Διαχείριση δυνητικών πελατών

Οι δυνητικοί πελάτες (leads) αντιπροσωπεύουν πιθανούς εντολείς που έχουν εκδηλώσει ενδιαφέρον για τις υπηρεσίες σας. Το Lawzana Flow σάς βοηθά να τους παρακολουθείτε από την πρώτη επικοινωνία μέχρι τη μετατροπή τους σε υπόθεση.

Πηγές δυνητικών πελατών#

Οι δυνητικοί πελάτες μπορούν να εισέλθουν στη ροή εργασιών σας από πολλαπλά κανάλια:

Οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές βλέπουν κάθε κανάλι στις Ρυθμίσεις → Πηγές δυνητικών πελατών: εάν είναι ρυθμισμένο, πότε έφτασε ο τελευταίος δυνητικός πελάτης και πόσους απέφερε τις τελευταίες 30 ημέρες. Κάθε κανάλι διαθέτει ένα κουμπί Ρύθμιση (ή Ρυθμίσεις μόλις συνδεθεί). Ανατρέξτε στην ενότητα Ενσωματώσεις για τη διαμόρφωση κάθε καναλιού.

Η διεύθυνση ερωτημάτων σας#

Η διεύθυνση ερωτημάτων σας μετατρέπει τα αιτήματα που λαμβάνει η εταιρεία σας μέσω email σε δυνητικούς πελάτες. Οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές τη βρίσκουν στις Ρυθμίσεις → Πηγές δυνητικών πελατών, στην ενότητα Η διεύθυνση ερωτημάτων σας. Το Flow τη δημιουργεί την πρώτη φορά που ένας ιδιοκτήτης ή διαχειριστής ανοίγει αυτή τη σελίδα.

Στείλτε εκεί τα ερωτήματά σας: προωθήστε τα εισερχόμενα του info@ σε αυτήν, προσθέστε την στις ειδοποιήσεις της φόρμας του ιστοτόπου σας και χρησιμοποιήστε την ως email ειδοποιήσεων σε καταλόγους και πλατφόρμες. Η ενότητα Ενσωματώσεις περιέχει τα βήματα ρύθμισης για το καθένα.

Το Flow διαβάζει κάθε email που φτάνει:

• Ένα νέο αίτημα μετατρέπεται σε δυνητικό πελάτη με πηγή «Email», χωρίς ανάθεση, στο πρώτο σας στάδιο. Το email επισυνάπτεται στον δυνητικό πελάτη. Όταν προέρχεται από φόρμα ιστοτόπου ή πλατφόρμα, αναγράφεται η προέλευση, για παράδειγμα «Avvo» ή «Φόρμα ιστοτόπου».
• Ένα email από υπάρχοντα πελάτη ή δυνητικό πελάτη, ή μια απάντηση σε μια συνομιλία που το Flow αναγνωρίζει, αρχειοθετείται σε αυτόν τον δυνητικό πελάτη ή την υπόθεση. Δεν δημιουργείται νέος δυνητικός πελάτης.
• Εάν το ίδιο άτομο γράψει ξανά εντός 24 ωρών, δεν δημιουργείται δεύτερος δυνητικός πελάτης: το email αρχειοθετείται στην υπάρχουσα καρτέλα του.
• Οτιδήποτε άλλο τίθεται στην άκρη: μηνύματα σχετικά με εργασίες που βρίσκονται ήδη σε εξέλιξη, email που δεν αποτελούν ερωτήματα και μηνύματα για τα οποία το Flow δεν είναι βέβαιο.
• Τα ανεπιθύμητα μηνύματα (spam) και τα email της ίδιας της εταιρείας σας που επιστρέφουν στα εισερχόμενά σας αγνοούνται.

Η ανάγνωση αυτών των email δεν καταναλώνει πιστώσεις AI. Το Flow διαβάζει έως και 100 email την ημέρα ανά δικηγορική εταιρεία. Μετά από αυτό, τα νέα email τίθενται στην άκρη μέχρι την επόμενη ημέρα.

Οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές της εταιρείας ειδοποιούνται για κάθε νέο δυνητικό πελάτη, όπως συμβαίνει με κάθε περίπτωση χωρίς ανάθεση.

Email που τέθηκαν στην άκρη#

Τα email που έχουν τεθεί στην άκρη παραμένουν στον Έλεγχο email για 30 ημέρες και στη συνέχεια διαγράφονται. Μόνο οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές έχουν πρόσβαση σε αυτά. Κάθε ένα φέρει την ένδειξη Διεύθυνση ερωτημάτων και αναφέρει τον λόγο για τον οποίο τέθηκε στην άκρη, για παράδειγμα «Τέθηκε στην άκρη: Το Flow δεν ήταν βέβαιο ότι πρόκειται για νέο αίτημα.»

