الأتمتة
تتيح لك الأتمتة إنشاء قواعد مبنية على منطق "عند حدوث X، نفّذ Y" تعمل بشكل تلقائي. فهي تقضي على المهام المتكررة وتضمن اتساق سير العمل في جميع أنحاء مكتب المحاماة الخاص بك.
كيف تعمل الأتمتة#
تتكون كل قاعدة أتمتة من ثلاثة أجزاء:
- المحفز (Trigger) — الحدث الذي يبدأ الأتمتة
- الشروط (Conditions) (اختيارية) — عوامل تصفية يجب أن تتحقق حتى يتم تفعيل الأتمتة
- الإجراءات (Actions) — ما يحدث عند انطلاق المحفز واستيفاء الشروط
المحفزات#
| المحفز | ينطلق عند |
|---|---|
| When a new lead arrives (عند وصول عميل محتمل جديد) | دخول عميل محتمل جديد إلى النظام، من أي قناة |
| When a lead changes stage (عندما يغير العميل المحتمل مرحلته) | انتقال عميل محتمل إلى مرحلة مختلفة |
| When a lead becomes a matter (عندما يتحول العميل المحتمل إلى قضية) | تحويل العميل المحتمل إلى قضية |
| When a lead completes intake (عند إتمام العميل المحتمل لبيانات الاستقبال) | إنهاء العميل المحتمل لنموذج الاستقبال أو الاستقبال عبر الذكاء الاصطناعي |
| When a matter is created (عند إنشاء قضية) | إنشاء قضية جديدة |
| When a matter changes stage (عندما تغير القضية مرحلتها) | انتقال القضية إلى مرحلة مختلفة |
| When a matter is assigned (عند تعيين القضية) | تعيين القضية إلى شخص ما |
| When a matter is closed (عند إغلاق القضية) | انتقال القضية إلى مرحلة مصنفة كقضية مغلقة |
| When an email is received (عند استلام بريد إلكتروني) | حفظ بريد إلكتروني مُعاد توجيهه تحت عميل محتمل أو قضية |
الشروط#
أضف شروطاً اختيارية للتحكم في وقت تفعيل الأتمتة. عند وجود شرطين أو أكثر، اختر Match all conditions (مطابقة جميع الشروط - يجب تحقق كل الشروط) أو any condition (أي شرط - يكفي تحقق شرط واحد على الأقل).
يحدد كل شرط حقلاً من المحفز، مثل اسم العميل المحتمل، أو اسم المرحلة الجديدة، أو عنوان القضية، أو اسم الموكل.
المعاملات المتاحة:
- Equals — مطابقة تامة (مثال: اسم المرحلة الجديدة يساوي "Consulted")
- Not Equals — لا يطابق
- Contains — مطابقة جزئية، مع تجاهل حالة الأحرف اللاتينية الكبيرة والصغيرة (مثال: عنوان القضية يتضمن "NDA")
أمثلة على الشروط:
- اسم المرحلة الجديدة يساوي "Consulted" — تنطلق فقط عندما ينتقل العميل المحتمل إلى مرحلة Consulted
- عنوان القضية يتضمن "Lease" — تنطلق فقط للقضايا التي تحتوي على "Lease" في العنوان
الإجراءات#
يتم تنفيذ الإجراءات بالترتيب عند تفعيل الأتمتة. يمكن أن تتضمن الرسائل والموضوعات والعناوين تفاصيل من الحدث، مثل {{lead.name}}.
لا يصل الإشعار المتعلق بعميل محتمل أو قضية إلا إلى الأشخاص الذين لديهم صلاحية فتح ذلك السجل. إذا كان الأعضاء يرون فقط السجلات المعينة لهم أو المشتركة معهم (Record visibility في الفريق والأدوار)، فإن "جميع أعضاء الفريق" تعني المالكين والمسؤولين بالإضافة إلى هؤلاء الأعضاء. كما يستثني الجدار الأخلاقي أي شخص مشمول بالحجب.
1. إرسال إشعار داخل التطبيق (Send In-App Notification)#
أرسل إشعاراً داخل التطبيق إلى فريقك.
- اختر المستلم: المستخدم المعين، أو المنشئ، أو جميع أعضاء الفريق
- اكتب رسالة الإشعار
- اختر الأولوية (Low، Normal، High، Urgent)
- يظهر الإشعار في مركز الإشعارات الخاص بالمستلم
2. إرسال إشعار عبر البريد الإلكتروني (Send Email Notification)#
أرسل إشعاراً عبر البريد الإلكتروني.
