Τι δείχνει αυτό το βίντεο
- Ιστότοπος, σελίδα επικοινωνίας, Lawzana Directory: κάθε αίτημα καταλήγει εδώ.
- Η Ploy ειδοποιείται από οποιοδήποτε από αυτά.
- Δύο λεπτά αργότερα, ο βοηθός υποδοχής απαντά με έναν ασφαλή σύνδεσμο.
- Στο μεσημεριανό, ο Lukas απαντά στις ερωτήσεις για το ακίνητο.
- Ανεβάζει τέσσερα έγγραφα. Χωρίς λογαριασμό, χωρίς εφαρμογή.
- Μετά λέει στην Ploy ότι είναι έτοιμος να μιλήσουν.
- Το επόμενο πρωί, το αίτημα έχει προχωρήσει από μόνο του.
- Το Flow έλεγξε τον ίδιο και τον κατασκευαστή για σύγκρουση συμφερόντων.
- Η τεχνητή νοημοσύνη διάβασε και τα τέσσερα έγγραφα: περίληψη και βασικά στοιχεία.
- Ρωτήστε τι χρειάζεται να διευκρινιστεί στην κλήση. Κάθε σημείο παραπέμπει στη σχετική σελίδα.
- Μετά την κλήση, η Ploy την καταγράφει σε μία γραμμή.
- Η επιστολή ξεκινά από το πρότυπο ακινήτων του δικηγορικού γραφείου, με συμπληρωμένα πελάτη, υπόθεση και αμοιβή.
- Όταν ο Lukas συμφωνήσει, ένα κλικ μετατρέπει το αίτημα σε υπόθεση.
- Οι πληροφορίες του, τα έγγραφα και τα βασικά στοιχεία βρίσκονται ήδη μέσα.
Διαχείριση δυνητικών πελατών
Οι δυνητικοί πελάτες (leads) αντιπροσωπεύουν πιθανούς εντολείς που έχουν εκδηλώσει ενδιαφέρον για τις υπηρεσίες σας. Το Lawzana Flow σάς βοηθά να τους παρακολουθείτε από την πρώτη επαφή μέχρι τη μετατροπή τους σε υπόθεση.
Πηγές δυνητικών πελατών#
Οι δυνητικοί πελάτες μπορούν να εισέλθουν στη ροή εργασιών σας από πολλαπλά κανάλια:
| Source | Description |
|---|---|
| Lawzana | Δυνητικοί πελάτες που διεκδικείτε και μηνύματα που αποστέλλονται στην καταχώρισή σας στον Κατάλογο Lawzana |
| Website | Υποβολές από το widget του ιστοτόπου ή το API |
| Contact page | Μηνύματα που αποστέλλονται από τη σελίδα επικοινωνίας σας στο Flow |
| Booking | Νέοι πελάτες που προγραμματίζουν συνάντηση στη σελίδα κρατήσεών σας |
| Προωθημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μετατρέπετε σε δυνητικούς πελάτες από τον Έλεγχο Email | |
| Zapier | Δυνητικοί πελάτες που αποστέλλονται μέσω του κλειδιού API Zapier |
| Manual | Χειροκίνητη καταχώριση από την ομάδα σας |
| Referral | Σύσταση από υφιστάμενο πελάτη ή επαφή |
| Bar Association | Παραπομπή από δικηγορικό σύλλογο ή νομική ένωση |
| Social Media | Ερώτημα μέσω καναλιών κοινωνικής δικτύωσης |
| Networking | Επαφή από εκδήλωση δικτύωσης |
| Other | Οποιαδήποτε άλλη πηγή |
Ανατρέξτε στην ενότητα Ενοποιήσεις για να ρυθμίσετε κάθε κανάλι.