• Κάντε κλικ στο Δημιουργία δυνητικού πελάτη για να το μετατρέψετε σε δυνητικό πελάτη. Χρησιμοποιούνται το όνομα και το email του πελάτη που εντόπισε το Flow, εφόσον βρέθηκαν.
• Κάντε κλικ στο Απόρριψη για να το αφαιρέσετε.

Όσο υπάρχουν email που έχουν τεθεί στην άκρη, οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές βλέπουν μια γραμμή πάνω από τον πίνακα Δυνητικών πελατών, όπως «2 email προς τη διεύθυνση ερωτημάτων σας τέθηκαν στην άκρη», με έναν σύνδεσμο Έλεγχος. Στις Ρυθμίσεις → Πηγές δυνητικών πελατών εμφανίζεται ο ίδιος αριθμός στην ενότητα Τέθηκαν στην άκρη.

Πότε αποστέλλεται η αυτόματη υποδοχή#

Εάν η εταιρεία σας έχει ενεργοποιήσει την επιλογή Αυτόματη έναρξη υποδοχής πελάτη, ένας νέος δυνητικός πελάτης από τη διεύθυνση ερωτημάτων σας λαμβάνει το email υποδοχής μόνο όταν το Flow γνωρίζει με βεβαιότητα τη διεύθυνση του πελάτη:

• ο πελάτης έγραψε απευθείας στην εταιρεία σας, από τη δική του διεύθυνση, και το Flow μπόρεσε να επαληθεύσει τον αποστολέα,
• μια ειδοποίηση από φόρμα ιστοτόπου ή πλατφόρμα αναφέρει ρητά το email του πελάτη, ή
• κάποιος από την εταιρεία σας προώθησε χειροκίνητα το email του πελάτη, από τη διεύθυνση με την οποία συνδέεται στο Flow, και το Flow μπόρεσε να επαληθεύσει την ταυτότητά του.

Διαφορετικά, ο δυνητικός πελάτης δημιουργείται χωρίς email υποδοχής. Αυτό συμβαίνει όταν κάποιος εκτός της εταιρείας σας προώθησε το email ή όταν η διεύθυνση πληκτρολογήθηκε απλώς μέσα στο κείμενο ενός μηνύματος. Ανοίξτε την καρτέλα του δυνητικού πελάτη και κάντε κλικ στο Αποστολή υποδοχής όταν είστε έτοιμοι. Ένας δυνητικός πελάτης που δημιουργείτε από τον Έλεγχο email δεν λαμβάνει ποτέ αυτόματη υποδοχή.

Δημιουργία δυνητικού πελάτη#

1. Μεταβείτε στην επιλογή Δυνητικοί πελάτες στην πλευρική γραμμή
2. Κάντε κλικ στο Νέος δυνητικός πελάτης
3. Συμπληρώστε τα στοιχεία:
   • Ονοματεπώνυμο (υποχρεωτικό)
   • Email (προαιρετικό)
   • Τηλέφωνο (προαιρετικό)
   • Πηγή: επιλέξτε από το αναπτυσσόμενο μενού
   • Τομέας δικαίου (προαιρετικό)
   • Ανάθεση σε: στον εαυτό σας, σε μέλος της ομάδας ή χωρίς ανάθεση
   • Σημειώσεις: τυχόν ιστορικό ή πλαίσιο σχετικά με το αίτημα
4. Κάντε κλικ στο Δημιουργία δυνητικού πελάτη

Οι δυνητικοί πελάτες που προσθέτετε χειροκίνητα δεν λαμβάνουν ποτέ αυτόματη υποδοχή. Μπορείτε να την αποστείλετε από τη σελίδα του δυνητικού πελάτη όποτε το επιθυμείτε.

Για τη μαζική εισαγωγή δυνητικών πελατών, οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές μπορούν να χρησιμοποιήσουν την επιλογή Ρυθμίσεις → Εισαγωγή δεδομένων με αρχείο CSV ή Excel.

Προβολές#

Εναλλάξτε μεταξύ των προβολών Πίνακας και Λίστα στο επάνω μέρος της σελίδας. Το Flow απομνημονεύει την προβολή που χρησιμοποιήσατε τελευταία.

Προβολή λίστας#

Η λίστα εμφανίζει τους δυνητικούς πελάτες σε μορφή πίνακα. Μπορείτε να:

• Ταξινομήσετε κατά προτεραιότητα διαλογής (προεπιλογή), νεότερους, παλαιότερους, όνομα Α-Ω ή όνομα Ω-Α
• Φιλτράρετε ανά στάδιο ή να κάνετε κλικ στο Χρειάζεται προσοχή για να δείτε μόνο περιπτώσεις υψηλής προτεραιότητας, μη αναγνωσμένες ή στάσιμες
• Κάνετε αναζήτηση με βάση το όνομα, το email ή το τηλέφωνο
• Κάνετε κλικ σε οποιονδήποτε δυνητικό πελάτη για να ανοίξετε τη σελίδα λεπτομερειών του