- اختر المستلم: المستخدم المعين، أو المنشئ، أو جميع أعضاء الفريق
- حدد الموضوع ونص الرسالة
- يتم إرسال البريد الإلكتروني عند تشغيل الأتمتة
3. إنشاء مرحلة رئيسية (Create a Milestone)#
أضف مرحلة رئيسية واحدة إلى القضية.
- حدد عنوان المرحلة الرئيسية
- حدد تاريخ الاستحقاق: 1، أو 2، أو 3، أو 5، أو 7، أو 14، أو 30 يوماً بعد الحدث
- اختر الأولوية (Low، Medium، High، Critical)
4. إنشاء قائمة تدقيق للمراحل الرئيسية (Create Checklist of Milestones)#
أضف قائمة تدقيق للمراحل الرئيسية دفعة واحدة — وهي مفيدة لمهام سير العمل القياسية.
- حدد مجموعة من المراحل الرئيسية، ولكل منها عنوان وتاريخ استحقاق وأولوية
- يتم إنشاء جميع المراحل الرئيسية معاً
- خيار ممتاز لقوائم التدقيق الخاصة ببدء التعامل مع الموكلين (مثال: "عندما يتحول العميل المحتمل إلى قضية، قم بإنشاء قائمة التدقيق القياسية لبدء التعامل")
إنشاء أتمتة#
- انتقل إلى Settings → Automations (للمالكين والمسؤولين)
- انقر على New Automation
- قم بإعداد القاعدة:
- Name — امنح القاعدة اسماً وصفياً (مثال: "Intake Checklist for Litigation")
- Description — اختياري
- When (Trigger) — حدد وقت انطلاق القاعدة
- If (Conditions) — أضف عوامل تصفية اختيارياً
- Then (Actions) — أضف إجراءً واحداً أو أكثر بالترتيب
- انقر على Create Automation
تصبح الأتمتة الجديدة نشطة على الفور. استخدم مفتاح التبديل بجوار القاعدة لإيقافها مؤقتاً في أي وقت، وأعد تشغيلها عندما تكون مستعداً.
القوالب الجاهزة#
انقر على Templates للبدء بإحدى القواعد الخمس الجاهزة للاستخدام. يُفتح كل قالب في المحرر لتتمكن من تعديله قبل الحفظ:
- New Lead Follow-Up — عند وصول عميل محتمل جديد، يتم إشعار جميع أعضاء الفريق وإرسال بريد إلكتروني إلى المستخدم المعين
- Website/Zapier Lead Alert — عند وصول عميل محتمل من دليل Lawzana Directory، أو موقع الويب الخاص بك، أو Zapier، أو صفحة التواصل، أو صفحة الحجز، يتم إرسال تنبيه عاجل لجميع أعضاء الفريق داخل التطبيق
- New Client Onboarding — عندما يتحول العميل المحتمل إلى قضية، يتم إنشاء قائمة تدقيق لبدء التعامل مكونة من 5 خطوات
- Discovery Stage Preparation — عندما تنتقل القضية إلى مرحلة تبادل المستندات (Discovery)، يتم إنشاء قائمة تدقيق للتحضير وإشعار المستخدم المعين
- Matter Closure Checklist — عند إغلاق القضية، يتم إنشاء قائمة تدقيق للإغلاق لإنهاء الإجراءات الإدارية
حالة القاعدة#
| الحالة | المعنى |
|---|---|
| Active | القاعدة قيد التشغيل وستنطلق عند وقوع أحداث المحفز |
| Paused | القاعدة موجودة ولكنها لن تنطلق حتى تقوم بإعادة تفعيلها |
سجل التنفيذ#
تعرض كل أتمتة في القائمة المحفز الخاص بها، وعدد شروطها وإجراءاتها، وعدد مرات تشغيلها، وتاريخ آخر تشغيل لها. افتح Execution History من قائمة القاعدة للاطلاع على كل عملية تشغيل حديثة وما إذا كانت معلقة (Pending)، أو قيد التشغيل (Running)، أو مكتملة (Completed)، أو فاشلة (Failed).
ميزات الأمان#
- قاطع الدائرة (Circuit breaker) — إذا فشلت القاعدة 5 مرات متتالية، فسيتم إيقافها مؤقتاً تلقائياً لمنع تكرار الإخفاقات
- يتم إشعار الشخص الذي أنشأ القاعدة عند إيقافها تلقائياً، مع بيان الخطأ الأخير، حتى تتمكن من فحص المشكلة وحلها