Αυτοματισμοί

Οι αυτοματισμοί σάς επιτρέπουν να δημιουργείτε κανόνες της μορφής «όταν συμβαίνει το X, εκτέλεσε το Y», οι οποίοι λειτουργούν αυτόματα. Εξαλείφουν τις επαναλαμβανόμενες εργασίες και εξασφαλίζουν συνεπείς ροές εργασίας σε ολόκληρη την εταιρεία σας.

Πώς λειτουργούν οι αυτοματισμοί#

Κάθε κανόνας αυτοματισμού αποτελείται από τρία μέρη:

1. Έναυσμα (Trigger) — Το συμβάν που εκκινεί τον αυτοματισμό
2. Συνθήκες (Conditions) (προαιρετικά) — Φίλτρα που πρέπει να ισχύουν για να ενεργοποιηθεί ο αυτοματισμός
3. Ενέργειες (Actions) — Τι συμβαίνει όταν ενεργοποιείται το έναυσμα και πληρούνται οι συνθήκες

Εναύσματα#

Συνθήκες#

Προσθέστε προαιρετικές συνθήκες για να ελέγξετε πότε ενεργοποιείται ο αυτοματισμός. Οι συνθήκες χρησιμοποιούν τη λογική AND — πρέπει να πληρούνται όλες οι συνθήκες.

Διαθέσιμοι τελεστές:

• Equals — Ακριβής αντιστοίχιση (π.χ. το στάδιο ισούται με "Intake")
• Not Equals — Δεν αντιστοιχεί
• Contains — Μερική αντιστοίχιση (π.χ. ο τίτλος περιέχει "NDA")
• In — Αντιστοιχεί σε οποιαδήποτε τιμή μιας λίστας (π.χ. τομέας πρακτικής στο "Corporate, Tax")
• Not In — Δεν αντιστοιχεί σε καμία τιμή μιας λίστας

Παραδείγματα συνθηκών:

• Το στάδιο ισούται με "Intake" — Ενεργοποιείται μόνο όταν μια υπόθεση βρίσκεται στο στάδιο Intake
• Τομέας πρακτικής στο "Family Law, Litigation" — Ενεργοποιείται μόνο για συγκεκριμένους τομείς εξειδίκευσης

Ενέργειες#

Οι ενέργειες εκτελούνται με τη σειρά όταν ενεργοποιείται ο αυτοματισμός.

1. Ειδοποίηση (Εντός εφαρμογής)#

Αποστολή ειδοποίησης εντός της εφαρμογής σε καθορισμένα μέλη της ομάδας.

• Επιλέξτε παραλήπτες (συγκεκριμένους χρήστες ή «όλα τα μέλη της ομάδας»)
• Συντάξτε το μήνυμα ειδοποίησης
• Η ειδοποίηση εμφανίζεται στο κέντρο ειδοποιήσεων του παραλήπτη

2. Ειδοποίηση (Email)#

Αποστολή ειδοποίησης μέσω email.

• Επιλέξτε παραλήπτες
• Ορίστε το θέμα και το κυρίως σώμα του μηνύματος
• Τα μηνύματα email αποστέλλονται αμέσως

3. Δημιουργία οροσήμου#

Προσθήκη ενός μεμονωμένου οροσήμου στην υπόθεση.

• Ορίστε τίτλο οροσήμου και προθεσμία
• Επιλέξτε προτεραιότητα (Low, Medium, High, Critical)
• Αναθέστε το σε ένα μέλος της ομάδας

4. Δημιουργία οροσήμων (Μαζικά)#

Προσθήκη μιας λίστας ελέγχου οροσήμων ταυτόχρονα — χρήσιμο για τυπικές ροές εργασίας.

• Ορίστε μια σειρά οροσήμων με τίτλους και σχετικές προθεσμίες
• Όλα τα ορόσημα δημιουργούνται μαζί
• Ιδανικό για λίστες ελέγχου εισαγωγής (π.χ. «Όταν μια υπόθεση φτάνει στο στάδιο Intake, δημιούργησε την τυπική λίστα ελέγχου εισαγωγής»)

Δημιουργία αυτοματισμού#

1. Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις → Αυτοματισμοί
2. Κάντε κλικ στο Νέος αυτοματισμός
3. Ορίστε τον κανόνα:
   • Όνομα — Δώστε στον κανόνα ένα περιγραφικό όνομα (π.χ. «Λίστα ελέγχου Intake για Δικαστικές Υποθέσεις»)
   • Έναυσμα — Επιλέξτε πότε θα ενεργοποιείται ο κανόνας
   • Συνθήκες — Προσθέστε προαιρετικά φίλτρα
   • Ενέργειες — Προσθέστε μία ή περισσότερες ενέργειες με τη σειρά
4. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση

Ο αυτοματισμός ξεκινά σε κατάσταση Πρόχειρο (Draft). Ορίστε τον σε Ενεργός (Active) όταν είστε έτοιμοι.

Προκαθορισμένα πρότυπα#

Διατίθενται πέντε έτοιμα προς χρήση πρότυπα:

1. Ειδοποίηση νέου lead — Ειδοποιήστε την ομάδα όταν καταφθάνει ένα νέο lead
2. Λίστα ελέγχου εισαγωγής υπόθεσης — Δημιουργήστε τυπικά ορόσημα όταν μια υπόθεση εισέρχεται στο στάδιο Intake
3. Ειδοποίηση αλλαγής σταδίου — Ειδοποίηση μέσω email όταν μια υπόθεση αλλάζει στάδιο
4. Παρακολούθηση μετατροπής lead — Δημιουργήστε εργασίες παρακολούθησης (follow-up) όταν ένα lead μετατρέπεται σε υπόθεση
5. Λίστα ελέγχου ολοκλήρωσης υπόθεσης — Δημιουργήστε ορόσημα τελικού ελέγχου όταν κλείνει μια υπόθεση

Κατάσταση κανόνα#

Ιστορικό εκτελέσεων#

Κάθε αυτοματισμός καταγράφει:

• Συνολικές εκτελέσεις — Πόσες φορές έχει ενεργοποιηθεί
• Τελευταία εκτέλεση — Πότε εκτελέστηκε για τελευταία φορά
• Κατάσταση πρόσφατων εκτελέσεων — Σε εκκρεμότητα (Pending), Σε εκτέλεση (Running), Ολοκληρώθηκε (Completed) ή Απέτυχε (Failed)

Δυνατότητες ασφαλείας#

• Διακόπτης ασφαλείας (Circuit breaker) — Εάν ένας κανόνας αποτύχει 5 συνεχόμενες φορές, τίθεται αυτόματα σε παύση για να αποφευχθούν επαναλαμβανόμενες αποτυχίες
• Μηχανισμός επανάληψης — Γίνεται εκ νέου προσπάθεια για τις αποτυχημένες ενέργειες προτού επισημανθούν ως αποτυχημένες
• Θα λάβετε ειδοποίηση εάν κάποιοι κανόνες τεθούν αυτόματα σε παύση, ώστε να μπορέσετε να διερευνήσετε και να επιλύσετε το ζήτημα