เอกสารและไฟล์

Lawzana Flow มีสองวิธีในการจัดการเอกสาร: แนบไว้กับคดีความ หรือเก็บเป็นไฟล์แยกต่างหากในส่วน "เอกสาร" (Documents) โดยทั้งสองรูปแบบรองรับการวิเคราะห์ด้วยระบบ AI

การอัปโหลดเอกสาร#

ไปยังคดีความ#

1. เปิดคดีความและไปที่แท็บ Documents
2. คลิก Upload จากนั้นลากและวางไฟล์ลงในหน้าต่าง หรือคลิก Browse Files คุณสามารถเพิ่มหลายไฟล์พร้อมกันได้
3. เอกสารจะเชื่อมโยงกับคดีความนั้นโดยอัตโนมัติ

หากมีการเลือกโฟลเดอร์ไว้ขณะที่คุณอัปโหลด ไฟล์จะเข้าไปอยู่ในโฟลเดอร์นั้น

หน้าต่างอัปโหลดยังมีปุ่ม Google Drive และ OneDrive ให้คุณเลือกไฟล์จากที่นั่น แล้ว Flow จะเพิ่มสำเนาเข้าไปยังคดีความ เสมือนว่าคุณอัปโหลดไฟล์จากคอมพิวเตอร์ของคุณเอง Flow จะอ่านเฉพาะไฟล์ที่คุณเลือกเท่านั้น ส่วน Google Docs, Sheets และ Slides จะถูกเพิ่มเป็นไฟล์ Word, Excel, PowerPoint หรือ PDF

ไปยังส่วนเอกสาร (ไฟล์แยกอิสระ)#

1. ไปที่ Documents ในแถบด้านข้าง แล้วเปิดแท็บ Files
2. คลิก Upload Files หรือลากและวางไฟล์
3. ไฟล์แยกอิสระจะไม่ผูกกับคดีความใดๆ เหมาะสำหรับใช้จัดเก็บเทมเพลต เอกสารอ้างอิง หรือเอกสารสำหรับใช้งานทั่วทั้งสำนักงาน คุณสามารถใช้ Assign to Matter ในภายหลังเพื่อย้ายไฟล์ไปยังคดีความได้

รูปแบบไฟล์ที่รองรับ#

ขีดจำกัดขนาดไฟล์#

• การอัปโหลดโดยสมาชิกในทีม: สูงสุด 25 MB ต่อไฟล์
• การอัปโหลดโดยลูกความ (ผ่านพอร์ทัล): สูงสุด 10 MB ต่อไฟล์ ในรูปแบบ PDF, Word, Excel, ข้อความ หรือรูปภาพ

การอัปโหลดไฟล์ซ้ำ#

เมื่อคุณอัปโหลดไฟล์ไปยังคดีความหรือลีดที่มีไฟล์เดียวกันทุกประการอยู่แล้ว Flow จะถามก่อนที่จะจัดเก็บ ให้เลือก:

• Cancel: เก็บเฉพาะเอกสารเดิมที่มีอยู่
• Upload a copy: จัดเก็บไฟล์ซ้ำอีกครั้งเป็นเอกสารที่สอง
• Replace existing: เก็บเอกสารเดิมไว้พร้อมทั้งโฟลเดอร์ การแชร์บนพอร์ทัล และผลการวิเคราะห์ของ AI แล้วแทนที่ด้วยชื่อไฟล์ใหม่

เมื่อคุณอัปโหลดหลายไฟล์ไปยังคดีความพร้อมกัน ไฟล์อื่นๆ จะถูกจัดเก็บก่อน และ Flow จะถามเกี่ยวกับไฟล์ที่ซ้ำกันทีละไฟล์ เอกสารที่อัปโหลดไว้ก่อนที่จะมีฟังก์ชันการตรวจสอบนี้จะไม่ถูกนำมาเปรียบเทียบ

การจัดระเบียบโฟลเดอร์#

จัดระเบียบเอกสารของคุณเป็นโฟลเดอร์เพื่อความสะดวกในการค้นหา:

