Αυτοματισμοί

Οι αυτοματισμοί σας επιτρέπουν να δημιουργείτε κανόνες της μορφής «όταν συμβαίνει το Χ, κάνε το Ψ» που εκτελούνται αυτόματα. Εξαλείφουν τις επαναλαμβανόμενες εργασίες και διασφαλίζουν ομοιόμορφες ροές εργασίας σε ολόκληρη τη δικηγορική σας εταιρεία.

Πώς Λειτουργούν οι Αυτοματισμοί#

Κάθε κανόνας αυτοματισμού αποτελείται από τρία μέρη:

1. Έναυσμα (Trigger): Το συμβάν που εκκινεί τον αυτοματισμό
2. Συνθήκες (Conditions) (προαιρετικά): Φίλτρα που πρέπει να ισχύουν για να ενεργοποιηθεί ο αυτοματισμός
3. Ενέργειες (Actions): Τι συμβαίνει όταν ενεργοποιείται το έναυσμα και πληρούνται οι συνθήκες

Εναύσματα (Triggers)#

Συνθήκες#

Προσθέστε προαιρετικές συνθήκες για να ελέγξετε πότε ενεργοποιείται ο αυτοματισμός. Με δύο ή περισσότερες συνθήκες, επιλέξτε Ικανοποίηση όλων των συνθηκών (πρέπει να ισχύει κάθε συνθήκη) ή οποιασδήποτε συνθήκης (πρέπει να ισχύει τουλάχιστον μία).

Κάθε συνθήκη επιλέγει ένα πεδίο από το έναυσμα, όπως το όνομα του δυνητικού πελάτη, το όνομα του νέου σταδίου, τον τίτλο της υπόθεσης ή το όνομα του εντολέα.

Διαθέσιμοι τελεστές:

• Ισούται με: Απόλυτη ταύτιση (π.χ. το όνομα του νέου σταδίου ισούται με "Consulted")
• Δεν ισούται με: Δεν ταυτίζεται
• Περιέχει: Μερική ταύτιση, χωρίς διάκριση πεζών-κεφαλαίων (π.χ. ο τίτλος της υπόθεσης περιέχει "NDA")

Παραδείγματα συνθηκών:

• Το όνομα του νέου σταδίου ισούται με "Consulted": ενεργοποιείται μόνο όταν ένας δυνητικός πελάτης μεταβαίνει στο στάδιο Consulted
• Ο τίτλος της υπόθεσης περιέχει "Lease": ενεργοποιείται μόνο για υποθέσεις που περιέχουν τη λέξη "Lease" στον τίτλο

Ενέργειες#

Οι ενέργειες εκτελούνται διαδοχικά όταν ενεργοποιείται ο αυτοματισμός. Τα μηνύματα, τα θέματα και οι τίτλοι μπορούν να περιλαμβάνουν λεπτομέρειες από το συμβάν, όπως το {{lead.name}}.

Μια ειδοποίηση σχετικά με έναν δυνητικό πελάτη ή μια υπόθεση φτάνει μόνο στα άτομα που έχουν δικαίωμα πρόσβασης σε αυτά. Εάν τα μέλη βλέπουν μόνο τις εγγραφές που τους έχουν ανατεθεί ή κοινοποιηθεί (Ορατότητα εγγραφών στο Ομάδα και ρόλοι), η επιλογή «όλα τα μέλη της ομάδας» αφορά τους ιδιοκτήτες και τους διαχειριστές καθώς και αυτά τα μέλη. Ένα σινικό τείχος δεοντολογίας (ethical wall) εξαιρεί οποιονδήποτε αποκλείεται από αυτό.

1. Αποστολή ειδοποίησης εντός της εφαρμογής#

Στείλτε μια ειδοποίηση εντός της εφαρμογής στην ομάδα σας.

• Επιλέξτε τον παραλήπτη: τον εκχωρημένο χρήστη, τον δημιουργό ή όλα τα μέλη της ομάδας
• Συντάξτε ένα μήνυμα ειδοποίησης
• Επιλέξτε προτεραιότητα (Χαμηλή, Κανονική, Υψηλή, Επείγουσα)
• Η ειδοποίηση εμφανίζεται στο κέντρο ειδοποιήσεων του παραλήπτη

2. Αποστολή ειδοποίησης μέσω email#

Στείλτε μια ειδοποίηση μέσω email.

• Επιλέξτε τον παραλήπτη: τον εκχωρημένο χρήστη, τον δημιουργό ή όλα τα μέλη της ομάδας
• Ορίστε το θέμα και το κυρίως κείμενο
• Το email αποστέλλεται αυτόματα κατά την εκτέλεση του αυτοματισμού

3. Δημιουργία οροσήμου#

Προσθέστε ένα μεμονωμένο ορόσημο (milestone) στην υπόθεση.

• Ορίστε τον τίτλο του οροσήμου
• Ορίστε την προθεσμία: 1, 2, 3, 5, 7, 14 ή 30 ημέρες μετά το συμβάν
• Επιλέξτε προτεραιότητα (Χαμηλή, Μεσαία, Υψηλή, Κρίσιμη)

4. Δημιουργία λίστας ελέγχου οροσήμων#

Προσθέστε ταυτόχρονα μια λίστα ελέγχου οροσήμων για τυποποιημένες ροές εργασίας.

