الأتمتة

تتيح لك الأتمتة إنشاء قواعد تستند إلى منطق "عند حدوث س، نفّذ ص" وتعمل تلقائياً. فهي تقضي على المهام المتكررة وتضمن اتساق سير العمل في مكتب المحاماة بأكمله.

كيفية عمل الأتمتة#

تتكون كل قاعدة أتمتة من ثلاثة أجزاء:

1. المحفز (Trigger): الحدث الذي يبدأ الأتمتة
2. الشروط (Conditions) (اختيارية): معايير تصفية يجب أن تتحقق لتنفيذ الأتمتة
3. الإجراءات (Actions): ما يحدث عند تشغيل المحفز واستيفاء الشروط

المحفزات#

الشروط#

أضف شروطاً اختيارية للتحكم في وقت تشغيل الأتمتة. في حال وجود شرطين أو أكثر، اختر Match all conditions (مطابقة جميع الشروط) أو any condition (أي شرط، حيث يكفي تطابق شرط واحد على الأقل).

يحدد كل شرط حقلاً من المحفز، مثل اسم العميل المحتمل، أو اسم المرحلة الجديدة، أو عنوان القضية، أو اسم الموكل.

المعاملات المتاحة:

• Equals (يساوي): تطابق تام (على سبيل المثال، اسم المرحلة الجديدة يساوي "Consulted")
• Not Equals (لا يساوي): عدم التطابق
• Contains (يتضمن): تطابق جزئي، مع تجاهل حالة الأحرف الكبيرة والصغيرة (على سبيل المثال، عنوان القضية يتضمن "NDA")

أمثلة على الشروط:

• اسم المرحلة الجديدة يساوي "Consulted": لا يتم التشغيل إلا عند انتقال العميل المحتمل إلى مرحلة Consulted
• عنوان القضية يتضمن "Lease": لا يتم التشغيل إلا للقضايا التي تحتوي على "Lease" في عنوانها

الإجراءات#

تُنفذ الإجراءات بالترتيب عند انطلاق الأتمتة. يمكن أن تتضمن الرسائل والموضوعات والعناوين تفاصيل من الحدث نفسه، مثل {{lead.name}}.

لا يصل الإشعار المتعلق بعميل محتمل أو قضية إلا إلى الأشخاص المؤهلين لفتحه. إذا كان الأعضاء يرون فقط السجلات المعينة لهم أو المشاركة معهم (Record visibility في الفريق والأدوار)، فإن "جميع أعضاء الفريق" تعني المالكين والمسؤولين بالإضافة إلى هؤلاء الأعضاء المحددين. كما أن الحاجز الأخلاقي (ethical wall) يستبعد أي شخص مفروض عليه الحجب.

1. إرسال إشعار داخل التطبيق (Send In-App Notification)#

أرسل إشعاراً داخل التطبيق إلى فريقك.

• حدد المستلم: المستخدم المعين، أو المنشئ، أو جميع أعضاء الفريق
• اكتب نص الإشعار
• اختر الأولوية (Low، Normal، High، Urgent)
• يظهر الإشعار في مركز الإشعارات الخاص بالمستلم

2. إرسال إشعار بالبريد الإلكتروني (Send Email Notification)#

أرسل إشعاراً عبر البريد الإلكتروني.

• حدد المستلم: المستخدم المعين، أو المنشئ، أو جميع أعضاء الفريق
• حدد الموضوع ونص الرسالة
• يتم إرسال البريد الإلكتروني فور تشغيل الأتمتة

3. إنشاء مرحلة إنجاز (Create a Milestone)#

أضف مرحلة إنجاز واحدة إلى القضية.

• حدد عنوان مرحلة الإنجاز
• حدد تاريخ الاستحقاق: بعد 1 أو 2 أو 3 أو 5 أو 7 أو 14 أو 30 يوماً من الحدث
• اختر الأولوية (Low، Medium، High، Critical)

4. إنشاء قائمة تدقيق لمراحل الإنجاز (Create Checklist of Milestones)#

أضف قائمة تدقيق من مراحل الإنجاز دفعة واحدة، لسير العمل القياسي.

