عمليات الدمج والتكامل

يجمع Lawzana Flow الاستفسارات الجديدة في مكان واحد، أيّاً كان مصدرها: موقعك الإلكتروني، أو صفحة التواصل الخاصة بك، أو بريدك الإلكتروني، أو Zapier، أو دليل Lawzana. كما يمكنه إخطار أدواتك الأخرى عند إصدار فاتورة أو استلام دفعة. يوضح هذا الدليل كل قناة وأين يمكن إعدادها. ويوجد معظمها في Settings، تحت Integrations.

أداة التقاط العملاء المحتملين#

قم بتضمين نموذج لالتقاط العملاء المحتملين في موقعك الإلكتروني لتلقي الاستفسارات في Lawzana Flow تلقائياً.

إعداد الأداة#

1. انتقل إلى Settings ← Website Widget
2. انقر على Generate Widget Key (يمكن لمالك المكتب فقط إدارة المفتاح وفتح أداة التخصيص)
3. انقر على Open Customizer واختر Widget Mode:

تخصيص الأداة#

محتوى النموذج:

• Form Title — عنوان النموذج (الافتراضي: "Get in Touch")
• Description — العنوان الفرعي أو التعليمات
• Submit Button Text — نص زر الإرسال (الافتراضي: "Submit")
• Success Message — تظهر بعد الإرسال (الافتراضي: "Thank you! We'll be in touch soon.")

المظهر:

• Primary Color — لون الزر والتمييز
• Background — خلفية النموذج
• Text Color — لون التسميات والنصوص الأساسية
• Border Color — إطار النموذج
• Border Radius — استدارة الحواف

الإعدادات المسبقة السريعة: Default، وBlue، وGreen، وPurple، وRose، وAmber، وDark

وضع الزر (Button mode): حدد Button Text (الافتراضي: "Contact Us").

الوضع العائم (Floating mode):

• Position: يسار، أو وسط، أو يمين، في أسفل الشاشة
• Button Size
• Icon Style: Chat أو Form

حقول النموذج:

• الاسم (مطلوب دائماً)
• البريد الإلكتروني (مطلوب دائماً)
• الهاتف (اختياري: Show Phone Field، وPhone Required إذا كنت ترغب في جعله إلزامياً)
• الرسالة (اختياري: Show Message Field)

التضمين في موقعك الإلكتروني#

افتح علامة تبويب Embed Code في أداة التخصيص، وانقر على Copy Code والصقه في كود HTML الخاص بموقعك الإلكتروني. يظهر الكود كالتالي:

<div data-lawzana-widget data-options='{"mode":"inline","title":"Get in Touch"}'></div>
<script src="https://flow.lawzana.com/api/widget/embed.js?key=YOUR_KEY" async></script>

تظهر جهات الاتصال المحتملة الواردة من الأداة مع المصدر "Website".

أمان الأداة#

• يرتبط كل مفتاح أداة بمؤسستك
• استخدم Regenerate Key لإلغاء صلاحية المفتاح القديم (ستتوقف عمليات تثبيت الأداة الحالية عن العمل حتى تقوم بتحديثها)
• استخدم Revoke Key لإيقاف الأداة تماماً
• تخضع عمليات الإرسال لحد أقصى للمعدل لمنع إساءة الاستخدام، ويؤدي إرسال البريد الإلكتروني نفسه مرتين خلال 24 ساعة إلى إنشاء عميل محتمل واحد فقط

صفحة التواصل#

يمكن لـ Flow استضافة صفحة تواصل بسيطة لمكتبك، برابط خاص ورمز QR. تصل كل رسالة تُرسل منها إلى Leads مع تحديد المصدر كـ "Contact page"، ويتلقى فريقك إشعار البريد الإلكتروني المعتاد للعميل المحتمل الجديد.