Προβολή πίνακα#

Ο πίνακας είναι η προεπιλεγμένη προβολή. Κάθε στήλη αντιπροσωπεύει ένα στάδιο, και μπορείτε να:

• Μεταφέρετε και να αποθέτετε (drag and drop) δυνητικούς πελάτες μεταξύ σταδίων
• Βλέπετε με μια ματιά το πλήθος των δυνητικών πελατών ανά στάδιο
• Εντοπίζετε γρήγορα σημεία συμφόρησης στη ροή σας

Κάθε κάρτα εμφανίζει τις ενδείξεις κατάστασης λεκτικά, τις ετικέτες της, την επόμενη υπενθύμιση και το άτομο στο οποίο έχει ανατεθεί.

Παλαιότεροι δυνητικοί πελάτες χωρίς δραστηριότητα#

Δυνητικοί πελάτες παλαιότεροι των 30 ημερών με τους οποίους δεν έχει ασχοληθεί κανείς και βρίσκονται ακόμη στο αρχικό στάδιο αποκρύπτονται αυτόματα. Μια γραμμή στο επάνω μέρος αναφέρει το πλήθος τους, για παράδειγμα «12 παλαιότεροι δυνητικοί πελάτες χωρίς δραστηριότητα αποκρύφτηκαν». Κάντε κλικ στο Εμφάνιση για να τους δείτε και στο Απόκρυψη για να τους αποκρύψετε ξανά.

Οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές βλέπουν επίσης την απόδοση του Καταλόγου Lawzana τις τελευταίες 30 ημέρες, για παράδειγμα «Κατάλογος Lawzana, τελευταίες 30 ημέρες: 8 δυνητικοί πελάτες, 2 κερδήθηκαν».

Στάδια δυνητικών πελατών#

Τα στάδια καθορίζουν τα βήματα στη ροή των δυνητικών πελατών σας. Οι νέες εταιρείες ξεκινούν με αυτά τα πέντε στάδια:

Πρότυπα σταδίων#

Κάντε κλικ στο Εφαρμογή προτύπου στις Ρυθμίσεις → Στάδια δυνητικών πελατών για να επιλέξετε ένα από τα τρία πρότυπα:

• Προεπιλογή (5 στάδια): Νέος → Έγινε επικοινωνία → Συμβουλευτική → Ανάληψη → Χάθηκε
• Εκτεταμένη ροή (7 στάδια): Νέος → Έγινε επικοινωνία → Αξιολογήθηκε → Αποστολή πρότασης → Διαπραγμάτευση → Ανάληψη → Χάθηκε
• Απλό (4 στάδια): Νέος → Σε εξέλιξη → Ανάληψη → Χάθηκε

Χαρακτηρισμός δυνητικού πελάτη ως «Χάθηκε»#

Όταν μετακινείτε έναν δυνητικό πελάτη σε στάδιο απώλειας, το Flow ρωτά την αιτία: Πολύ ακριβό, Επέλεξε άλλον δικηγόρο, Υπόθεση εκτός αντικειμένου, Αδυναμία επικοινωνίας, Ο πελάτης υπαναχώρησε ή Άλλο. Μπορείτε να προσθέσετε μια σημείωση στο πεδίο Τι συνέβη; (προαιρετικό) και, στη συνέχεια, να κάνετε κλικ στο Χαρακτηρισμός ως χαμένος. Αυτό ισχύει είτε σύρετε την κάρτα, είτε αλλάξετε το στάδιο, είτε επιλέξετε Χαρακτηρισμός ως χαμένος… από το μενού του δυνητικού πελάτη.

Στην επικεφαλίδα εμφανίζεται στη συνέχεια η αιτία, για παράδειγμα «Χάθηκε: Πολύ ακριβό». Η απομάκρυνση του δυνητικού πελάτη από το στάδιο απώλειας απαλείφει αυτή την ένδειξη.

Τι συνέβη;#

Σε αιτήματα που εισήλθαν πριν από περισσότερες από 2 εβδομάδες χωρίς καταγεγραμμένη έκβαση, η σελίδα του δυνητικού πελάτη εμφανίζει την ερώτηση Τι συνέβη με αυτό το αίτημα;. Κάντε κλικ στο Ανάληψη (μετακινείται στο στάδιο επιτυχίας), Χάθηκε (ζητείται η αιτία) ή Σε συνομιλίες (επανάληψη ερώτησης σε 30 ημέρες). Οι απαντήσεις σας τροφοδοτούν τις Αναφορές, οι οποίες δείχνουν ποια κανάλια αποφέρουν πελάτες. Ανατρέξτε στην ενότητα Αναφορές.

Σελίδα λεπτομερειών δυνητικού πελάτη#

Κάντε κλικ σε οποιονδήποτε δυνητικό πελάτη για να ανοίξετε τη σελίδα του. Περιλαμβάνει τρεις καρτέλες: Επισκόπηση, Δραστηριότητα και Έγγραφα.