1. ในแท็บ Documents ให้คลิก Show folders
2. คลิกไอคอนสร้างโฟลเดอร์ใหม่ถัดจาก Folders และตั้งชื่อโฟลเดอร์
3. ย้ายเอกสารด้วยตัวเลือก Move to Folder ในเมนูการดำเนินการของเอกสาร
4. ใช้ New subfolder ในเมนูของโฟลเดอร์เพื่อสร้างโฟลเดอร์ย่อย คุณยังสามารถเปลี่ยนชื่อหรือลบโฟลเดอร์ได้จากที่นั่นเช่นกัน

การประมวลผลด้วย AI#

เมื่อคุณอัปโหลดเอกสารที่ AI สามารถอ่านได้ Lawzana Flow จะอ่านเอกสารในพื้นหลังและแยกข้อเท็จจริงสำคัญออกมา AI จะอ่านตัวไฟล์โดยตรง ดังนั้นรูปภาพและหน้าเอกสารที่สแกนมาจึงใช้งานได้ดีไม่ต่างจากเอกสารที่พิมพ์ขึ้น

ในส่วน Documents แต่ละไฟล์จะแสดงสถานะ: Pending, Text extracted หรือ Analyzed

การวิเคราะห์ด้วย AI#

คลิก View & Analyze ที่เอกสารเพื่อเปิดดูพร้อมเครื่องมือ AI หรือคลิก Open in Assistant เพื่อสอบถาม Assistant เกี่ยวกับเอกสารนั้น ดูรายละเอียดทั้งหมดได้ที่ ฟีเจอร์ AI ซึ่งครอบคลุม:

• Summary: ภาพรวมของเอกสารในคลิกเดียว
• Facts: วันที่ คู่ความ ข้อเรียกร้อง ยอดเงิน
• AI Assistant: ถามคำถามเกี่ยวกับเอกสาร
• Review: ดำเนินการตรวจสอบตามเพลย์บุ๊กเพื่อหาข้อผิดพลาดและช่องโหว่
• Entities: ค้นหาบุคคลและบริษัทที่ระบุในเอกสาร และเพิ่มลงในผู้ติดต่อหรือคดีความของคุณ

การแชร์เอกสารกับลูกความ#

การแชร์เอกสารผ่านพอร์ทัลสำหรับลูกความ:

1. เปิดแท็บ Documents ของคดีความ
2. เปิดสวิตช์ในคอลัมน์ Client Portal สำหรับเอกสารนั้น (บนโทรศัพท์ ให้เลือก Share to Portal ในเมนูของเอกสาร)
3. เอกสารจะปรากฏให้เห็นในมุมมองพอร์ทัลของลูกความ และจะระบุว่า Shared ในรายการของคุณ
4. ลูกความสามารถดาวน์โหลดเอกสารที่แชร์ได้

เอกสารที่ลงนามแล้ว#

เมื่อทุกคนลงนามในเอกสารร่างที่ส่งไปขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จากลีดหรือคดีความเรียบร้อยแล้ว Flow จะจัดเก็บไฟล์ PDF ที่ลงนามแล้วไว้ในเอกสารของลีดหรือคดีความนั้นโดยอัตโนมัติ สำเนาที่คุณอัปโหลดผ่าน Upload signed copy ก็จะถูกจัดเก็บในลักษณะเดียวกัน ดูเพิ่มเติมได้ที่ การร่างเอกสาร

การดาวน์โหลดเอกสาร#

• คลิกไอคอน ดาวน์โหลด ถัดจากเอกสารใดก็ได้เพื่อบันทึกสำเนา
• เอกสารจะถูกดาวน์โหลดในรูปแบบไฟล์ต้นฉบับ
• ลูกความสามารถดาวน์โหลดเอกสารที่แชร์ได้จากพอร์ทัล

การลบเอกสาร#

1. คลิกไอคอน ลบ ถัดจากเอกสาร (บนโทรศัพท์ ให้ใช้เมนูของเอกสาร)
2. ยืนยันการลบ

เฉพาะเจ้าของ (Owner) และผู้ดูแลระบบ (Admin) เท่านั้นที่สามารถลบเอกสารของคดีความและไฟล์แยกอิสระได้ สำหรับลีด ทุกคนยกเว้นผู้ดู (Viewer) สามารถลบเอกสารได้ นอกจากนี้ ไฟล์แยกอิสระยังสามารถจัดเก็บถาวร (Archive) และกู้คืนในภายหลังแทนการลบได้เช่นกัน