אינטגרציות

Lawzana Flow מרכזת פניות חדשות במקום אחד, לא משנה היכן הן מתחילות: באתר האינטרנט שלכם, בעמוד יצירת הקשר שלכם, באימייל שלכם, ב-Zapier או באינדקס Lawzana. היא יכולה גם לעדכן את הכלים האחרים שלכם כאשר אתם מפיקים חשבונית או מקבלים תשלום. מדריך זה סוקר כל ערוץ והיכן מגדירים אותו. רובם נמצאים בתוך Settings, תחת Integrations.

ווידג'ט ללכידת לידים#

הטמיעו טופס לכידת לידים באתר שלכם כדי לקבל פניות ב-Lawzana Flow באופן אוטומטי.

הגדרת הווידג'ט#

1. עברו אל Settings ← Website Widget
2. לחצו על Generate Widget Key (רק בעל המשרד יכול לנהל את המפתח ולפתוח את כלי ההתאמה האישית)
3. לחצו על Open Customizer ובחרו Widget Mode:

התאמה אישית של הווידג'ט#

תוכן הטופס:

• Form Title — כותרת הטופס (ברירת מחדל: "Get in Touch")
• Description — כותרת משנה או הנחיות
• Submit Button Text — תווית כפתור השליחה (ברירת מחדל: "Submit")
• Success Message — הודעה המוצגת לאחר השליחה (ברירת מחדל: "Thank you! We'll be in touch soon.")

סגנון:

• Primary Color — צבע הכפתור וההדגשות
• Background — רקע הטופס
• Text Color — צבע התוויות וגוף הטקסט
• Border Color — גבול הטופס
• Border Radius — מידת עיגול הפינות

ערכות עיצוב מוכנות מראש (Presets): Default, Blue, Green, Purple, Rose, Amber, Dark

מצב Button: הגדירו את Button Text (ברירת מחדל: "Contact Us").

מצב Floating:

• Position: שמאל, מרכז או ימין, בתחתית המסך
• Button Size
• Icon Style: צ'אט (Chat) או טופס (Form)

שדות הטופס:

• שם (שדה חובה תמיד)
• אימייל (שדה חובה תמיד)
• טלפון (אופציונלי: Show Phone Field, ו-Phone Required אם ברצונכם להגדירו כשדה חובה)
• הודעה (אופציונלי: Show Message Field)

הטמעה באתר שלכם#

פתחו את הכרטיסייה Embed Code בכלי ההתאמה האישית, לחצו על Copy Code והדביקו אותו בקוד ה-HTML של האתר שלכם. הקוד נראה כך:

<div data-lawzana-widget data-options='{"mode":"inline","title":"Get in Touch"}'></div>
<script src="https://flow.lawzana.com/api/widget/embed.js?key=YOUR_KEY" async></script>

לידים מהווידג'ט יציגו את המקור "Website".

אבטחת הווידג'ט#

• כל מפתח ווידג'ט מקושר לארגון שלכם
• Regenerate Key לביטול תוקף המפתח הישן (הטמעות קיימות של הווידג'ט יפסיקו לפעול עד שתעדכנו אותן)
• Revoke Key כדי לכבות את הווידג'ט לחלוטין
• קצב השליחות מוגבל כדי למנוע שימוש לרעה, ואותו אימייל שנשלח פעמיים בתוך 24 שעות מייצר ליד אחד בלבד

עמוד יצירת קשר#

Flow יכולה לארח עמוד יצירת קשר פשוט עבור המשרד שלכם, עם קישור וקוד QR משלו. כל הודעה הנשלחת ממנו מגיעה אל Leads עם המקור "Contact page", והצוות שלכם מקבל את הודעת האימייל הרגילה על ליד חדש.