Δημιουργία δυνητικού πελάτη#
- Μεταβείτε στην επιλογή Δυνητικοί πελάτες στην πλαϊνή γραμμή
- Κάντε κλικ στο Νέος δυνητικός πελάτης
- Συμπληρώστε τα στοιχεία του δυνητικού πελάτη:
- Ονοματεπώνυμο (υποχρεωτικό)
- Email (προαιρετικό)
- Τηλέφωνο (προαιρετικό)
- Πηγή — επιλέξτε από το αναπτυσσόμενο μενού
- Τομέας δικαίου (προαιρετικό)
- Ανάθεση σε — στον εαυτό σας, σε μέλος της ομάδας ή χωρίς ανάθεση
- Σημειώσεις — οποιαδήποτε πληροφορία σχετικά με το αίτημα
- Κάντε κλικ στο Δημιουργία δυνητικού πελάτη
Προβολές#
Κάντε εναλλαγή μεταξύ των προβολών Πίνακας και Λίστα στο επάνω μέρος της σελίδας. Το Flow απομνημονεύει την προβολή που χρησιμοποιήσατε τελευταία.
Προβολή λίστας#
Η λίστα εμφανίζει τους δυνητικούς πελάτες σε έναν πίνακα. Μπορείτε να:
- Κάνετε ταξινόμηση κατά ιεράρχηση προτεραιότητας (προεπιλογή), νεότερους, παλαιότερους, όνομα Α–Ω ή όνομα Ω–Α
- Εφαρμόσετε φίλτρο κατά στάδιο ή να κάνετε κλικ στο Χρειάζεται προσοχή για να δείτε μόνο δυνητικούς πελάτες υψηλής προτεραιότητας, μη αναγνωσμένους ή ανενεργούς
- Κάνετε αναζήτηση με βάση το όνομα, το email ή το τηλέφωνο
- Κάνετε κλικ σε οποιονδήποτε δυνητικό πελάτη για να ανοίξετε τη σελίδα λεπτομερειών του
Προβολή πίνακα#
Ο πίνακας είναι η προεπιλεγμένη προβολή. Κάθε στήλη αντιπροσωπεύει ένα στάδιο και μπορείτε να:
- Σύρετε και να αποθέσετε (drag and drop) δυνητικούς πελάτες μεταξύ σταδίων
- Βλέπετε με μια ματιά το πλήθος των δυνητικών πελατών ανά στάδιο
- Εντοπίζετε γρήγορα σημεία συμφόρησης στη ροή των υποθέσεών σας
Στάδια δυνητικών πελατών#
Τα στάδια καθορίζουν τα βήματα στη ροή εργασιών των δυνητικών πελατών σας. Τα νέα γραφεία ξεκινούν με αυτά τα πέντε στάδια:
| Stage | Description |
|---|---|
| New | Νέος ληφθείς δυνητικός πελάτης (από όπου ξεκινούν οι νέοι δυνητικοί πελάτες) |
| Contacted | Έγινε η αρχική επικοινωνία |
| Consulted | Η συμβουλευτική συνεδρία ολοκληρώθηκε |
| Retained | Ο δυνητικός πελάτης έγινε εντολέας (στάδιο «Κερδισμένης» υπόθεσης) |
| Lost | Η υπόθεση δεν προχώρησε (στάδιο «Χαμένης» υπόθεσης) |
Πρότυπα σταδίων#
Κάντε κλικ στην επιλογή Εφαρμογή προτύπου στις Ρυθμίσεις → Στάδια δυνητικών πελατών για να μεταβείτε σε ένα από τα τρία πρότυπα:
- Προεπιλογή (5 στάδια): New → Contacted → Consulted → Retained → Lost
- Εκτεταμένη ροή (7 στάδια): New → Contacted → Qualified → Proposal Sent → Negotiating → Retained → Lost
- Απλό (4 στάδια): New → In Progress → Retained → Lost
Σελίδα λεπτομερειών δυνητικού πελάτη#
Κάντε κλικ σε οποιονδήποτε δυνητικό πελάτη για να δείτε τη σελίδα λεπτομερειών του. Διαθέτει τρεις καρτέλες, Επισκόπηση, Χρονολόγιο και Έγγραφα, και εμφανίζει:
- Στοιχεία επικοινωνίας — Όνομα, email, τηλέφωνο, μήνυμα