1. انتقل إلى Settings ← Contact page
2. انقر على Create my page (نقوم بإعدادها بناءً على بيانات مكتبك). إذا كان مكتبك مرتبطاً بدليل Lawzana، يمكنك النقر على Create it from my lawzana.com profile بدلاً من ذلك
3. قم بتعديلها عبر أربع علامات تبويب: Design، وText، وContact details، وLink and visibility. اختر نمطاً (Classic أو Modern أو Minimal أو Bold أو Custom) ولوناً رئيسياً.
4. انقر على Publish my page، ثم شارك الرابط أو رمز QR

لا يمكن لأحد رؤية الصفحة حتى تقوم بنشرها. يمكنك أيضاً أن تطلب من Assistant تعديل الصفحة بكلماتك الخاصة (يستهلك نقطتين من أرصدة الذكاء الاصطناعي لكل طلب)؛ وتُحفظ تعديلاته في مسودتك حتى تقوم بحفظها. تعرض الصفحة الزيارات والرسائل لآخر 30 يوماً.

لا تُدرج محركات البحث الصفحة ما لم تقم بتفعيل Let search engines find this page. وفي الخطط المدفوعة، يمكنك إخفاء رابط "Powered by Lawzana Flow". يحق للمالكين والمسؤولين فقط إنشاء الصفحة أو تعديلها.

التكامل عبر واجهة برمجة التطبيقات (API)#

لإرسال العملاء المحتملين من نماذجك أو أنظمتك الخاصة، انتقل إلى Settings ← API Integration. تعرض هذه الصفحة نقطة النهاية (endpoint)، وحقول الطلب (الاسم، والبريد الإلكتروني، والهاتف، والرسالة، والمصدر، والمُحيل)، وأمثلة برمجية، وزر Send Test Lead. وتستخدم نفس المفتاح المستخدم في أداة الموقع الإلكتروني.

• حدود المعدل: 5 طلبات في الدقيقة لكل عنوان IP، و10 طلبات في الدقيقة لكل مفتاح
• يؤدي إرسال البريد الإلكتروني نفسه مرتين خلال 24 ساعة إلى إنشاء عميل محتمل واحد فقط
• يُنقل العملاء المحتملون الجدد إلى مرحلة العملاء المحتملين الأولى لديك، دون تعيين

إعادة توجيه البريد الإلكتروني#

يحصل كل شخص على عنوان استقبال خاص. أعد توجيه رسائل البريد الإلكتروني الواردة من العملاء إليه، سواء تلقائياً من صندوق الوارد أو رسالة تلو الأخرى، وسيقوم Flow بحفظ كل رسالة تحت العميل المطابق لها.

1. انتقل إلى Settings ← Email Forwarding
2. انقر على Create Email Connection وانسخ Your Intake Address
3. قم بإعداد إعادة التوجيه في Gmail أو Outlook أو مزود البريد الإلكتروني لديك (تحتوي الصفحة على تعليمات خطوة بخطوة)

لا يرى Flow سوى رسائل البريد الإلكتروني التي تصل إلى عنوان الاستقبال الخاص بك؛ ولا يسجل الدخول أبداً إلى صندوق بريدك. وإذا لم يكن المرسل مسجلاً كأحد عملائك بعد، فستنتظر الرسالة في Email Review، حيث يمكنك تحويلها إلى عميل محتمل أو تجاهلها. يُعرض العملاء المحتملون المنشأون بهذه الطريقة بالمصدر "Email".

صفحة الحجز#

يمكن للعملاء حجز موعد معك عبر الإنترنت، من الصفحة العامة لمكتبك، أو من رابط تشاركه، أو من بوابة العميل الخاصة بهم. هذه الميزة مشمولة في جميع الخطط.

تفعيل صفحة الحجز الخاصة بك#

1. انتقل إلى Settings ← Booking (متاحة للمالكين، والمسؤولين، والأعضاء؛ ولا تتاح للمشاهدين)
2. حدد اسم الحجز، والمنطقة الزمنية، ورابط الاجتماع الاختياري (غرفتك على Meet أو Teams أو Zoom)، ثم انقر على Save. إذا لم يكن لمكتبك عنوان صفحة عامة بعد، يمكن للمالك أو المسؤول إعداده من علامة التبويب نفسها: يبدأ كمسودة خاصة، لذا لا يتم نشر أي شيء
3. انقر على Add a booking type: وحدد الاسم، والمدة، وساعات العمل الأسبوعية، وفترات التوقف المؤقتة (buffers)، والحد الأدنى للإشعار المسبق، وكيفية اللقاء (عبر الفيديو، أو الهاتف، أو حضورياً)
4. اختياري: الصق عنوان iCal الخاص بتقويمك ضمن Block time from your own calendar، حتى لا يتمكن العملاء من حجز أوقات تكون فيها مشغولاً

يُتاح الحجز بمجرد وجود نوع حجز نشط. يقوم كل زميل بإعداد حجزه الخاص؛ ويستطيع المالكون والمسؤولون رؤية المضيفين في المكتب وإيقاف حجز أي زميل.