1. עברו אל Settings ← Contact page
2. לחצו על Create my page (אנו מכינים אותו מתוך פרטי המשרד שלכם). אם המשרד שלכם מחובר לאינדקס Lawzana, תוכלו ללחוץ על Create it from my lawzana.com profile במקום זאת
3. ערכו אותו בארבע כרטיסיות: Design, Text, Contact details ו-Link and visibility. בחרו סגנון (Classic, Modern, Minimal, Bold או Custom) וצבע ראשי.
4. לחצו על Publish my page, ולאחר מכן שתפו את הקישור או את קוד ה-QR

איש אינו רואה את העמוד עד שתפרסמו אותו. תוכלו גם לבקש מ-Assistant לשנות את העמוד במילים שלכם (2 נקודות זכות של AI לכל בקשה); השינויים שלו ייכנסו לטיוטה שלכם עד שתשמרו. העמוד מציג צפיות והודעות ב-30 הימים האחרונים.

מנועי חיפוש אינם מציגים את העמוד אלא אם תפעילו את Let search engines find this page. בתוכניות בתשלום ניתן להסתיר את הקישור "Powered by Lawzana Flow". רק בעלים ומנהלים יכולים ליצור או לשנות את העמוד.

אינטגרציית API#

כדי לשלוח לידים מטפסים או ממערכות משלכם, עברו אל Settings ← API Integration. שם מוצגים נקודת הקצה (endpoint), שדות הבקשה (שם, אימייל, טלפון, הודעה, מקור, מפנה), דוגמאות קוד וכפתור Send Test Lead. האינטגרציה משתמשת באותו מפתח של הווידג'ט לאתר.

• מגבלות קצב: 5 בקשות לדקה לכל כתובת IP, 10 לדקה לכל מפתח
• אותו אימייל שנשלח פעמיים בתוך 24 שעות מייצר ליד אחד בלבד
• לידים חדשים מגיעים לשלב הליד הראשון שלכם, ללא הקצאה

העברת אימייל (Email Forwarding)#

כל עובד מקבל כתובת קליטה (intake) פרטית. העבירו אליה הודעות אימייל מלקוחות, באופן אוטומטי מתיבת הדואר הנכנס שלכם או אחת בכל פעם, ו-Flow תתייק כל הודעה תחת הלקוח המתאים.

1. עברו אל Settings ← Email Forwarding
2. לחצו על Create Email Connection והעתיקו את Your Intake Address
3. הגדירו העברה ב-Gmail, ב-Outlook או אצל ספק האימייל שלכם (העמוד כולל הנחיות שלב אחר שלב)

Flow רואה רק את הודעות האימייל שמגיעות לכתובת הקליטה שלכם; היא לעולם אינה מתחברת לתיבת הדואר שלכם. כאשר השולח עדיין אינו אחד מהלקוחות שלכם, האימייל ממתין ב-Email Review, שם תוכלו להפוך אותו לליד או למחוק אותו. לידים שנוצרו בדרך זו יציגו את המקור "Email".

עמוד תיאום פגישות#

לקוחות יכולים לתאם איתכם פגישה אונליין, מתוך העמוד הציבורי של המשרד שלכם, מקישור שתשתפו או מפורטל הלקוחות שלהם. האפשרות כלולה בכל תוכנית.

פתיחת עמוד תיאום הפגישות שלכם#

1. עברו אל Settings ← Booking (בעלים, מנהלים וחברים; לצופים אין גישה לכך)
2. הגדירו את שם עמוד התיאום שלכם, אזור זמן וקישור פגישה אופציונלי (חדר ה-Meet, Teams או Zoom שלכם), ולאחר מכן לחצו על Save. אם למשרד שלכם עדיין אין כתובת לעמוד ציבורי, בעלים או מנהל יכולים להגדיר כתובת מאותה כרטיסייה: היא מתחילה כטיוטה פרטית, כך ששום דבר אינו מפורסם
3. לחצו על Add a booking type: שם, משך זמן, שעות שבועיות, זמני מרווח (buffers), זמן התראה מינימלי ואופן המפגש (וידאו, טלפון או פנים אל פנים)
4. אופציונלי: הדביקו את כתובת ה-iCal הפרטית של היומן שלכם תחת Block time from your own calendar, כדי שלקוחות לא יוכלו לקבוע זמנים שבהם אתם תפוסים

תיאום הפגישות נפתח ברגע שיש לכם סוג פגישה פעיל. כל עמית מגדיר את שלו; בעלים ומנהלים יכולים לראות את המארחים במשרד ולכבות את תיאום הפגישות של עמית.

