (endast byråns ägare kan hantera nyckeln och öppna anpassningsverktyget)
3. Klicka på Open Customizer och välj ett Widget Mode:

Anpassa widgeten#

Formulärinnehåll:

• Form Title — Formulärets rubrik (standard: "Get in Touch")
• Description — Underrubrik eller instruktioner
• Submit Button Text — Text på skicka-knappen (standard: "Submit")
• Success Message — Visas efter att formuläret skickats (standard: "Thank you! We'll be in touch soon.")

Stil:

• Primary Color — Färg på knapp och accenter
• Background — Formulärets bakgrund
• Text Color — Färg på etiketter och brödtext
• Border Color — Formulärets ramfärg
• Border Radius — Hörnens rundning

Snabbförval: Default, Blue, Green, Purple, Rose, Amber, Dark

Knappläge: ställ in Button Text (standard: "Contact Us").

Flytande läge:

• Position: vänster, mitten eller höger, längst ner på skärmen
• Button Size
• Icon Style: Chatt eller formulär

Formulärfält:

• Namn (alltid obligatoriskt)
• E-post (alltid obligatoriskt)
• Telefon (valfritt: Show Phone Field, och Phone Required om ni önskar det)
• Meddelande (valfritt: Show Message Field)

Bädda in på er webbplats#

Öppna fliken Embed Code i anpassningsverktyget, klicka på Copy Code och klistra in den i HTML-koden på er webbplats. Den ser ut så här:

<div data-lawzana-widget data-options='{"mode":"inline","title":"Get in Touch"}'></div>
<script src="https://flow.lawzana.com/api/widget/embed.js?key=YOUR_KEY" async></script>

Leads från widgeten visar källan "Website".

Widgetsäkerhet#

• Varje widgetnyckel är bunden till er organisation
• Regenerate Key för att göra den gamla ogiltig (befintliga widgetinstallationer slutar fungera tills ni uppdaterar dem)
• Revoke Key för att stänga av widgeten helt
• Insändningar är hastighetsbegränsade för att förhindra missbruk, och samma e-postadress som skickas två gånger inom 24 timmar skapar endast ett lead

Kontaktsida#

Flow kan tillhandahålla en enkel kontaktsida för er byrå, med en egen länk och QR-kod. Varje meddelande som skickas från den hamnar i Leads med källan "Contact page", och ert team får det vanliga e-postmeddelandet om nytt lead.

1. Gå till Settings → Contact page
2. Klicka på Create my page (vi förbereder den utifrån era byråuppgifter). Om er byrå är ansluten till Lawzana Directory kan ni istället klicka på Create it from my lawzana.com profile
3. Redigera den under fyra flikar: Design, Text, Contact details och Link and visibility. Välj en stil (Classic, Modern, Minimal, Bold eller Custom) och en huvudfärg.
4. Klicka på Publish my page och dela sedan länken eller QR-koden

Ingen ser sidan förrän ni publicerar den. Ni kan också be Assistant att ändra sidan med era egna ord (2 AI-krediter per förfrågan); ändringarna läggs i ert utkast tills ni sparar. Sidan visar besök och meddelanden för de senaste 30 dagarna.

Sökmotorer listar inte sidan om ni inte aktiverar Let search engines find this page. På betalabonnemang kan ni dölja länken "Powered by Lawzana Flow". Endast ägare och administratörer kan skapa eller ändra sidan.

API-integration#

Om ni vill skicka leads från era egna formulär eller system går ni till Settings → API Integration. Där visas slutpunkten, förfrågningsfält (namn, e-post, telefon, meddelande, källa, referens), kodexempel och knappen Send Test Lead. Den använder samma nyckel som webbplatswidgeten.

• Hastighetsbegränsningar: 5 förfrågningar per minut per IP-adress, 10 per minut per nyckel
• Samma e-postadress som skickas två gånger inom 24 timmar skapar endast ett lead
• Nya leads hamnar i er första lead-fas, otilldelade

Vidarebefordran av e-post#

Varje person får en privat intagsadress. Vidarebefordra klientmejl till den, automatiskt från inkorgen eller ett i taget, så arkiverar Flow varje meddelande under matchande klient.

1. Gå till Settings → Email Forwarding
2. Klicka på Create Email Connection och kopiera Your Intake Address
3. Ställ in vidarebefordran i Gmail, Outlook eller hos er e-postleverantör (sidan innehåller steg-för-steg-instruktioner)

Flow ser endast de e-postmeddelanden som når er intagsadress; systemet loggar aldrig in i er brevlåda. När avsändaren ännu inte är en av era klienter väntar meddelandet i Email Review, där ni kan omvandla det till ett lead eller slänga det. Leads som skapas på detta sätt visar källan "Email".

Bokningssida#

Klienter kan boka ett möte med er online via er byrås offentliga sida, en delad länk eller sin klientportal. Detta ingår i alla abonnemang.