أين يحجز العملاء#

• روابط الحجز الخاصة بك: انسخها من Settings ← Booking. يؤدي الرابط الخاص بنوع حجز معين إلى فتح التقويم الخاص به مباشرة
• صفحة التواصل الخاصة بك: تعرض زر Book an appointment عندما يكون زميل واحد على الأقل متاحاً للحجز. إذا قمت بلصق رابط Calendly أو رابط مشابه في Settings ← Contact page، فسيتم استخدام ذلك الرابط بدلاً منه
• بوابة العميل: يرى العملاء الذين لديهم رابط البوابة خيار Book a meeting، مع ظهور المحامي المسؤول عن قضيتهم أولاً

تظهر الاجتماعات المحجوزة في تقويم Flow الخاص بك وترتبط بعميل محتمل أو قضية. يصبح العميل الجديد عميلاً محتملاً بمصدر "Booking". يتلقى العملاء تأكيداً يحتوي على رابط لإعادة الجدولة أو الإلغاء، ويتم إخطارك عند الحجز أو إعادة الجدولة أو الإلغاء. ولإيقاف الحجز مؤقتاً، قم بتعطيل Accept online bookings: وسيتم الاحتفاظ بإعداداتك.

Zapier#

استخدم مفتاح واجهة برمجة التطبيقات (API) الخاص بـ Zapier لإرسال العملاء المحتملين إلى Flow من الأدوات الأخرى التي تربطها بـ Zapier، مثل نماذج الويب، ولإخطار أدواتك بالفواتير والمدفوعات.

إعداد Zapier#

1. انتقل إلى Settings ← Zapier (للمالكين والمسؤولين)
2. انقر على Generate API Key وانسخه على الفور: لن تتمكن من رؤية المفتاح بالكامل مرة أخرى
3. افتح تطبيق Lawzana Flow في Zapier واقبل الدعوة. التطبيق متاح بالدعوة فقط في الوقت الحالي، لذا لن يعثر عليه بحث Zapier حتى تقوم بذلك. كما يتوفر رابط له في Settings ← Zapier.
4. أنشئ Zap، واختر Lawzana Flow، والصق مفتاح API الخاص بك عندما يطلب منك Zapier ربط حسابك

لإرسال العملاء المحتملين إلى Flow، استخدم إجراء Create Lead. قم بتعيين اسم العميل المحتمل (مطلوب)، واختيارياً البريد الإلكتروني، والهاتف، والرسالة، واسم المصدر. يُنشئ كل تشغيل لـ Zap عميلاً محتملاً بمصدر "Zapier". إذا وصل عميل محتمل يحمل نفس البريد الإلكتروني خلال آخر 24 ساعة، فلن يتم إنشاء عميل محتمل جديد.

هل تستخدم أداة أخرى، مثل Make؟ أرسل طلب POST إلى https://flow.lawzana.com/api/zapier/leads مع تضمين مفتاحك في ترويسة X-API-KEY، وname العميل المحتمل (مطلوب)، واختيارياً email، وphone، وmessage، وsource_name.

مشغلات الفوترة (Billing Triggers)#

يتضمن تطبيق Lawzana Flow في Zapier أربعة مشغلات للفوترة:

• New Invoice Issued
• New Payment Received
• Invoice Paid (مدفوعة بالكامل)
• Invoice Voided

يحمل كل مشغل رقم الفاتورة، وتواريخها، وحالتها، والعملة، والمبالغ (المجموع الفرعي، والخصم، والضريبة، والإجمالي، والمدفوع، والمشطوب، والرصيد)، وتفاصيل الفوترة التي صدرت بها الفاتورة، والقضية، ورابط فاتورة العميل، وبنود الفاتورة. تحمل الدفعة أيضاً تاريخها، ومبلغها، وطريقتها، ومرجعها. الاستخدام الشائع هو نسخ الفواتير والمدفوعات إلى برنامج المحاسبة الخاص بك، مثل Xero. وسيتوفر الدعم لـ Make قريباً.