היכן לקוחות קובעים#

• קישורי התיאום שלכם: העתיקו אותם מתוך Settings ← Booking. קישור לסוג פגישה ספציפי מוביל ישירות ליומן שלו
• עמוד יצירת הקשר שלכם: מציג כפתור Book an appointment כאשר לפחות עמית אחד זמין לקבלת פגישות. אם תדביקו קישור Calendly או קישור דומה ב-Settings ← Contact page, ייעשה שימוש בקישור זה במקום זאת
• פורטל הלקוחות: לקוחות שיש להם קישור לפורטל יראו Book a meeting, כאשר עורך הדין המטפל בתיק שלהם מוצג ראשון

פגישות שנקבעו מופיעות ביומן ה-Flow שלכם ומקושרות לליד או לתיק. לקוח חדש הופך לליד עם המקור "Booking". לקוחות מקבלים אישור עם קישור לשינוי מועד או לביטול, ואתם מקבלים התראה כאשר הם קובעים, משנים מועד או מבטלים. כדי להשהות, כבו את Accept online bookings: ההגדרות שלכם יישמרו.

Zapier#

השתמשו במפתח ה-API שלכם ל-Zapier כדי לשלוח לידים אל Flow מכלים אחרים שאתם מחברים ל-Zapier, כגון טופסי אינטרנט, וכדי לעדכן את הכלים שלכם בנוגע לחשבוניות ולתשלומים.

הגדרת Zapier#

1. עברו אל Settings ← Zapier (בעלים ומנהלים)
2. לחצו על Generate API Key והעתיקו אותו מיד: לא תוכלו לראות שוב את המפתח המלא
3. פתחו את אפליקציית Lawzana Flow ב-Zapier ואשרו את ההזמנה. האפליקציה זמינה כרגע בהזמנה בלבד, כך שהחיפוש של Zapier לא ימצא אותה עד שתעשו זאת. גם Settings ← Zapier מקשר אליה.
4. צרו Zap, בחרו ב-Lawzana Flow והדביקו את מפתח ה-API שלכם כאשר Zapier תבקש מכם לחבר את חשבונכם

כדי לשלוח לידים אל Flow, השתמשו בפעולה Create Lead. התאימו (map) את שם הליד (חובה), ובאופן אופציונלי אימייל, טלפון, הודעה ושם המקור. כל הפעלה של ה-Zap יוצרת ליד עם המקור "Zapier". אם ליד עם אותו אימייל הגיע ב-24 השעות האחרונות, לא ייווצר ליד חדש.

משתמשים בכלי אחר, כגון Make? שלחו בקשת POST אל https://flow.lawzana.com/api/zapier/leads עם המפתח שלכם בכותרת ה-X-API-KEY, וכן את שדה ה-name של הליד (חובה), ובאופן אופציונלי email, phone, message ו-source_name.

טריגרים של חיוב#

לאפליקציית Lawzana Flow ב-Zapier יש ארבעה טריגרים של חיוב:

• New Invoice Issued
• New Payment Received
• Invoice Paid (שולמה במלואה)
• Invoice Voided

כל טריגר נושא את מספר החשבונית, תאריכים, סטטוס, מטבע, סכומים (סכום ביניים, הנחה, מס, סה"כ, שולם, נמחק כחוב אבוד ויתרה), פרטי החיוב (bill-to) שעמם הופקה החשבונית, התיק, הקישור לחשבונית של הלקוח ושורות החשבונית. תשלום כולל גם את התאריך, הסכום, אמצעי התשלום והאסמכתה שלו. שימוש נפוץ הוא העתקת חשבוניות ותשלומים לתוכנת הנהלת החשבונות שלכם, כגון Xero. תמיכה ב-Make צפויה בקרוב.

