Det här visar videon
- Webbplatsen, kontaktsidan, Lawzana Directory: varje förfrågan hamnar här.
- Ploy får en avisering, oavsett källa.
- Två minuter senare svarar assistenten för klientintag med en säker länk.
- Under lunchen svarar Lukas på fastighetsfrågorna.
- Han laddar upp fyra dokument. Inget konto, ingen app.
- Sedan säger han till Ploy att han är redo att prata.
- Nästa morgon har förfrågan gått vidare av sig själv.
- Flow gjorde en jävskontroll av honom och byggherren.
- AI:n läste alla fyra dokumenten: en sammanfattning och de viktigaste fakta.
- Fråga vad som behöver förtydligas under samtalet. Varje punkt har en sidhänvisning.
- Efter samtalet loggar Ploy det på en rad.
- Brevet utgår från byråns mall för fastighetsärenden, med klient, ärende och arvode ifyllda.
- När Lukas tackar ja blir förfrågan ett ärende med ett klick.
- Hans uppgifter, dokument och viktigaste fakta finns redan där.
Hantering av leads
Leads representerar potentiella klienter som har visat intresse för era tjänster. Lawzana Flow hjälper er att spåra dem från första kontakt fram till omvandling till ett ärende.
Källor för leads#
Leads kan komma in i er pipeline från flera olika kanaler:
| Källa | Beskrivning |
|---|---|
| Lawzana | Leads ni gör anspråk på och meddelanden som skickas till er profil i Lawzana Directory |
| Webbplats | Förfrågningar via webbplatswidgeten eller API:et |
| Kontaktsida | Meddelanden som skickas från er kontaktsida i Flow |
| Bokning | Nya klienter som bokar ett möte via er bokningssida |
| E-post | Vidarebefordrade e-postmeddelanden som ni omvandlar till leads från E-postgranskning |
| Zapier | Leads som skickas in via er Zapier-API-nyckel |
| Manuell | Registreras manuellt av ert team |
| Rekommendation | Rekommenderad av en befintlig klient eller kontakt |
| Advokatsamfund | Hänvisning från ett advokatsamfund eller en juridisk organisation |
| Sociala medier | Förfrågan via kanaler i sociala medier |
| Nätverkande | Kontakt från ett nätverksevenemang |
| Övrigt | Alla andra källor |
Se Integreringar för att konfigurera respektive kanal.
Skapa ett lead#
- Gå till Leads i sidofältet
- Klicka på Nytt lead
- Fyll i uppgifterna för leadet:
- Fullständigt namn (obligatoriskt)
- E-post (valfritt)
- Telefon (valfritt)
- Källa — välj i rullgardinsmenyn
- Verksamhetsområde (valfritt)
- Tilldela till — er själv, en teammedlem eller otilldelad
- Anteckningar — valfri bakgrundsinformation om förfrågan
- Klicka på Skapa lead
Vyer#
Växla mellan Tavla och Lista högst upp på sidan. Flow kommer ihåg vilken vy ni använde senast.