Öppna er bokningssida#

1. Gå till Settings → Booking (ägare, administratörer och medlemmar; läsare har inte tillgång)
2. Ange ert bokningsnamn, tidszon och en valfri möteslänk (ert rum i Meet, Teams eller Zoom), klicka sedan på Save. Om er byrå inte har en adress till en offentlig sida ännu ställer en ägare eller administratör in en under samma flik: den startar som ett privat utkast, så inget publiceras
3. Klicka på Add a booking type: ange namn, längd, veckoarbetstid, buffertar, minsta framförhållning och hur ni möts (video, telefon eller personligen)
4. Valfritt: klistra in er kalenders privata iCal-adress under Block time from your own calendar, så att klienter inte kan boka tider när ni är upptagna

Bokningen öppnas så snart ni har en aktiv bokningstyp. Varje kollega ställer in sin egen; ägare och administratörer ser byråns värdar och kan stänga av en kollegas bokning.

Var klienter bokar#

• Era bokningslänkar: kopiera dem från Settings → Booking. En länk till en bokningstyp leder direkt till dess kalender
• Er kontaktsida: visar knappen Book an appointment när minst en kollega är tillgänglig för bokning. Om ni klistrar in en länk till Calendly eller liknande i Settings → Contact page används den länken istället
• Klientportalen: klienter med en portallänk ser Book a meeting, med juristen på deras ärende överst

Bokade möten visas i er Flow-kalender och kopplas till ett lead eller ett ärende. En ny klient blir ett lead med källan "Booking". Klienter får en bekräftelse med en länk för att boka om eller avboka, och ni meddelas när de bokar, bokar om eller avbokar. För att pausa stänger ni av Accept online bookings: era inställningar sparas.

Zapier#

Använd er Zapier-API-nyckel för att skicka leads till Flow från andra verktyg som ni kopplar till Zapier, till exempel webbformulär, och för att meddela era verktyg om fakturor och betalningar.

Ställa in Zapier#

1. Gå till Settings → Zapier (ägare och administratörer)
2. Klicka på Generate API Key och kopiera den direkt: ni kommer inte att kunna se hela nyckeln igen
3. Öppna Lawzana Flow-appen i Zapier och acceptera inbjudan. Appen är för närvarande endast tillgänglig via inbjudan, så Zapiers sökfunktion hittar den inte förrän ni gör detta. Settings → Zapier länkar också till den.
4. Skapa en Zap, välj Lawzana Flow och klistra in er API-nyckel när Zapier ber er att ansluta ert konto

För att skicka leads till Flow använder ni åtgärden Create Lead. Mappa leadets namn (obligatoriskt) samt valfritt e-post, telefon, meddelande och källnamn. Varje Zap-körning skapar ett lead med källan "Zapier". Om ett lead med samma e-postadress inkommit under de senaste 24 timmarna skapas inget nytt lead.

Använder ni ett annat verktyg, till exempel Make? Skicka en POST-förfrågan till https://flow.lawzana.com/api/zapier/leads med er nyckel i rubriken X-API-KEY, samt leadets name (obligatoriskt) och valfritt email, phone, message och source_name.

Fakturatriggers#

Lawzana Flow-appen i Zapier har fyra fakturatriggers:

• New Invoice Issued
• New Payment Received
• Invoice Paid (betald i sin helhet)
• Invoice Voided

Varje trigger innehåller fakturanummer, datum, status, valuta, belopp (delsumma, rabatt, moms, totalt, betalt, avskrivet och saldo), faktureringsuppgifterna som fakturan utfärdades med, ärendet, klientens fakturalänk och fakturaraderna. En betalning innehåller även datum, belopp, metod och referens. Ett vanligt användningsområde är att kopiera fakturor och betalningar till ert bokföringsprogram, till exempel Xero. Stöd för Make kommer snart.

För att låta triggers läsa era faktureringsuppgifter aktiverar en ägare eller administratör Allow integrations to read billing data i Settings → Zapier, bredvid API-nyckeln. Detta är avstängt som standard, så att en nyckel som skapats för leads inte börjar dela klientnamn och belopp på egen hand. Så länge det är avstängt nekas fakturatriggers.

Kopiera fakturor till Xero#

Flow synkroniserar ännu inte direkt med Xero. Tills vidare håller tre Zaps Xero uppdaterat. Xero fungerar som er kundreskontra; ni fortsätter att registrera tid, fakturor och betalningar i Flow.

1. New Invoice Issued → Xero-faktura. Hitta Xero-kontakten via klientens e-postadress, eller skapa den med klientens namn, e-post, organisationsnummer/momsregistreringsnummer och land. Skapa en kundfaktura med samma nummer, datum och valuta, samt ärendet som referens. Lägg till en Xero-rad per Flow-rad, med antal 1 för radens belopp (antal × timpris kan skilja sig några öre vid korta tidsregistreringar), med det bokföringskonto och den momssats som er redovisningskonsult har valt. Lägg till eventuell rabatt som en negativ rad.
2. New Payment Received → Xero-betalning. Hitta Xero-fakturan via dess nummer och registrera betalningens belopp, datum och referens på ert bankkonto. Registrera inte pengar på Invoice Paid också: betalningarna har redan gjort det.
3. Invoice Voided → makulera i Xero. Hitta Xero-fakturan via dess nummer och makulera den.