כדי לאפשר לטריגרים לקרוא את נתוני החיוב שלכם, בעלים או מנהל צריכים להפעיל את Allow integrations to read billing data תחת Settings ← Zapier, לצד מפתח ה-API. אפשרות זו כבויה כברירת מחדל, כך שמפתח שנוצר עבור לידים אינו מתחיל לשתף שמות לקוחות וסכומים מעצמו. כל עוד היא כבויה, הטריגרים של החיוב יידחו.

העתקת חשבוניות ל-Xero#

Flow עדיין אינה מסתנכרנת ישירות עם Xero. עד שזה יקרה, שלושה Zaps ישמרו את Xero מעודכנת. Xero הופכת לספר הלקוחות (receivables ledger) שלכם; אתם ממשיכים לתעד שעות, חשבוניות ותשלומים ב-Flow.

1. New Invoice Issued ← חשבונית ב-Xero. אתרו את איש הקשר ב-Xero לפי האימייל של הלקוח, או צרו אותו עם שם הלקוח, אימייל, מספר עוסק/ח.פ. ומדינה. צרו חשבונית מס (sales invoice) עם אותו מספר, תאריכים ומטבע, ואת התיק כאסמכתה. הוסיפו שורה אחת ב-Xero עבור כל שורה ב-Flow, בכמות 1 עבור סכום השורה (מכפלת כמות בתעריף עשויה לסטות בכמה אגורות ברשומות זמן קצרות), עם קוד החשבון ושיעור המס שקבע רואה החשבון שלכם. הוסיפו כל הנחה כשורה בעלת ערך שלילי.
2. New Payment Received ← תשלום ב-Xero. אתרו את החשבונית ב-Xero לפי המספר שלה והחילו את סכום התשלום, התאריך והאסמכתה על חשבון הבנק שלכם. אל תרשמו תקבולים גם ב-Invoice Paid: התשלומים כבר עשו זאת.
3. Invoice Voided ← ביטול ב-Xero. אתרו את החשבונית ב-Xero לפי המספר שלה ובטלו אותה (void).

השתמשו בסכומים עשרוניים (כגון 1250.00), ולא בסכומים באגורות, ושמרו את מזהה האירוע (באסמכתה של Xero, למשל) כדי שהרצה חוזרת של Zap לא תיצור כפילות. חשבוניות במטבע שאינו מטבע הבסיס של ארגון ה-Xero שלכם דורשות תוכנית Xero התומכת בריבוי מטבעות. כל טריגר נושא עד 500 שורות חשבונית. למחיקות חוב (write-offs) ולתשלומים שנמחקו אין טריגר, לכן יש לעדכן אותם ב-Xero באופן ידני.

אבטחת מפתח API#

• מפתח ה-API שלכם מאפשר לכל מי שמחזיק בו ליצור לידים בארגון שלכם, ועם גישת חיוב מופעלת – לקרוא את החשבוניות והתשלומים שלכם
• התייחסו אליו כמו אל סיסמה: אל תשתפו אותו בפומבי
• בצעו Regenerate Key אם אתם חושדים שהוא נחשף, או Revoke Key כדי לעצור את כל ה-Zaps. תהליכי Zap קיימים יפסיקו לפעול עד שיקבלו את המפתח החדש

אינדקס Lawzana#

חברו את סביבת העבודה שלכם ב-Lawzana Flow לכרטיס המשרד שלכם באינדקס עורכי הדין של Lawzana. החיבור אינו משנה את הרישום, הפרופיל או הדירוג שלכם.