• حدد مجموعة من مراحل الإنجاز، لكل منها عنوان وتاريخ استحقاق وأولوية
• يتم إنشاء جميع مراحل الإنجاز معاً
• مثالية لقوائم التهيئة والبدء (على سبيل المثال: "عند تحويل عميل محتمل إلى قضية، أنشئ قائمة التدقيق القياسية للتهيئة والبدء")

5. إرسال تذكير بتوقيع اتفاقية التفويض (Send Engagement Signing Reminder)#

إرسال تذكير واحد عبر البريد الإلكتروني لكل موقع لم يوقع بعد على خطاب التفويض. يعمل هذا الإجراء فقط مع المحفز When an unsigned engagement reminder is due، ولا يعمل هذا المحفز إلا مع هذا الإجراء. عند تحديد خيار Send one reminder after 7 days if unsigned أثناء إرسال خطاب للتوقيع، يضيف Flow هذه القاعدة نيابة عنك تحت اسم "Document signing reminder". يؤدي إيقافها مؤقتاً إلى إيقاف التذكيرات. ويتم تخطي الخطابات الموقعة أو المحدثة وروابط البوابة الملغاة. لا تُحتسب هذه القاعدة ضمن حدود الخطة المجانية.

إنشاء أتمتة#

1. انتقل إلى Settings ← Automations (للمالكين والمسؤولين)
2. انقر على New Automation
3. قم بإعداد القاعدة:
   • Name: أدخل اسماً وصفياً للقاعدة (على سبيل المثال، "قائمة تدقيق الاستقبال لقضايا التقاضي")
   • Description: اختياري
   • When (Trigger): حدد وقت تشغيل القاعدة
   • If (Conditions): أضف معايير التصفية اختيارياً
   • Then (Actions): أضف إجراءً واحداً أو أكثر بالترتيب المطلوب
4. انقر على Create Automation

تكون الأتمتة الجديدة نشطة على الفور. يمكنك استخدام مفتاح التبديل بجانب أي قاعدة لإيقافها مؤقتاً في أي وقت، وإعادة تشغيلها عندما تكون مستعداً.

القوالب الجاهزة#

انقر على Templates للبدء من واحدة من ست قواعد جاهزة للاستخدام. يُفتح كل قالب في أداة التحرير لتتمكن من تعديله قبل الحفظ:

1. تذكير بتوقيع اتفاقية التفويض (Engagement signing reminder): إرسال تذكير واحد بعد المدة التي حددتها عند إرسال خطاب التفويض. يتم تخطي الطلبات الموقعة والباطلة والملغاة
2. متابعة العميل المحتمل الجديد (New Lead Follow-Up): عند وصول عميل محتمل جديد، يتم إشعار جميع أعضاء الفريق وإرسال بريد إلكتروني للمستخدم المعين
3. تنبيه العميل المحتمل من الموقع/Zapier ‏(Website/Zapier Lead Alert): عند وصول عميل محتمل من Lawzana Directory، أو موقعك الإلكتروني، أو Zapier، أو صفحة الاتصال، أو صفحة الحجز، يتم إرسال تنبيه عاجل داخل التطبيق لجميع أعضاء الفريق
4. تهيئة عميل جديد (New Client Onboarding): عند تحويل عميل محتمل إلى قضية، يتم إنشاء قائمة تدقيق تهيئة مكونة من 5 خطوات
5. الإعداد لمرحلة تبادل المستندات (Discovery Stage Preparation): عند انتقال القضية إلى مرحلة تبادل المستندات (Discovery)، يتم إنشاء قائمة تدقيق للإعداد وإشعار المستخدم المعين
6. قائمة تدقيق إغلاق القضية (Matter Closure Checklist): عند إغلاق القضية، يتم إنشاء قائمة تدقيق للإغلاق لإنهاء الإجراءات الإدارية

حالة القاعدة#

سجل التنفيذ#

تُظهر كل أتمتة في القائمة محفزها، وعدد شروطها وإجراءاتها، وعدد مرات تشغيلها، ووقت آخر تشغيل لها. افتح Execution History من قائمة خيارات القاعدة للاطلاع على كل عملية تشغيل حديثة ومعرفة ما إذا كانت معلقة (Pending)، أو قيد التشغيل (Running)، أو مكتملة (Completed)، أو فاشلة (Failed).

ميزات الأمان#

• قاطع الدائرة (Circuit breaker): إذا فشلت قاعدة ما 5 مرات متتالية، فسيتم إيقافها مؤقتاً تلقائياً لمنع تكرار الأخطاء
• يتم إشعار الشخص الذي أنشأ القاعدة عند إيقافها تلقائياً، مع تزويده بآخر خطأ حدث، حتى تتمكن من فحص المشكلة وحلها