Η επικεφαλίδα εμφανίζει το ονοματεπώνυμο, το στάδιο, τον τομέα δικαίου, την πηγή και την ημερομηνία λήψης. Από την επικεφαλίδα μπορείτε να:

• αλλάξετε το στάδιο,
• προσθέσετε Σημείωση, Καταγραφή κλήσης, Email, Υπενθύμιση ή να κάνετε Μεταφόρτωση εγγράφου,
• κάνετε κλικ στο Μετατροπή σε υπόθεση,
• ανοίξετε το Ερώτηση στο AI, καθώς και τον Πίνακα δεδομένων μόλις υπάρξει έγγραφο,
• προσθέσετε Ετικέτα,
• ανοίξετε το μενού ⋯: Επεξεργασία στοιχείων δυνητικού πελάτη, Προσχέδιο εντολής ανάθεσης, Χαρακτηρισμός ως χαμένος… και Διαγραφή δυνητικού πελάτη.

Επισκόπηση#

Η Επισκόπηση περιλαμβάνει:

• Σύνοψη υπόθεσης: μια σύντομη περίληψη και τα βασικά πραγματικά περιστατικά (βλ. AI σε δυνητικό πελάτη)
• Επόμενα βήματα: τις υπενθυμίσεις του δυνητικού πελάτη
• Πρόσφατη δραστηριότητα: πρόσφατες σημειώσεις και κλήσεις
• Αίτημα πελάτη: το αρχικό μήνυμα που έστειλε ο πελάτης
• Στοιχεία επικοινωνίας: email και τηλέφωνο, με κουμπί WhatsApp δίπλα σε κάθε αριθμό
• Υποδοχή πελάτη: βλ. Υποδοχή πελάτη
• τον έλεγχο σύγκρουσης συμφερόντων, τα εμπλεκόμενα πρόσωπα και τα στοιχεία του δυνητικού πελάτη

Δραστηριότητα#

Η καρτέλα Δραστηριότητα αποτελεί το πλήρες ιστορικό: σημειώσεις, κλήσεις, υπενθυμίσεις, email και συμβάντα συστήματος, με αναγραφή του προσώπου που τα εκτέλεσε. Προσθέστε Σημείωση, Κλήση, Υπενθύμιση ή Email από το πλαίσιο στο επάνω μέρος. Τα μηνύματα της πύλης πελάτη εμφανίζονται στα δεξιά, όπου μπορείτε να τα διαβάσετε και να απαντήσετε.

Έγγραφα#

Στην καρτέλα Έγγραφα εμφανίζονται τα σχετικά έγγραφα σε πίνακα: ποιος τα πρόσθεσε (συνάδελφος ή ο πελάτης μέσω της σελίδας υποδοχής), τα βασικά στοιχεία τους και αν είναι ορατά στον πελάτη. Μπορείτε να μεταφέρετε πολλαπλά αρχεία ταυτόχρονα (PDF, Word ή εικόνες, έως 25 MB το καθένα). Τα προσχέδια για αυτόν τον δυνητικό πελάτη, όπως το συμφωνητικό ανάθεσης, παρατίθενται παρακάτω.

Υπενθυμίσεις#

Προσθέστε μια υπενθύμιση σε οποιονδήποτε δυνητικό πελάτη έχετε δικαίωμα επεξεργασίας: μέσω της επιλογής Υπενθύμιση στην επικεφαλίδα, Προσθήκη υπενθύμισης στην κάρτα Επόμενα βήματα στην Επισκόπηση, ή Υπενθύμιση στην καρτέλα Δραστηριότητα. Επιλέξτε ημερομηνία, προαιρετικά ώρα και τον υπεύθυνο. Προεπιλέγεται ο υπεύθυνος δικηγόρος της καρτέλας, εκτός αν ορίσετε κάποιον άλλον.

Οι εκκρεμείς υπενθυμίσεις εμφανίζονται:

• στην κάρτα Επόμενα βήματα του δυνητικού πελάτη, με δυνατότητα επιλογής Ολοκληρώθηκε και μενού για αναβολή (αύριο, επόμενη εβδομάδα ή επιλεγμένη ημερομηνία) ή επεξεργασία,
• στην Αρχική σελίδα, στην ενότητα Υπενθυμίσεις: εκπρόθεσμες, σημερινές και των επόμενων 7 ημερών («Δικές μου» από προεπιλογή, ή ολόκληρης της εταιρείας),
• στη σελίδα Ημερολόγιο, δίπλα στις προθεσμίες,
• στο καθημερινό email ημερήσιας διάταξης του υπεύθυνου. Μια υπενθύμιση που παρήλθε παραμένει εκεί μέχρι να επισημανθεί ως ολοκληρωμένη.

