Team e ruoli
Lawzana Flow supporta team multiutente con controllo degli accessi basato sui ruoli. Questa guida illustra come invitare i membri del team, assegnare i ruoli e gestire i permessi.
Ruoli utente#
Ogni membro del team ha uno dei quattro ruoli disponibili, elencati dal livello di accesso più alto a quello più basso:
| Ruolo | Permessi |
|---|---|
| Owner | Accesso completo a ogni elemento, inclusi l'abbonamento, il portale di fatturazione e i log di controllo. È consentito un solo titolare (Owner) per organizzazione. |
| Admin | Gestione dei membri del team, delle impostazioni dell'organizzazione, dei flussi di lavoro, delle integrazioni e dell'impostazione per l'eccedenza di utilizzo dell'IA. Registrazione dei pagamenti, visualizzazione dei dati di fatturazione dello studio e gestione dei conti fiduciari. Non può modificare il piano né il metodo di pagamento. |
| Member | Gestione di lead, pratiche, documenti, contatti e bozze. Registrazione di tempi e spese, nonché preparazione e invio delle fatture. Non può modificare le impostazioni a livello di studio, registrare pagamenti o gestire il team. |
| Viewer | Accesso in sola lettura. Non può creare o modificare lead, pratiche, documenti, contatti o bozze. |
I lead e le pratiche visibili a membri e viewer dipendono dall'opzione Visibilità dei record in Impostazioni → Accesso: solo quelli assegnati o condivisi con loro (impostazione predefinita), oppure tutti gli elementi presenti nello studio. I titolari (Owner) e gli amministratori (Admin) possono visualizzare ogni lead e pratica, a eccezione delle pratiche limitate da una barriera etica che non li include.
Invitare i membri del team#
- Andate su Impostazioni → Membri
- Fate clic su Invita membro
- Inserite l'indirizzo email della persona
- Scegliete un ruolo (Admin, Member o Viewer)
- Fate clic su Invia invito
La persona invitata riceverà un'email con un link per unirsi alla vostra organizzazione. Se non possiede già un account Lawzana Flow, ne creerà uno al momento dell'accettazione. Gli inviti scadono dopo 7 giorni; potete inviarli nuovamente dall'elenco Inviti in sospeso.
Quante persone è possibile invitare#
Il piano Free include 2 membri del team, voi compresi, e gli inviti in sospeso vengono conteggiati in questo limite. I piani Essentials e Advanced non hanno un limite di membri; ciascun membro rappresenta una postazione a pagamento. Gli studi legali collegati alla Lawzana Directory possono disporre di postazioni aggiuntive tramite il proprio piano Directory.
Gestione dei membri del team#
Modificare il ruolo di un membro#
- Andate su Impostazioni → Membri
- Individuate il membro del team
- Aprite il menu Altre opzioni accanto al suo nome
- Selezionate Imposta come Admin, Imposta come Member o Imposta come Viewer
Rimuovere un membro del team#
- Andate su Impostazioni → Membri
- Individuate il membro del team
- Fate clic su Rimuovi dal team nel menu Altre opzioni
- Se lo desiderate, selezionate una persona a cui riassegnare i suoi lead e le sue pratiche
- Confermate con Rimuovi membro
I membri rimossi perdono l'accesso immediatamente. La loro attività passata (note, caricamenti, modifiche) viene conservata all'interno del sistema.
Gruppi#
Organizzate i membri del team in gruppi:
- Andate su Impostazioni → Gruppi
- Fate clic su Nuovo gruppo
- Assegnate un nome al gruppo e aggiungete i membri
- Se opportuno, indicate un responsabile del gruppo
I gruppi sono utili per:
- Condividere un lead o una pratica con più persone contemporaneamente
- Organizzare il lavoro in base ai dipartimenti
Chiusura dell'account#
Per chiudere l'account del vostro studio o trasferirne la titolarità, contattate l'assistenza all'indirizzo [email protected].
Dettagli sui permessi#
Azioni consentite per ciascun ruolo#
| Azione | Owner | Admin | Member | Viewer |
|---|---|---|---|---|
| Visualizzare i lead e le pratiche a cui hanno accesso | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Creare/modificare lead | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Creare/modificare pratiche | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Caricare documenti | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Creare/modificare bozze | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Gestire i contatti | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Eliminare lead, pratiche, documenti e contatti | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Invitare membri del team | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Gestire le impostazioni | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Configurare le integrazioni (la chiave del widget per il sito web è riservata all'Owner) | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Gestire l'impostazione per l'eccedenza di utilizzo dell'IA | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Modificare il piano, annullare l'abbonamento o accedere al portale di fatturazione | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
| Visualizzare i log di controllo | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
Permessi di fatturazione#
La fatturazione segue un'unica regola fondamentale: chiunque lavori su una pratica può registrare il tempo, preparare e inviare fatture; tuttavia, solo i titolari (Owner) e gli amministratori (Admin) possono gestire le transazioni economiche effettive, ovvero pagamenti, storni, annullamenti, somme dei clienti e dati finanziari dello studio.
| Azione | Owner | Admin | Member | Viewer |
|---|---|---|---|---|
| Visualizzare tempi, spese e fatture di una pratica | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Registrare tempi, avviare un timer, aggiungere spese; modificare o eliminare le proprie voci non fatturate | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Modificare o eliminare le spese inserite da un collega | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Definire gli accordi sui compensi e la valuta di una pratica, nonché i dettagli di fatturazione e le tariffe di un cliente | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Creare, modificare ed eliminare una bozza di fattura; finalizzarla; inviarla via email | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Inviare un sollecito di pagamento a partire dalla fattura | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Stampare o salvare una fattura in formato PDF | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Registrare o eliminare un pagamento, uno storno, un annullamento | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Impostazioni → Fatturazione e tariffe | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Dashboard di fatturazione ed Esportazione per il commercialista | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Conti fiduciari e movimenti fiduciari | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Chiave API di Zapier e opzione Consenti alle integrazioni di leggere i dati di fatturazione | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
I membri necessitano inoltre dell'accesso in scrittura alla pratica per poter eseguire le azioni a loro consentite. I viewer, così come chiunque disponga di una condivisione in sola lettura su una pratica, possono visualizzare i relativi tempi, spese e fatture, ma senza i pulsanti operativi per modificarli. I membri non visualizzano la Dashboard di fatturazione, la scheda Fiduciaria della pratica o la scheda del tempo non fatturato nella Panoramica della pratica.
Le barriere etiche hanno la precedenza sui ruoli: un utente escluso da una pratica non può aprirla e i relativi importi verranno omessi dalla sua Dashboard di fatturazione e dalle esportazioni. Per maggiori dettagli, consultate Barriere etiche.