الأتمتة

تتيح لك الأتمتة إنشاء قواعد قائمة على مبدأ "عندما يحدث (س)، قم بـ (ص)" والتي تعمل بشكل تلقائي. وتساعد هذه القواعد في القضاء على المهام المتكررة وضمان اتساق سير العمل في جميع أنحاء مكتب المحاماة الخاص بكم.

كيفية عمل الأتمتة#

تتكون كل قاعدة أتمتة من ثلاثة أجزاء:

1. المشغل (Trigger) — الحدث الذي يؤدي إلى بدء تشغيل الأتمتة
2. الشروط (Conditions) (اختياري) — الفلاتر التي يجب أن تتحقق حتى يتم تشغيل الأتمتة
3. الإجراءات (Actions) — ما يتم تنفيذه عند تفعيل المشغل واستيفاء الشروط

المشغلات#

الشروط#

أضف شروطاً اختيارية للتحكم في وقت تشغيل الأتمتة. تستخدم الشروط المعامل المنطقي AND (و) — أي يجب استيفاء جميع الشروط معاً.

المعاملات المتاحة:

• Equals (يساوي) — تطابق تام (على سبيل المثال، المرحلة تساوي "Intake")
• Not Equals (لا يساوي) — غير متطابق
• Contains (يتضمن) — تطابق جزئي (على سبيل المثال، العنوان يتضمن "NDA")
• In (ضمن) — يطابق أي قيمة في القائمة (على سبيل المثال، مجال الممارسة ضمن "Corporate, Tax")
• Not In (ليس ضمن) — لا يطابق أي قيمة في القائمة

أمثلة على الشروط:

• المرحلة تساوي "Intake" — يتم التشغيل فقط عندما تكون القضية في مرحلة الاستقبال (Intake)
• مجال الممارسة ضمن "Family Law, Litigation" — يتم التشغيل فقط لمجالات ممارسة محددة

الإجراءات#

يتم تنفيذ الإجراءات بالتسلسل المحدد عند تشغيل الأتمتة.

1. إرسال إشعار (داخل التطبيق)#

إرسال إشعار داخل التطبيق إلى أعضاء محددين من الفريق.

• اختيار المستلمين (مستخدمين محددين أو "جميع أعضاء الفريق")
• كتابة نص الإشعار
• يظهر الإشعار في مركز الإشعارات الخاص بالمستلم

2. إرسال إشعار (عبر البريد الإلكتروني)#

إرسال إشعار عبر البريد الإلكتروني.

• اختيار المستلمين
• تحديد الموضوع ونص الرسالة
• يتم إرسال رسائل البريد الإلكتروني على الفور

3. إنشاء مرحلة رئيسية (Milestone)#

إضافة مرحلة رئيسية واحدة إلى القضية.

• تحديد عنوان المرحلة وتاريخ الاستحقاق
• اختيار الأولوية (منخفضة، متوسطة، عالية، حرجة)
• تعيينها إلى أحد أعضاء الفريق

4. إنشاء مراحل رئيسية متعددة (دفعة واحدة)#

إضافة قائمة مراجعة من المراحل الرئيسية دفعة واحدة — وهو أمر مفيد لمسارات العمل القياسية.

• تحديد مجموعة من المراحل الرئيسية مع عناوينها وتواريخ استحقاقها النسبية
• يتم إنشاء جميع المراحل الرئيسية معاً
• خيار ممتاز لقوائم المراجعة الخاصة ببدء العمل مع العملاء (على سبيل المثال: "عند وصول القضية إلى مرحلة الاستقبال، أنشئ قائمة المراجعة القياسية للاستقبال")

إنشاء أتمتة جديدة#

1. انتقل إلى Settings → Automations
2. انقر على New Automation
3. قم بضبط القاعدة:
   • Name (الاسم) — امنح القاعدة اسماً وصفياً (على سبيل المثال، "قائمة مراجعة الاستقبال لقضايا النزاعات القضائية")
   • Trigger (المشغل) — حدد متى يتم تفعيل القاعدة
   • Conditions (الشروط) — أضف فلاتر حسب الرغبة
   • Actions (الإجراءات) — أضف إجراءً واحداً أو أكثر وفق التسلسل المطلوب
4. انقر على Save

تبدأ الأتمتة بحالة Draft (مسودة). قم بتغيير حالتها إلى Active (نشطة) عندما تصبح جاهزة.

قوالب جاهزة مسبقاً#

تتوفر خمسة قوالب جاهزة للاستخدام:

1. New Lead Notification (إشعار عميل محتمل جديد) — تنبيه الفريق عند وصول عميل محتمل جديد
2. Matter Intake Checklist (قائمة مراجعة استقبال القضية) — إنشاء مراحل رئيسية قياسية عند دخول القضية مرحلة الاستقبال
3. Stage Change Alert (تنبيه تغيير المرحلة) — إشعار بالبريد الإلكتروني عند تغيير مرحلة القضية
4. Lead Conversion Follow-up (متابعة تحويل العميل المحتمل) — إنشاء مهام متابعة عند تحويل العميل المحتمل إلى قضية
5. Matter Closure Checklist (قائمة مراجعة إغلاق القضية) — إنشاء مراحل المراجعة النهائية عند إغلاق القضية

حالة القاعدة#

سجل التنفيذ#

يتتبع كل إجراء أتمتة ما يلي:

• إجمالي مرات التنفيذ — عدد المرات التي تم تفعيلها فيها
• آخر تشغيل — متى تم تنفيذها آخر مرة
• حالة عمليات التشغيل الأخيرة — قيد الانتظار (Pending)، أو قيد التشغيل (Running)، أو مكتملة (Completed)، أو فاشلة (Failed)

ميزات الأمان#

• قاطع الدائرة (Circuit breaker) — إذا فشلت إحدى القواعد 5 مرات متتالية، فسيتم إيقافها مؤقتاً بشكل تلقائي لمنع تكرار الإخفاقات
• آلية إعادة المحاولة (Retry mechanism) — تتم إعادة محاولة تنفيذ الإجراءات الفاشلة قبل وضع علامة عليها بأنها فاشلة
• سيتم إشعاركم في حال تم إيقاف القواعد مؤقتاً بشكل تلقائي حتى تتمكنوا من فحص المشكلة وحلها