Documenti e file
Lawzana Flow offre due modalità per gestire i documenti: allegati a una pratica oppure come file indipendenti nella sezione Documenti. Entrambe le modalità supportano l'analisi basata sull'intelligenza artificiale.
Caricamento dei documenti#
In una pratica#
- Apra la pratica e acceda alla scheda Documenti
- Clicchi su Carica, quindi trascini e rilasci i file nella finestra oppure clicchi su Sfoglia file. È possibile aggiungere più file contemporaneamente
- I documenti vengono associati automaticamente alla pratica
Se al momento del caricamento è selezionata una cartella, i file verranno inseriti in tale cartella.
La finestra di caricamento include anche i pulsanti Google Drive e OneDrive. Selezioni i file da tali servizi e Flow ne aggiungerà una copia alla pratica, esattamente come se fossero stati caricati dal Suo computer. Flow accede esclusivamente ai file selezionati. I documenti Google Docs, Sheets e Slides vengono aggiunti rispettivamente come file Word, Excel, PowerPoint o PDF.
Nella sezione Documenti (indipendenti)#
- Vada su Documenti nella barra laterale e apra la scheda File
- Clicchi su Carica file oppure trascini e rilasci i file
- I file indipendenti non sono collegati ad alcuna pratica. Può utilizzarli per modelli, materiali di consultazione o documenti condivisi a livello di studio. Utilizzi successivamente l'opzione Assegna a pratica per trasferire un file all'interno di una pratica.
Formati supportati#
| Formato | Estensione | Note |
|---|---|---|
.pdf |
Letto dall'IA, inclusi i PDF scansionati | |
| Word | .docx |
Letto dall'IA |
| Testo | .txt, .md, .csv, .json, .xml |
Letto dall'IA |
| Foto e scansioni | .jpg, .jpeg, .png, .webp |
Letti dall'IA come i PDF |
| Excel, PowerPoint | .xls, .xlsx, .ppt, .pptx |
Archiviati, non letti dall'IA |
.eml, .msg |
Archiviate, non lette dall'IA | |
| Altri | .doc, .rtf, .zip, .gif, .bmp, .avif, .heic |
Archiviati, non letti dall'IA |
Limiti di dimensione dei file#
- Caricamenti da parte dei membri del team: Fino a 25 MB per file
- Caricamenti da parte dei clienti (tramite portale): Fino a 10 MB per file, in formato PDF, Word, Excel, testo o immagine
Caricamento di duplicati#
Quando carica un file in una pratica o in un lead che contiene già esattamente lo stesso file, Flow Le chiederà conferma prima di archiviarlo. Può scegliere tra:
- Annulla: mantiene solo il documento esistente
- Carica una copia: archivia nuovamente il file come secondo documento
- Sostituisci esistente: mantiene il documento esistente, con la relativa cartella, la condivisione sul portale e i risultati dell'IA, assegnandogli il nuovo nome file
Quando carica più file contemporaneamente in una pratica, gli altri vengono archiviati per primi e Flow richiederà istruzioni per ciascun duplicato uno alla volta. I documenti caricati prima dell'introduzione di questo controllo non vengono confrontati.
Organizzazione in cartelle#
Organizzi i Suoi documenti in cartelle per agevolarne la consultazione:
- Nella scheda Documenti, clicchi su Mostra cartelle
- Clicchi sull'icona di nuova cartella accanto a Cartelle e assegni un nome alla cartella
- Sposti i documenti selezionando Sposta nella cartella tra le azioni del documento
- Utilizzi l'opzione Nuova sottocartella nel menu di una cartella per nidificare le cartelle; dallo stesso menu può anche rinominarle o eliminarle
Elaborazione tramite IA#
Quando carica un documento compatibile con l'IA, Lawzana Flow lo legge in background ed estrae le informazioni chiave. L'IA legge direttamente il file, pertanto le foto e le pagine scansionate funzionano con la stessa efficacia dei documenti digitali.
Nella sezione Documenti, ciascun file mostra il proprio stato: In attesa, Testo estratto o Analizzato.
Analisi IA#
Clicchi su Visualizza e analizza su un documento per aprirlo con gli strumenti di IA dedicati, oppure su Apri nell'Assistente per porre domande all'Assistente in merito al file. Consulti Funzionalità IA per tutti i dettagli su:
- Riepilogo: Panoramica del documento con un solo clic
- Fatti: Date, parti, pretese, importi
- Assistente IA: Ponga domande relative al documento
- Revisione: Esegua una revisione basata su playbook per individuare criticità e lacune
- Entità: Rilevi le persone e le aziende menzionate nel documento e le aggiunga ai Suoi contatti o alla pratica
Condivisione dei documenti con i clienti#
Per condividere un documento tramite il portale clienti:
- Apra la scheda Documenti della pratica
- Attivi l'interruttore nella colonna Portale clienti relativo a quel documento (da smartphone, selezioni Condividi sul portale nel menu del documento)
- Il documento diventa visibile nella vista del portale del cliente e viene contrassegnato come Condiviso nel Suo elenco
- I clienti possono scaricare i documenti condivisi
Documenti firmati#
Quando tutti i firmatari hanno sottoscritto una bozza inviata per la firma elettronica da un lead o da una pratica, Flow archivia il PDF firmato tra i documenti di quel lead o di quella pratica. Una copia caricata tramite Carica copia firmata viene archiviata nello stesso modo. Consulti Redazione.
Download dei documenti#
- Clicchi sull'icona di download accanto a qualsiasi documento per salvarne una copia
- I documenti vengono scaricati nel loro formato originale
- I clienti possono scaricare i documenti condivisi dal portale
Eliminazione dei documenti#
- Clicchi sull'icona di eliminazione accanto a un documento (da smartphone, utilizzi il menu del documento)
- Confermi l'eliminazione
Solo i proprietari e gli amministratori possono eliminare i documenti delle pratiche e i file indipendenti; all'interno di un lead, chiunque tranne i visualizzatori può eliminare i documenti. In alternativa, i file indipendenti possono essere archiviati e successivamente ripristinati.