Documenti e file

Lawzana Flow offre due modalità per gestire i documenti: allegati a una pratica oppure come file autonomi nella sezione Documenti. Entrambe le modalità supportano l'analisi basata sull'IA.

Caricamento dei documenti#

In una pratica#

1. Apra la pratica e acceda alla scheda Documenti
2. Faccia clic su Carica oppure trascini i file nell'area indicata
3. I documenti vengono associati automaticamente alla pratica

Se al momento del caricamento è selezionata una cartella, i file verranno inseriti in tale cartella.

Nella sezione Documenti (file autonomi)#

1. Vada su Documenti nella barra laterale e apra la scheda File
2. Faccia clic su Carica file o utilizzi il trascinamento della selezione
3. I file autonomi non sono collegati ad alcuna pratica: sono utili per modelli, materiali di riferimento o documenti a livello di studio. Utilizzi in seguito Assegna alla pratica per trasferirne uno all'interno di una pratica.

Formati supportati#

Limiti di dimensione dei file#

• Caricamenti da parte dei membri del team: fino a 25 MB per file
• Caricamenti da parte dei clienti (tramite portale): fino a 10 MB per file, in formato PDF, Word, Excel, testo o immagine

Caricamenti duplicati#

Quando carica un file in una pratica o in un lead che contiene già esattamente lo stesso file, Flow chiede conferma prima di archiviarlo. Scelga tra:

• Annulla — conserva solo il documento esistente
• Carica una copia — archivia nuovamente il file come secondo documento
• Sostituisci esistente — conserva il documento esistente, mantenendo la cartella, la condivisione nel portale e i risultati dell'IA, assegnandogli il nuovo nome file

Quando carica più file contemporaneamente in una pratica, gli altri vengono archiviati per primi e Flow chiede conferma per ciascun duplicato uno alla volta. I documenti caricati prima dell'introduzione di questo controllo non vengono confrontati.

Organizzazione in cartelle#

Organizzi i Suoi documenti in cartelle per agevolarne la consultazione:

1. Nella scheda Documenti, faccia clic su Mostra cartelle
2. Faccia clic sull'icona di nuova cartella accanto a Cartelle e assegni un nome alla cartella
3. Sposti i documenti selezionando Sposta nella cartella tra le azioni del documento
4. Utilizzi Nuova sottocartella nel menu di una cartella per creare cartelle nidificate; dallo stesso menu è anche possibile rinominare o eliminare le cartelle

Elaborazione con IA#

Quando carica un documento leggibile dall'IA, Lawzana Flow lo elabora in background ed estrae le informazioni chiave. L'IA legge direttamente il file, pertanto le foto e le pagine scansionate funzionano tanto quanto i documenti digitati.

Nella sezione Documenti, ciascun file mostra il proprio stato: In attesa, Testo estratto o Analizzato.

Analisi con IA#

Faccia clic su Visualizza e analizza su un documento per aprirlo con i relativi strumenti di IA. Consulti Funzionalità IA per i dettagli completi su:

• Riepilogo — Panoramica del documento con un clic
• Fatti — Date, parti, pretese, importi
• Assistente IA — Ponga domande relative al documento
• Revisione — Esegua un'analisi tramite playbook per rilevare criticità e lacune
• Entità — Individui le persone e le società menzionate nel documento e le aggiunga ai Suoi contatti o alla pratica

Condivisione dei documenti con i clienti#

Per condividere un documento tramite il portale clienti:

1. Apra la scheda Documenti della pratica
2. Attivi l'interruttore nella colonna Portale clienti per quel documento (su smartphone, selezioni Condividi sul portale nel menu del documento)
3. Il documento diventa visibile nella vista del portale del cliente, contrassegnato come Condiviso nel Suo elenco
4. I clienti possono scaricare i documenti condivisi

Download dei documenti#

• Faccia clic sull'icona di download accanto a qualsiasi documento per salvarne una copia
• I documenti vengono scaricati nel loro formato originale
• I clienti possono scaricare i documenti condivisi dal portale

Eliminazione dei documenti#

1. Faccia clic sull'icona di eliminazione accanto a un documento (su smartphone, utilizzi il menu del documento)
2. Confermi l'eliminazione

Solo i proprietari e gli amministratori possono eliminare i documenti delle pratiche e i file autonomi; all'interno di un lead, chiunque tranne i visualizzatori può eliminare i documenti. I file autonomi possono anche essere archiviati e ripristinati in alternativa all'eliminazione.