מסמכים וקבצים

Lawzana Flow מספקת שתי דרכים לניהול מסמכים: כקובץ מצורף לתיק, או כקבצים עצמאיים במקטע "מסמכים". שתי הדרכים תומכות בניתוח מבוסס AI.

העלאת מסמכים#

לתיק#

1. פתחו את התיק ועברו ללשונית מסמכים
2. לחצו על העלאה או גררו ושחררו קבצים לאזור המיועד
3. המסמכים ישויכו אוטומטית לתיק

אם נבחרה תיקייה בעת ביצוע ההעלאה, הקבצים יישמרו באותה תיקייה.

למקטע המסמכים (קבצים עצמאיים)#

1. עברו אל מסמכים בסרגל הצידי ופתחו את הלשונית קבצים
2. לחצו על העלאת קבצים או גררו ושחררו קבצים
3. קבצים עצמאיים אינם מקושרים לאף תיק — פתרון שימושי לתבניות, חומרי עיון או מסמכים כלל-משרדיים. השתמשו באפשרות שיוך לתיק מאוחר יותר כדי להעביר קובץ לתיק מסוים.

פורמטים נתמכים#

מגבלות גודל קובץ#

• העלאות על-ידי חברי הצוות: עד 25 MB לקובץ
• העלאות על-ידי לקוחות (דרך הפורטל): עד 10 MB לקובץ, בפורמטים של PDF, Word, Excel, טקסט או תמונה

העלאת קבצים כפולים#

כאשר אתם מעלים קובץ לתיק או לליד שכבר מכילים בדיוק את אותו הקובץ, Flow מבקשת אישור לפני שמירתו. בחרו:

• ביטול — שמירת המסמך הקיים בלבד
• העלאת עותק — שמירת הקובץ מחדש כמסמך נוסף
• החלפת הקיים — שמירת המסמך הקיים, יחד עם התיקייה שלו, שיתוף הפורטל ותוצאות ה-AI, ומתן שם הקובץ החדש

כאשר אתם מעלים מספר קבצים לתיק בבת אחת, שאר הקבצים יישמרו תחילה ו-Flow תשאל לגבי כל קובץ כפול בנפרד. מסמכים שהועלו לפני שהבדיקה הזו הופעלה אינם נכללים בהשוואה.

ארגון בתיקיות#

ארגנו את המסמכים שלכם בתיקיות לניווט קל ונוח:

1. בלשונית המסמכים, לחצו על הצגת תיקיות
2. לחצו על סמל התיקייה החדשה לצד תיקיות ותנו שם לתיקייה
3. העבירו מסמכים באמצעות העברה לתיקייה מתוך פעולות המסמך
4. השתמשו באפשרות תת-תיקייה חדשה בתפריט התיקייה כדי ליצור תיקיות מקוננות; תוכלו גם לשנות שם או למחוק תיקיות משם

עיבוד AI#

בעת העלאת מסמך שה-AI מסוגל לקרוא, Lawzana Flow קוראת אותו ברקע ומחלצת את העובדות המרכזיות מתוכו. ה-AI קורא את הקובץ עצמו, כך שתמונות ודפים סרוקים מעובדים היטב בדיוק כמו מסמכים מוקלדים.

במקטע המסמכים, כל קובץ מציג את הסטטוס שלו: ממתין, טקסט חולץ או נותח.

ניתוח AI#

לחצו על הצגה וניתוח במסמך כדי לפתוח אותו באמצעות כלי ה-AI שלו. ראו תכונות AI לפרטים מלאים אודות:

• סיכום — סקירה כללית של המסמך בלחיצה אחת
• עובדות — תאריכים, צדדים, טענות, סכומים
• עוזר AI — שאילת שאלות לגבי המסמך
• בדיקה — הרצת בדיקת playbook לאיתור בעיות ופערים
• ישויות — איתור האנשים והחברות המוזכרים במסמך, והוספתם לאנשי הקשר שלכם או לתיק

שיתוף מסמכים עם לקוחות#

כדי לשתף מסמך דרך פורטל הלקוחות:

1. פתחו את לשונית ה-מסמכים של התיק
2. הפעילו את המתג בעמודת פורטל לקוחות עבור אותו מסמך (בטלפון נייד, בחרו שיתוף לפורטל בתפריט המסמך)
3. המסמך יהפוך לגלוי בתצוגת הפורטל של הלקוח, ויסומן כ-משותף ברשימה שלכם
4. לקוחות יכולים להוריד מסמכים משותפים

הורדת מסמכים#

• לחצו על סמל ה-הורדה לצד כל מסמך כדי לשמור עותק
• המסמכים יורדים בפורמט המקורי שלהם
• לקוחות יכולים להוריד מסמכים משותפים מתוך הפורטל

מחיקת מסמכים#

1. לחצו על סמל ה-מחיקה לצד מסמך (בטלפון נייד, השתמשו בתפריט המסמך)
2. אשרו את המחיקה

רק בעלים ומנהלי מערכת (admins) יכולים למחוק מסמכי תיק וקבצים עצמאיים; בליד, כל אחד מלבד בעלי הרשאת צפייה בלבד (viewers) יכול למחוק מסמכים. ניתן גם להעביר קבצים עצמאיים לארכיון ולשחזר אותם במקום למחוק.