Την ορισμένη ημέρα (και ώρα, εάν έχει οριστεί) ο υπεύθυνος λαμβάνει επίσης ειδοποίηση εντός της εφαρμογής. Οι Χρήστες με δικαίωμα μόνο προβολής μπορούν να βλέπουν τις υπενθυμίσεις, αλλά όχι να προσθέτουν ή να τις ολοκληρώνουν.

Δυνητικοί πελάτες από τον Κατάλογο Lawzana#

Ένας δυνητικός πελάτης που προέρχεται από τον Κατάλογο Lawzana (διεκδικημένος πελάτης ή απευθείας μήνυμα) ελέγχεται άμεσα ως προς το όνομα για σύγκρουση συμφερόντων σε σχέση με τις υποθέσεις σας κατά την άφιξή του. Το αποτέλεσμα εμφανίζεται στη σελίδα του. Μέχρι κάποιος από την εταιρεία να προσθέσει σημείωση, κλήση, υπενθύμιση, email ή να αλλάξει στάδιο, η επικεφαλίδα εμφανίζει την ένδειξη Δεν έγινε επικοινωνία ακόμη.

Οι νέοι δυνητικοί πελάτες από τον Κατάλογο ανατίθενται βάσει τομέα δικαίου: για κάθε τομέα στις Ρυθμίσεις → Τομείς δικαίου μπορεί να οριστεί Ποιος λαμβάνει νέους δυνητικούς πελάτες από τον Κατάλογο. Εάν δεν έχει οριστεί κανείς, ανατίθενται στον ιδιοκτήτη της εταιρείας.

Όταν εσείς ή ο εντολέας σας ενημερώσετε το Lawzana για την εξέλιξη του αιτήματος, εμφανίζεται η ειδοποίηση Ενημέρωση από το Lawzana, για παράδειγμα «Ο πελάτης ενημέρωσε το Lawzana ότι σας προσέλαβε. Θέλετε να επισημάνετε αυτή την υπόθεση ως κερδισμένη;». Κάντε κλικ στο Χαρακτηρισμός ως κερδισμένος, Χαρακτηρισμός ως χαμένος… ή Παράβλεψη. Καμία κατάσταση δεν αλλάζει αυτόματα.

Υποδοχή πελάτη#

Η διαδικασία υποδοχής πελάτη συλλέγει τα στοιχεία και τα έγγραφα της υπόθεσης πριν από την πρώτη σας επικοινωνία. Ο πελάτης λαμβάνει ένα email με σύνδεσμο προς μια ιδιωτική σελίδα υποδοχής. Εκεί απαντά στις ερωτήσεις σας, μεταφορτώνει έγγραφα, επιλέγει Είμαι έτοιμος/η να μιλήσουμε ή κλείνει ραντεβού και σας στέλνει μηνύματα.

Αποστολή της υποδοχής#

1. Ανοίξτε τον δυνητικό πελάτη. Η κάρτα Υποδοχή πελάτη βρίσκεται στην Επισκόπηση
2. Στην ενότητα Ποιος αναλαμβάνει την παρακολούθηση;, επιλέξτε:
   • Ο βοηθός AI (συνιστάται): ζητά μέσω email από τον πελάτη τα στοιχεία που λείπουν (έως 3 φορές) και σας παραδίδει την υπόθεση για θέματα αμοιβών ή επείγοντα ζητήματα
   • Εσείς: αποστέλλεται μόνο ο σύνδεσμος και κάνετε την παρακολούθηση εσείς
3. Κάντε κλικ στο Αποστολή υποδοχής σε και το όνομα του πελάτη

Απαιτείται καταχωρημένη διεύθυνση email στην καρτέλα του πελάτη. Μόνο οι ιδιοκτήτες, οι διαχειριστές και ο υπεύθυνος δικηγόρος μπορούν να στείλουν την υποδοχή. Η έναρξη του βοηθού AI καταναλώνει 1 πίστωση AI. Η αποστολή μόνο του συνδέσμου δεν καταναλώνει καμία.

Η κάρτα εμφανίζει την τρέχουσα κατάσταση: ο σύνδεσμος στάλθηκε, το ερωτηματολόγιο απαντήθηκε, υπάρχουν αρχειοθετημένα έγγραφα και ετοιμότητα για συνομιλία. Αναφέρει επίσης ποιος έχει αναλάβει την παρακολούθηση: ο βοηθός AI ή εσείς (όταν στάλθηκε μόνο ο σύνδεσμος χειροκίνητα ή αυτόματα). Χρησιμοποιήστε τις επιλογές Προβολή απαντήσεων, Αντιγραφή συνδέσμου, Επαναποστολή, Προβολή email ή Διακοπή βοηθού ανάλογα με τις ανάγκες σας.

Όταν έχει σταλεί μόνο ο σύνδεσμος και ο πελάτης δεν έχει απαντήσει, κάντε κλικ στο Ανάθεση παρακολούθησης στο AI. Ο βοηθός στέλνει email με τον ίδιο σύνδεσμο ζητώντας όσα λείπουν. Καταναλώνει 1 πίστωση AI, όπως και η αρχική Αποστολή υποδοχής με τον βοηθό.