• Ορίστε ένα σύνολο οροσήμων, το καθένα με τίτλο, προθεσμία και προτεραιότητα
• Όλα τα ορόσημα δημιουργούνται μαζί
• Ιδανικό για λίστες ελέγχου ένταξης νέων εντολέων (π.χ. «Όταν ένας δυνητικός πελάτης μετατρέπεται σε υπόθεση, δημιούργησε την τυπική λίστα ελέγχου onboarding»)

5. Αποστολή υπενθύμισης υπογραφής σύμβασης ανάθεσης#

Στείλτε μέσω email μία υπενθύμιση σε κάθε υπογράφοντα που δεν έχει υπογράψει ακόμη τη σύμβαση ανάθεσης. Λειτουργεί μόνο με το έναυσμα Όταν εκκρεμεί υπενθύμιση για μη υπογεγραμμένη σύμβαση ανάθεσης, και αυτό το έναυσμα λειτουργεί μόνο με αυτήν την ενέργεια. Όταν επιλέγετε Αποστολή μίας υπενθύμισης μετά από 7 ημέρες εάν παραμένει ανυπόγραφο κατά την αποστολή μιας σύμβασης για υπογραφή, το Flow προσθέτει αυτόν τον κανόνα για εσάς, με την ονομασία "Document signing reminder". Η παύση του διακόπτει προσωρινά τις υπενθυμίσεις. Οι υπογεγραμμένες ή ενημερωμένες συμβάσεις και οι σύνδεσμοι πύλης που έχουν ανακληθεί εξαιρούνται. Αυτός ο κανόνας δεν προσμετράται στο όριο του προγράμματος Free.

Δημιουργία αυτοματισμού#

1. Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις → Αυτοματισμοί (ιδιοκτήτες και διαχειριστές)
2. Κάντε κλικ στην επιλογή Νέος αυτοματισμός
3. Ορίστε τον κανόνα:
   • Όνομα: Δώστε στον κανόνα ένα περιγραφικό όνομα (π.χ. «Λίστα ελέγχου intake για δικαστικές υποθέσεις»)
   • Περιγραφή: Προαιρετικά
   • Όταν (Έναυσμα): Επιλέξτε πότε ενεργοποιείται ο κανόνας
   • Εάν (Συνθήκες): Προσθέστε προαιρετικά φίλτρα
   • Τότε (Ενέργειες): Προσθέστε μία ή περισσότερες ενέργειες με τη σειρά
4. Κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία αυτοματισμού

Οι νέοι αυτοματισμοί τίθενται σε λειτουργία αμέσως. Χρησιμοποιήστε τον διακόπτη δίπλα σε έναν κανόνα για να τον θέσετε σε παύση ανά πάσα στιγμή και να τον ενεργοποιήσετε ξανά όταν είστε έτοιμοι.

Προκαθορισμένα πρότυπα#

Κάντε κλικ στην επιλογή Πρότυπα για να ξεκινήσετε από έναν από τους έξι έτοιμους προς χρήση κανόνες. Κάθε πρότυπο ανοίγει στον επεξεργαστή, ώστε να μπορείτε να το προσαρμόσετε πριν από την αποθήκευση:

1. Υπενθύμιση υπογραφής σύμβασης ανάθεσης: αποστολή μίας υπενθύμισης μετά το χρονικό διάστημα που επιλέξατε κατά την αποστολή της σύμβασης ανάθεσης. Τα αιτήματα που έχουν υπογραφεί, ακυρωθεί ή ανακληθεί παραλείπονται
2. Παρακολούθηση νέου δυνητικού πελάτη: Όταν φτάνει ένας νέος δυνητικός πελάτης, ειδοποιήστε όλα τα μέλη της ομάδας και στείλτε email στον εκχωρημένο χρήστη
3. Ειδοποίηση δυνητικού πελάτη από ιστότοπο/Zapier: Όταν ένας δυνητικός πελάτης προέρχεται από τον Κατάλογο Lawzana, τον ιστότοπό σας, το Zapier, τη σελίδα επικοινωνίας ή τη σελίδα κρατήσεών σας, στείλτε σε όλα τα μέλη της ομάδας μια επείγουσα ειδοποίηση εντός της εφαρμογής
4. Ένταξη νέου εντολέα: Όταν ένας δυνητικός πελάτης μετατρέπεται σε υπόθεση, δημιουργήστε μια λίστα ελέγχου onboarding 5 βημάτων
5. Προετοιμασία σταδίου συλλογής αποδείξεων (Discovery): Όταν μια υπόθεση μεταβαίνει στο στάδιο Discovery, δημιουργήστε μια λίστα ελέγχου προετοιμασίας και ειδοποιήστε τον εκχωρημένο χρήστη
6. Λίστα ελέγχου κλεισίματος υπόθεσης: Όταν κλείνει μια υπόθεση, δημιουργήστε μια λίστα ελέγχου κλεισίματος για την ολοκλήρωση των διοικητικών διαδικασιών

Κατάσταση κανόνα#

Ιστορικό εκτέλεσης#

Κάθε αυτοματισμός στη λίστα εμφανίζει το έναυσμά του, τον αριθμό των συνθηκών και των ενεργειών του, πόσες φορές έχει εκτελεστεί και πότε εκτελέστηκε για τελευταία φορά. Ανοίξτε το Ιστορικό εκτέλεσης από το μενού του κανόνα για να δείτε κάθε πρόσφατη εκτέλεση και αν βρίσκεται σε κατάσταση Εκκρεμεί, Σε εκτέλεση, Ολοκληρώθηκε ή Απέτυχε.

Λειτουργίες ασφαλείας#

• Διακόπτης ασφαλείας (Circuit breaker): Εάν ένας κανόνας αποτύχει 5 συνεχόμενες φορές, τίθεται αυτόματα σε παύση για την αποφυγή επαναλαμβανόμενων σφαλμάτων
• Το άτομο που δημιούργησε τον κανόνα ειδοποιείται όταν αυτός τίθεται αυτόματα σε παύση, λαμβάνοντας πληροφορίες για το τελευταίο σφάλμα, ώστε να μπορέσετε να διερευνήσετε και να επιλύσετε το ζήτημα