Listvy#
Listan visar leads i en tabell. Ni kan:
- Sortera efter prioritering (standard), nyast, äldst, namn A–Ö eller namn Ö–A
- Filtrera efter steg, eller klicka på Kräver åtgärd för att endast visa högprioriterade, olästa eller inaktuella leads
- Söka efter namn, e-post eller telefon
- Klicka på valfritt lead för att öppna dess detaljsida
Tavelvy#
Tavlan är standardvyn. Varje kolumn representerar ett steg, och ni kan:
- Dra och släppa leads mellan stegen
- Se antalet leads per steg i en snabb överblick
- Snabbt identifiera flaskhalsar i er pipeline
Steg för leads#
Stegen definierar processen i er pipeline för leads. Nya byråer startar med dessa fem steg:
| Steg | Beskrivning |
|---|---|
| Nytt | Nyligen mottaget lead (där nya leads startar) |
| Kontaktat | Första kontakten har tagits |
| Rådgivning genomförd | Inledande konsultation har slutförts |
| Klient antagen | Leadet blev en klient (ett "Vunnet"-steg) |
| Förlorat | Leadet gick inte vidare (ett "Förlorat"-steg) |
Mallar för steg#
Klicka på Använd mall i Inställningar → Steg för leads för att växla till en av tre mallar:
- Standard (5 steg): Nytt → Kontaktat → Rådgivning genomförd → Klient antagen → Förlorat
- Utökad pipeline (7 steg): Nytt → Kontaktat → Kvalificerat → Offert skickad → Förhandling → Klient antagen → Förlorat
- Enkel (4 steg): Nytt → Pågående → Klient antagen → Förlorat
Detaljsida för lead#
Klicka på ett lead för att visa dess detaljsida. Den har tre flikar, Översikt, Tidslinje och Dokument, och visar:
- Kontaktinformation — Namn, e-post, telefon, meddelande
- Källa för lead — Med en ikon som visar kanalen
- Skapat datum — Visas som relativ tid (t.ex. "3 dagar sedan")
- Steg — Aktuell position i er pipeline
- Tilldelad teammedlem
- Aktivitetstidslinje — Anteckningar, samtal, e-postmeddelanden och påminnelser
Lägga till aktiviteter#
På fliken Tidslinje kan ni:
- Lägga till anteckning om ett samtal
- Logga samtal
- Skriva e-post till leadet, eller svara på ett e-postmeddelande
- Lägga till påminnelse (se nedan)
Påminnelser#
Lägg till en påminnelse för vilket lead som helst som ni har behörighet att arbeta med: från ⋯-menyn högst upp på leadet, rutan Påminnelser under Översikt, eller Lägg till påminnelse bredvid anteckningsrutan på Tidslinjen. Välj en dag och valfritt en tid samt vem den är avsedd för. Den tilldelas leadets ansvariga jurist om ni inte väljer någon annan.
Öppna påminnelser visas:
- i leadets ruta för Påminnelser, med knappen Klar och en meny för att skjuta upp (till imorgon, nästa vecka eller ett valfritt datum) eller redigera,
- på Startsidan, under Påminnelser: förfallna, idag och de kommande 7 dagarna ("Mina" som standard, eller hela byråns),
- på sidan Kalender, bredvid tidsfrister,
- i det dagliga agendamejlet för personen den gäller. En missad påminnelse ligger kvar där tills någon markerar den som klar.
På den aktuella dagen (vid den angivna tiden, om en sådan har angetts) får personen även en avisering i appen. Granskare kan se påminnelser men inte lägga till eller slutföra dem.
Leads från Lawzana Directory#
Ett lead som kommer in från Lawzana Directory (ett lead ni har gjort anspråk på eller ett direktmeddelande) kontrolleras automatiskt mot era ärenden för jäv utifrån klientens namn så snart det anländer; resultatet visas på sidan för leadet. Tills någon på byrån vidtar en åtgärd visar sidan tre inledande steg: Logga ditt samtal, Lägg till en påminnelse och Omvandla till ärende.
AI för ett lead#
Dokument och viktiga fakta#
Dokument i ett lead får samma viktiga fakta sammanställda (datum, namn och parter, yrkanden, platser, belopp, alla med angiven källa) som ärendedokument.
- Dokument som ert team laddar upp läses automatiskt.
- Dokument som den potentiella klienten skickar via portalen läses så snart intagsprocessen har slutförts.
- Ett märke på varje dokument i leadets flik Dokument öppnar dess fakta.
Foton och skannade filer (JPEG, PNG, WebP) läses också; HEIC stöds inte. AI-krediter som används: 2 krediter per dokument.
AI-sammanfattning#
AI-sammanfattningen under leadets Översikt är en kort sammanfattning samt viktiga fakta hämtade från svaren i intagsformuläret och dokumenten. Varje faktum anger sin källa, till exempel "Hyresavtal.pdf · Sida 3" eller "Intagssvar · Vad har hänt?".