Αυτόματη υποδοχή#

Οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές μπορούν να ενεργοποιήσουν την επιλογή Αυτόματη έναρξη υποδοχής πελάτη στις Ρυθμίσεις → Πηγές δυνητικών πελατών (καθώς και στις Ρυθμίσεις → Στάδια δυνητικών πελατών). Οι νέοι δυνητικοί πελάτες με διεύθυνση email λαμβάνουν το σχετικό μήνυμα εντός ολίγων λεπτών, από τη διεύθυνση του υπεύθυνου δικηγόρου (ή του ιδιοκτήτη της εταιρείας αν δεν έχει οριστεί υπεύθυνος). Καλύπτει επαφές από το προφίλ Lawzana, τη φόρμα του ιστοτόπου, τη σελίδα επικοινωνίας, τη σελίδα κρατήσεων, τη διεύθυνση ερωτημάτων, καθώς και επαφές Zapier που αποστέλλονται ως νέο αίτημα.

• Το αυτόματο email περιέχει αποκλειστικά τον σύνδεσμο υποδοχής. Ο βοηθός AI ενεργοποιείται μόνο όταν επιλέξετε Αποστολή υποδοχής ή, στην κάρτα Υποδοχή πελάτη, την επιλογή Ανάθεση παρακολούθησης στο AI.
• Δεν καταναλώνονται πιστώσεις AI και ο δικηγόρος δεν χρειάζεται ειδική ρύθμιση email.
• Οι δυνητικοί πελάτες που προσθέτετε χειροκίνητα, οι εισαγόμενοι και όσοι αρχειοθετούνται από τον Έλεγχο email δεν λαμβάνουν ποτέ αυτόματο μήνυμα.
• Δεν προσεγγίζονται αυτόματα περισσότεροι από 20 νέοι δυνητικοί πελάτες την ημέρα.
• Ένας πελάτης που έχει ήδη ενεργή διαδικασία υποδοχής σε εξέλιξη δεν λαμβάνει νέο μήνυμα.
• Μηνύματα που απαιτούν άμεση ανθρώπινη παρέμβαση (π.χ. επείγουσα υπόθεση ή ερώτηση σχετικά με αμοιβές) δεν λαμβάνουν email. Αντ' αυτού, αποστέλλεται ειδοποίηση υψηλής προτεραιότητας στα αρμόδια μέλη.

Η κάρτα στις Ρυθμίσεις εμφανίζει τη δραστηριότητα της υποδοχής των τελευταίων 30 ημερών: πόσοι πελάτες την έλαβαν, πόσοι απάντησαν και πόσοι είναι έτοιμοι για επικοινωνία.

Όταν ο πελάτης δεν απαντά#

Εάν ο πελάτης δεν ανοίξει τη σελίδα υποδοχής μετά από περίπου 48 ώρες, το Flow τού αποστέλλει μία υπενθύμιση από τον ίδιο δικηγόρο. Εάν εξακολουθεί να μην ανταποκρίνεται μετά από 3 ημέρες και κανείς από την εταιρεία δεν έχει επικοινωνήσει μαζί του, ο δικηγόρος λαμβάνει ειδοποίηση και email με τα στοιχεία επικοινωνίας για να τον καλέσει. Μπορείτε να το απενεργοποιήσετε από την επιλογή Ο πελάτης δεν απάντησε στην υποδοχή στις Ρυθμίσεις → Ειδοποιήσεις.

Οι ερωτήσεις υποδοχής σας#

Οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές ορίζουν τις ερωτήσεις στις Ρυθμίσεις → Ερωτήσεις υποδοχής, διαμορφώνοντας ένα σύνολο ανά τομέα δικαίου και ένα γενικό για υποθέσεις χωρίς συγκεκριμένο τομέα. Κάθε σύνολο βασίζεται στις προεπιλεγμένες ερωτήσεις του Lawzana. Κάντε κλικ στο Προσαρμογή για να τις τροποποιήσετε, στο Προεπισκόπηση ως πελάτης για να δείτε τη σελίδα και στο Επαναφορά ερωτήσεων Lawzana για επαναφορά. Επισημάνετε μια ερώτηση ως Έλεγχος για σύγκρουση συμφερόντων για αυτόματη διασταύρωση των ονομάτων με τις υπάρχουσες υποθέσεις σας.

AI σε δυνητικό πελάτη#

Έγγραφα και βασικά πραγματικά περιστατικά#

Στα έγγραφα ενός δυνητικού πελάτη εξάγονται τα ίδια βασικά στοιχεία (ημερομηνίες, ονόματα και διάδικοι, αξιώσεις, τοποθεσίες, ποσά, το καθένα με την πηγή του) όπως και στα έγγραφα των υποθέσεων.

