Αυτοματισμοί

Οι αυτοματισμοί σάς επιτρέπουν να δημιουργείτε κανόνες της μορφής «όταν συμβαίνει το Χ, κάνε το Ψ» που εκτελούνται αυτόματα. Εξαλείφουν τις επαναλαμβανόμενες εργασίες και διασφαλίζουν συνεπείς ροές εργασίας σε ολόκληρη τη δικηγορική σας εταιρεία.

Πώς λειτουργούν οι αυτοματισμοί#

Κάθε κανόνας αυτοματισμού αποτελείται από τρία μέρη:

1. Έναυσμα (Trigger) — Το συμβάν που εκκινεί τον αυτοματισμό
2. Συνθήκες (προαιρετικά) — Φίλτρα που πρέπει να ισχύουν για να ενεργοποιηθεί ο αυτοματισμός
3. Ενέργειες — Τι συμβαίνει όταν ενεργοποιείται το έναυσμα και πληρούνται οι συνθήκες

Εναύσματα#

Συνθήκες#

Προσθέστε προαιρετικές συνθήκες για να ελέγξετε πότε ενεργοποιείται ο αυτοματισμός. Με δύο ή περισσότερες συνθήκες, επιλέξτε Ικανοποίηση όλων των συνθηκών (πρέπει να ισχύει κάθε συνθήκη) ή οποιασδήποτε συνθήκης (πρέπει να ισχύει τουλάχιστον μία).

Κάθε συνθήκη επιλέγει ένα πεδίο από το έναυσμα, όπως το όνομα της δυνητικής υπόθεσης, το όνομα του νέου σταδίου, τον τίτλο της υπόθεσης ή το όνομα του εντολέα.

Διαθέσιμοι τελεστές:

• Ισούται με — Ακριβής αντιστοίχιση (π.χ. το όνομα του νέου σταδίου ισούται με "Consulted")
• Δεν ισούται με — Δεν υπάρχει αντιστοίχιση
• Περιέχει — Μερική αντιστοίχιση, χωρίς διάκριση πεζών/κεφαλαίων (π.χ. ο τίτλος της υπόθεσης περιέχει "NDA")

Παραδείγματα συνθηκών:

• Το όνομα του νέου σταδίου ισούται με "Consulted" — Ενεργοποιείται μόνο όταν μια δυνητική υπόθεση μεταβαίνει στο στάδιο Consulted
• Ο τίτλος της υπόθεσης περιέχει "Lease" — Ενεργοποιείται μόνο για υποθέσεις που περιέχουν τη λέξη "Lease" στον τίτλο

Ενέργειες#

Οι ενέργειες εκτελούνται με τη σειρά όταν ενεργοποιείται ο αυτοματισμός. Τα μηνύματα, τα θέματα και οι τίτλοι μπορούν να περιλαμβάνουν λεπτομέρειες από το συμβάν, όπως {{lead.name}}.

Μια ειδοποίηση σχετικά με μια δυνητική υπόθεση ή μια υπόθεση φτάνει μόνο σε άτομα που έχουν δικαίωμα πρόσβασης σε αυτήν. Εάν τα μέλη βλέπουν μόνο τις εγγραφές που τους έχουν ανατεθεί ή κοινοποιηθεί (Ορατότητα εγγραφών στο Ομάδα και ρόλοι), ο όρος «όλα τα μέλη της ομάδας» αναφέρεται στους ιδιοκτήτες και διαχειριστές συν τα συγκεκριμένα μέλη. Ένα σινικό τείχος δεοντολογίας (ethical wall) εξαιρεί οποιονδήποτε αποκλείεται από αυτό.

1. Αποστολή ειδοποίησης εντός της εφαρμογής#

Στείλτε μια ειδοποίηση εντός της εφαρμογής στην ομάδα σας.

• Επιλέξτε τον παραλήπτη: τον ανατεθειμένο χρήστη, τον δημιουργό ή όλα τα μέλη της ομάδας
• Συντάξτε ένα μήνυμα ειδοποίησης
• Επιλέξτε προτεραιότητα (Χαμηλή, Κανονική, Υψηλή, Επείγουσα)
• Η ειδοποίηση εμφανίζεται στο κέντρο ειδοποιήσεων του παραλήπτη

2. Αποστολή ειδοποίησης μέσω email#

Στείλτε μια ειδοποίηση μέσω email.

• Επιλέξτε τον παραλήπτη: τον ανατεθειμένο χρήστη, τον δημιουργό ή όλα τα μέλη της ομάδας
• Ορίστε το θέμα και το κύριο σώμα του μηνύματος
• Το email αποστέλλεται όταν εκτελείται ο αυτοματισμός

3. Δημιουργία οροσήμου#

Προσθέστε ένα μεμονωμένο ορόσημο στην υπόθεση.