- Πηγή δυνητικού πελάτη — Με εικονίδιο που υποδεικνύει το κανάλι
- Ημερομηνία δημιουργίας — Εμφανίζεται ως σχετικός χρόνος (π.χ. «πριν από 3 ημέρες»)
- Στάδιο — Τρέχουσα θέση στη ροή εργασιών
- Ανατεθειμένο μέλος της ομάδας
- Χρονολόγιο δραστηριότητας — Σημειώσεις, κλήσεις, email και υπενθυμίσεις
Προσθήκη δραστηριοτήτων#
Στην καρτέλα Χρονολόγιο, μπορείτε να:
- Επιλέξετε Προσθήκη σημείωσης σχετικά με μια συνομιλία
- Κάνετε Καταγραφή κλήσης
- Επιλέξετε Σύνταξη email προς τον δυνητικό πελάτη ή να απαντήσετε σε ένα email
- Επιλέξετε Προσθήκη υπενθύμισης (δείτε παρακάτω)
Υπενθυμίσεις#
Προσθέστε μια υπενθύμιση σε οποιονδήποτε δυνητικό πελάτη στον οποίο μπορείτε να εργαστείτε: από το μενού ⋯ στο επάνω μέρος του δυνητικού πελάτη, από το πλαίσιο Υπενθυμίσεις στην Επισκόπηση ή από την επιλογή Προσθήκη υπενθύμισης δίπλα στο πλαίσιο σημειώσεων στο Χρονολόγιο. Επιλέξτε ημέρα, και προαιρετικά ώρα και τον αποδέκτη της. Προορίζεται για τον υπεύθυνο δικηγόρο του δυνητικού πελάτη, εκτός εάν επιλέξετε κάποιον άλλον.
Οι εκκρεμείς υπενθυμίσεις εμφανίζονται:
- στο πλαίσιο Υπενθυμίσεις του δυνητικού πελάτη, με την επιλογή Ολοκληρώθηκε και ένα μενού για αναβολή (αύριο, επόμενη εβδομάδα ή ημερομηνία που θα ορίσετε εσείς) ή επεξεργασία,
- στην Αρχική, στην ενότητα Υπενθυμίσεις: εκπρόθεσμες, σημερινές και για τις επόμενες 7 ημέρες («Δικές μου» από προεπιλογή, ή για ολόκληρη την εταιρεία),
- στη σελίδα Ημερολόγιο, δίπλα στις προθεσμίες,
- στο καθημερινό email ημερήσιας διάταξης του ατόμου για το οποίο προορίζεται. Μια χαμένη υπενθύμιση παραμένει εκεί μέχρι κάποιος να την επισημάνει ως ολοκληρωμένη.
Την ημέρα εκείνη (και την ώρα, εάν έχετε ορίσει) ο υπεύθυνος λαμβάνει επίσης ειδοποίηση στην εφαρμογή. Οι χρήστες με ρόλο Θεατή (Viewers) μπορούν να βλέπουν τις υπενθυμίσεις, αλλά δεν μπορούν να προσθέσουν ή να τις ολοκληρώσουν.
Δυνητικοί πελάτες από τον Κατάλογο Lawzana#
Ένας δυνητικός πελάτης που προέρχεται από τον Κατάλογο Lawzana (δυνητικός πελάτης που διεκδικείτε ή απευθείας μήνυμα) ελέγχεται αυτόματα για σύγκρουση συμφερόντων σε σχέση με τις υποθέσεις σας βάσει του ονόματος του πελάτη μόλις ληφθεί. Το αποτέλεσμα εμφανίζεται στη σελίδα του δυνητικού πελάτη. Μέχρι κάποιος από το γραφείο να αναλάβει δράση, η σελίδα του δυνητικού πελάτη εμφανίζει τρία πρώτα βήματα: Καταγραφή κλήσης, Προσθήκη υπενθύμισης και Μετατροπή σε υπόθεση.
Τεχνητή Νοημοσύνη (AI) σε έναν δυνητικό πελάτη#
Έγγραφα και βασικά στοιχεία#
Στα έγγραφα ενός δυνητικού πελάτη εξάγονται τα ίδια βασικά στοιχεία (ημερομηνίες, ονόματα και διάδικοι, αξιώσεις, τοποθεσίες, ποσά, το καθένα με την πηγή του) όπως και στα έγγραφα των υποθέσεων.
- Τα έγγραφα που μεταφορτώνει η ομάδα σας αναλύονται αυτόματα.
