Redacción

El módulo de redacción de Lawzana Flow le permite crear, editar y gestionar documentos jurídicos con la asistencia de la IA. Los documentos se redactan en un editor de texto enriquecido que integra funciones de IA.

Crear un borrador#

Vaya a Documentos → Borradores y plantillas, haga clic en Nuevo y luego en Nuevo documento. Desde un asunto, haga clic en Nuevo borrador en la pestaña de documentos del asunto: los borradores en blanco, a partir de plantillas o generados por IA que se inicien de esta forma quedarán vinculados a dicho asunto. Dispone de cinco formas de comenzar:

1. Comenzar en blanco#

Asigne un título y un tipo de documento al archivo y, a continuación, redacte desde cero en un editor vacío.

2. A partir de una plantilla#

Seleccione una de las plantillas de su firma y comience con su contenido. Esta opción aparecerá en cuanto su firma cuente con al menos una plantilla. Cree plantillas mediante Nuevo → Nueva plantilla: Crear manualmente, Generación por IA o Desde la biblioteca inicial (consulte Funciones de IA). En una plantilla, introduzca los datos que varían de un cliente a otro como marcadores de posición entre corchetes, por ejemplo [Nombre del cliente], y sustitúyalos en cada borrador.

Para reutilizar un borrador existente, abra la pestaña Borradores y seleccione Duplicar en el menú del borrador. El original permanecerá intacto.

3. Importar Word#

Suba un archivo de Word (.docx, de hasta 10 MB). Se convertirá en un borrador editable. Guarde previamente los archivos .doc más antiguos en formato .docx.

4. Importar PDF#

Suba un archivo PDF (de hasta 20 MB). Flow extraerá su texto y la IA lo maquetará como un borrador editable. Los PDF basados en texto ofrecen los mejores resultados. Es posible que los documentos escaneados no se extraigan correctamente. Un PDF puede contener hasta unos 400.000 caracteres de texto.

Créditos de IA utilizados: 1 crédito por cada 40.000 caracteres de texto

5. Generación por IA#

Permita que la IA cree un primer borrador completo:

1. Haga clic en Generación por IA
2. Introduzca un título, el tipo de documento y el área de práctica
3. Describa lo que necesita (p. ej., «Acuerdo de confidencialidad para un contrato de desarrollo de software con una vigencia de 2 años»)
4. Haga clic en Generar documento y, a continuación, revise y edite el resultado en el editor

Créditos de IA utilizados: 3 créditos

Asistentes guiados#

Al iniciar un borrador desde un asunto, la ventana Nuevo documento también muestra los Asistentes guiados, junto con el asistente para la Carta de encargo (véase más adelante).

El editor#

El editor de redacción proporciona herramientas de formato habituales.

Barra de herramientas de formato#

Escriba / en el documento para acceder a los mismos bloques, además de Insertar cláusula y Asistencia de IA.

El botón Documentos de referencia en la cabecera abre los archivos PDF del asunto vinculado junto a su borrador, de modo que pueda consultarlos mientras redacta.

Exportar#

El menú Exportar ofrece las siguientes opciones:

• Vista previa como la ve el cliente: el PDF exactamente como lo recibirá su cliente
• Copia inteligente (HTML + texto): copia el documento para pegarlo en otra ubicación
• Exportar como DOCX y Exportar como PDF: descargue el documento, con el membrete si está activado
• Importar versión editada: incorpore de nuevo un archivo .docx que haya editado en Word (véase más adelante)
• Guardar PDF en el asunto: en el caso de borradores vinculados a un asunto, archiva una copia en PDF en los documentos de dicho asunto

Edición en Word#

Exporte el borrador como DOCX, edítelo en Word y, a continuación, seleccione Exportar → Importar versión editada y elija el archivo .docx modificado. Su texto sustituirá al del borrador. Flow guardará primero el texto anterior en el Historial de versiones, para que pueda restaurarlo si lo necesita. Acepte o rechace cualquier cambio pendiente de la IA antes de importar.

Diseño de página#

• El editor pagina el documento mientras usted lo edita, incorporando el membrete si está activado
• Los saltos de página que inserte serán visibles en el documento

Membrete de la firma#

Añada el logotipo y los datos de su firma una sola vez. Flow los incluirá en cada borrador que exporte, envíe o remita para su firma: en las páginas del editor, en los PDF y en los archivos de Word.

1. Vaya a Configuración → Datos de la firma, sección Membrete de la firma (o seleccione Configuración del membrete en el menú ... del editor)
2. Suba el Logotipo de la firma (PNG o JPEG, hasta 1 MB) y elija la Ubicación del logotipo: Izquierda o Centro
3. Seleccione el Tamaño de papel: A4 o US Letter
4. Añada de forma opcional un Teléfono, Correo electrónico, Sitio web y Pie de página (hasta dos líneas de 100 caracteres)
5. Active Usar membrete de forma predeterminada y haga clic en Guardar membrete

El membrete está incluido en los planes Essentials y Advanced. Los propietarios y administradores pueden editarlo.