• Τα έγγραφα που μεταφορτώνει η ομάδα σας διαβάζονται αυτόματα.
• Τα έγγραφα που στέλνει ο πελάτης μέσω της σελίδας υποδοχής αναλύονται μόλις ολοκληρωθεί η υποδοχή.
• Ένα σήμα σε κάθε έγγραφο στην καρτέλα Έγγραφα ανοίγει τα σχετικά δεδομένα.

Φωτογραφίες και σαρώσεις (JPEG, PNG, WebP) υποστηρίζονται κανονικά· η μορφή HEIC δεν υποστηρίζεται. Χρήση πιστώσεων AI: 2 πιστώσεις ανά έγγραφο.

Πίνακας δεδομένων#

Κάντε κλικ στην επιλογή Πίνακας δεδομένων στην επικεφαλίδα του δυνητικού πελάτη για να δείτε όλα τα έγγραφα συγκεντρωμένα σε έναν πίνακα, με τις ημερομηνίες, τα ονόματα, τις αξιώσεις, τις τοποθεσίες και τα ποσά τους. Πρόκειται για τον ίδιο πίνακα που διαθέτουν οι υποθέσεις. Έγγραφα που δεν έχουν αναλυθεί ακόμη μπορούν να υποβληθούν σε επεξεργασία από εκεί, εντός του υπολοίπου των πιστώσεών σας. Οι προσαρμοσμένες στήλες είναι διαθέσιμες μόνο στις υποθέσεις.

Σύνοψη υπόθεσης#

Η Σύνοψη υπόθεσης στην Επισκόπηση περιλαμβάνει μια σύντομη περίληψη και τα βασικά πραγματικά περιστατικά που προκύπτουν από το αίτημα του πελάτη, τις απαντήσεις υποδοχής και τα έγγραφα. Κάθε στοιχείο αναφέρει την πηγή του, όπως «Μίσθωμα.pdf · Σελίδα 3» ή «Απαντήσεις υποδοχής · Τι συνέβη;». Κάντε κλικ σε έναν τύπο στοιχείου ή στο Άνοιγμα βασικών στοιχείων για να τα δείτε αναλυτικά.

Δημιουργείται αυτόματα μετά την ολοκλήρωση της υποδοχής και ανανεώνεται όταν ολοκληρωθεί η ανάγνωση των εγγράφων. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε Δημιουργία συνοπτικού σημειώματος ή Επαναδημιουργία ανά πάσα στιγμή. Η σύνοψη συντάσσεται στη γλώσσα του χρήστη στον οποίο έχει ανατεθεί ο πελάτης (διαφορετικά του ιδιοκτήτη της εταιρείας, διαφορετικά στα Αγγλικά)· τα πραγματικά περιστατικά παραμένουν στη γλώσσα στην οποία συντάχθηκαν.

Χρήση πιστώσεων AI: 1 πίστωση ανά σύνοψη

Όρια αυτόματης λειτουργίας AI#

Για την εξοικονόμηση πιστώσεων, το Lawzana Flow εκτελεί αυτόματες λειτουργίες AI σε κάθε δυνητικό πελάτη για το πολύ 5 έγγραφα και 3 συνόψεις. Δεν εκτελείται ποτέ αυτόματη επεξεργασία για δυνητικούς πελάτες που έχουν χαθεί, έχουν μετατραπεί σε υπόθεση ή παρουσιάζουν επιβεβαιωμένη σύγκρουση συμφερόντων, ούτε καταναλώνεται το τελευταίο 20% των μηνιαίων πιστώσεων AI σας. Η παραγωγή κατ' απαίτηση είναι πάντα διαθέσιμη, εκτός από τους Χρήστες με δικαίωμα μόνο προβολής.

Οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές μπορούν να απενεργοποιήσουν την αυτόματη λειτουργία AI στις Ρυθμίσεις → Συνδρομή → AI δυνητικών πελατών (Αυτόματη εκτέλεση AI δυνητικών πελατών). Όταν είναι απενεργοποιημένη, τα έγγραφα αναλύονται και οι συνόψεις δημιουργούνται μόνο κατόπιν δικού σας αιτήματος.

Ερώτηση στο AI#

Κάντε κλικ στο κουμπί Ερώτηση στο AI στην επικεφαλίδα για να συνομιλήσετε σχετικά με τα στοιχεία του δυνητικού πελάτη. Αντλεί απαντήσεις από τις καταχωρήσεις υποδοχής, τον προκαταρκτικό έλεγχο AI, τις σημειώσεις, τα email, τα μηνύματα της πύλης και τα 10 πιο πρόσφατα έγγραφα, εμφανίζοντας τις πηγές ως ετικέτες. Το ιστορικό συνομιλίας αποθηκεύεται στον δυνητικό πελάτη και είναι ορατό μόνο σε εσάς. Η επιλογή Εκκαθάριση διαγράφει το προσωπικό σας ιστορικό. Οι Χρήστες με δικαίωμα μόνο προβολής δεν έχουν πρόσβαση σε αυτή τη λειτουργία.