- Τα έγγραφα που αποστέλλει ο υποψήφιος πελάτης μέσω της πύλης (portal) αναλύονται μόλις ολοκληρωθεί η αρχική λήψη στοιχείων (intake).
- Ένα σήμα σε κάθε έγγραφο στην καρτέλα Έγγραφα του δυνητικού πελάτη ανοίγει τα σχετικά στοιχεία.
Οι φωτογραφίες και τα σαρωμένα έγγραφα (JPEG, PNG, WebP) αναλύονται επίσης· η μορφή HEIC δεν υποστηρίζεται. Πιστωτικές μονάδες AI που χρησιμοποιούνται: 1 μονάδα ανά έγγραφο.
Σύνοψη AI (AI Brief)#
Η Σύνοψη AI στην Επισκόπηση του δυνητικού πελάτη είναι μια σύντομη περίληψη μαζί με τα βασικά στοιχεία που αντλούνται από τις απαντήσεις της αρχικής λήψης στοιχείων και τα έγγραφα. Κάθε στοιχείο παραθέτει την πηγή του, όπως «Μισθωτήριο.pdf · Σελίδα 3» ή «Απαντήσεις αρχικής λήψης · Τι συνέβη;».
Δημιουργείται αυτόματα μόλις ολοκληρωθεί η λήψη στοιχείων και ξανά όταν ολοκληρωθεί η ανάγνωση των εγγράφων. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο Δημιουργία σύνοψης ή Επαναδημιουργία ανά πάσα στιγμή. Η περίληψη συντάσσεται στη γλώσσα του χρήστη στον οποίο έχει ανατεθεί ο δυνητικός πελάτης (διαφορετικά του ιδιοκτήτη της εταιρείας, διαφορετικά στα Αγγλικά)· τα στοιχεία παραμένουν στη γλώσσα στην οποία γράφτηκαν.
Πιστωτικές μονάδες AI που χρησιμοποιούνται: 1 μονάδα ανά σύνοψη
Όρια στην αυτόματη λειτουργία AI#
Για να διατηρείται ο έλεγχος των μονάδων, το Lawzana Flow εκτελεί αυτόματα λειτουργίες AI σε έναν δυνητικό πελάτη για το πολύ 5 έγγραφα και 3 συνόψεις ανά δυνητικό πελάτη. Δεν εκτελεί ποτέ αυτόματες λειτουργίες για χαμένους ή μετατραπέντες δυνητικούς πελάτες ή για πελάτες με επιβεβαιωμένη σύγκρουση συμφερόντων, και δεν χρησιμοποιεί ποτέ το τελευταίο 20% των μηνιαίων πιστωτικών σας μονάδων AI. Η δημιουργία κατ' απαίτηση είναι πάντα διαθέσιμη, εκτός από τους Θεατές (Viewers), οι οποίοι έχουν μόνο δικαίωμα ανάγνωσης.
Οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές μπορούν να απενεργοποιήσουν την αυτόματη χρήση AI για δυνητικούς πελάτες στις Ρυθμίσεις → Συνδρομή → AI δυνητικών πελατών (Αυτόματη εκτέλεση AI δυνητικών πελατών). Όταν είναι απενεργοποιημένη, τα έγγραφα αναλύονται και οι συνόψεις δημιουργούνται μόνο κατόπιν σχετικού αιτήματος χρήστη.
Ask AI#
Κάντε κλικ στο Ask AI στην κεφαλίδα του δυνητικού πελάτη για να συνομιλήσετε σχετικά με τη συγκεκριμένη υπόθεση. Απαντά με βάση τις απαντήσεις της λήψης στοιχείων, τον προκαταρκτικό έλεγχο AI, τις σημειώσεις, τα email, τα μηνύματα της πύλης και τα 10 πιο πρόσφατα έγγραφα, εμφανίζοντας τις πηγές του ως ετικέτες. Το ιστορικό αποθηκεύεται στον δυνητικό πελάτη και κοινοποιείται στην ομάδα σας. Οι Θεατές μπορούν να διαβάσουν το ιστορικό, αλλά δεν μπορούν να υποβάλουν ερωτήσεις.