• Ορίστε τον τίτλο του οροσήμου
• Ορίστε την ημερομηνία λήξης: 1, 2, 3, 5, 7, 14 ή 30 ημέρες μετά το συμβάν
• Επιλέξτε προτεραιότητα (Χαμηλή, Μεσαία, Υψηλή, Κρίσιμη)

4. Δημιουργία λίστας ελέγχου οροσήμων#

Προσθέστε μια λίστα ελέγχου οροσήμων ταυτόχρονα — ιδιαίτερα χρήσιμο για τυποποιημένες ροές εργασίας.

• Ορίστε ένα σύνολο οροσήμων, το καθένα με τίτλο, ημερομηνία λήξης και προτεραιότητα
• Όλα τα ορόσημα δημιουργούνται μαζί
• Ιδανικό για λίστες ελέγχου ένταξης νέων εντολέων (onboarding) (π.χ. «Όταν μια δυνητική υπόθεση μετατρέπεται σε υπόθεση, δημιουργήστε την τυπική λίστα ελέγχου onboarding»)

Δημιουργία αυτοματισμού#

1. Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις → Αυτοματισμοί (ιδιοκτήτες και διαχειριστές)
2. Κάντε κλικ στην επιλογή Νέος αυτοματισμός
3. Ορίστε τον κανόνα:
   • Όνομα — Δώστε στον κανόνα ένα περιγραφικό όνομα (π.χ. "Intake Checklist for Litigation")
   • Περιγραφή — Προαιρετικά
   • Όταν (Έναυσμα) — Επιλέξτε πότε ενεργοποιείται ο κανόνας
   • Εάν (Συνθήκες) — Προσθέστε προαιρετικά φίλτρα
   • Τότε (Ενέργειες) — Προσθέστε μία ή περισσότερες ενέργειες με τη σειρά
4. Κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία αυτοματισμού

Οι νέοι αυτοματισμοί τίθενται αμέσως σε λειτουργία. Χρησιμοποιήστε τον διακόπτη δίπλα σε έναν κανόνα για να τον θέσετε σε παύση ανά πάσα στιγμή και ενεργοποιήστε τον ξανά όταν είστε έτοιμοι.

Προκαθορισμένα πρότυπα#

Κάντε κλικ στην επιλογή Πρότυπα για να ξεκινήσετε από έναν από τους πέντε έτοιμους προς χρήση κανόνες. Κάθε πρότυπο ανοίγει στο πρόγραμμα επεξεργασίας, ώστε να μπορείτε να το προσαρμόσετε πριν από την αποθήκευση:

1. Παρακολούθηση νέας δυνητικής υπόθεσης — Όταν καταφθάνει μια νέα δυνητική υπόθεση, ειδοποιήστε όλα τα μέλη της ομάδας και στείλτε email στον ανατεθειμένο χρήστη
2. Ειδοποίηση δυνητικής υπόθεσης από ιστότοπο/Zapier — Όταν καταφθάνει μια δυνητική υπόθεση από τον κατάλογο Lawzana Directory, τον ιστότοπό σας, το Zapier, τη σελίδα επικοινωνίας ή τη σελίδα κρατήσεών σας, στείλτε σε όλα τα μέλη της ομάδας μια επείγουσα ειδοποίηση εντός της εφαρμογής
3. Ένταξη νέου εντολέα (onboarding) — Όταν μια δυνητική υπόθεση μετατρέπεται σε υπόθεση, δημιουργήστε μια λίστα ελέγχου onboarding 5 βημάτων
4. Προετοιμασία σταδίου ανακάλυψης/αποδείξεων (Discovery) — Όταν μια υπόθεση μεταβαίνει σε στάδιο Discovery, δημιουργήστε μια λίστα ελέγχου προετοιμασίας και ειδοποιήστε τον ανατεθειμένο χρήστη
5. Λίστα ελέγχου κλεισίματος υπόθεσης — Όταν κλείνει μια υπόθεση, δημιουργήστε μια λίστα ελέγχου κλεισίματος για τη διοικητική ολοκλήρωση

Κατάσταση κανόνα#

Ιστορικό εκτελέσεων#

Κάθε αυτοματισμός στη λίστα εμφανίζει το έναυσμά του, τον αριθμό των συνθηκών και των ενεργειών του, πόσες φορές έχει εκτελεστεί και πότε εκτελέστηκε τελευταία φορά. Ανοίξτε το Ιστορικό εκτελέσεων από το μενού του κανόνα για να δείτε κάθε πρόσφατη εκτέλεση και αν βρίσκεται σε κατάσταση Εκκρεμεί (Pending), Εκτελείται (Running), Ολοκληρώθηκε (Completed) ή Απέτυχε (Failed).

Χαρακτηριστικά ασφαλείας#

• Διακόπτης ασφαλείας (Circuit breaker) — Εάν ένας κανόνας αποτύχει 5 συνεχόμενες φορές, τίθεται αυτόματα σε παύση για την αποτροπή επαναλαμβανόμενων σφαλμάτων
• Το άτομο που δημιούργησε τον κανόνα ειδοποιείται όταν αυτός τίθεται αυτόματα σε παύση, λαμβάνοντας πληροφορίες για το τελευταίο σφάλμα, ώστε να μπορεί να διερευνήσει και να επιλύσει το πρόβλημα