للسماح للمشغلات بقراءة بيانات الفوترة الخاصة بك، يقوم المالك أو المسؤول بتفعيل Allow integrations to read billing data في Settings ← Zapier، بجوار مفتاح API. يكون هذا الخيار معطلاً افتراضياً، بحيث لا يبدأ المفتاح الذي تم إنشاؤه للعملاء المحتملين في مشاركة أسماء العملاء ومبالغهم تلقائياً. وطالما أنه معطل، سيتم رفض مشغلات الفوترة.

نسخ الفواتير إلى Xero#

لا يتزامن Flow مع Xero مباشرة حتى الآن. وإلى أن تتوفر هذه الميزة، تحافظ ثلاثة Zaps على تحديث Xero. يصبح Xero دفتر أستاذ الذمم المدينة الخاص بك؛ بينما تواصل تسجيل الوقت والفواتير والمدفوعات في Flow.

1. New Invoice Issued ← فاتورة Xero. ابحث عن جهة اتصال Xero عبر البريد الإلكتروني للعميل، أو أنشئها باسم العميل، وبريده الإلكتروني، والرمز الضريبي، والدولة. أنشئ فاتورة مبيعات بنفس الرقم، والتواريخ، والعملة، وضع القضية كمرجع. أضف بنداً واحداً في Xero لكل بند في Flow، بالكمية 1 لمبلغ البند (قد تختلف الكمية × السعر ببضعة سنتات في قيود الوقت القصيرة)، مع رمز الحساب ونسبة الضريبة التي حددها المحاسب لديك. أضف أي خصم كبند سالب.
2. New Payment Received ← دفعة Xero. ابحث عن فاتورة Xero برقمها وطبّق مبلغ الدفعة وتاريخها ومرجعها على حسابك البنكي. لا تسجل الأموال في Invoice Paid أيضاً: فالمدفوعات سجلتها بالفعل.
3. Invoice Voided ← إلغاء في Xero. ابحث عن فاتورة Xero برقمها وقم بإلغائها.

استخدم المبالغ العشرية (مثل 1250.00)، وليس المبالغ بالسنتات، واحتفظ بمعرّف الحدث (في مرجع Xero، على سبيل المثال) حتى لا يؤدي تكرار تشغيل Zap إلى إنشاء نسخة مكررة. تتطلب الفواتير بعملة مختلفة عن العملة الأساسية لمؤسستك في Xero خطة Xero تدعم العملات المتعددة. يحمل كل مشغل ما يصل إلى 500 بند فاتورة. لا توجد مشغلات للديون المشطوبة والمدفوعات المحذوفة، لذا قم بتعديلها في Xero يدوياً.

أمان مفتاح API#

• يتيح مفتاح API الخاص بك لأي شخص يمتلكه إنشاء عملاء محتملين في مؤسستك، وقراءة فواتيرك ومدفوعاتك عند تفعيل الوصول إلى الفوترة
• تعامل معه ككلمة مرور: لا تشاركه علناً
• استخدم Regenerate Key إذا كنت تشك في اختراقه، أو Revoke Key لإيقاف جميع الـ Zaps. ستتوقف الـ Zaps الحالية عن العمل حتى يتم تزويدها بالمفتاح الجديد

دليل Lawzana#

اربط مساحة عمل Lawzana Flow الخاصة بك بملف مكتبك في دليل Lawzana القانوني. لا يؤدي الربط إلى تغيير ملفك التعريفي، أو تصنيفك، أو إدراجك في الدليل.