Πιστωτικές μονάδες AI που χρησιμοποιούνται: 2 μονάδες ανά μήνυμα
Μετατροπή δυνητικού πελάτη σε υπόθεση#
Όταν ένας δυνητικός πελάτης γίνεται εντολέας:
- Ανοίξτε τη σελίδα λεπτομερειών του δυνητικού πελάτη
- Κάντε κλικ στο Μετατροπή
- Ορίστε έναν Τίτλο υπόθεσης και, προαιρετικά, τον τομέα δικαίου, τον τύπο υπόθεσης και το άτομο στο οποίο θα ανατεθεί
- Κάντε κλικ στο Δημιουργία υπόθεσης. Τα στοιχεία επικοινωνίας του δυνητικού πελάτη μεταφέρονται στη νέα υπόθεση
- Ο δυνητικός πελάτης επισημαίνεται ως «Retained» (Ανατεθειμένος)
Οι δυνητικοί πελάτες που βρίσκονται σε στάδιο «Lost» δεν μπορούν να μετατραπούν. Εάν το Flow εντοπίσει επιβεβαιωμένη σύγκρουση συμφερόντων, μπορείτε παρ' όλα αυτά να προχωρήσετε σε μετατροπή αφού καταγράψετε μια αιτιολογία, η οποία καταχωρίζεται στο χρονολόγιο του δυνητικού πελάτη.
Η εργασία που εκτελέστηκε από το AI διατηρείται:
- Τα βασικά στοιχεία των εγγράφων μεταφέρονται χωρίς επιπλέον χρέωση. Ένα έγγραφο που βρίσκεται ακόμη υπό επεξεργασία ολοκληρώνει την ανάλυσή του στη νέα υπόθεση.
- Τα έγγραφα ευρετηριάζονται για τη λειτουργία Deep Search μία φορά.
- Η σύνοψη AI μετατρέπεται σε σημείωση στην υπόθεση, ώστε να είναι άμεσα προσβάσιμη από τη λειτουργία Ask AI της υπόθεσης.
- Η συνομιλία Ask AI του δυνητικού πελάτη παραμένει στον δυνητικό πελάτη.
Το Fact Grid και ο έλεγχος στρατηγικής (playbook review) λειτουργούν μόνο σε υποθέσεις· μετά τη μετατροπή, η καρτέλα της σύνοψης παρέχει συνδέσμους προς αυτά.
Ειδοποιήσεις#
Όταν καταφθάνει ένας νέος δυνητικός πελάτης μέσω του widget του ιστοτόπου, του API, της σελίδας επικοινωνίας σας, του Zapier ή του Καταλόγου Lawzana, το άτομο στο οποίο ανατίθεται ειδοποιείται (στην εφαρμογή και μέσω email). Για δυνητικούς πελάτες χωρίς ανάθεση, ειδοποιούνται οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές της εταιρείας. Όταν ένας πελάτης κλείνει μια συνάντηση, ο δικηγόρος με τον οποίο έγινε η κράτηση λαμβάνει ειδοποίηση ραντεβού. Ο δυνητικός πελάτης που εγκαινίασε μια νέα σύνδεση με τον Κατάλογο, καθώς και οι ιστορικοί δυνητικοί πελάτες που εισήχθησαν μαζί του, δεν στέλνουν ειδοποιήσεις, ώστε η σύνδεση να μην κατακλύσει τα εισερχόμενά σας.
Το καθημερινό email ημερήσιας διάταξης (αποστέλλεται στις 7:00 στη ζώνη ώρας σας) τοποθετεί τους δυνητικούς πελάτες του Καταλόγου Lawzana των τελευταίων 24 ωρών στην κορυφή («Καλέστε τη Μαρία σήμερα»), ακολουθούμενους από υπενθυμίσεις που λήγουν σήμερα ή έχουν χαθεί, προθεσμίες και δυνητικούς πελάτες που περιμένουν ακόμη απάντηση.
Διαμορφώστε τις προτιμήσεις ειδοποιήσεων, συμπεριλαμβανομένου του καθημερινού email ημερήσιας διάταξης, στις Ρυθμίσεις → Ειδοποιήσεις.