Equipo y roles
Lawzana Flow admite equipos multiusuario con control de acceso basado en roles. Esta guía explica cómo invitar a miembros del equipo, asignar roles y gestionar permisos.
Roles de usuario#
Cada miembro del equipo tiene uno de cuatro roles, ordenados de mayor a menor nivel de acceso:
| Rol | Permisos |
|---|---|
| Propietario | Acceso total a todo, incluidos la suscripción, el portal de facturación y los registros de auditoría. Solo un propietario por organización. |
| Administrador | Gestionar miembros del equipo, la configuración de la organización, los flujos de trabajo e integraciones, y el ajuste de exceso de uso de IA. Registrar pagos, consultar las cifras de facturación del despacho y gestionar cuentas fiduciarias. No puede cambiar el plan ni el método de pago. |
| Miembro | Trabajar en clientes potenciales, expedientes, documentos, contactos y borradores. Registrar tiempo y gastos, así como preparar y enviar facturas. No puede modificar la configuración general del despacho, registrar pagos ni gestionar el equipo. |
| Lector | Acceso de solo lectura. No puede crear ni editar clientes potenciales, expedientes, documentos, contactos ni borradores. |
Los clientes potenciales y expedientes que ven los miembros y lectores dependen de la Visibilidad de registros en Configuración → Acceso: solo aquellos asignados o compartidos con ellos (opción predeterminada), o bien todos los del despacho. Los propietarios y administradores ven todos los clientes potenciales y expedientes, excepto los expedientes restringidos por una barrera ética que no los incluya.
Compartir un cliente potencial o expediente, ya sea con compañeros o con el cliente, corresponde a los propietarios, administradores y al abogado responsable del registro. De cara al cliente, esto incluye crear un enlace al portal, compartir un documento en el portal y enviar el formulario de admisión de clientes. Cualquier miembro con permisos para editar el registro puede dejar de compartir un documento.
Cómo invitar a miembros del equipo#
- Vaya a Configuración → Miembros
- Haga clic en Invitar a miembro
- Introduzca la dirección de correo electrónico de la persona
- Elija un rol (Administrador, Miembro o Lector)
- Haga clic en Enviar invitación
La persona invitada recibirá un correo electrónico con un enlace para unirse a su organización. Si no dispone de una cuenta en Lawzana Flow, podrá crear una al aceptar. Las invitaciones caducan a los 7 días; puede reenviarlas desde la lista de Invitaciones pendientes.
Cuántas personas puede invitar#
El plan Free incluye 2 miembros del equipo, usted inclusive, y las invitaciones pendientes cuentan para dicho límite. Essentials y Advanced no tienen límite de miembros; cada miembro constituye una plaza de pago. Los despachos conectados al Lawzana Directory pueden obtener plazas adicionales a través de su plan de Directory.
Gestión de los miembros del equipo#
Cambiar el rol de un miembro#
- Vaya a Configuración → Miembros
- Localice al miembro del equipo
- Abra el menú Más opciones junto a su nombre
- Seleccione Hacer administrador, Hacer miembro o Hacer lector
Eliminar a un miembro del equipo#
- Vaya a Configuración → Miembros
- Localice al miembro del equipo
- Haga clic en Eliminar del equipo en el menú Más opciones
- Si lo desea, elija a una persona para que asuma sus clientes potenciales y expedientes
- Confirme con Eliminar miembro
Los miembros eliminados pierden el acceso de inmediato. Su actividad anterior (notas, archivos subidos, modificaciones) se conserva en el sistema.
Grupos#
Organice a los miembros del equipo en grupos:
- Vaya a Configuración → Grupos
- Haga clic en Nuevo grupo
- Asigne un nombre al grupo y añada miembros
- Marque un responsable de grupo si corresponde
Los grupos son útiles para:
- Compartir un cliente potencial o expediente con varias personas a la vez
- Organizarse por departamentos
Cómo cerrar su cuenta#
Para cerrar la cuenta de su despacho o transferir la titularidad, póngase en contacto con el servicio de soporte en [email protected].
Detalles de los permisos#
Qué puede hacer cada rol#
| Acción | Propietario | Administrador | Miembro | Lector |
|---|---|---|---|---|
| Ver clientes potenciales y expedientes a los que tienen acceso | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Crear/editar clientes potenciales | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Crear/editar expedientes | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Subir documentos | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Crear/editar borradores | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Gestionar contactos | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Eliminar clientes potenciales, expedientes, documentos y contactos | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Invitar a miembros del equipo | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Gestionar la configuración | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Compartir un cliente potencial o expediente con compañeros o con el cliente | ✓ | ✓ | Solo el abogado responsable | ✗ |
| Configurar integraciones (la clave del widget web es exclusiva del Propietario) | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Fuentes de clientes potenciales, la dirección para consultas y sus correos apartados | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Preguntas de admisión | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Importar datos desde una hoja de cálculo | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Gestionar el ajuste de exceso de uso de IA | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Cambiar el plan, cancelar o abrir el portal de facturación | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
| Ver registros de auditoría | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
| Modificar la configuración de barreras éticas | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
Permisos de facturación#
La facturación sigue una regla: cualquiera que trabaje en un expediente puede registrar tiempo y preparar y enviar facturas, pero solo los propietarios y administradores gestionan el dinero una vez materializado, es decir, pagos, amortizaciones/ajustes, anulaciones, fondos de clientes y las cifras del despacho.
| Acción | Propietario | Administrador | Miembro | Lector |
|---|---|---|---|---|
| Ver el tiempo, gastos y facturas de un expediente | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Registrar tiempo, iniciar un cronómetro, añadir gastos; editar o eliminar sus propias entradas no facturadas | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Editar o eliminar los gastos de un compañero | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Configurar el acuerdo de honorarios y la moneda de un expediente, así como los Datos de facturación y las Tarifas de facturación de un cliente | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Crear, editar y eliminar un borrador de factura; finalizarlo; enviarlo por correo electrónico | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Enviar un recordatorio de pago desde la factura | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Imprimir o guardar una factura como PDF | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Registrar o eliminar un pago, amortización/ajuste o anulación | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Configuración → Facturación y tarifas | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Panel de facturación y Exportar para contable | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Cuentas fiduciarias y movimientos de fondos en fideicomiso | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Clave de API de Zapier y Permitir que las integraciones lean datos de facturación | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
Los miembros también necesitan permisos de edición en el expediente para las acciones indicadas para ellos. Los lectores, así como cualquier persona con la que se comparta un expediente en modo de solo lectura, verán su tiempo, gastos y facturas sin los botones para modificarlos. Los miembros no ven el Panel de facturación, la pestaña Fondos fiduciarios del expediente ni la tarjeta de tiempo no facturado en la Vista general del expediente.
Las barreras éticas se aplican por encima de los roles: una persona excluida de un expediente no puede abrirlo, y las cifras de dicho expediente se omiten en su Panel de facturación y en las exportaciones. Consulte Barreras éticas.