Den skapas automatiskt när intaget är slutfört och uppdateras när dokumenten har lästs färdigt. Ni kan också klicka på Skapa sammanfattning eller Skapa på nytt när som helst. Sammanfattningen skrivs på samma språk som leadets tilldelade användare har inställt (annars byråägarens språk, och i sista hand engelska); fakta behåller det språk de ursprungligen skrevs på.
AI-krediter som används: 1 kredit per sammanfattning
Begränsningar för automatisk AI#
För att hålla förbrukningen av krediter under kontroll kör Lawzana Flow AI på ett lead automatiskt för högst 5 dokument och 3 sammanfattningar per lead. Detta görs aldrig för förlorade eller omvandlade leads, eller leads med en bekräftad intressekonflikt, och systemet använder aldrig de sista 20 % av era månatliga AI-krediter. Manuell generering på begäran är alltid tillgänglig, förutom för Granskare, som endast har läsbehörighet.
Ägare och administratörer kan stänga av automatisk AI för leads under Inställningar → Prenumeration → AI för leads (Kör AI för leads automatiskt). När funktionen är inaktiverad läses dokument och skapas sammanfattningar endast när någon manuellt begär det.
Fråga AI#
Klicka på Fråga AI i sidhuvudet för leadet för att ställa frågor om leadet. Funktionen svarar utifrån svaren i intagsformuläret, AI-förhandsgranskningen, anteckningar, e-postmeddelanden, portalmeddelanden samt de 10 senaste dokumenten, och visar källorna som brickor. Historiken sparas på leadet och delas med ert team. Granskare kan läsa historiken men kan inte ställa frågor.
AI-krediter som används: 2 krediter per meddelande
Omvandla ett lead till ett ärende#
När ett lead blir en klient:
- Öppna detaljsidan för leadet
- Klicka på Omvandla
- Ange en Ärendetitel, och valfritt verksamhetsområde, ärendetyp samt vem det tilldelas
- Klicka på Skapa ärende. Leadets kontaktuppgifter överförs till det nya ärendet
- Leadet markeras som "Klient antagen"
Leads i ett Förlorat-steg kan inte omvandlas. Om Flow identifierar en bekräftad konflikt kan ni fortfarande omvandla leadet efter att ha angett ett skäl, vilket registreras på leadets tidslinje.
Ert tidigare AI-arbete följer med:
- Viktiga fakta från dokument flyttas över utan extra kostnad. Ett dokument som fortfarande läses slutförs direkt i ärendet.
- Dokument indexeras för Djupsökning en gång.
- AI-sammanfattningen blir en anteckning i ärendet, så att Fråga AI i ärendet känner till den.
- Chatt-historiken i Fråga AI från leadet stannar kvar på leadet.
Faktamatris och granskning enligt regelverk fungerar endast på ärenden; efter omvandlingen länkar sammanfattningskortet till dessa funktioner.
Aviseringar#
När ett nytt lead kommer in via webbplatswidgeten, API:et, er kontaktsida, Zapier eller Lawzana Directory aviseras den person som leadet tilldelas (både i appen och via e-post). Otilldelade leads aviserar byråns ägare och administratörer. När en klient bokar ett möte får den jurist som mötet bokades med en mötesavisering istället. Leadet som initierade en ny Directory-koppling, samt historiska leads som importeras i samband med det, skickar inga aviseringar, så att er inkorg inte svämmar över vid anslutning.
Ert dagliga agendamejl (skickas kl. 07:00 i er tidszon) placerar leads från Lawzana Directory från de senaste 24 timmarna högst upp ("Ring Maria idag"), följt av påminnelser som förfaller idag eller har missats, tidsfrister och leads som fortfarande väntar på svar.
Konfigurera aviseringsinställningar, inklusive det dagliga agendamejlet, under Inställningar → Aviseringar.