Funciones de edición con IA#

Texto fantasma (autocompletado)#

El texto fantasma está desactivado al abrir un borrador. Haga clic en el botón con el icono de destellos de la barra de herramientas para activar las sugerencias de la IA. A medida que escriba, la IA sugerirá sugerencias de texto en color gris:

• Pulse Tab para aceptar la sugerencia
• Pulse Escape para descartarla
• Siga escribiendo para ignorarla y reemplazarla

Las sugerencias se basan en el texto que rodea al cursor.

Créditos de IA utilizados: 0,1 créditos por sugerencia

Asistente de IA#

El panel del Asistente de IA se sitúa junto al editor; el botón del Asistente de IA en la cabecera permite mostrarlo u ocultarlo. Su pestaña Asistente consta de tres secciones: Chat, Instrucciones y Cláusulas. En Chat, el selector de Modo ofrece dos ajustes:

• Agente (predeterminado): la IA edita el documento directamente. Pídale que redacte, modifique o mejore el texto (p. ej., «Haz que la cláusula de responsabilidad sea más favorable para el proveedor de servicios»)
• Chat: la IA responde a preguntas sobre el documento sin modificarlo

Para modificar un fragmento concreto, seleccione primero el texto en el documento. En el modo Agente, el panel mostrará Texto seleccionado y su solicitud se aplicará a dicho texto (p. ej., «Reescribe esto para que sea más claro»). Antes de realizar cualquier edición en modo Agente, Flow guarda una versión del borrador.

Créditos de IA utilizados: 3 créditos por mensaje en modo Agente, 2 por mensaje en modo Chat

Control de cambios de la IA#

Las modificaciones realizadas por la IA se muestran como cambios registrados:

• Verde: texto añadido
• Rojo y tachado: texto eliminado

La barra de herramientas indica cuántos cambios de la IA están pendientes. Utilice las flechas para desplazarse entre ellos y pase el cursor sobre un cambio para aceptarlo o rechazarlo. También puede Aceptar todos los cambios de la IA, Rechazar todos los cambios de la IA o deshacer únicamente el último lote aplicado por la IA.

Revisión#

La pestaña Revisión del panel ejecuta un manual de directrices (playbook) sobre el borrador y califica cada regla (consulte Funciones de IA).

Créditos de IA utilizados: 3 créditos por revisión

Biblioteca de cláusulas#

Acceda a las cláusulas reutilizables de su firma durante la redacción:

1. En el panel del Asistente de IA, abra Cláusulas
2. Las cláusulas se organizan por categorías:
   • General
   • Inmobiliario
   • Propiedad intelectual
   • Laboral
   • Societario
   • Litigios
   • Privacidad
   • Mercantil
   • Financiero
   • Otros
3. Busque cláusulas por palabra clave
4. Haga clic en Insertar en el cursor o arrastre una cláusula al documento

Asistente para cartas de encargo#

Un asistente guiado de 4 pasos para crear cartas de encargo. Ábralo desde Asistentes guiados al iniciar un borrador a partir de un asunto, o mediante Generar carta de encargo en un cliente potencial. Los datos del cliente, el asunto y el alcance de los servicios se completarán automáticamente a partir del asunto o del cliente potencial.

Paso 1: Plantilla#

Elija una de sus plantillas de carta de encargo o seleccione Generar desde cero (con IA).

Paso 2: Facturación#

Configure la modalidad de facturación para el cliente:

Paso 3: Declaraciones informativas#

Añada secciones opcionales, cada una con texto editable:

• Declaración sobre tecnología de IA: cómo utiliza su firma las herramientas de IA
• Declaración de seguridad de datos: prácticas de seguridad de datos de su firma
• Declaración de conflicto de intereses: procedimientos y verificación de conflictos de su firma

Configure el texto predeterminado y qué declaraciones se incluyen por defecto en Configuración → Cartas de encargo.

Paso 4: Generar#

• Introduzca la jurisdicción de la Legislación aplicable
• Haga clic en Generar borrador para crear la carta de encargo
• El documento se abrirá en el editor para su revisión y edición
• Cuando esté listo, envíelo para su firma (consulte Firma electrónica más adelante)

Enviar un borrador a su cliente#

Haga clic en Enviar → Enviar al cliente en la cabecera del editor para enviar por correo electrónico un PDF del borrador a su cliente. El PDF se guardará en los archivos del cliente potencial o asunto vinculado, se compartirá en el portal del cliente y este recibirá un correo electrónico con el enlace.