מה זה עושה#

• קבלת לידים: לידים שאתם דורשים בעלות עליהם (claim) והודעות ישירות שאתם מקבלים באינדקס נוצרים כלידים ב-Lawzana Flow, ומסומנים במקור "Lawzana"
• התחברות מ-Lawzana: לחיצה על Open in Flow בליד בלוח הבקרה שלכם ב-Lawzana מחברת אתכם ל-Flow, ללא צורך בסיסמת Flow
• משתמשים (Seats) ונקודות זכות של AI: תוכנית Directory בתשלום מוסיפה משתמשים ונקודות זכות של AI לסביבת העבודה שלכם ב-Flow

התחברות#

הדרך הרגילה היא ללחוץ על Open in Flow בכל ליד בלוח הבקרה שלכם ב-Lawzana. בפעם הראשונה, Flow תציג מסך אישור אחד, תיצור את סביבת העבודה החינמית (Free) שלכם אם אין לכם כזו, תחבר את המשרד ותפתח את הליד. לידים והודעות מ-90 הימים האחרונים ייובאו (בחרו Import older leads too עבור לידים ישנים יותר). לאחר החיבור, Open in Flow מוביל ישירות לליד.

אם יצרתם את סביבת העבודה שלכם ב-Flow בנפרד, בעלים או מנהל יכולים לחבר אותה ידנית: עברו אל Settings ← Lawzana Directory, לחצו על Generate Pairing Token והדביקו את האסימון בלוח הבקרה שלכם ב-Lawzana תחת Settings > Lawzana Flow CRM בתוך 30 דקות. החיבור נשאר פעיל עד שתנתקו אותו.

זרימת לידים (Lead Flow)#

כאשר אתם דורשים בעלות על ליד או מקבלים הודעה באינדקס:

1. נוצר ליד ב-Lawzana Flow עם שמו של האדם, אימייל, טלפון והודעה
2. המקור שלו מסומן כ-"Lawzana"
3. שם הלקוח נבדק אל מול התיקים שלכם לאיתור ניגוד עניינים
4. חבר הצוות שהוקצה (או, אם לא הוקצה, הבעלים והמנהלים) מקבל התראה, והליד עומד בראש אימייל סדר היום היומי הבא

האפשרות Start AI pre-screening automatically (כבויה כברירת מחדל) מאפשרת לעוזר ה-AI לשלוח אימייל לכל ליד חדש מהאינדקס באופן מידי עם מספר שאלות קליטה ראשוניות, מחיבור האימייל של עורך הדין המוקצה. אם לאותו עורך דין אין חיבור אימייל, הלקוח הפוטנציאלי מקבל קישור לטופס הקליטה במקום זאת. לעולם לא מתבצעת פנייה ללידים שיובאו.

הזנת יומן (Calendar Feed)#

צפו במועדים הסופיים ובמשימות המעקב אחר לידים מ-Flow ב-Google Calendar, ב-Outlook או ב-Apple Calendar.

1. עברו אל Settings ← Calendar feed
2. לחצו על Create calendar link
3. לחצו על Add to Google Calendar או על אחד מכפתורי Outlook, או הדביקו את הקישור לתוך Apple Calendar

ההזנה מציגה מועדים סופיים בתיקים שאתם מורשים לראות, תזכורות ללידים ואת הפגישות שלקוחות מתאמים איתכם. מדובר בסנכרון חד-כיווני: שינויים שנעשים ביומן שלכם אינם חוזרים ל-Flow. אפליקציות יומן מתרעננות לפי לוח זמנים משלהן, כך שלמועד סופי חדש עשויות לחלוף מספר שעות עד שיופיע (ב-Outlook לעיתים רק פעם ביום). כל מי שיש לו את הקישור יכול לראות אירועים אלה, לכן השתמשו ב-Regenerate link אם הקישור דלף.

Stripe (מנוי)#

Stripe מטפלת בתשלומים עבור המנוי שלכם ל-Lawzana Flow. פעולה זו מוגדרת אוטומטית, ללא צורך בהגדרה מצדכם. היא אינה משמשת לגביית תשלומים מהלקוחות שלכם.

• אמצעי תשלום מנוהלים דרך פורטל החיוב של Stripe
• הגישה אליו מתבצעת דרך Settings ← Subscription ← Manage Billing
• לפרטים נוספים, ראו תוכניות ומנויים