ما الذي يوفره الربط#

• استلام العملاء المحتملين: يتم إنشاء العملاء المحتملين الذين تطالب بهم والرسائل المباشرة التي تتلقاها في الدليل كعملاء محتملين في Lawzana Flow، مع تحديد المصدر كـ "Lawzana"
• تسجيل الدخول من Lawzana: يؤدي خيار Open in Flow الموجود على أي عميل محتمل في لوحة تحكم Lawzana إلى تسجيل دخولك إلى Flow، دون الحاجة إلى كلمة مرور Flow
• المقاعد وأرصدة الذكاء الاصطناعي: تمنحك خطة الدليل المدفوعة مقاعد Flow إضافية وأرصدة ذكاء اصطناعي لمساحة عملك

الربط#

الطريقة المعتادة هي النقر على Open in Flow على أي عميل محتمل في لوحة تحكم Lawzana الخاصة بك. في المرة الأولى، يعرض Flow شاشة تأكيد واحدة، وينشئ مساحة العمل المجانية (Free) الخاصة بك إذا لم تكن تملك واحدة، ويربط المكتب ويفتح العميل المحتمل. يتم استيراد العملاء المحتملين والرسائل من آخر 90 يوماً (اختر Import older leads too للمزيد). وبمجرد الربط، ينتقل خيار Open in Flow مباشرة إلى العميل المحتمل.

إذا أنشأت مساحة عمل Flow الخاصة بك بشكل منفصل، فيمكن للمالك أو المسؤول ربطها يدوياً: انتقل إلى Settings ← Lawzana Directory، وانقر على Generate Pairing Token والصق الرمز في لوحة تحكم Lawzana الخاصة بك تحت Settings > Lawzana Flow CRM خلال 30 دقيقة. يظل الاتصال نشطاً حتى تقوم بإلغائه.

تدفق العملاء المحتملين#

عندما تطالب بعميل محتمل أو تتلقى رسالة في الدليل:

1. يتم إنشاء عميل محتمل في Lawzana Flow باسم الشخص وبريده الإلكتروني وهاتفه ورسالته
2. يُحدد مصدره كـ "Lawzana"
3. يتم التحقق من اسم العميل ومقارنته بقضاياك للتأكد من عدم وجود تضارب في المصالح
4. يتم إخطار عضو الفريق المعين (أو المالكين والمسؤولين، في حال عدم التعيين)، ويتصدر العميل المحتمل رسالة البريد الإلكتروني اليومية التالية لجدول الأعمال

يتيح خيار Start AI pre-screening automatically (معطل افتراضياً) للمساعد الذكي مراسلة كل عميل محتمل جديد من الدليل عبر البريد الإلكتروني على الفور ببضعة أسئلة تأهيلية، وذلك عبر حساب البريد الإلكتروني المرتبط بالمحامي المعين. وإذا لم يكن لدى ذلك المحامي بريد إلكتروني مرتبط، يتلقى العميل المحتمل رابط نموذج الاستقبال بدلاً من ذلك. ولا يتم التواصل أبداً مع العملاء المحتملين المستوردين.

موجز التقويم#

اطلع على المواعيد النهائية ومتابعات العملاء المحتملين في Flow عبر Google Calendar أو Outlook أو Apple Calendar.

1. انتقل إلى Settings ← Calendar feed
2. انقر على Create calendar link
3. انقر على Add to Google Calendar أو أحد أزرار Outlook، أو الصق الرابط في Apple Calendar

يعرض الموجز المواعيد النهائية للقضايا التي يمكنك رؤيتها، وتذكيرات العملاء المحتملين، والاجتماعات التي يحجزها العملاء معك. هذا الموجز أحادي الاتجاه: التغييرات التي تجريها في تقويمك لا تنعكس في Flow. يتم تحديث تطبيقات التقويم وفقاً لجدولها الزمني الخاص، لذا قد يستغرق ظهور موعد نهائي جديد عدة ساعات (أحياناً مرة واحدة فقط في اليوم في Outlook). يمكن لأي شخص لديه الرابط رؤية هذه الأحداث، لذا استخدم Regenerate link إذا تسرب الرابط.

Stripe (الاشتراك)#

يتولى Stripe معالجة مدفوعات اشتراكك في Lawzana Flow. يتم إعداد ذلك تلقائياً، دون الحاجة إلى أي خطوات من جانبك. ولا يُستخدم لتحصيل المدفوعات من عملائك.

• تتم إدارة طرق الدفع من خلال بوابة فواتير Stripe
• يمكنك الوصول إليها من Settings ← Subscription ← Manage Billing
• راجع الفواتير والخطط للحصول على التفاصيل