1. Compruebe el Correo electrónico del cliente, completado a partir del cliente potencial o asunto
2. Añada un Mensaje opcional
3. Haga clic en Enviar

El borrador debe estar vinculado a un cliente potencial o a un asunto. Si no lo está, haga clic en Vincular a asunto en el cuadro de diálogo. Los propietarios, administradores y el abogado responsable del asunto o cliente potencial pueden realizar el envío.

Firma electrónica#

Envíe cualquier borrador para su firma electrónica con registro de auditoría, sin salir de Flow. Los firmantes leen y firman el PDF en línea, y todos reciben una copia firmada por todas las partes.

Insertar campos de firma#

Coloque los campos donde debe firmar cada persona, para que firmen en el lugar exacto:

1. Haga clic en Campos de firma en la barra de herramientas
2. Haga clic en Añadir firmante y elija Cliente, Firma u Otra parte
3. Sitúe el cursor donde deba firmar la persona y, a continuación, haga clic en Firma, Nombre, Fecha de firma o Bloque de firma (los tres elementos en líneas independientes)

Haga clic en un campo dentro del documento para modificar quién debe firmarlo, qué dato solicita o para eliminarlo. Los campos no pueden ubicarse en la fila de encabezado de una tabla.

Si su documento ya contiene líneas de texto simples como «Firma: ____», haga clic en Buscar líneas de firma en el panel y en Convertir en campos. Flow guardará primero el texto anterior en el Historial de versiones.

Un firmante que no disponga de campos asignados en el documento firmará en una página añadida al final. El asistente de Carta de encargo concluye cada documento con campos de firma para el cliente y la firma. La Generación por IA los añade automáticamente a los documentos que las partes deben suscribir, como los contratos.

Enviar para firma#

1. Haga clic en Enviar → Enviar para firma electrónica en Flow
2. Añada un Mensaje opcional
3. Seleccione el Idioma de firma (English, Español, Français, Türkçe o ไทย). Esto define el idioma de los correos electrónicos y del texto de consentimiento, no la redacción del documento
4. En Firmantes, defina el Rol de cada firmante (Cliente, Miembro de la firma u Otra parte). Utilice Elegir un contacto para seleccionar a alguien del cliente potencial, del asunto o de sus contactos, o introduzca el Nombre completo y el Correo electrónico. En el caso de un Miembro de la firma, seleccione a un compañero. Haga clic en Añadir firmante para incorporar más personas (hasta un máximo de 20)
5. Si el documento incluye campos, elija qué Campos debe cumplimentar cada firmante
6. Seleccione el Orden de firma: Cualquier orden o En este orden
7. De forma opcional, marque Solicitar también a los firmantes externos un código enviado por correo electrónico y Enviar un recordatorio transcurridos 7 días si no se ha firmado
8. Haga clic en Enviar para firma electrónica en Flow

Cada firmante recibirá un enlace independiente exclusivo para este documento. Los miembros de la firma firman desde el editor mediante Revisar y firmar cuando llegue su turno.

El envío para firma electrónica está incluido en los planes Essentials y Advanced. Cualquier miembro de la firma, excepto los usuarios con rol de solo lectura, puede enviar un borrador que no esté vinculado a un cliente potencial o asunto. En el caso de borradores vinculados, pueden enviarlo los propietarios, administradores y el abogado responsable.

Seguimiento de las firmas#

Mientras haya firmas pendientes, una barra situada sobre el documento indicará Esperando firmas y el número de personas que han firmado (por ejemplo, 1 de 2 firmados). El documento permanecerá bloqueado. Para modificarlo, haga clic en Editar y cancelar solicitud: los enlaces de firma dejarán de funcionar y podrá enviar una nueva versión tras editarlo.

Cuando todos hayan firmado, la barra mostrará Completamente firmado:

• Haga clic en Descargar PDF firmado para obtener la copia firmada. En los borradores vinculados a un cliente potencial o asunto, el documento también se archivará en su sección de documentos
• El estado del borrador cambiará a Definitivo
• En el caso de una carta de encargo asociada a un cliente potencial, haga clic en Convertir en asunto

Firmado en papel#

En cualquier plan, puede exportar como PDF un borrador vinculado a un cliente potencial o asunto, hacer que se firme en papel y seleccionar Enviar → Subir copia firmada para archivar el PDF firmado.

Estado del borrador#

Defina el estado de un borrador desde el menú de estados situado en la parte superior del editor:

Un borrador pasa a ser Definitivo de forma automática una vez recogidas todas las firmas.

Historial de versiones#

Abra el Historial de versiones desde la cabecera del editor. Puede:

• Guardar una versión en cualquier momento, con una nota opcional
• Previsualizar versiones anteriores y añadirles notas
• Restaurar una versión anterior si es necesario

Flow también guarda una versión automáticamente antes de cada edición en modo Agente, antes de importar una versión modificada desde Word y antes de convertir las líneas de firma en campos.