Använd decimalbelopp (till exempel 1250.00), inte belopp i öre/cents, och spara händelsens ID (i Xero-referensen till exempel) så att en omkörd Zap inte skapar en dubblett. Fakturor i en annan valuta än er Xero-organisations basvaluta kräver ett Xero-abonnemang med stöd för flera valutor. Varje trigger kan innehålla upp till 500 fakturarader. Avskrivningar och raderade betalningar har ingen trigger, så justera dessa manuellt i Xero.

API-nyckelsäkerhet#

• Er API-nyckel ger alla som har den möjlighet att skapa leads i er organisation och, med fakturaåtkomst aktiverat, läsa era fakturor och betalningar
• Hantera den som ett lösenord: dela den inte offentligt
• Regenerate Key om ni misstänker att den har komprometterats, eller Revoke Key för att stoppa alla Zaps. Befintliga Zaps slutar fungera tills de får den nya nyckeln

Lawzana Directory#

Koppla er Lawzana Flow-arbetsyta till er byrås profil i Lawzanas juridiska katalog. Anslutningen påverkar inte er profilering, presentation eller ranking.

Vad funktionen gör#

• Ta emot leads: leads ni gör anspråk på och direktmeddelanden ni tar emot i katalogen skapas som leads i Lawzana Flow, markerade med källan "Lawzana"
• Logga in från Lawzana: Open in Flow på ett lead i er Lawzana-översikt loggar in er i Flow, utan att något Flow-lösenord behövs
• Användarplatser och AI-krediter: ett betalt katalogabonnemang lägger till Flow-användarplatser och AI-krediter till er arbetsyta

Ansluta#

Det vanliga sättet är att klicka på Open in Flow på valfritt lead i er Lawzana-översikt. Första gången visar Flow en bekräftelseskärm, skapar er kostnadsfria Free-arbetsyta om ni inte har någon, ansluter byrån och öppnar leadet. Leads och meddelanden från de senaste 90 dagarna importeras (välj Import older leads too för fler). När kopplingen är gjord leder Open in Flow direkt till leadet.

Om ni skapade er Flow-arbetsyta separat kan en ägare eller administratör ansluta den manuellt: gå till Settings → Lawzana Directory, klicka på Generate Pairing Token och klistra in koden i er Lawzana-översikt under Settings > Lawzana Flow CRM inom 30 minuter. Anslutningen förblir aktiv tills ni kopplar från den.

Leadflöde#

När ni gör anspråk på ett lead eller tar emot ett meddelande i katalogen:

1. Ett lead skapas i Lawzana Flow med personens namn, e-post, telefon och meddelande
2. Dess källa markeras som "Lawzana"
3. Klientens namn kontrolleras mot era ärenden för eventuella jävskonflikter
4. Den tilldelade teammedlemmen (eller, om ingen är tilldelad, ägarna och administratörerna) meddelas, och leadet placeras överst i nästa dagliga sammanfattningsmejl

Start AI pre-screening automatically (avstängt som standard) låter AI-assistenten mejla varje nytt Directory-lead direkt med några inledande frågor, från den tilldelade juristens e-postanslutning. Om juristen saknar e-postanslutning får prospektet istället länken till intagsformuläret. Importerade leads kontaktas aldrig.

Kalenderflöde#

Se era Flow-tidsfrister och leaduppföljningar i Google Calendar, Outlook eller Apple Calendar.

1. Gå till Settings → Calendar feed
2. Klicka på Create calendar link
3. Klicka på Add to Google Calendar eller någon av Outlook-knapparna, eller klistra in länken i Apple Calendar

Flödet visar tidsfrister för de ärenden ni har behörighet till, era leadpåminnelser och mötena som klienter bokar med er. Det är envägs: ändringar som görs i er kalender synkroniseras inte tillbaka till Flow. Kalenderappar uppdateras enligt sina egna scheman, så en ny tidsfrist kan ta flera timmar att visas (Outlook ibland endast en gång om dagen). Alla som har länken kan se dessa händelser, så använd Regenerate link om den hamnar i orätta händer.

Stripe (Abonnemang)#

Stripe hanterar betalningarna för ert Lawzana Flow-abonnemang. Detta konfigureras automatiskt utan att ni behöver göra några inställningar. Det används inte för att ta emot betalningar från era klienter.

• Betalningsmetoder hanteras via Stripes faktureringsportal
• Ni når den från Settings → Subscription → Manage Billing
• Se Billing & Plans för mer information