Χρήση πιστώσεων AI: 2 πιστώσεις ανά μήνυμα

Μετατροπή δυνητικού πελάτη σε υπόθεση#

Όταν ένας δυνητικός πελάτης αναθέτει επίσημα την υπόθεση:

1. Ανοίξτε τη σελίδα λεπτομερειών του δυνητικού πελάτη
2. Κάντε κλικ στο Μετατροπή σε υπόθεση
3. Ορίστε έναν Τίτλο υπόθεσης και, προαιρετικά, τον τομέα δικαίου, τον τύπο υπόθεσης και τον υπεύθυνο ανάθεσης
4. Κάντε κλικ στο Δημιουργία υπόθεσης. Τα στοιχεία επικοινωνίας μεταφέρονται αυτόματα στη νέα υπόθεση
5. Ο δυνητικός πελάτης επισημαίνεται ως «Ανάληψη»

Οι δυνητικοί πελάτες σε στάδιο απώλειας δεν μπορούν να μετατραπούν. Εάν το Flow εντοπίσει επιβεβαιωμένη σύγκρουση συμφερόντων, η μετατροπή παραμένει δυνατή αφού καταχωρίσετε σχετική αιτιολογία, η οποία καταγράφεται στο ιστορικό.

Όλα τα δεδομένα επεξεργασίας AI μεταφέρονται:

• Τα βασικά στοιχεία των εγγράφων μεταφέρονται χωρίς επιπλέον χρέωση. Έγγραφα των οποίων η ανάγνωση εκκρεμεί ολοκληρώνονται κανονικά εντός της υπόθεσης.
• Τα έγγραφα ευρετηριάζονται άπαξ για τη λειτουργία Βαθιάς Αναζήτησης (Deep Search).
• Η σύνοψη της υπόθεσης μετατρέπεται σε σημείωση, ώστε να είναι διαθέσιμη στο εργαλείο Ερώτηση στο AI της υπόθεσης.
• Η συνομιλία του δυνητικού πελάτη στο Ερώτηση στο AI παραμένει στην αρχική καρτέλα.

Ο έλεγχος μεθοδολογίας (playbook review) λειτουργεί αποκλειστικά σε υποθέσεις. Μετά τη μετατροπή, η σύνοψη περιλαμβάνει συνδέσμους για το Άνοιγμα του Πίνακα δεδομένων και τον Έλεγχο εγγράφων βάσει μεθοδολογίας. Στην επικεφαλίδα του δυνητικού πελάτη εμφανίζεται η νέα υπόθεση με την επιλογή Άνοιγμα υπόθεσης· οι περαιτέρω εργασίες πραγματοποιούνται πλέον εκεί.

Ειδοποιήσεις#

Όταν εισέρχεται ένας νέος δυνητικός πελάτης μέσω του widget του ιστοτόπου, του API, της σελίδας επικοινωνίας, της διεύθυνσης ερωτημάτων, του Zapier ή του Καταλόγου Lawzana, ο χρήστης στον οποίο ανατίθεται λαμβάνει ειδοποίηση (εντός της εφαρμογής και μέσω email). Για δυνητικούς πελάτες χωρίς ανάθεση, ειδοποιούνται οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές. Όταν ένας πελάτης κλείνει ραντεβού, ο επιλεγμένος δικηγόρος λαμβάνει ειδοποίηση προγραμματισμένης συνάντησης. Ο δυνητικός πελάτης μέσω του οποίου πραγματοποιήθηκε η αρχική σύνδεση με τον Κατάλογο, καθώς και οι ιστορικές εγγραφές που εισήχθησαν μαζί του, δεν προκαλούν ειδοποιήσεις.

Ειδοποιείστε επίσης όταν ένας πελάτης ολοκληρώνει την υποδοχή, επιλέγει Είμαι έτοιμος/η να μιλήσουμε ή δεν ανταποκρίνεται στη διαδικασία υποδοχής.

Το email ημερήσιας διάταξης (αποστέλλεται γύρω στις 7:00 π.μ. στη ζώνη ώρας σας τις εργάσιμες ημέρες) εμφανίζει στην κορυφή τους δυνητικούς πελάτες του Καταλόγου Lawzana των τελευταίων 24 ωρών («Καλέστε τη Μαρία σήμερα»), ακολουθούμενους από τις σημερινές ή εκπρόθεσμες υπενθυμίσεις, τις προθεσμίες και τις υποθέσεις που αναμένουν απάντηση. Ενεργοποιήστε την επιλογή Αποστολή και τα σαββατοκύριακα για λήψη σε καθημερινή βάση.

Διαμορφώστε τις προτιμήσεις ειδοποιήσεων, συμπεριλαμβανομένου του email ημερήσιας διάταξης, στις Ρυθμίσεις → Ειδοποιήσεις.